Chương 4 đến Chương 9 cung cấp cho bạn tất cả các bí quyết và phương pháp cần thiết giúp đầu óc thoải mái và đưa ra được những quyết định sáng suốt xem cần phải làm cái gì và khi nào. Đó là cấp độ chiều ngang − cần sự chú ý và hành động xuyên suốt một cách cơ bản trong cuộc sống của bạn. Phần dưới đây là cấp độ chiều dọc – cách suy nghĩ đào sâu và có tầm cao giúp tăng khả năng sáng tạo của bạn. Nó đưa chúng ta quay trở lại việc cải tiến và tiếp sinh lực cho việc lập dự án.
Nhu cầu bổ sung về lập kế hoạch phi thể thức
Sau nhiều năm cùng làm việc với hàng nghìn chuyên gia, tôi có thể nói rằng, chúng ta đều có thể thực hiện việc lập kế hoạch nhiều hơn, phi thể thức hơn và thường xuyên
hơn cho các dự án cũng như cho cuộc sống. Nếu được thực hiện, nó có thể giải tỏa rất nhiều sức ép cho tinh thần và tạo ra nhiều kết quả sáng tạo với nỗ lực bỏ ra ít nhất. Tôi đã phát hiện ra, cơ hội cải thiện việc lập kế hoạch lớn nhất không bao gồm các kỹ thuật dành cho những loại hình phức tạp và nâng cao của việc tổ chức dự án mà các chuyên gia quản lý dự án thường sử dụng (giống như biểu đồ Gantt). Hầu hết mọi người cần những kỹ thuật này đã có hay ít nhất là có thể tiếp cận với các chương trình đào tạo hay phần mềm cần thiết để học. Nhu cầu thật sự là nắm bắt và sử dụng nhiều hơn phương thức tư duy sáng tạo và chủ động mà chúng ta thực hiện hay có thể thực hiện.
Lý do chính của việc thiếu loại hình suy nghĩ giá trị gia tăng hiệu quả này là sự khan hiếm hệ thống quản lý số lượng vô hạn chi tiết tiềm năng có thể xuất hiện như là kết quả. Đó là lý do phương pháp của tôi có xu hướng đi từ dưới lên. Nếu cảm thấy không thể kiểm soát được các cam kết có thể hành động vào hiện tại của bạn, bạn sẽ cưỡng lại việc lập kế hoạch trọng tâm. Một cú đẩy lùi vô thức xuất hiện. Tuy nhiên, khi bắt đầu áp dụng phương pháp này, bạn có thể thấy chúng cho phép tự do suy nghĩ có tính xây dựng và sáng tạo. Nếu bạn có hệ thống và thói quen sẵn sàng tạo đòn bẩy cho những ý tưởng, năng suất của bạn sẽ tăng nhanh chóng.
Trong Chương 3, tôi đã đề cập một số chi tiết của năm giai đoạn lập kế hoạch dự án, từ giai đoạn ý tưởng đến thực tế.
Giai đoạn trung gian của mọi dự án thành công đều trông giống như một thảm họa. --Rosabeth Moss Cantor
Điều tiếp theo là biên soạn những kỹ thuật và cẩm nang tạo điều kiện thuận lợi cho tiến trình lập kế hoạch không chính thống, tự nhiên mà tôi đã đề nghị. Mặc dù các gợi ý này đều dựa trên những kiến thức thông thường, nhưng chúng lại không được tuân theo thường xuyên. Hãy đưa chúng vào sử dụng bất cứ khi nào và càng thường xuyên càng tốt, thay vì để dành tư duy của bạn cho một cuộc họp chính thống hơn.
Bạn nên lập kế hoạch cho những dự án nào?
Hầu hết các kết quả đã xác định cho danh sách “Các dự án” của bạn không cần lập kế hoạch trước để tìm ra công việc tiếp theo. Ví dụ, việc lập kế hoạch duy nhất cần thiết cho “kiểm tra ôtô” là quyết định tìm địa chỉ kiểm tra gần nhất trong sổ điện thoại và gọi điện hẹn thời gian.
Tuy nhiên, có hai loại hình dự án cần có ít nhất một loại hình lập kế hoạch là : (1) dự án vẫn thu hút sự chú ý của bạn, kể cả khi bạn đã quyết định những công việc tiếp theo và (2) dự án vừa xuất hiện các ý tưởng hữu ích tiềm năng và các chi tiết hỗ trợ. Loại thứ nhất − những dự án bạn biết có một số thứ khác về chúng phải được quyết định hoặc sắp xếp − sẽ cần một phương pháp chi tiết hơn là chỉ xác định một công việc tiếp theo. Những dự án loại này sẽ cần một ứng dụng cụ thể hơn cho một hoặc nhiều hơn trong 4 giai đoạn còn lại của mô hình lập kế hoạch tự nhiên: mục đích và nguyên tắc, tầm nhìn/kết quả, tư duy và/hoặc tổ chức.
Loại thứ hai − những dự án vừa mới tình cờ xuất hiện ý tưởng, trên bãi biển, trong xe ôtô hay trong cuộc họp − cần có một nơi thích hợp để các ý tưởng liên quan được nắm bắt. Sau đó, có thể đặt chúng ở đó để sử dụng khi cần.
Những dự án cần công việc tiếp theo là lập kế hoạch
Một số dự án bạn có thể nghĩ ra ngay, không cần nghĩ trước, những dự án bạn muốn thực hiện thật cụ thể, bổ sung dồi dào và đặt nó dưới sự kiểm soát. Bạn có thể có một cuộc họp quan trọng sắp diễn ra và bạn phải chuẩn bị lịch trình làm việc, tài liệu. Hoặc bạn vừa mới kế nhiệm công việc điều phối hội nghị đồng minh hàng năm và bạn phải thu xếp mọi việc liên quan càng sớm càng tốt để có thể giao phó những mảng quan trọng. Hoặc bạn phải làm rõ nhiệm vụ của một vị trí mới trong nhóm của bạn để chuyển cho bộ phận nhân sự. Nếu bạn vẫn chưa hoàn thành, thực hiện công việc tiếp theo ngay bây giờ, nó sẽ bắt đầu quá trình lập kế hoạch cho mỗi hành động và bạn hãy để nó vào một danh sách hành động phù hợp. Sau đó, hãy tiến hành các bước lập kế hoạch tiếp theo.
Các bước lập kế hoạch điển hình
Những loại hình phổ biến nhất về các công việc theo định hướng lập kế hoạch là sự tư duy và sắp xếp của riêng bạn, tổ chức các cuộc họp và thu thập thông tin.
Tư duy. Một số dự án thu hút sự tập trung của bạn trong lúc này yêu cầu bạn phải suy nghĩ tự do. Điều này đặc biệt đúng đối với những dự án mà bạn không biết rõ công việc tiếp theo là gì khi đưa ra quyết định đó. Tất cả các dự án này phải có một công việc tiếp theo, ví dụ như “phác họa những ý tưởng liên quan đến X”.
Bạn cần quyết định khi nào và thực hiện hành động đó như thế nào để biết đặt chúng vào danh sách công việc tiếp theo nào. Bạn thực hiện loại hình suy nghĩ này trên máy tính hay viết lên trên giấy tốt hơn? Tôi có thể chọn bất cứ cách nào, tùy thuộc vào trực giác. Đối với tôi, công việc tiếp theo này có thể cho vào danh sách “Làm việc với máy tính” hay danh sách “Bất cứ nơi đâu” (vì tôi có thể vẽ bản đồ tư duy ở bất cứ đâu, miễn là có một mẩu giấy và một cái bút chì).
Tổ chức. Bạn có thể có một số dự án đã thu thập những ghi chú và các tài liệu hỗ trợ có nhiều đặc tính khác nhau, bây giờ, bạn chỉ cần phân loại và cho chúng vào một dạng thức có cấu trúc hơn. Trong trường hợp này, công việc tiếp theo của bạn có thể là “tổ chức các ghi chú của dự án X”. Nếu bạn phải đến văn phòng để thực hiện điều đó (vì bạn để hồ sơ ở văn phòng và không muốn mang chúng ra ngoài), hành động đó sẽ được cho vào trong danh sách công việc “Tại văn phòng”. Nếu bạn mang theo một kẹp hồ sơ, một thiết bị tổ chức cầm tay hay một máy tính xách tay lưu các ghi chú về dự án, thì khi đó hành động “tổ chức” có thể để trong danh sách hành động “Bất cứ nơi nào” nếu bạn thực hiện nó bằng tay hoặc trên máy tính, nếu bạn sử dụng bộ xử lý văn bản, phần mềm lập kế hoạch dự án và lập dàn ý đại cương.
Tổ chức một cuộc họp. Thông thường, việc tư duy dự án sẽ tiến triển khi bạn thành lập một cuộc họp với những người bạn muốn họ tham gia vào quá trình suy nghĩ. Điều đó
thường có nghĩa là gửi một email cho cả nhóm hoặc một trợ lý để đưa lên lịch, hoặc gọi điện thoại cho người đầu tiên để quyết định thời gian.
Thu thập thông tin. Đôi khi, công việc tiếp theo trong tư duy dự án là thu thập dữ liệu. Có thể bạn phải nói chuyện với một ai đó để lấy dữ liệu (“gọi điện cho Bill để hỏi ý kiến về cuộc họp ban giám đốc”). Hoặc bạn cần xem xét lại toàn bộ hồ sơ từ hội nghị năm ngoái vừa tiếp quản (“xem xét hồ sơ lưu trữ về cuộc họp đồng minh”). Hoặc bạn muốn lướt web để tìm ý tưởng cho một chủ đề bạn đang thăm dò (“nghiên cứu và phát triển, tìm kiếm các công ty cho vị trí giám đốc bán hàng”).
Tư duy dự án ngẫu nhiên
Đừng bỏ qua bất kỳ ý tưởng nào về những dự án hữu ích tiềm năng. Đôi khi bạn sẽ nghĩ về những thứ không muốn quên khi bạn không có gì làm với dự án đó. Ví dụ, bạn đang lái xe đến cửa hàng tổng hợp và nghĩ đến những cách khai mạc phiên họp nhân viên tuần tới. Hoặc trong khi bạn đang khuấy nước sốt món spaghetti trong bếp và nảy sinh ý nghĩ muốn tặng túi đựng đồ cho những người tham dự cuộc hội thảo sắp tới. Hoặc bạn đang xem tin tức buổi tối trên truyền hình thì bỗng nhiên nhớ ra một người quan trọng muốn đưa vào ban cố vấn mà bạn đang chọn lựa.
Nếu tất cả những thứ này không thật sự là những công việc tiếp theo có thể đưa vào danh sách “Các công việc”, bạn vẫn cần phải nắm bắt, sắp xếp chúng ở một nơi nào đó hợp lý. Dĩ nhiên, công cụ quan trọng nhất đảm bảo không có gì bị xếp nhầm chỗ trong hệ thống thu thập thông tin của bạn − giỏ đựng thông tin đầu vào, những mẩu giấy ghi chép tại nơi làm việc hay ở nhà, và ở trong một dạng thức có thể dễ dàng mang đi (một phiếu làm mục lục) khi bạn đi loanh quanh ra ngoài. Bạn cần nắm bắt tất cả các ý tưởng cho đến khi quyết định được cần phải làm gì với chúng.
Công cụ và cấu trúc hỗ trợ tư duy dự án
Ý tưởng dự án xuất hiện ở cấp độ nào không quan trọng, quan trọng là phải có công cụ tốt trong tay để có thể nắm bắt khi chúng xuất hiện. Khi những ý tưởng này được nắm bắt, sẽ rất hữu ích khi tiếp cận với chúng bất cứ khi nào bạn cần tham khảo. Các công cụ tư duy
Một trong những bí mật lớn để có được các ý tưởng và tăng hiệu quả là sử dụng
những công cụ tốt mang tính chất hiện tượng và chuyên dụng có thể khơi mào cho quá trình tư duy tốt (Tôi vừa mới phát hiện ra một vài ý tưởng hiệu quả nhất khi đang dùng phần mềm tổ chức Palm trong lúc ở sân bay đợi đến giờ bay).
Vận may ảnh hưởng đến mọi thứ. Hãy để cho lưỡi câu của bạn luôn có mồi và quăng nó vào dòng chảy, nơi bạn ít hy vọng bắt được cá nhất, chính tại nơi đó sẽ có một con cá.
--Ovid
Nếu bạn không chờ đợi một cái gì đó xảy ra, thì rất khó có thể tập trung vào bất cứ cái gì quá vài phút, nhất là khi bạn làm một mình. Nhưng khi bạn sử dụng những công cụ níu giữ suy nghĩ của mình, thì bạn có thể tập trung làm việc hiệu quả nhiều giờ. Các công cụ viết
Luôn giữ những công cụ viết tốt để bạn không có phản kháng vô thức nào đối với quá trình tư duy do không có công cụ để nắm bắt. Nếu bạn không có gì để viết, bạn sẽ không cảm thấy thoải mái khi suy nghĩ về dự án và tình huống.
Trái lại, đôi khi tôi đã thực hiện việc tư duy và lên kế hoạch rất tốt chỉ đơn giản vì tôi muốn sử dụng chiếc bút bi viết trơn và rất đẹp của mình. Có thể bạn sẽ không có cảm hứng giống tôi, nhưng nếu có, hãy tặng cho mình một đặc ân và đầu tư vào những công cụ viết chất lượng.
Tôi khuyên bạn nên để những chiếc bút bi đẹp ở chỗ đựng văn phòng phẩm, nơi bạn có thể muốn ghi lại tin nhắn, ví dụ, gần chỗ để máy điện thoại trong nhà.
Giấy và những mẩu giấy dính
Ngoài công cụ viết, bạn nên luôn có những mẩu giấy dính bên cạnh. Những mẩu giấy dính rất tốt vì bạn có thể xé dễ dàng và viết các ý tưởng và ghi chú để vào giỏ đựng thông tin đầu vào cho đến khi bạn có thời gian xử lý. Ngoài ra, bạn cũng sẽ luôn muốn giữ một số bản đồ tư duy không chính thống và bạn có thể để những mẩu giấy này vào những kẹp hồ sơ mà không phải viết lại.
Làm sao tôi biết những gì tôi nghĩ, cho đến khi tôi nghe thấy những gì tôi nói? --E. M. Foster
Giá vẽ và bảng trắng
Nếu bạn có chỗ treo, bảng trắng và/hoặc giá vẽ là những công cụ tư duy rất hữu ích để sử dụng. Chúng cho bạn rất nhiều khoảng không để viết những ý tưởng và cũng rất hữu ích khi đặt chúng cùng các ý tưởng trên đó trước mặt bạn trong một thời gian, khi bạn đang ấp ủ một chủ đề. Rất hữu ích khi có một chiếc bảng trắng treo trên tường trong văn phòng và phòng họp, bảng càng to càng tốt. Nếu bạn đã có con, tôi khuyên bạn nên để một chiếc bảng trong phòng ngủ của chúng. Hãy đảm bảo bạn luôn có bút viết bảng mới trong tay, thật khó chịu khi bạn định viết cái gì đó lên bảng và nhận ra tất cả các bút đều đã khô mực và không viết được.
Bất cứ khi nào có hai hoặc nhiều người tập trung lại để họp, sẽ có một người muốn viết cái gì đó vào nơi mà những người khác có thể nhìn thấy. Thậm chí khi bạn xóa những dòng chữ đó sau vài phút, chỉ riêng hành động viết chúng ra đã tạo điều kiện cho một tiến trình tư duy tích cực, khác biệt. (Tôi nhận thấy cực kỳ hữu ích khi vẽ các biểu đồ thông tin và ghi chú trên giấy lau bàn, thảm hay thậm chí là khăn ăn trong khách sạn, nếu tôi không có giấy dính trong tay).
Máy tính
Rất nhiều lần tôi muốn thể hiện những suy nghĩ trên máy tính, bằng phần mềm xử lý văn bản của tôi. Có rất nhiều thứ tôi muốn làm sau đó và tôi cảm thấy tuyệt vời khi có thể chỉnh sửa, cắt dán chúng thành các dạng ứng dụng khác sau này. Mỗi khi bật máy tính lên, tôi thấy tiến trình tư duy của mình cũng tự động diễn ra. Đây là một lý do hợp lý chứng minh khả năng đánh máy và kỹ năng sử dụng bàn phím của bạn phải tốt để ít nhất là có thể dễ dàng làm việc với máy tính, và cao hơn là có niềm vui.
Ngoài việc có các công cụ hỗ trợ mọi lúc mọi nơi trong tầm tay, việc tiếp cận với các dạng thức sẽ nắm giữ tư duy dự án cũng rất cần thiết. Cũng giống như việc có bút chì và bút máy trước mặt sẽ giúp cho việc động não suy nghĩ, việc có các công cụ tốt và có chỗ để tổ chức các chi tiết dự án tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch rõ ràng hơn mà nhiều dự án cần.
Tạo ra các kẹp hồ sơ hay những cuốn sổ ghi chép
Một hệ thống hồ sơ tham khảo chung tốt, có sẵn trong tay và dễ sử dụng không chỉ quan trọng để nắm bắt tiến trình luồng công việc nói chung, mà còn có chức năng giúp suy nghĩ về dự án. Thông thường một dự án bắt đầu xuất hiện khi nảy sinh từ những dữ liệu liên quan, các ghi chú và tài liệu hỗn hợp. Và vì lý do này, bạn sẽ muốn tạo ra một thư mục cho một chủ đề ngay sau khi bạn có một cái gì đó để cho vào. Nếu hệ thống hồ sơ của bạn quá máy móc (hoặc không có), bạn có thể sẽ bỏ lỡ mất nhiều cơ hội dễ dàng tạo ra tâm điểm dự án. Ngay sau khi bạn rời khỏi cuộc họp đầu tiên với