Hình thức tổ chức công tác kế toán của Công ty theo kiểu tập trung. Nó giúp việc quản lý và phân công công việc được thuận lợi hơn, dễ dàng hơn kiểu phân tán: Sổ sách, lưu chuyển chứng từ nhanh chóng, thuận tiện…
+ Về số lượng nhân viên trong phòng kế toán gồm 7 nhân viên hầu hết là tốt nghiệp đại học gồm: 1 kế toán trưởng phụ trách chung; 1 kế toán ngân hàng, 1 kế toán tiền lương, 1 kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, 1 kế toán công nợ, 1 kế toán tổng hợp và 1 thủ quỹ. Mỗi người một chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đều chung một quan điểm là làm sao để công tác kế toán của Công ty luôn được chính xác, kịp thời. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được khái quát trong sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 4: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần Bơm Châu Âu
Chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí trong bộ máy kế toán của Công ty
Theo chức năng nhiệm vụ được công ty quy định cho phòng kế toán, và theo mô hình tổ chức bộ máy tài chính kế toán. Phòng kế toán phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên, từng phần hàng kế toán cụ thê. Các nhân viên của phần hành kế toán cùng phối hợp làm việc để lên được số liệu quyết toán hàng háng, quý, năm.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, hoạt động tư vấn thiết kế là chiếm chủ yêu, bên cạnh đó còn có các ngành nghề như: thi công, thẩm tra và thí nghiệm… Vì thế việc phân công cụ thể công việc của từng người tạo cho mọi thành viên trong phòng có trách nhiệm với công việc của mình - Kế toán trưởng: Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật liệu CCDC và TSCĐ Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán công nợ, thanh toán Kế toán tổng hợp (chi phí & giá thành)
Kế toán dự án, các đội thi công.
Thủ quỹ
Chức năng: Quản lý chung và điều hành công việc của Phòng Tài chính- kế toán; tham mưu cho lãnh đạo Công ty trên các lĩnh vực: Quản lý về tài chính và kế toán của Công ty
Nhiệm vụ: Phân công công việc cho từng cán bộ công nhân viên trong phòng. Chỉ đạo việc xây dựng hệ thống kế toán chi tiết, rõ ràng. Xây dựng kế hoạch vay vốn ngân hàng, kế hoach cung cấp vốn cho các công trường, các đơn vị để trình lãnh đạo xét duyệt. Lập phương án trả cổ tức hàng năm cho cổ đông, Cân đối thu chi các công trình để cung cấp vốn thi công đúng, đủ, kịp thời. Làm việc với chủ đầu tư, ban quản lý dự án để đẩy nhanh việc thanh toán các khối lượng đã được nghiệm thu. Tham mưu cho lãnh đạo lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu, máy móc thiết bị. Phối hợp với Phòng Tổ chức hành chính để xây dựng tổng quỹ lương của Công ty. Báo cáo với ban lãnh đạo Công ty, Hội đồng quản trị Công ty.
- Kế toán vốn bằng tiền (số lượng 01 người): Quản lý sổ sách thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của đơn vị. Chịu trách nhiệm lập phiếu thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Làm quyết toán tài chính với đội thi công theo sự phân công của Trường phòng. Theo dõi số dư tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, báo cáo số liệu cho Kế toán trường.
- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ( số lượng 01 người): Phụ trách tiền lương của CNCNV trong doanh nghiệp, thực hiện đúng chế độ tiền lương theo quy định, đảm bảo quyền lợi của CNCNV. Theo dõi các hợp đồng nhân công thuê ngoài phục vụ cho công trình. Làm quyết toán tài chính với các đội thi công theo sự phân công của Trưởng phòng. Tập hợp số liệu về tiền lương, tiền công, báo cáo số liệu theo yêu cầu của Kế toán trường.
- Kế toán vật liệu và công cụ dung cụ (số lượng 02 người): Theo dõi sự biến động của vật liệu, công cụ dụng cụ cả về chỉ tiêu và giá trị hiện vật. Theo dõi chi phí vật tư, vật liệu theo định mức vật tư để từ đó sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả. Theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định, đề xuất các phương án khai thác và sử dụng triệt để các tài sản cố định trong doanh
nghiệp. Làm quyết toán vật tư, nhiên liệu, vật liệu chi các đội thi công theo sự phân công của trưởng phòng. Tập hợp số liệu khi có sự yêu cầu của Kế toán trưởng.
- Kế toán công nợ (số lượng 01 người): theo dõi công nợ với chủ đầu tư và nhà cung cấp hàng hoá cho đơn vị. Theo dõi số dư tài khoản 131, 331 cho từng đối tượng khách hàng, lên kế hoạch thanh toán cho từng khách hàng cho phù hợp và báo cáo với Trưởng phòng khi có yêu cầu.
- Kế toán tổng hợp (số lương 01 người): Có nhiệm vụ phản ảnh chính xác, kịp thời chi phí sản xuất phát sinh, xác định đúng đối tượng hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành và lựa chọn phương án tính giá thành phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Xác định kết quả và phân phối kết quả kinh doanh. Cung cấp các thông tin cần thiết cho các bộ phận có liên quan nhằm phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, lập báo cáo tài chính, chịu trách nhiệm về thuế và định kỳ làm báo cáo thuế, đối chiếu số thuế phải nộp với Ngân sách nhà nước.
- Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của Công ty và theo dõi chi phí khối văn phòng. Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ, thanh toán chi phí chung cho các công trường, tập hợp các chứng từ tiền mặt của Công ty; lập sổ quỹ tiền mặt của công ty; Thanh toán lương cho khối văn phòng công ty; lưu trữ, quản lý các công văn giấy tờ liên quan đến công tác tài chính, kế toán của phòng. 2.1.6. Hình thức tổ chức sổ sách kế toán áp dụng tại Công ty
Áp dụng chế độ kế toán doanh nghệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số 48/2008/QĐ-BTC ngày 14/09/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. (Hệ thống tài khoản hiện đang sử dụng là theo quyết định số 15/2008/QĐ-BTC ngày 20/03/2008 của Bộ trưởng Bộ tài chính).
Với quy mô vừa và nhỏ,loại hình kinh doanh đơn giản và có khả năng phân công lao động kế toán,Công ty CP Bơm Châu Âu đã sử dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ và tuân thủ đầy đủ các quy định trong chế độ kế toán về hệ thống sổ sách cũng như trình tự hoạch toán kế toán.
Sổ kế toán là phương tiện vật chất để thực hiện các công việc kế toán. Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp với quy mô của danh nghiệp,phù hợp với trình độ kế toán,ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác kế toán. Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một trình tự hoạch tán nhất định nhằm hệ thống hóa và tính toán các chỉ tiêu the yêu cầu quản lý kinh doanh. Tại Công ty CP Bơm Châu Âu do yêu cầu quản lý,Chứng từ ghi sổ được lựa chọn là hình thức tổ chức sổ kế toán để hoạch toán kế toán. Hiện nay,công ty đang sử dụng hệ thống máy tính để giảm nhẹ sức lao động cho bộ máy kế toán. Công ty thực hiện hình thức kế toán :Sổ nhật kí chứng từ.
-Niên độ Công ty bắt đầu 01/01 kết thúc tại 31/12 hằng năm
-Hằng ngày hoặc định kỳ,căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ,hợp pháp kế toán ghi trực tiếp vào sổ nhật kí chung theo thứ tự thời gian.
-Căn số liệu nhật kí chứng từ để ghi sổ cái tài khoản theo hệ thống
-Hằng ngày đối chiếu các nhiệm vụ kinh tế cần phải kế toán chi tiết thì căn cứ chứng từ gốc để ghi vào các sổ chi tiết có liên quan.
-Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết lập các bảng chi tiết số phát sinh các tài khoản.
-Đối chiếu số liệu giữa bảng chi tiết số phát sinh với số liệu trên tài khoản tập hợp tương ứng ở bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản.
-Đối chiếu các số dư tài khoản tiền mặt ở sổ quỹ với số dư của tài khoản đó trên bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản.
-Su khi đối chiếu khớp đúng số liệu có liên quan căn cứ vào các bảng chi tiết số phát sinh và bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản để lập bảng cân đối kees toán và các báo cáo tài chính khác.
-Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty được thực hiện hoàn toàn trên máy tính.Công ty hiện đang sử dụng chương trình phần mềm kế toán do phòng kế toán Công ty lập dựa trên tình hình thực tế của nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong Công ty.
+Nhật kí chứng từ
+Các loại sổ nhật kí đặc biệt -Các sổ chi tiết.
+Sổ chi tiết vật liệu +Sổ chi tiết TSCĐ
+Sổ chi tiết của khách hàng. +Sổ chi tiết tạm ứng
+Sổ chi tiết phải thu +Sổ chi tiết phải trả +Sổ chi tiết giá thành
SƠ ĐỒ 5: Sơ đồ luân chuyển xử lý chứng từ và trình tự ghi sổ kế toán
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng