tốt nhất
Khi đã đến thời hạn phải cày xới công việc, hoàn thành công việc như thời gian đã định, bạn sẽ quyết định về việc cần làm như thế nào?
Như tôi đã nói, câu trả lời đơn giản là hãy tin tưởng vào trái tim của bạn. Hoặc là tinh thần của bạn. Hoặc nếu bạn bị dị ứng với những từ trên, hãy thử dùng những từ sau: cái bụng của bạn, trực giác của bạn.
Điều này không có nghĩa là bạn để cuộc sống của bạn bay theo chiều gió − dĩ nhiên trừ khi nó như vậy. Quả thực, chính tôi đã có lần đi vào con đường đó. Tôi có thể chứng thực rằng những bài học đó có giá trị nếu không muốn nói là cần thiết .
Như đã trình bày sơ bộ ở Chương 2, tôi đã tìm thấy ba cơ cấu tổ chức ưu tiên có thể rất hữu ích trong bối cảnh quyết định hành động:
• Mô hình bốn tiêu chí lựa chọn các hành động trong chốc lát • Mô hình ba kiểu mẫu đánh giá công việc hàng ngày
• Mô hình sáu cấp độ tổng kết công việc của bạn
Những mô hình này được trình bày theo tiêu chí quan trọng từ thấp đến cao. Để phù hợp với tính chất của phương pháp tôi đã trình bày trong cuốn sách Hoàn thành mọi việc - Không hề khó, tôi cảm thấy hữu ích khi làm việc từ dưới lên, có nghĩa là tôi bắt đầu từ những thứ lặt vặt nhất.
Mô hình bốn tiêu chí lựa chọn các hành động trong chốc lát
Hãy nhớ rằng bạn đưa ra những lựa chọn hành động dựa trên bốn tiêu chí sau, theo thứ tự:
1. Bối cảnh
2. Thời gian cho phép 3. Năng lượng có sẵn 4. Ưu tiên
Hãy xem xét lần lượt từng tiêu chí nói trên theo cách bạn có thể xây dựng kết cấu hệ thống và hành vi cư xử tốt nhất nhằm tận dụng tối đa tính năng động của nó.
Bối cảnh
Tại bất cứ thời điểm nào, điều đầu tiên cần phải xem xét là bạn có thể làm được gì tại nơi bạn đang ở với những công cụ hiện có? Bạn có điện thoại không? Bạn có thể tiếp cận được với người mà bạn cần phải nói chuyện trực tiếp về ba vấn đề trong lịch làm việc của bạn không? Bạn có đang ở trong cửa hàng, nơi bạn cần mua một vài thứ không? Nếu bạn không thể thực hiện hành động vì bạn không ở vị trí phù hợp hoặc không có công cụ phù hợp thì cũng đừng quá lo lắng.
Như tôi đã nói, bạn luôn phải tổ chức các phương tiện nhắc việc theo bối cảnh – “Các cuộc điện thoại”, “Ở nhà” “Làm việc với máy tính” “Các việc vặt” “Chương trình làm việc với Joe”, “Chương trình cho cuộc họp nhân viên”,... Vì bối cảnh là tiêu chí đầu tiên xuất hiện trong lựa chọn hành động của bạn, những danh sách được sắp xếp theo bối cảnh sẽ giúp bạn không phải xem xét lại cần phải làm gì. Nếu bạn có hàng đống việc cần phải làm trong danh sách những việc phải làm, nhưng bạn thật sự không thể làm nhiều việc trong cùng một bối cảnh, bạn buộc phải xem xét lại tất cả những việc đó.
Nếu bạn bị kẹt trong một vụ tắc nghẽn giao thông và hành động duy nhất bạn có thể thực hiện được là gọi điện thoại, bạn sẽ chỉ muốn lấy ra danh sách “Các cuộc điện thoại”. Danh sách các công việc của bạn được lấy ra hay gấp lại tùy thuộc vào việc bạn có thể thực hiện việc gì trong thời điểm xác định đó.
Lợi ích thực tế thứ hai từ việc sắp xếp tất cả công việc của bạn dựa trên yêu cầu của bối cảnh là: tự nó thúc đẩy bạn ra các quyết định quan trọng về những hành động tiếp theo đối với các nguồn dữ liệu. Tất cả các danh sách công việc của tôi đều được thiết lập theo cách này, do đó, tôi có thể quyết định ngay những hành động tiếp theo trước khi xác định danh sách nào có thể chứa các hạng mục công việc (công việc này có phải sử dụng máy tính không? điện thoại? hay lưu trữ vào kho?).
Tôi thường khuyến khích các khách hàng tự sắp xếp các nhóm danh sách của họ trước khi xử lý giỏ thông tin, bởi điều đó tự động tạo ra nền tảng cho các dự án của họ để tăng tốc với những công việc thực tế cần hoàn thành.
Thời gian cho phép
Nhân tố thứ hai trong lựa chọn hành động là bạn có bao nhiêu thời gian trước khi phải làm việc khác. Nếu cuộc họp sẽ tiến hành trong 10 phút nữa, bạn có thể lựa chọn thực hiện một hành động ngay lập tức thay vì lựa chọn một hành động phải mất hai tiếng mới giải quyết được.
Tất cả chúng ta đều có những lúc suy nghĩ rất hiệu quả và những lúc không nên nghĩ gì.
--Daniel Cohen
Rõ ràng, việc bạn biết mình có bao nhiêu thời gian là ý tưởng hay vì nhờ đó, bạn có thể đặt trọng tâm cho lịch làm việc và theo dõi. Một bản đánh giá tóm tắt phương tiện nhắc toàn bộ tiến trình công việc sẽ cho bạn lượng thông tin tối đa về thứ bạn cần cũng như tạo điều kiện dễ dàng cho việc kết hợp các hành động với những viễn cảnh bạn có được. Nói cách khác, nếu bạn có 10 phút trước khi cuộc họp tiếp theo bắt đầu, hãy lựa chọn hành động cần 10 phút thực hiện. Nếu danh sách của bạn chỉ có những vấn đề “quan trọng”, “to lớn” trong số các dự án cần thực hiện, thì bạn không có bất cứ một việc gì để xử lý trong vòng 10 phút đó. Còn nếu bạn thật sự muốn thực hiện các công việc cần ít thời gian bằng mọi cách, tốt nhất là bạn hãy tận dụng những khoảng thời “gian ít ỏi” này trong ngày.
Năng lượng có sẵn
Bạn có thể tăng năng lượng của mình lên một mức nào đó bằng cách thay đổi bối cảnh và chuyển hướng trọng tâm, bạn có thể làm như vậy nhiều lần. Những phút cuối ngày bị chiếm nốt bởi phiên họp lập kế hoạch ngân sách kéo dài lê thê có thể không phải là thời điểm thích hợp gọi điện cho một khách hàng tiềm năng hay soạn thảo cơ chế đánh giá khả năng làm việc của nhân viên. Có lẽ khi đó, tốt hơn là gọi cho hãng hàng không để thay đổi vé đặt, xử lý một số hóa đơn chi tiêu hay xem qua một cuốn tạp chí chuyên ngành thương mại.
Việc có được sự lựa chọn các công việc tiếp theo sẵn có cho phép bạn tận dụng các khoảng thời gian, biết được mọi thứ bạn cần xử lý và thực hiện tại một thời điểm nào đó, cho phép bạn kết hợp các hoạt động hiệu quả với sức lực của mình.
Tôi khuyên các bạn nên thường xuyên có một bản kiểm kê tóm tắt những công việc phải thực hiện đòi hỏi trí thông minh và sự sáng tạo rất ít. Khi bạn đang ở trong trạng thái năng lượng thấp, hãy làm những việc này. Đọc các bài tạp chí, bài báo, catalog, cập nhật địa chỉ/số điện thoại vào máy tính, dọn dẹp hồ sơ, sao lưu các tài liệu trong máy tính xách tay hay chỉ tưới cây và cất cái dập ghim − dù sao cũng có hàng nghìn việc bạn phải mất một chút thời gian xử lý.
Đây là một lý do hay nhất để có những giới hạn rõ ràng trong hệ thống quản lý cá nhân của bạn: việc tiếp tục thực hiện các hoạt động cần năng lượng thấp luôn dễ dàng hơn khi bạn không ở trong trạng thái năng lượng đỉnh cao. Nếu bạn trong trạng thái năng lượng thấp và tài liệu thì bị xáo trộn, những tờ hóa đơn rải khắp mọi nơi, hệ thống hồ sơ là một mớ hỗn độn và giỏ thông tin đầu vào không hoạt động đúng chức năng, thì dường như có quá nhiều việc để làm và tổ chức các nhiệm vụ trước mắt; vì vậy đơn giản là bạn tránh không làm việc gì và sau đó, thậm chí bạn còn cảm thấy tồi tệ hơn. Cách tốt nhất để tăng năng lượng là đóng lại một số nút thòng lọng để mở của bạn. Hãy luôn đảm bảo rằng có một số nút thòng lọng dễ xử lý để thực hiện ngay lập tức.
Ba tiêu chí đầu tiên trong việc lựa chọn hành động (bối cảnh, thời gian cho phép, và năng lượng có sẵn) cho thấy sự cần thiết phải có một hệ thống nhắc công việc tiếp theo hoàn chỉnh. Đôi khi bạn không thể ở trong trạng thái để thực hiện công việc suy nghĩ; nó cần phải được thực hiện rồi. Nếu nó đã được thực hiện, bạn có thể vận hành “trong khu vực của mình” nhiều hơn và lựa chọn từ các hành động đã được phác thảo đó cho phù hợp với tình hình.
Sự ưu tiên
Với bối cảnh, thời gian, năng lượng bạn có, tiêu chí rõ ràng tiếp theo trong việc lựa chọn hành động là sự ưu tiên tương đối: “Trong các lựa chọn còn lại của tôi, đâu là cái quan trọng nhất mà tôi phải thực hiện?”
“Làm thế nào tôi có thể đưa ra các quyết định ưu tiên?” là câu hỏi tôi thường nghe từ những người làm việc cùng tôi. Nó xuất phát từ việc họ có nhiều vấn đề cần giải quyết hơn là họ có thể dễ dàng xử lý. Họ biết phải đưa ra các quyết định khó khăn và có thể có những điều không được thực hiện.
Vào cuối ngày, để có thể thoải mái với những điều chưa thực hiện được, bạn phải đưa ra những quyết định tỉnh táo về trách nhiệm, mục đích và giá trị của bạn. Tiến trình đó bao giờ cũng bao gồm sự tương tác phức tạp giữa mục đích, giá trị và định hướng trong tổ chức của bạn và của những người quan trọng trong cuộc đời bạn, cũng như tầm quan trọng của các mối quan hệ này với bạn.
Việc đặt ra các ưu tiên giả định cho một việc nào đó quan trọng hơn những việc khác, nhưng sự quan trọng liên quan đến cái gì? Trong hoàn cảnh này, câu trả lời là “với công việc của bạn” − điều đó có nghĩa là công việc mà bạn đã chấp nhận từ mình và/hoặc từ người khác. Đây chính là nơi hai mô hình cơ cấu tổ chức tiếp theo cần phải được đưa ra và ghi nhận trong đầu bạn. Chúng xác định công việc của bạn. Phải nhớ rằng, phần lớn các vấn đề đề cập trong phương pháp này sẽ nằm trong khu vực trọng tâm chuyên môn của bạn, tôi sử dụng từ “công việc” theo nghĩa rộng, cho tất cả những thứ bạn cam kết thực hiện, về mặt cá nhân hay chuyên môn.
Ngày nay, bản thân công việc hàng ngày đã là một thách thức tương đối mới đối với hầu hết các chuyên gia, một vài thứ rất hữu ích khi chúng ta cố gắng xây dựng những hệ thống hiệu quả nhất. Như tôi giải thích trước đây, trong quá trình một ngày làm việc, tại bất kỳ thời điểm nào, bạn sẽ tham gia một trong ba loại hình hoạt động sau: • Thực hiện những việc xác định trước
• Thực hiện những việc nảy sinh • Xác định công việc
Bạn có thể thực hiện những công việc trong danh sách công việc, thực hiện những việc nảy sinh hay xử lý các thông tin đầu vào để xác định công việc nào cần được thực hiện, cả hiện tại lẫn sau này, từ danh sách của bạn.
Điều này hết sức bình thường. Nhưng nhiều người lại dễ dàng làm cho mình bị kẹt trong loại công việc thứ hai − thực hiện những việc phát sinh bất thường − khiến cho hai loại công việc kia bị trượt dốc rất nguy hiểm.
Giả sử bây giờ là 10 giờ 26 phút sáng thứ hai và bạn đang ở trong văn phòng. Bạn vừa kết thúc một cuộc điện thoại không hẹn trước kéo dài 30 phút với một khách hàng tiềm năng. Bạn vội ghi lại những vấn đề được thảo luận trong cuộc đàm thoại vào ba tờ giấy. Bạn có một cuộc họp đã định trước với nhân viên vào lúc 11 giờ, tức là còn khoảng nửa tiếng nữa. Tối hôm qua, bạn gặp bố mẹ vợ (chồng) và lúc này bạn vẫn còn một số suy nghĩ về những điều xảy ra tối qua (bạn nói với bố vợ (chồng) rằng bạn sẽ nói chuyện lại với ông về… vấn đề gì nhỉ?). Người trợ lý đã đặt trước mặt bạn sáu tin nhắn qua điện thoại. Bạn có một phiên họp lập kế hoạch chiến lược sẽ tiến hành trong hai ngày tới nhưng bạn chưa hề xây dựng ý tưởng cho nó. Chiếc đèn báo dầu trong xe của bạn bật sáng khi bạn lái xe đi làm sáng nay. Cũng sáng nay, khi bạn đi qua sếp ở hội trường, bà ấy nhắc bạn là bà ấy muốn biết ý kiến của bạn về bản ghi nhớ (bà ấy gửi qua email cho bạn hôm qua) vào trước cuộc họp chiều nay lúc 3 giờ.
Liệu hệ thống của bạn có được thiết lập để hỗ trợ tối đa cho việc giải quyết những vấn đề thực tế trên vào lúc 10 giờ 26 phút sáng thứ hai? Nếu bạn vẫn còn giữ các việc trong đầu và nếu bạn cố gắng “tóm” lấy những thứ quan trọng nhất trong danh sách của bạn, thì câu trả lời là “không”.
Tôi nhận thấy, mọi người thoải mái hơn khi giải quyết những việc bất ngờ và khủng hoảng hơn là kiểm soát việc xử lý, tổ chức, tổng kết phần công việc trong danh sách. Bạn rất dễ bị sa vào trạng thái “bận rộn” hay “khẩn cấp”, nhất là khi bạn có rất nhiều
công việc chưa được xử lý và hầu như không kiểm soát được trên bàn làm việc, trong hòm thư điện tử và trong đầu bạn.
Trên thực tế, trong công việc và cuộc sống của chúng ta xuất hiện nhiều việc tình cờ và thường trở thành việc ưu tiên. Điều đó đúng với hầu hết các chuyên gia vì bản chất công việc yêu cầu họ phải luôn sẵn sàng giải quyết những công việc mới xuất hiện ở nhiều dạng thức khác nhau. Ví dụ, bạn cần để ý đến sếp của bạn khi ông ta muốn gặp bạn vài phút. Bạn nhận được một yêu cầu từ một giám đốc điều hành cao cấp và yêu cầu đó bỗng nhiên chiếm chỗ của bất kỳ công việc nào bạn nghĩ sẽ phải làm ngày hôm nay. Hoặc ví dụ khác, bạn nhận thấy một sai lầm nghiêm trọng trong việc hoàn thành đơn đặt hàng của một khách hàng lớn, bạn phải xem xét lại nó ngay lập tức.
Tất cả những lý do này đều có thể hiểu được. Nhưng cảm giác lo lắng sẽ ngày càng tăng khi những công việc khác trong danh sách của bạn không được chính bạn hay bạn và những người khác xem xét và thảo luận lại. Việc thường xuyên không làm những việc đã xác định trong danh sách có thể dung thứ được chỉ khi bạn biết được những điều mình không làm. Nó yêu cầu xử lý thường xuyên giỏ thông tin đầu vào của bạn (xác định công việc) và xem xét nhất quán toàn bộ danh sách công việc bạn đã định trước.
Nếu việc thực hiện những công việc mới nảy sinh thay cho thực hiện những việc bạn đã định sẵn là một lựa chọn tỉnh táo, dựa vào những đòi hỏi tốt nhất của bạn, thì bạn hãy thực hiện công việc đó theo cách tốt nhất có thể. Tuy nhiên, hầu hết mọi người sẽ muốn làm theo những cách thức mà họ quản lý và thảo luận lại với toàn bộ bản tóm tắt các dự án và công việc cần thực hiện. Nếu bạn theo đuổi những việc cấp thiết trong chốc lát, mà không cảm thấy thoải mái với những việc bạn chưa thực hiện, thì kết quả sẽ là sự thất vọng và lo lắng. Thông thường, sự căng thẳng và hiệu quả thấp lại bị đổ cho “những sự việc bất ngờ”. Nếu bạn không biết mình đang làm gì và không làm gì, những sự việc bất ngờ chỉ là một cơ hội chứng tỏ sức sáng tạo và tài năng.
Thêm nữa, khi giỏ thông tin đầu vào và danh sách công việc bị bỏ qua quá lâu, những sự việc ngẫu nhiên trong các giỏ thông tin hay danh sách đó có xu hướng nổi lên thành những việc khẩn cấp. Việc bổ sung những việc tình cờ nảy sinh phi thể thức