thị trường Hàn Quốc của Công ty cổ phần công nghệ Futech
Vì Công ty thực hiện hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện CIF nên quy trình thực hiện HĐNK của Công ty có giảm đi một số bước so với quy trình chung, cụ thể như sau:
Công ty cổ phần công nghệ Futech chủ yếu NK camera quan sát từ thị trường Hàn Quốc. Mặt hàng camera quan sát mà công ty NK là hàng hóa không phải xin giấy phép NK, chỉ cần giấy đăng ký kinh doanh và mã số kinh doanh là được. Công ty chủ yếu nhập hàng theo điều kiện giá CIF nên trong quy trình thực hiện hợp đồng công ty đã bỏ qua hai bước là thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm, vì hai bước này là do bên XK thực hiện. Vì vậy, ta chỉ tập trung nghiên cứu các bước: nhận hàng và kiểm tra, làm thủ tục hải quan, thuê phương tiện vận tải về kho, thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
3.3.1 Làm thủ tục hải quan
Do công ty thực hiện hợp đồng NK mặt hàng camera quan sát theo điều kiện giá CIF Hải Phòng, nên công ty sẽ tiến hành giao nhận hàng và làm thủ tục hải quan tại cục Hải quan Hải Phòng, đồng thời việc thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm thuộc trách nhiệm của bên đối tác (bên bán). Hiện nay khoảng 30% thủ tục hải quan là do công ty tự làm, còn lại là công ty thường thuê đại lý làm thủ tục hải quan cho mình. Những thủ tục hải quan nào đơn giản, dễ khai thì công ty thường tự làm để tích lũy kinh nghiệm đồng thời tiết kiệm chi phí thuê đại lý. Hình thức khai hải quan mà công ty đang áp dụng là hình thức hải quan điện tử nên công ty không cần
Làm thủ tục hải quan
Nhận hàng và kiểm tra
Thuê phương tiện vận tải về kho
Thanh toán
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
đến tận nơi để làm thủ tục mà tiến hành khai trên tờ khai hải quan theo đúng tiêu chí và khuôn dạng chuẩn, sau đó gửi tới hệ thống của chi cục hải quan cửa khẩu cảng Hải phòng khu vực II, địa chỉ Số 1 đường Ngô Quyền, Hải Phòng. Sau đó phía Công ty nhận thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan về số tờ khai hải quan, kết quả phân luồng. Kết quả phân luồng đối với hàng hóa NK của Công ty thường là luồng xanh; vì vậy sau khi nhận thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan, Công ty sẽ in tờ khai trên hệ thống của mình để đi lấy hàng. Còn khi ủy quyền cho đại lý, công ty chuẩn bị đầy đủ các chứng từ và làm giấy ủy quyền để đại lý tiến hành làm thủ tục hải quan. Đại lý làm thủ tục hải quan sẽ kê khai báo tên người khai báo là tên của Công ty cổ phần công nghệ Futech, chịu sự kiểm soát của công ty và giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình làm thủ tục hải quan cho công ty, đồng thời không được phép ký thay.
Để làm thủ tục hải quan, nhân viên của công ty tự khai trên mạng internet các mẫu tờ khai hải quan theo quy định, cùng với các chứng từ tạo thành hồ sơ hải quan bao gồm:
- Tờ khai hải quan: 02 bản chính
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: 01 bản sao
- Hóa đơn thương mại: 01 bản chính và 01 bản sao - Vận tải đơn: 01 bản
- Bản sao chính thức kế hoạch nhập khẩu
- Bản kê chi tiết hàng hóa: 01 bản chính và 01 bản sao (nếu có) - Tờ khai giá trị hàng nhập khẩu: 01 bản chính (nếu có)
Sau đó, chi cục hải quan sẽ ra quyết định hình thức kiểm tra đối với chủ đối tượng và đối tượng hải quan thông qua hệ thống quản lý rủi ro tự động phân luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ. Vì Công ty cổ phần công nghệ Futech chấp hành tốt pháp luật hải quan, nộp thuế nhập khẩu đầy đủ và đúng hạn nên khi làm thủ tục hải quan, hồ sơ hải quan của công ty thường được phân vào luồng xanh, không phải kiểm tra thực tế hàng hóa, chỉ có một số rất ít phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Số tờ
khai hải quan bị phân vào luồng đỏ của công ty chiếm số lượng rất ít và có xu hướng ngày càng giảm.
Trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thì bước làm thủ tục hải quan công ty hoàn thành kém nhất. Bởi việc thực hiện khai điện tử mới được áp dụng nên còn nhiều vấn đề mới, nhân viên làm thủ tục hải quan còn gặp khó khăn trong việc cập nhật thông tin về dự thay đổi các thủ tục, chính sách, và tất nhiên không thể tránh khỏi các sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan. Các lỗi mà công ty thường mắc phải trong khâu làm thủ tục hải quan như: thiếu giấy tờ khi đi khai hải quan, khai báo sai tên hàng hóa, tính thuế không chính xác, kiểm tra hàng hóa thực tế không khớp với tờ khai hải quan,…Những lỗi này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Do đó, công ty cần phải có những biện pháp khắc phục ngay.
3.3.2 Nhận hàng và kiểm tra
Sau khi làm thủ tục thông quan cho hàng hóa, Công ty nhanh chóng tiến hành nghĩa vụ nhận hàng tại cảng Hải Phòng. Khi mặt hàng NK được bên bán chuyển về tới cảng, cảng sẽ báo cho công ty biết và công ty sẽ làm các thủ tục để nhận hàng. Sau khi nhận được thông báo hàng đến, cán bộ giao nhận hàng hóa của công ty mang vận đơn đường biển B/L (Bill of Lading) gốc, giấy phép kinh doanh, phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (Certificate of Origin) và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng D/O (Delivery Order). Sau đó, công ty mang D/O tới làm thủ tục hải quan và đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng để xuống cảng nhận hàng. Công ty tiến hành nhận hàng về số lượng, tên hàng, chất lượng, bao bì, chủng loại, thông số kỹ thuật,…so với yêu cầu đã thỏa thuận trong hợp đồng. Trong quá trình nhận hàng, công ty nhận hàng thông qua công ty giám định Vinacontrol Hải Phòng. Bên giám định Vinacontrol sẽ tiến hành giám sát quá trình bốc xếp hàng hoá từ phương tiện vận tải của cảng tới các kho cảng, số lượng, tình trạng, sắp xếp và bảo quản hàng tại kho cảng. Kết quả kiểm sau đó được lập thành văn bản có chữ kí và dấu xác nhận của Vinacontrol. Trong quá trình kiểm tra hàng hóa, nếu thấy có sai sót như: hàng lỗi, hàng thiếu, hàng sai chủng loại, không đúng số lượng…thì công
ty thường thông báo trực tiếp cho bên bán để thương lượng, thỏa thuận tìm giải pháp tốt nhất nhằm giải quyết vấn đề mã vẫn duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài và giữ uy tín cho nhau. Sau khi nhận hàng, các bên sẽ ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hóa.
Trong khâu nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, công ty cũng có những sai sót. Những lỗi mà công ty thường mắc phải như: không mang đầy đủ chứng từ, giấy tờ theo quy định để nhận hàng, chậm đôn đốc bên XK gửi chứng từ để nhận hàng, chứng từ sai bị trả lại, liên hệ và ký hợp đồng với cơ quan ga cảng muộn, hàng bị sai thông số kỹ thuật, hàng hóa bị sai mã hiệu,…Trong đó thì việc chuẩn bị chứng từ giấy tờ của công ty và việc nhận hàng đúng thông số kỹ thuật hay xảy ra sai sót nhất, mang thiếu phụ lục hợp đồng là nguyên nhân gây ra việc nhận hàng không đúng thông số kỹ thuật. Những lỗi này sẽ gây ảnh hưởng tới quy trình thực hiện hợp đồng NK của công ty, từ đó làm ảnh hưởng tới việc kinh doanh của công ty, do đó công ty cần có biện pháp khắc phục những lỗi này để công tác NK hàng hóa của công ty ngày càng thuận lợi hơn.