Công ty thuê phương tiện vận tải chủ yếu ở bên ngoài, vận chuyển bằng đường bộ. Khi có hợp đồng NK và khi Công ty tiến hành nhận hàng thì sẽ liên lạc với công ty vận tải đã ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa về kho của công ty. Các điều khoản trong hợp đồng vận tải này gồm: nội dung công việc, giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện, thanh toán, trách nhiệm của các bên, trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện hợp đồng, bất khả kháng, và các điều khoản khác. Công ty sẽ phải gửi cho công ty vận tải các giấy tờ:
- Hợp đồng NK - Vận đơn gốc - Tờ khai hải quan - Packig list
- Phụ lục tờ khai hải quan - Hối phiếu thanh toán
- Hóa đơn thương mại - Tờ khai trị giá tính thuế - Giấy chứng nhận xuất xứ - Giấy chứng nhận chất lượng - Giấy giới thiệu
- Phụ lục hàng hóa
Sau đó công ty vận tải sẽ căn cứ vào những giấy tờ này đến làm thủ tục xuất kho và vận chuyển hàng đi. Công ty sẽ tiến hành thanh toán bằng tiền mặt vào một lần duy nhất với đầy đủ chứng từ hợp lệ cho công ty vận tải ngay sau khi công ty nhận hàng. Trong quá trình vận chuyển, công ty phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa, nếu hàng hóa bị tổn hay hư hỏng gì trong quá trình vận chuyển thì công ty vận tải phải bồi thường thiệt hại cho những tổn thất đó.
Trong khâu thuê phương tiện vận tải về kho thì công ty cũng gặp phải những khó khăn và mắc phải những lỗi lầm gây ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng NK của công ty. Công ty không có bộ phận vận tải nên phải đi thuê, mỗi lần có hợp đồng NK thì công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng vận tải với Công ty vận tải, nhưng có những trường hợp khi Công ty liên lạc với Công ty vận tải thì họ lại đang thực hiện hợp đồng vận tải với Công ty khác, khi đó công ty sẽ không thuê được, hoặc nếu có thì đội vận tải của họ cũng không phải là chuyên nghiệp đạt chất lượng như mong muốn, không những thế công ty vận tải không hiểu hết tầm quan trọng của hàng hóa đối với công ty nên đôi khi trong quá trình vận chuyển làm chậm thời gian hàng đến kho của Công ty. Bên cạnh đó, Công ty còn mắc phải những sai sót như: trong giấy tờ gửi cho Công ty vận tải vẫn còn gửi thiếu, nhầm, có trường hợp quên tờ phụ lục hàng hóa làm cho Công ty không biết rõ hàng hóa mình chở về là loại nào và số lượng là bao nhiêu khi làm thủ tục xuất kho với cơ quan ga cảng. Vì vậy mà Công ty cần có những biện pháp khắc phục và hoàn thiện hơn khâu thuê phương tiện vận tải về kho để không gây ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty.
3.3.4 Thanh toán
Công ty có phương thức thanh toán chủ yếu là L/C. Do đó công việc đầu tiên và rất quan trọng đó là tiến hành mở L/C. Sau khi hợp đồng được kí kết, nhân viên Công ty cổ phần công nghệ Futech đến chi nhánh NH TMCP Kiên Long đặt tại 34A Hàn Thuyên, Q.Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội để yêu cầu mở L/C không hủy ngang cho bên thụ hưởng là bên đối tác của công ty tại Hàn Quốc qua NH thông báo L/C là Woori Bank Janghanpyeong Branch. Công ty sẽ căn cứ vào nội dung hợp đồng để làm đơn yêu cầu NH mở L/C với mẫu mở L/C được in sẵn do NH cấp. Trong quá trình làm đơn yêu cầu mở L/C, Công ty có tham vấn nhân viên NH để đảm bảo nội dung L/C được chặt chẽ, thuận lợi cho Công ty. Sau khi xem xét nguồn vốn để đảm bảo thanh toán L/C của Công ty, NH sẽ quyết định việc phát hành L/C. Sau khi L/C có hiệu lực, bên bán sau khi giao hàng sẽ lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C và xuất trình cho Woori Bank Janghanpyeong Branch, Ngân hàng này ngay lập tức chuyển bộ chứng từ cho NH TMCP Kiên Long. Ngân hàng TMCP Kiên Long sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết tính hợp lệ của bộ chứng từ, nếu bên bán đã thực hiện đúng những quy định của L/C thì Ngân hàng TMCP Kiên Long sẽ chuyển tiền cho ngân hàng tiếp nhận L/C là Woori Bank Janghanpyeong Branch, sau đó tiếp tục gửi bộ chứng từ cho công ty cổ phần công nghệ Futech. Còn nếu chứng từ không hợp lệ thì NH TMCP Kiên Long sẽ thông báo cho công ty về việc có chấp nhận lỗi đó hay không.
Trong khâu thanh toán Công ty cũng mắc phải những sai sót làm chậm thời gian nhận hàng, gây ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng NK của công ty. Những sai sót trong khâu thanh toán của công ty như: sai sót trong khâu mở L/C như sai tên, địa chỉ bên XK, tên NH thông báo, lỗi chính tả…; chứng từ bên XK gửi sang chưa đầy đủ hay sai lỗi chính tả và thiếu một số nội dung; công ty không có đủ khả năng chi trả tại thời điểm đó; công ty ít ứng dụng các văn bản pháp luật liên quan; công ty chưa thực sự phối hợp với NH mở L/C;…Những lỗi này khiến hợp đồng diễn ra chậm hơn, dẫn đến hàng hóa không được chuyển đúng thời hạn quy định trong hợp đồng. Do đó, công ty cần có những biện pháp khắc phục những sai sót trong khâu thanh toán để không làm chậm trễ quy trình thực hiện hợp đồng NK của Công ty.
3.3.5 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Các nội dung khiếu nại, thời hạn khiếu nại và cách thức khiếu nại được quy định rõ trong hợp đồng. Các đối tượng khiếu nại có thể là bản thân Công ty, bên bán hay người vận tải. Các vụ khiếu nại của Công ty chủ yếu liên quan đến việc bên bán giao hàng thiếu, giao hàng chậm, hàng giao không đủ số lượng, không đúng chất lượng, không phù hợp với các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng mà hai bên đã ký kết. Còn đối với người vận tải thì việc khiếu nại của Công ty chủ yếu là do hàng bị mất hay thất lạc trong quá trình vận chuyển, bị thiếu về số lượng, trọng lượng so với vận đơn,…Tuy nhiên thì những tranh chấp, khiếu nại phát sinh giữa công ty với các bên đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng NK xảy ra không quá nghiêm trọng và căng thẳng đến mức phải sử dụng đến hội đồng trọng tài, hoặc kiện nhau ra tòa để giải quyết. Các tranh chấp đó đều được hai bên chủ động bàn bạc, hòa giải trên tinh thần hợp tác. Bởi các bên đều muốn giữ uy tín cũng như mối quan hệ làm ăn lâu dài, ổn định, nên luôn giải quyết các khiếu nại một cách kịp thời, không để xáy ra tranh chấp, bất đồng lớn, hợp tác trên cơ sở tin tưởng và tạo uy tín với nhau.