công ty Airimex
3.2.1. Nâng cao công tác nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường là hoạt động đầu tiên của quá trình kinh doanh nói chung và kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Mục tiêu của công tác này là xác định cho được khu vực nào là thị trường có triển vọng nhất đối với hàng hoá của Công ty, với khả năng là bao nhiêu, bán với phương thức nào và hàng hoá cần có những ứng thích gì trước những đòi hỏi của thị trường. Đây là quá trình thu thập thông tin, số liệu về thị trường, so sánh, phân tích các số liệu đó để rút ra kết luận. Những kết luận này là cơ sở để lãnh đạo Công ty đưa ra quyết định đúng lập kế hoạch Marketing.
Trong những năm qua, Công ty đã quan tâm đến hoạt động này song việc nghiên cứu thị trường chưa được thực hiện một cách hợp lý. Với quy mô hoạt động không nhỏ, song Công ty vẫn chưa có bộ phận chuyên trách làm công tác nghiên cứu thị trường. Hiện nay, việc nghiên cứu thị trường do các phòng nghiệp vụ và phòng kinh doanh thực hiện. Điều này khiến cho các thông tin được thu thập thiếu tính hệ thống và đồng bộ. Hơn nữa, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ lại rộng, vừa phải nghiên cứu nhu cầu, vừa phải tìm đối tác cũng như nghiên cứu các hợp đồng kinh tế. Do đó không đủ thời gian để tập trung vào công tác tổ chức thu thập thông tin nghiên cứu thị trường.
Để hoạt động nghiên cứu thị trường trở thành có hệ thống, Công ty cần thiết lập một bộ phận chuyên làm công tác nghiên cứu thị trường, tạo điều kiện để mở rộng các cơ hội kinh doanh của Công ty. Trên cơ sở tổ chức bộ máy hiện đại, Công ty nên tách chức năng kế hoạch của Phòng Tổ chức- Hành chính- Kế hoạch kết hợp với nhiệm vụ nghiên cứu thị trường của các phòng nghiệp vụ thành lập Phòng Kế hoạch- Thị trường theo mô hình sau:
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ phòng kế hoạch thị trường
Đứng đầu phòng Kế hoạch - Thị trường là trưởng phòng, có nhiệm vụ lãnh đạo chung và quản lý hai bộ phận chức năng. Tiếp theo là hai nhân viên phụ trách hai bộ phận có nhiệm vụ giúp việc cho Trưởng phòng và chịu trách nhiệm về hoạt động mình phụ trách.
Bộ phận nghiên cứu thị trường có 3 đến 4 nhân viên thực hiện trong đó phân công thành hai khu vực, thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. Do hoạt động của công ty chủ yếu là nhập khẩu nên ở khu vực thị trường nước ngoài lại chia thành thị trường đã có quan hệ và thị trường mới. Bộ phận này không chỉ tiến hành nghiên cứu , kiểm tra các thông tin thực sự về khả năng tài chính, năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm, uy tín...của các đối tác truyền thống mà còn nghiên cứu thị trường tiềm năng mới. đồng thời bộ phận này cũng phải tiến hành nghiên cứu các vấn đề kinh tế- chính trị- xã hội, môi trường luật pháp của các nước xuất khẩu, xúc tiến nghiên cứu các chế độ
Phòng kế hoạch thị trường Bộ phận nghiên cứu thị trường Bộ phận lập kế hoạch kinh doanh Thị trường trong nước Thị trường nước ngoài Xử lý thông tin và tổng hợp số liệu Xây dựng kế hoạch kinh doanh
chính sách , các phong tục tập quán có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của các nước này. Trên cơ sở đó mở rộng thị trường nhập khẩu, mở rộng mối quan hệ bạn hàng với các nhà cung cấp tiềm năng và tìm ra những điểm thuận lợi cho việc giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng và giải quyết các tranh chấp hợp đồng sau này.
Bộ phận lập kế hoạch có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch cho toàn Công ty nói chung và kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Để việc xây dựng kế hoạch được thuận lợi cần bố trí một nhân viên tổng hợp , xử lý các số liệu từ bộ phận nghiên cứu thị trường cũng như từ các bộ phận khác trong Công ty.
Việc nghiên cứu thị trường có thể được tiến hành theo 2 phương pháp, nghiên cứu tại Công ty thông qua các tài liệu hoặc nghiên cứu tại hiện trường bằng các chuyến đi thực tế. Bộ phận này sẽ tổng hợp , phân tích và dự báo qua các tài liệu thu thập được như các tạp chí chuyên nghành, các đơn đạt hàng, các chào hàng, các hội chợ, triển lãm...hoặc từ các thông tin của chi nhánh, văn phòng đại diện gửi về và cử cán bộ ra nươc ngoài khảo sát thực tế. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định, tuỳ vào mục tiêu nghiên cứu mà Công ty nên lựa chọn việc nghiên cứu tại bàn hay nghiên cứu tại hiện trường.
Dù công tác tiến hành nghiên cứu thị trường có tiến hành theo phương pháp nào thì Công ty cũng nên tổ chức quy trình nghiên cứu thị trường một cách hoàn thiện và đồng bộ hơn để có thể đưa ra những kết quả chính xác trong hoạt động kinh doanh của mình.Quy trình nghiên cứu thị trường đề xuất cụ thể như sau:
Sơ đồ 3.2.Quy trình nghiên cứu thị trường
Trong việc nghiên cứu thị trường, Công ty nên xác định cho mình một thị trường nhập khẩu trọng điểm, thị trường mà phù hợp với mục tiêu và tiềm năng của Công ty. Hiện nay, mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ với nhiều hãng sản xuất máy bay và phụ tùng máy bay trên thế giới nhưng Công ty vẫn chưa xác định cho mình được thị trường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một điểm hạn chế tới hoạt động kinh doanh của Công ty.
Xác định được thị trường nhập khẩu trọng điểm sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong việc nhập khẩu một khối lượng lớn hàng hoá với gía cả ổn định, khả năng thanh toán thuận tiện. Bên cạnh đó, Công ty có thể tranh
Xây dựng mục tiêu nghiên cứu
Thu thập thông tin
Xử lý thông tin
Dựa vào thị trường Phân tích lựa
chọn mặt hàng
Phân tích đối thủ cạnh tranh
Phân tích công suốt thi trường phân tích lựa
chọn thị trường
Phân tích đối tượng để lựa chọn phương án nghiên cứu
thủ tối đa các thông tin trợ giúp về kỹ thuật từ phía các nhà cung cấp để nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của Công ty nói riêng và ngành nói chung.
Mặt khác, để nhập khẩu nâng cao chất lượng phục vụ cho các đơn vị trong ngành Hàng không và đạt được mục tiêu trong giai đoạn 2005- 2010, ngoài việc lựa chọn thị trường trọng điểm, Công ty cấn phải theo dõi tình hình chung trên thị trường hàng không thế giới để có thể phát hiện và lựa chọn bạn hàng mới. Công ty cần mở rộng thị trường nhập khẩu để chủ động ký kết hợp đồng với các hãng trực tiếp sản xuất , hạn chế giao dịch với các đại diện trung gian, từ đó tiết kiệm được chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện công tác đàm phán và ký kết hợp đồng
Trong việc kinh doanh hàng hoá nhập khẩu nói chung và đặc biệt là nhập khẩu thiết bị hàng không nói riêng, người tham gia kinh doanh phải là người có kiến thức tổng hợp về nghiệp vụ ngoại thương, về kỹ thuật chuyên ngành và cả kiến thức xã hội. Đặc biệt trong việc giao dịch và đàm phán với đối tác nước ngoài, người kinh doanh phải có kinh nghiệm, nghệ thuật giao tiếp. Trong giao tiếp, nếu không có kinh nghiệm sẽ không đánh giá đúng về đối tác có thể dẫn các quyết định sai lầm. Chính vì vậy, các cán bộ kinh doanh nhập khẩu của Công ty Xuất nhập khẩu hàng không phải không trau dồi bản thân về nghiệp vụ, kinh nhiệm đàm phán. Người tham gia đàm phán phải có bản lĩnh, nẵm vững các quy tắc trong đàm phán, các Luật pháp Quốc gia và Quốc tế và phải có khả năng quyết định nhanh chóng, chính xác.
Giao dịch, đàm phán có vai trò quan trọng trong việc xác lập và ký kết hợp đồng. Song hiện nay đa số các đối tác của Công ty đều là những bạn hàng cũ, quen thuộc do đó công tác này không được Công ty chú ý đến nhiều. Hầu hết các giao dịch đàm phán được thực hiện bởi nhân viên của các phòng ban mà chưa có sự phối hợp với nhau. Để hoàn thiện công tác này, Công ty nên có
sự phối hợp giữa các phòng, tạo nên một tổ chuyên làm công tác đàm phán. Trong đàm phán, người đàm phán phải dấu kỹ bối cảnh của mình và tìm hiểu kỹ bối cảnh của đối tác càng nhiều càng tốt. Thời gian dành cho đàm phán cũng phải cân nhắc kỹ lưỡng, cần quan sát thái độ của đối phương để ra quyết định. Có như vậy, Công ty sẽ đạt được mục tiêu của mình mà không bị áp đặt những điều khoản bất lợi.
Mỗi công ty, mỗi cá nhân khi tiến hành đàm phán đều có những sách lược của riêng mình. Tuy vậy, Công ty vẫn có thể tham khảo các sách lược sau:
- Trong đàm phán phải tạo ra sự cạnh tranh, người đàm phán phải thông tin cho đối tác biết họ không phải là bạn hàng duy nhất. Công ty có thể kết hợp với bất cứ đối tác nào nếu họ đáp ứng tốt các yêu cầu đặt ra. Cần chia nhỏ mục tiêu của mình để từng bước tiến tới, nắm được tâm lý đối phương cho tới khi đạt được toàn bộ mục tiêu. Khi nêu yêu cầu của mình với đối tác cần thể hiện mục tiêu cao để hai bên thoả hiệp.
- Không bộc lộ những suy nghĩ của mình để đối phương biết, chủ động gây áp lực và tránh việc thoả thuận nhanh chóng. Song cũng tuỳ cơ ứng biến làm cho đối phương nhượng bộ từng bước mà vẫn giữ được thể diện cho họ.
Sau các bước thực hiện, Công ty nên lập bảng ghi nhớ những điều khoản quan trọng mà hai bên đã đạt được để tiếp tục bàn sâu hơn cho đến khi ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, biên bản ghi nhớ này không có giá trị pháp lý, nó chỉ có giúp cho Côngty có thể luôn nắm bắt được vấn đề chủ động trước những bước đi tiếp theo của đối tác.
Trong việc thoả thuận các điều khoản hợp đồng , Công ty cũng từng bước giành điều khoản thuê tầu và mua bảo hiểm. Hiện nay, hầu hết các hợp đồng đều nhập theo điều kiện CIF nên Công ty không được quyền thuê tầu và mua bảo hiểm hàng hoá. Trước mắt, đối với một số hợp đồng điều khoản này không có lợi cho Công ty. Nhưng trong tương lai, khi thị trường vận tải
đường biển ở Việt Nam và thị trường bảo hiểm, nhất là khi Luật kinh doanh bảo hiểm được ban hành, quyền thuê tầu và mua bảo hiểm sẽ giúp Công ty tiết kiệm được chi phí và hạn chế bớt được rủi ro. Hơn nữa điều khoản này giúp cho nhân viên Công ty được trau dồi nghiệp vụ và trong một số trường hợp nó có thể gây áp lực cho đối tác nước ngoài. Giành được quyền cho thuê tầu và mua bao hiểm còn góp phần tạo công ăn việc làm và tiết kiệm ngoại tệ cho đất nước.
Trước khi đặt bút ký vào hợp đồng các cán bộ nghiệp vụ của Công ty phải kiểm tra, xem xét lại một cách cẩn thận và yêu cầu đối tác cụ thể hoá những thuật ngữ thiếu rõ ràng. Trong trường hợp không đạt được thoả thuận nhà đàm phán của Công ty cũng không nên thay đổi đối tác, và phải giữ bình tĩnh. Việc chưa đạt được thoả thuận ngày hôm nay chưa phải là đã hết cơ hội kinh doanh trong tương lai và chú ý cố gắng xây dựng mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp cho tương lai để nâng cao vị thế và uy tín của Công ty AIRMEX trên thị trường thế giới.
Một điều cần lưu ý rằng, sau đàm phán các cán bộ phải đánh giá, rút kinh nghiệm kết quả đàm phán đặc biệt là trong trường hợp đàm phán thất bại. Muốn đáp ứng được những điều kiện trên thì việc đào tạo cán bộ có năng lực đàm phán, tổ chức cho họ tham gia các khoá học về chuyên ngành hàng không, dự các lớp hội thoả về đề tài thương lượng trong kinh doanh là rất quan trọng. Công ty nên cố gắng trang bị các phương tiện thông tin, sách báo để có được những tin tức mới nhất về tình hình thị trường thế giới và bạn hàng nước ngoài. Ngoài ra để thực hiện tốt công tác đàm phán ký kết hợp đồng Công ty AIRMEX nên lập ra các quy chế ràng buộc với các hợp đồng được ký kết. Nếu một hợp đồng được ký kết chặt chẽ, đảm bảo cho việc thực hiện được suôn sẻ thì Công ty AIRMEX nên có phần thưởng xứng đáng cho các cán bộ đi làm phán ký kết hợp đồng nhằm động viên sự cố gắng của họ.
3.2.3. Thuê vận tải và mua bảo hiểm
Cần phải cân nhắc giữa việc chọn lựa mua FOB và CIF đối với thiết bị. Thực tế trong thời gian vừa qua thì phần vận tải và bảo hiểm do hãng cung cấp nước ngoài chào cao hơn nhiều so với giá chào hàng của Công ty, đại lý vận tải và bảo hiểm trong nước (do mặt bằng giá vận tải và dịch vụ của nước ngoài thường rất cao)
Việc thuê đại lý vận tải trong nước để thực hiện việc vận tải thiết bị từ nước ngoài về Việt Nam trong phần lớn các trường hợp sẽ giúp cho Công ty giảm bớt được chi phí (thường là khoảng 20%-25%) và Công ty sẽ được hưởng khoảng chênh lệch này. Bên cạnh đó, AIRIMEX cũng dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và theo dõi hành trình của lô hàng để có các biện pháp cho công việc tiếp nhận được thuận lợi. Thực tế các lịch trình này là rất khác nhau phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như thời tiết, lịch trình tàu chạy, điểm chuyển tải… do vậy khó dự đoán trước thời gian hàng cập cảng. Nếu như kiểm soát được vấn đề này thì AIRIMEX rất chủ động đối với các nghiệp vụ liên quan.
Đối với việc mua bảo hiểm hàng hoá, thì việc mua bảo hiểm của Công ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt, Bảo Minh…) sẽ là thuận lợi hơn nếu so với việc người bán đứng ra mua bảo hiểm bởi những lý do sau đây:
Về mặt thủ tục và chi phí: Việc mua boả hiểm của Công ty bảo hiểm Việt Nam thì người được bảo hiểm sẽ là Công ty AIRIMEX, thủ tục mua rất đơn giản và chi phí có phần thấp hơn. Hơn nữa, AIRIMEX còn phải mua bảo hiểm đường bộ từ cảng nhận hàng tới các vị trí do khách hàng chỉ định do vậy nếu như AIRIMEX kết hợp được cả hai công đoạn mua bảo hiểm này trên một đơn vị bảo hiểm thì chi phí sẽ giảm đi tương đối nhiều.
Về việc khiếu nại trong trường hợp hàng hoá có tổn thất: Nếu như mua bảo hiểm của công ty trong nước thì tất cả mọi công việc liên quan đến khiếu
nại đòi bảo hiểm bao gồm: giám định hàng hoá, tính toán thiệt hại, lập mẫu đòi bảo hiểm đều được thực hiện với công ty bảo hiểm Việt Nam mà AIRIMEX ít nhiều đã có mối quan hệ, do vậy các thủ tục được thực hiện sẽ đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều. Còn nếu mua hàng theo điều kiện CIF thì hãng bảo hiểm sẽ là hãng của nước ngoài, việc thực hiện các giao dịch sẽ khó khăn hơn do có khoảng cách về địa lý, về mối quan hệ giao dịch-đặc biệt lại càng khó khăn hơn do bản chất của giao dịch này là “đòi bồi thường”.
3.2.4. Về việc làm thủ tục nhận hàng
Khi hàng về công ty chủ động nhận hàng với tàu, không uỷ thác cho bên vận tải. Để nhận hàng công ty phải xuất trình cho bên hải quan hợp đồng nhập khẩu kèm theo bản dịch bằng tiếng Việt, bộ chứng từ nhận hàng và giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá do người bán cung cấp. Đồng thời phải khai báo vào bốn tờ khai hải quan (ba tờ mua của hải quan và một tờ photocopy). Công ty phải khai báo các vấn đề sau:
Tên nước, tên hãng sản xuất, mã số Tên nước, tên hãng nhập khẩu, mã số
Tên hàng hoá nhập khẩu, số lượng, ký mã hiệu Phương tiện vận chuyển hàng hoá ...
Nếu kiểm tra thấy hợp lệ, hải quan sẽ đóng dấu xác nhận vào mặt sau