camera quan sát từ thị trường Hàn Quốc của công ty CP công nghệ Futech 4.2.1 Các giải pháp trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Hoàn thiện khâu làm thủ tục hải quan
- Trong khai báo hải quan thì Công ty cần khai báo một cách trung thực, chính xác, đồng thời cần xem xét một cách cẩn thận danh mục hàng hóa nhập khẩu của công ty để từ đó tiến hành áp mã cho hàng hóa và tính trước số thuế nhập khẩu cho lô hàng đang nhập nhằm tránh trường hợp hàng hóa bị áp sai mã số thuế, có sai sót gì Công ty cong kịp thời sửa chữa.
- Trước khi đi làm thủ tục hải quan thì nhân viên phụ trách công việc này của công ty cần lập danh sách tên các loại hàng hóa đối chiếu với phụ lục trong bảng hợp đồng. Bởi nếu hàng hóa nhập khẩu của Công ty mà bị áp sai mã thuế, dẫn đến phải sửa chữa khiến cho thời gian làm thủ tục hải quan bị kéo dài, sẽ làm chậm tiến độ nhận hàng, do đó cần phải làm tốt công tác chuẩn bị đó.
- Khi làm thủ tục hải quan thì Công ty cần chuẩn bị kỹ bộ hồ sơ hải quan về giấy chứng nhận xuất xứ, bảng kê khai hàng hóa, phụ lục hợp đồng, các chứng từ và giấy tờ cần thiết, các chứng từ phải thống nhất với nhau. Khai hải quan phải đầy đủ, chính xác về hàng hóa như: chủng loại, mã số tính thuế, thực hiện theo sự chỉ dẫn và quyết định của hải quan.
- Công ty nên nộp thuế đầy đủ và đúng thời hạn, tránh tình trạng nộp thuế muộn. Bởi khi Công ty nộp thuế muộn, hải quan sẽ gửi công văn đòi tiền thuế và khi đó công ty sẽ bị đưa vào danh sách các doanh nghiệp chậm nộp thuế, gây khó khăn trong việc làm thủ tục hải quan cho các lô hàng sau này.
- Công ty cần tạo uy tín với cơ quan hải quan, từ đó tạo được mối quan hệ tin tưởng với cơ quan hải quan trong quá trình giải quyết công việc, giúp việc làm thủ tục hải quan của công ty sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
- Công ty cũng nên lập ra một bộ phận chuyên trách về khâu này, như thế khi có hợp đồng nhập khẩu thì bộ phận này sẽ phải có trách nhiệm và tự biết phải chuẩn bị những hồ sơ giấy tờ cần thiết gì, giảm bớt những sai sót hay mắc phải.
- Công ty nên thường xuyên cập nhật những thay đổi của hải quan, những văn bản mới nhất về luật hải quan, luật thuế XNK, giấy phép nhập khẩu để thực
hiện đúng theo các quy định của cơ quan hải quan. Hạn chế những sai sót do thiếu hiểu biết gây ra.
Hoàn thiện khâu nhận hàng và kiểm tra
- Với hạn chế nhận hàng chậm hơn so với hợp đồng, quá trình nhận hàng tốn nhiều thời gian do bên Bán chậm gửi chứng từ thì cần lên danh sách các chứng từ cần thiết và đốc thúc người bán giao các chứng từ đó đúng hẹn, không làm chậm trễ việc nhận hàng, đồng thời nhắc nhở bên Bán phải giao hàng đúng thời gian quy định, không chấp nhận bên Bán xin lui thời gian giao hàng.
- Khi đi nhận hàng thì Công ty cần chuẩn bị và mang đầy đủ các loại chứng từ giấy tờ như: phụ lục hợp đồng, lệnh giao nhận hàng; tờ khai giá trị tính thuế sai; chứng từ sai bị trả lại; bảng kê khai hàng hóa, tránh trường hợp mang thiếu, gây ảnh hưởng đến việc nhận hàng. Bên cạnh đó, công ty cũng cần thường xuyên nhắc nhở những nhân viên phụ trách nhận hàng phải kiểm tra đầy đủ giấy tờ trước khi đi nhận hàng.
- Để tránh trường hợp trước khi bên Bán giao hàng tới, Công ty chưa kịp liên hệ ký hợp đồng với cơ quan cảng nên khi hàng đến thì không được bốc dỡ giao nhận ngay, làm mất nhiều thời gian xử lý, thì Công ty cần liên hệ và ký hợp đồng với cơ quan ga cảng trước khi hàng về để họ có kế hoạch nhận hàng, bốc dỡ và bảo quản hàng hóa.
- Công ty cần yêu cầu bên Bán phải giao đầy đủ các loại giấy tờ, chứng từ, bản tiêu chuẩn kỹ thuật để cơ quan kiểm định có thể kiểm tra chính xác chất lượng hàng hóa, làm căn cứ để lập biên bản giám định khi có sai phạm.
- Công ty cần lựa chọn và thuê những cơ quan giám định thuộc quyền quản lý của Nhà nước, có uy tín chất lượng và hiểu bản chất hàng hóa của Công ty. - Trong hợp đồng ký kết với cơ quan kiểm định thì Công ty cần chuyển giao
rủi ro cho cơ quan kiểm định để họ có trách nhiệm hơn trong quá trình kiểm tra, tránh việc làm cho có lệ, không tích cực của cơ quan kiểm định. Mặt khác, công ty cũng nên cử cán bộ kỹ thuật của Công ty đi cùng với cơ quan kiểm định xuống trực tiếp kiểm tra hàng hóa, như vậy sẽ hiệu quả hơn trong
việc kiểm tra. Khi kiểm tra, nếu thấy dấu hiệu vi phạm thì phải lập tức tiến hành lập biên bản và lấy đó làm căn cứ cho việc giải quyết khiếu nại sau này. - Công ty cần quy định điều khoản phạt về chất lượng không đảm bảo chặt
chẽ, mức bồi thường thiệt hại và cách giải quyết cụ thể, đồng thời quy định rõ bên nào sẽ chịu chi phí khi trả lại hàng, tránh xảy ra tình trạng tranh chấp, đổ lỗi cho nhau khi hàng hóa không đúng quy định.
Hoàn thiện khâu thuê phương tiện vận tải về kho
- Khi ký hợp đồng với Công ty vận tải thì Công ty cần phải soạn thảo các điều khoản hợp đồng chặt chẽ để kiểm soát và bảo vệ hàng hóa của mình, tránh trường hợp bên vận tải thoái thác trách nhiệm khi hàng hóa bị tổn thất.
- Công ty cần cử người của Công ty có trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo sát hàng hóa trong quá trình vận chuyển hàng hóa của Công ty vận tải, đảm bảo an toàn cho hàng hóa của Công ty.
- Để tránh việc có một số trường hợp vẫn còn gửi thiếu giấy tờ cho Công ty vận tải, hay quên tờ phụ lục hàng hóa làm cho Công ty vận tải không biết rõ ràng hàng hóa mình chở về là loại nào, số lượng là bao nhiêu, thì Công ty cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ để Công ty vận tải lấy hàng và chở về kho đúng chủng loại hàng hóa, mã hiệu tên hàng, đủ số lượng.
- Không nên quá tin tưởng vào Công ty vận tải mà giao hết quyền kiểm soát hàng hóa cho họ, như vậy Công ty sẽ không kiểm soát được hàng hóa của mình có được đảm bảo an toàn hay không.
- Công ty cần tìm hiểu và lựa chọn các Công ty vận tải có uy tín, chi phí vận tải hợp lí, đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải. Đồng thời Công ty cũng nên tìm hiểu nhiều Công ty vận tải chứ không độc quyền một Công ty, như vậy Công ty sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn, mặt khác khi Công ty vận tải này bận thì có thể tìm đến Công ty vận tải khác, sẽ linh động trong việc chuyên chở hàng hóa của mình về kho.
- Để tránh việc phải thuê phương tiện vận tải bên ngoài thì Công ty cũng nên xem xét thành lập bộ phận vận tải riêng của Công ty, như vậy có thể chủ
động hơn trong việc vận chuyển hàng hóa, đồng thời tiết kiệm chi phí vận chuyển và đảm bảo an toàn hơn cho hàng hóa của Công ty.
Hoàn thiện khâu thanh toán
- Với những sai sót trong khâu mở L/C như: ghi sai tên, địa chỉ bên XK, tên NH thông báo hay sai lỗi chính tả, thì Công ty cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ cần thiết cho bộ hồ sơ xin mở L/C. Cán bộ thực hiện nghiệp vụ mở L/C phải là người có chuyên môn, cẩn thận, có trình độ tiếng anh tốt để tránh những sai sót mắc phải trong L/C dẫn đến phải sửa đi sửa lại gây mất nhiều thời gian và chi phí. Công ty cũng nên cử cán bộ có nhiệm vụ mở L/C mở trước một L/C mẫu rồi fax hoặc email sang cho bên Bán tham khảo trước, nếu bên Bán không có ý kiến gì về nội dung của L/C thì cán bộ của Công ty mới tiến hành mở L/C tại ngân hàng, như vậy sẽ hạn chế được những sai sót trong khâu mở L/C.
- Công ty cần lên danh sách các chứng từ cần thiết, và thường xuyên nhắc nhở, đốc thúc bên Bán gửi đầy đủ và đúng hẹn các chứng từ như trong hợp đồng đã yêu cầu khi mà lỗi là do bên Bán gửi sang chứng từ chưa đầy đủ hay sai lỗi chính tả và thiếu một số nội dung.
- Khi Công ty không có đủ khả năng chi trả tại thời điểm đó thì trước khi ký kết hợp đồng cần xem xét công ty có khả năng thanh toán không, đồng thời phải thường xuyên lập kế hoạch sử dụng vốn. Nếu trong trường hợp ngoài dự đoán, công ty không thể thanh toán ngay tại thời điểm đó thì công ty nên thương lượng với đối tác để kéo dài thới gian thanh toán để có thêm thời gian quay vốn kịp thời. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Công ty cũng cần thỏa thuận với Ngân hàng khi nhận đầy đủ các chứng từ gốc của bên Bán thì mới tiến hành chuyển tiền cho bên Bán.
- Công ty cần quy định rõ trong hợp đồng nếu bên Bán có bất kỳ thay đổi nào về hàng hóa sẽ giao thì phải báo trước cho Công ty và chịu mọi chi phí phát sinh, tránh trường hợp bên Bán không chịu trách nhiệm khi tự ý thay đổi việc giao hàng.
Hoàn thiện khâu khiếu nại và giải quyết khiếu nại
- Công ty cần đào tạo cho nhân viên của mình các kiến thức về pháp luật khiếu nại, kiến thức nghiệp vụ, kiến thức về luật quốc tế, nhân viên cần có sự khéo léo, ứng xử và lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý, có kinh nghiệm sẽ giúp cho công ty có khả năng đạt được kết quả tốt. Đồng thời Công ty cần lưu giữ toàn bộ hồ sơ liên quan đến mỗi hợp đồng cho đến khi hết thời hạn khiếu nại để làm bằng chứng pháp lý, khi đó Công ty sẽ không bị động trong quá trình giải quyết khiếu nại.
- Công ty không nên nhượng bộ cho đối tác, cần xử lý nghiêm các sai phạm của đối tác trong quá trình đàm phán và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình. - Với các điều khoản phạt thì Công ty cần ghi rõ từng trường hợp cụ thể và chế
tài áp dụng phải rõ ràng, không nhượng bộ cho đối tác, không phải trường hợp nào cũng giải quyết bằng thương lượng, cần phải có biện pháp cứng rắn thì bên đối tác mới chấp hành nghiêm túc quy định trong hợp đồng, và có trách nhiệm hơn với hợp đồng đã ký kết.
4.2.2 Một số giải pháp khác
- Để đảm bảo quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh nói chung của công ty đạt hiệu quả cao thì công ty cần xây dựng cho mình một đội ngũ nhân viên có chất lượng. Công ty nên mở lớp hoặc cử nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, ngoại ngữ là tiếng anh và tiếng Hàn cho nhân viên, đồng thời mở các lớp đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ ngoại thương, lớp đào tạo cán bộ về các văn bản pháp luật có liên quan đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, để có thể giảm bớt những sai sót mắc phải trong hoạt động nhập khẩu của công ty.
- Công ty nên thiết lập một bộ phận chuyên trách về việc mở và làm thủ tục thanh toán L/C và các giấy tờ có liên quan về việc giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng. Công ty cũng nên tuyển thêm cán bộ chuyên ngành marketing và thương mại quốc tế nhằm đẩy mạnh hiệu quả công việc khi tiến hành các hoạt động nhập khẩu.
- Môi trường làm việc và văn hóa trong công ty cũng rất quan trọng, do đó Công ty cần tạo một môi trường làm việc thuận lợi, thoải mái, xây dựng văn hóa làm việc lành mạnh để giúp nhân viên phát huy hết khả năng của mình. Không chỉ thế, Công ty cũng cần quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên, có chế độ khen thưởng hợp lý cho nhân viên. Như vậy thì Công ty sẽ ngày càng phát triển và vươn xa hơn nữa.
4.3 Các đề xuất, kiến nghị về vấn đề hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu camera quan sát từ thị trường Hàn Quốc của công ty cổ phần công nhập khẩu camera quan sát từ thị trường Hàn Quốc của công ty cổ phần công nghệ Futech
Kiến nghị với nhà nước
• Về chính sách thuế
Vì mặt hàng nhập khẩu của Công ty là những mặt hàng công nghệ cao, chủ yếu phải nhập khẩu từ nước ngoài về, nền công nghiệp trong nước chưa sản xuất ra được, do đó nhà nước nên có sự ưu đãi và giảm mức thuế nhập khẩu đối với những mặt hàng nhập khẩu của công ty.
• Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật
Nhà nước cần nhanh chóng sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện các chính sách pháp luật; ban hành các văn bản hướng dẫn tạo mọi điều kiện cho các doanh nghiệp hiểu và vận dụng đúng các chính sách pháp luật. Đồng thời, nhà nước cũng cần nhanh chóng hoàn thiện các chính sách pháp luật theo hướng đơn giản hóa các thủ tục hành chính, hiện đại, thông thoáng, phù hợp hơn với cơ chế thị trường cũng như phù hợp với các thông lệ quốc tế.
Kiến nghị với phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam hỗ trợ Doanh nghiệp các thông tin về thị trường, đối tác, tình trạng gian lận thương mại
Trong hoạt động kinh doanh XNK hiện nay, nắm bắt rõ thông tin về thị trường cũng như thông tin về đối tác sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được những thông tin đó đôi khi không hề đơn giản và vì vậy, phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cần phải hỗ trợ, giúp đỡ các doanh nghiệp trong việc tìm hiểu thông tin về thị trường, về đối tác.
Tình trạng gian lận thương mại đang diễn ra rất phổ biến trong hoạt động kinh doanh XNK hiện nay. Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cũng cần hỗ trợ cho các doanh nghiệp các thông tin về tình trạng gian lận thương mại, các trường hợp hay xảy ra để doanh nghiệp có thêm hiểu biết về vấn đề này, nhằm tránh được nhiều rủi ro trong hoạt động kinh doanh XNK của mình.
Kiến nghị hệ thống ngân hàng cung cấp thông tin về tình trạng, uy tín của ngân hàng đối tác
Đối với các doanh nghiệp có hoạt động XNK nói chung và nhất là những doanh nghiệp có hoạt động XK nói riêng, việc nắm bắt thông tin về tình trạng, uy tín của ngân hàng đối tác là hết sức quan trọng. Các doanh nghiệp XK Việt Nam cần tìm hiểu xem ngân hàng đối tác có uy tín, có khả năng thanh toán hay không. Việc tìm hiểu này cần phải được sự giúp đỡ, hỗ trợ của hệ thống các Ngân hàng Việt Nam vì các Ngân hàng này sẽ dễ dàng tìm hiểu và có được các thông tin của các Ngân hàng nước ngoài.
KẾT LUẬN
Hoạt động kinh doanh nhập khẩu tại Công ty cổ phần công nghệ Futech trong những năm qua đã đạt được những thành tựu nhất định, đóng góp một phần không nhỏ vào quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển kinh tế và tạo thêm công ăn việc làm cho người lao động. Bộ máy của Công ty đã dần thích nghi trong cơ chế thị trường và hoạt động tương đối có hiệu