• Đánh giá tình hình:
Hiện tại forum của công ty được đánh giá là hoạt động chưa thật hiệu quả vì vậy công ty cần có kế hoạch xây dựng, phát triển forum một cách toàn diện và hoàn toàn đổi mới.
• Mục tiêu
Forum của công ty với mục đích là nơi giành cho những thành viên, những người quan tâm đến những vấn đề liên quan đến việc học tiếng Anh, hướng dẫn phương pháp học tiếng Anh trực tuyến trên Smartcom hiệu quả, nơi giải đáp những thắc mắc của mọi thành viên về nhiều vấn đề, lĩnh vực khác nhau…
Thông qua diễn đàn công ty có thể hiểu rõ hơn về khách hàng của mình, những vấn đề trong quá trình học trực tuyến, thông qua những ý kiến, phản hồi của các thành viên sẽ giúp công ty có thêm nhiều ý tưởng cải thiên chất lượng sản phẩm dịch vụ của mình.
Forum cũng là kênh thông tin hiệu quả giúp công ty đến gần hơn với công chúng, khách hàng của mình. Những lời bình luận, phản hồi của thành viên hay những giải đáp kịp thời của ban quản trị góp phần rất lớn đến việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp trong con mắt của công chúng.
• Thực hiện
Về nền tảng xây dựng forum, công ty nên thay bằng phần mềm xây dựng forum khác như vBulletin, SMF forum, phpBB…đây là những phần mềm tạo diễn đàn rất phổ biến hiện nay vì tính dễ sử dụng, giao diện đẹp, nhiều tính năng. Không những thế, những phần mềm này đều là phần mềm nguồn mở nên rất dễ xây dựng và không tốn kém về chi phí.
Công ty nên tham khảo những diễn đàn tiếng Anh khác đang hoạt động hiệu quả hiện nay như: tienganh.com.vn, eclub.forumotion.com, dethi.com, englishrainbow.com, ttvnol.com/english.ttvn… Qua đó xây dựng cho mình những chuyên mục, chủ đề phù hợp và hấp dẫn. Ví dụ : Những chuyên mục tin tức, giải đáp những vấn đề thường gặp khi học trực tuyến, chuyên mục kỹ năng tiếng Anh như nghe, nói, đọc, viết, chuyên mục chuyên dành cho tiếng Anh thương mại, tiếng Anh luyện thi Toeic, Toefl, Ielts, chuyên mục chia sẻ kinh nghiệm học tập, chia sẻ tài liệu, góc giải trí…
Ban quản trị cũng nên thường xuyên tổ chức những sự kiện, hoạt động trên diễn đàn, những buổi offline thành viên…đây là cơ hội tốt giúp công ty tạo dựng mối quan hệ gần gũi hơn với cộng đồng, với khách hàng tiềm năng của mình.
Cần xây dựng chiến lược quảng bá cho forum thông qua các hình thức như: thông báo rộng rãi đối với khách hàng, nhân viên công ty, công chúng, trao đổi banner quảng cáo với những diễn đàn khác…
• Ngân sách và nhân lực thực hiện
Công ty cần lập ra một ban quản trị forum gồm Admin, các Mod, các thành viên tích cực của diễn đàn để điều hành và duy trì hoạt động của forum.
Như đã nói ở trên, diễn đàn nên xây dựng bằng phần mềm mã nguồn mở như vBulletin, SMF forum hay phpBB, ngoài ra công ty Smartcom cũng có bộ phận kỹ thuật rất mạnh nên chi phí để xây dựng forum là không nhiều. Chi phí lớn nhất chỉ bao gồm chi phí mua tên miền và chi phí thuê hosting ( hơn nữa có thể sử dụng chung hosting với website hiện tại của công ty ). Vì vậy chi phí xây dựng và phát triển forum thấp hơn rất nhiều so với chi phí khi sử dụng các công cụ khác như dịch vụ SEO, tổ chức các sự kiện trực tuyến…vậy nên chương trình rất có tính khả thi.
Ban quản trị cần giám sát chặt chẽ các bài viết, kiểm soát các tin đồn trên diễn đàn, có ý kiến phản hồi nhanh chóng với những thắc mắc, ý kiến của thành viên.