tin phù hợp
Có được một hệ thống tổ chức công việc tổng thể và liền mạch sẽ tạo sức mạnh to lớn cho bạn vì trí óc bạn được phép loại bỏ những suy nghĩ vụn vặt và hướng vào tập trung trực giác, không bị những vấn đề chưa được giải quyết hợp lý làm rối loạn. Nhưng để điều đó xảy ra, hệ thống tổ chức vật chất của bạn phải tốt hơn hệ thống tổ chức trí óc.
Trong chương này, tôi sẽ hướng dẫn các bước tổ chức và những công cụ cần thiết khi xử lý thông tin trong hệ thống. Khi bạn bắt đầu xử lý thông tin “bên trong”, bạn sẽ tạo ra các danh sách và nhóm thông tin bạn muốn sắp xếp và bạn sẽ thay đổi suy nghĩ về những thứ có thể bổ sung vào. Nói cách khác, hệ thống tổ chức công việc của bạn không nhất thiết phải được tạo ra trong một lần. Nó sẽ thay đổi khi bạn xử lý các dữ liệu và kiểm tra xem bạn đã để mọi thứ vào vị trí tốt nhất đối với mình chưa?
Tôi có tất cả những thứ đó, nhưng lại không nhớ để chúng ở đâu. --Khuyết danh
Các nhóm cơ bản
Có bảy nhóm sự việc chủ yếu bạn muốn theo dõi và quản lý từ khía cạnh tổ chức, đó là:
• Một danh sách “Kế hoạch” • Tài liệu hỗ trợ kế hoạch
• Các hành động đã lên lịch thực hiện và thông tin • Các danh sách “Công việc tiếp theo”
• Danh sách “Chờ đợi” • Tài liệu tham khảo
• Danh sách “Một ngày nào đó/Có thể” Tầm quan trọng của những vách ngăn cứng
Điều rất quan trọng là các nhóm sự việc này phải tách biệt với nhau. Mỗi một nhóm thể hiện một kiểu cam kết riêng biệt mà chúng ta đã cam kết với bản thân, và nếu chúng không có ranh giới rõ ràng, thậm chí lẫn lộn vào nhau, thì giá trị tổ chức sẽ bị mất đi nhiều.
Nếu bạn để nhóm thông tin tham khảo lẫn vào chồng thông tin đang muốn đọc, bạn sẽ bị rối loạn trước hàng đống thông tin. Nếu bạn để thông tin trong danh sách “Công việc tiếp theo” cần phải lên lịch thực hiện, bởi vì chúng phải diễn ra vào một ngày cụ thể, thì sau đó bạn sẽ không còn tin vào cuốn lịch nữa, và bạn sẽ thường xuyên phải xem xét lại danh sách công việc tiếp theo. Nếu bạn có một kế hoạch nhưng chưa làm gì trong một thời gian, nó cần được đưa vào nhóm “Một ngày nào đó/Có thể” để bạn có thể quan tâm đến danh sách “Kế hoạch” với sự tập trung cao tạo ra hành động cần thiết. Và nếu có một việc bạn “Chờ đợi” nằm trong danh sách những công việc tiếp theo, bạn sẽ liên tục bị sa lầy vào những suy nghĩ không cần thiết.
Những thứ bạn thật sự cần là các danh sách và cặp đựng tài liệu
Khi bạn đã biết mình cần theo dõi cái gì (xem trong chương trước, phần Xử lý), tất cả những gì bạn cần là các danh sách, cặp đựng tài liệu tham khảo và hỗ trợ. Danh sách của bạn (cái mà tôi đã chỉ ra cũng có thể là những tài liệu trong cặp đựng hồ sơ) sẽ theo dõi các kế hoạch và một ngày nào đó/có thể, cũng như những hành động bạn sẽ phải thực hiện trong những nút thòng lọng để mở đang hoạt động của bạn. Cặp đựng tài liệu (bằng giấy hay cặp kỹ thuật số) rất hữu ích để lưu trữ tài liệu tham khảo và thông tin hỗ trợ cho các kế hoạch đang triển khai.
Tôi không bao giờ phí phạm một xu để có được sự đơn giản ở bên này của sự phức tạp. Nhưng tôi lại dành cả đời mình để có được sự đơn giản ở bên kia sự phức tạp.
--Oliver Wendell Holmes
Rất nhiều người đã lập các danh sách trong nhiều năm nhưng chưa bao giờ thấy tiến trình này có hiệu quả thật sự. Có một sự hoài nghi về những hệ thống đơn giản như hệ thống tôi đang hướng dẫn. Bởi vì hầu hết những người lập danh sách đều không đưa những thứ phù hợp vào danh sách hoặc chưa hoàn thành chúng. Điều đó khiến các danh sách không thể phát huy hết chức năng của nó. Tuy nhiên, một khi bạn biết được nên đưa cái gì vào trong danh sách, mọi việc sẽ trở lên dễ dàng hơn nhiều và sau đó, bạn chỉ cần biết cách quản lý chúng.
Như tôi đã nói, bạn không cần phải tạo ra một cấu trúc bên ngoài của thứ tự ưu tiên trong danh sách mà bạn cần phải sắp xếp lại hoặc viết lại chúng khi mọi thứ thay đổi. Cố gắng áp đặt những khuôn mẫu như vậy là nguyên nhân chủ yếu gây ra sự thất vọng trong vấn đề tổ chức cho nhiều người. Bạn sẽ sắp đặt thứ tự ưu tiên theo trực giác hơn khi bạn xem toàn bộ danh sách để đề phòng có nhiều biến số thay đổi. Danh sách chỉ là một cách giúp bạn theo dõi toàn bộ công việc đang thực hiện mà bạn đã cam kết. Danh sách cũng là một cách giúp bạn biết được những việc tồn đọng để xem xét lại. Khi tôi nói đến một “danh sách”, bạn nên hiểu rằng nó không gì khác ngoài một nhóm sự việc có một số tính chất giống nhau. Một danh sách có thể là: (1) một cặp đựng hồ sơ với những mẩu ghi chú riêng cho các mục khác nhau trong cùng một nhóm; (2) một danh sách thật sự được viết trên giấy (thường là một cuốn sổ công tác hay sổ kế hoạch); hoặc (3) một bảng kê trong một chương trình phần mềm hoặc thiết bị kỹ thuật số, ví dụ nhóm công việc trong phần mềm Microsoft Outlook hoặc nhóm trong
phương tiện trợ giúp kỹ thuật số cá nhân cầm tay PDA. Tổ chức phương tiện nhắc việc
Nếu bạn đã làm rỗng giỏ đựng thông tin thì chắc chắn bạn đã tạo ra rất nhiều các phương tiện nhắc việc “treo”, miêu tả các hành động cần-hơn-2-phút thực hiện và không thể chuyển cho người khác. Bạn sẽ có thể có từ 20 đến 60, 70 hoặc nhiều hơn các hạng mục như vậy. Bạn cũng sẽ có thể tích lũy các phương tiện nhắc việc bạn cần chuyển giao cho người khác, hoặc cần được xếp vào lịch hay cặp hồ sơ “Một ngày nào đó/Có thể”.
Bạn cũng sẽ muốn sắp xếp những thứ này thành các nhóm có giá trị với bạn để có thể xem xét lại sau, như là những việc cần làm khi bạn có thời gian. Bạn cũng muốn quyết định cách thức tổ chức thành nhóm phù hợp nhất, bất kể ở dạng hạng mục trong cặp đựng hồ sơ hay danh sách, ghi trên giấy hay phương tiện kỹ thuật số.
Những hành động được xếp vào lịch
Theo mục đích của việc tổ chức, như tôi đã nói, có hai loại hành động cơ bản: những hành động cần được thực hiện vào ngày hoặc thời gian cụ thể và những hành động cần được làm càng sớm càng tốt khi bạn có thời gian để ý đến chúng, sẽ là những hạng mục được xếp vào lịch của bạn. Những hạng mục hành động được đưa vào lịch có thể có thời gian cụ thể (“từ 4 đến 5 giờ: gặp Jim”) hoặc ngày cụ thể (“gọi điện cho Rachel vào thứ ba để hỏi xem cô ấy có đề xuất gì không”).
Khi xử lý thông tin trong giỏ thông tin, bạn có thể phát hiện ra những thứ mà bạn sẽ chuyển ngay sang lịch. Ví dụ, bạn nhận ra rằng, công việc tiếp theo của đi khám bệnh định kỳ là gọi điện và hẹn, và như vậy (hành động này không mất quá 2 phút) bạn đã thật sự làm luôn khi thấy nó. Viết một cuộc hẹn lên lịch khi bạn làm là một việc bình thường.
Tuy nhiên, điều mà nhiều người muốn làm, dĩ nhiên là dựa theo những thói quen cũ, là lập danh sách việc làm hàng ngày, đưa các hành động vào lịch mà họ cho rằng thật sự thích làm nhưng rồi họ lại không làm và hành động đó bị đẩy sang các ngày sau.
Kháng cự tức là thúc đẩy. Bạn phải tin cuốn lịch là một vật thiêng liêng phản ánh thật sự những giới hạn trong cam kết hàng ngày của bạn, mà những cam kết đó phải nhìn thoáng qua cũng thấy khi bạn bắt đầu làm việc. Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu cuốn lịch làm việc chỉ ghi những công việc bạn phải hoàn thành trong ngày hôm đó. Khi cuốn lịch làm việc được sử dụng đúng chức năng trong tổ chức, phần lớn các hành động bạn cần phải làm được chuyển sang mục “làm càng sớm càng tốt, đề phòng mình phải làm những thứ khác”.
Tổ chức các hành động càng sớm càng tốt theo hoàn cảnh
Trong nhiều năm làm việc, tôi nhận ra cách tốt nhất để nhớ đến những việc “làm càng sớm càng tốt khi có thể” là đặt nó vào một hoàn cảnh cụ thể phải có hành động đó − hoàn cảnh đó có thể là công cụ, địa điểm hay người cần thiết để hoàn thành công việc. Ví dụ, nếu công việc cần có máy tính, nó sẽ được đưa vào danh sách “Làm việc với máy tính”. Nếu công việc yêu cầu bạn đi lòng vòng bằng ôtô (ví dụ, ghé vào ngân hàng hoặc tới cửa hàng), thì danh sách “Các việc vặt” là nơi phù hợp để theo dõi. Nếu công việc tiếp theo là nói chuyện trực tiếp với đối tác Emily, thì hãy cho nó vào cặp hồ sơ “Emily” hoặc danh sách phù hợp nhất.
Những nhóm công việc này được phân biệt thế nào phụ thuộc vào: (1) có bao nhiêu hành động bạn phải theo dõi; và (2) thời gian bạn thay đổi hoàn cảnh thực hiện chúng. Nếu bạn chỉ có 25 công việc tiếp theo phải làm thì một danh sách “Các công việc tiếp theo” là đủ. Nó có thể bao gồm nhiều mục như “nói chuyện với sếp về vấn đề thay đổi nhân sự” và “soạn thảo ý tưởng cho cuộc họp ngoài lề”. Tuy nhiên, nếu bạn có 50 hay 100 công việc tiếp theo đang treo thì việc đặt chúng vào một danh sách quá lớn sẽ khiến bạn khó có thể biết cần phải xem cái gì. Mỗi khi có thời gian để làm một việc gì đó, bạn lại phải dành thời gian không cần thiết để phân loại. Nếu bạn tình cờ được nghỉ giữa chừng trong cuộc họp và bạn có thể gọi vài cuộc điện thoại, khi đó, bạn sẽ phải xác định các hạng mục trong hàng đống những hạng mục không liên quan. Khi ra ngoài để làm những việc lặt vặt, bạn có thể muốn thực hiện danh sách “Các việc vặt” và tạo thêm một danh sách khác.
Một nhân tố hiệu quả khác mà loại hình tổ chức này ủng hộ là nâng cao năng lượng khi bạn ở trong một trạng thái nào đó. Khi bạn đang trong “trạng thái gọi điện”, nó giúp bạn gọi rất nhiều cuộc điện thoại – hãy làm trống danh sách “Gọi điện”. Khi máy tính của bạn hoạt động, sẽ rất hữu ích nếu bạn thực hiện những việc cần làm trên máy càng nhiều càng tốt mà chưa cần phải chuyển sang loại hình công việc khác. Nhiều người có thể nhận thấy, sẽ mất nhiều năng lượng hơn khi chuyển đổi từ một chuỗi hành vi này sang một chuỗi hành vi và công cụ khác. Và rõ ràng, khi một người quan trọng đang ngồi trước bạn thì tốt nhất là bạn nên nói tất cả những gì bạn cần trao đổi với họ ngay lập tức.
Những nhóm thông dụng nhất của phương tiện nhắc việc
Bạn có thể nhận ra ít nhất một vài trong số những tiêu đề danh sách thông dụng các công việc tiếp theo có ý nghĩa với bạn.
• “Các cuộc điện thoại” • “Làm việc với máy tính” • “Các việc vặt”
• “Các công việc văn phòng” hoặc “Tại văn phòng” (hoặc cả hai) • “Ở nhà”
• “Chương trình làm việc” (cho các cá nhân và các cuộc họp) • “Đọc/Xem xét lại”
“Các cuộc điện thoại”. Đây là danh sách tất cả các cuộc điện thoại mà bạn cần thực hiện. Bạn có thể thực hiện danh sách này miễn là bạn có sẵn điện thoại. Bạn càng di chuyển nhiều (đặc biệt nếu bạn có điện thoại di động) thì bạn càng thấy nó tiện ích: những khoảng thời gian ít ỏi tình cờ có được − khi bạn đang nghỉ giải lao hay đợi máy bay − là cơ hội hoàn hảo để bạn hoàn thành danh sách “Các cuộc điện thoại”. Có một danh sách ”Các cuộc điện thoại” riêng sẽ khiến bạn dễ dàng tập trung hơn và lựa chọn các cuộc điện thoại cần thiết nhất để thực hiện ngay.
Tôi khuyên bạn nên dành thời gian ghi lại số điện thoại ngay bên cạnh mỗi mục gọi. Nhiều trường hợp bạn đã có thể thực hiện cuộc gọi nếu có sẵn số điện thoại, nhưng nếu phải tìm số thì bạn không thể thực hiện được ngay.
“Làm việc với máy tính”. Nếu bạn làm việc với máy tính − đặc biệt là bạn có máy tính xách tay hoặc một máy tính cá nhân ở chỗ làm và một máy tính ở nhà − sẽ rất hữu ích nếu bạn nhóm chung tất cả các hành động bạn cần thực hiện mỗi khi bật máy tính. Điều này cho phép bạn xem xét toàn bộ những công việc cần làm với máy tính, nhắc nhở bạn những email cần gửi, những tài liệu cần soạn thảo hay chỉnh sửa,... Vì tôi phải đi công tác nước ngoài rất nhiều nên thậm chí, tôi còn duy trì cả một danh sách “Trên chuyến bay” tách biệt với danh sách “Làm việc với máy tính”. Khi ở trên máy bay, tôi không thể dễ dàng truy cập trang web hay máy chủ. Thay vì phải suy nghĩ lại xem có thể làm gì và không làm được gì với những hạng mục trong danh sách “Làm việc với máy tính”, tôi có thể tin tưởng rằng, không có một hành động nào trong danh sách này đòi hỏi tôi phải truy cập mạng. Điều đó khiến trí óc tôi thanh thản nghĩ đến sự lựa chọn theo các tiêu chí khác.
Chúng ta phải cố gắng có được sự đơn giản bên ngoài sự phức tạp.
--John Gardner
Nếu bạn chỉ có một chiếc máy tính ở nơi làm việc, bạn có thể không cần một danh sách “Làm việc với máy tính”, danh sách “Các công việc văn phòng” có thể bao gồm những công việc này bởi văn phòng là nơi duy nhất bạn có thể thực hiện được các công việc đó. (Tương tự, nếu bạn chỉ có một chiếc máy tính ở nhà và không phải là máy tính xách tay, bạn có thể đặt các công việc liên quan đến máy tính vào trong danh sách “Ở nhà”).
“Những việc vặt”. Sẽ rất có ý nghĩa nếu bạn đưa vào một phương tiện nhắc việc duy nhất tất cả những việc vặt cần làm khi bạn “đi loanh quanh ra ngoài”. Khi bạn phải lấy ôtô ra và đi đâu đó, sẽ rất tuyệt nếu bạn có thể nhìn vào danh sách “Các việc vặt” khi
đang đi trên đường. Những hành động như “lấy giấy chứng nhận mua cổ phiếu tại ủy ban chứng khoán”, “lấy tranh ở cửa hàng đóng khung” và “mua cây thuốc lá cảnh ở vườn ươm cây” nên được xếp vào danh sách “Các việc vặt”.
Dĩ nhiên danh sách này không phức tạp hơn một danh mục “Thư cần gửi” trong cuốn sổ kế hoạch của bạn, hay một khay đựng trong nhóm “Các việc vặt” trong phần “Việc cần làm” trong thiết bị tổ chức cầm tay Palm.
Cũng cần thiết phải kiểm tra các mục phụ trong danh sách “Các việc vặt”. Ví dụ, ngay sau khi bạn thấy rằng cần phải mua một món đồ gì đó ở cửa hàng, bạn có thể muốn lập một mục phụ “Cửa hàng tạp hóa” và ghi vào đó tất cả những gì bạn muốn mua ở cửa hàng khi bạn nhớ ra. Ở mức độ đơn giản, bạn có thể lấy một mẩu giấy ghi “Cửa hàng tạp hóa”, ở mức độ phức tạp, nếu bạn đang sử dụng danh sách kỹ thuật số, bạn có thể tạo thêm một ghi chú là “Cửa hàng tạp hóa” vào danh sách của bạn và điền chi tiết vào đó.
Vì tôi đi lại trong các thành phố lớn nhiều nên tôi có hai danh sách “Các việc vặt”, đó là “Việc vặt ở nhà” và “Việc vặt ở bất cứ chỗ nào” cho tất cả những việc tôi có thể làm trên đường. “Ống nối hình chữ T cho ống nước” sẽ cho vào “Việc vặt ở nhà”, nhưng “mua tất” có thể cho vào “Việc vặt ở bất cứ chỗ nào”.
“Các công việc văn phòng”/”Tại văn phòng”. Nếu bạn làm việc trong văn phòng, bạn sẽ có những việc chỉ có thể làm được ở đó và sẽ rất hữu ích nếu bạn có một danh sách