GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY LONG PHAN
Qua những ưu và nhược điểm về nghiệp vụ giao nhận tại công ty cổ phần An Thời, xin được nêu ra một số giải pháp kiến nghị cho công ty để có thể khắc phục những khó khăn trong thời gian tới.
1. Chú trọng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng nhất, quyết định đến sự thành bại của một công ty. Để có được một đội ngũ cán bộ tinh thông nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc, công ty cần phải:
+ Thường xuyên thăm hỏi, tìm hiểu nguyện vọng và các khó khăn của nhân viên, từ đó động viên và có hướng giải quyết thích hợp.
+ Xây dựng một chính sách thưởng phạt rõ ràng, cụ thể để mọi người cùng tuân thủ và nhằm khuyến khích nhân viên nâng cao tinh thần trách nhiệm.
+ Tổ chức thường xuyên các khóa học nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính, pháp luật cho nhân viên công ty.
+ Hàng năm tổ chức những chuyến đi du lịch để kết nối các thành viên lại với nhau, tạo được cảm hứng khi quay trở về làm việc, cùng nhau phối hợp đạt hiểu quả cao nhất.
2. Nâng cao điều kiện cơ sở vật chất và đẩy mạnh công tác Marketing
+ Cần phải tân trang lại bộ mặt văn phòng công ty sao cho thật sang trọng và ấn tượng để tạo sự trang trọng và thoải mái cho nhân viên cũng như gây ấn tượng tốt với đối tác nước ngoài khi viếng thăm công ty để tìm kiếm cơ hội hợp tác.
+ Hoàn thiện hệ thống Website, trang web phải thể hiện được tính chuyên nghiệp vì nó là bộ mặt của công ty, phải thường xuyên cập nhật thông tin. Một trang web mạnh có thể sẽ có nhiều ảnh hưởng đến khách hàng cũng như có thể tìm được nguồn thu từ quảng cáo trên đó.
+ Bảng chào giá của công ty phải rõ ràng, hấp dẫn vì nó sẽ thu hút được sự quan tâm của khách hàng và cũng thể hiện được tính chuyên nghiệp của một công ty.
+ Phải đẩy mạnh quảng bá công ty ra trong giới xuất nhập khẩu, phải thường xuyên tiếp xúc với họ, biết được họ đang thiếu gì và cần gì, từ đó tìm cách đáp ứng mong muốn của họ, giành lấy thị trường. Muốn được như vậy, công ty nên có hẳn một bộ phận marketing để làm việc này.
3. Thiết lập các mối quan hệ
Do tính chất ngành nên công ty phải chú trọng tối đa đến mối quan hệ với các hãng tàu và các đại lý của mình ở nước ngoài để có được giá tốt, cạnh tranh nhất. Công ty nên có những buổi tiệc nhỏ thân mật và mời đại diện của các hãng tàu đến để trao đổi và nuôi dưỡng mối quan hệ tốt đẹp ấy.
Đối với các đối tác nước ngoài, thường xuyên thăm hỏi họ qua email, chúc mừng họ nhân các ngày lễ lớn và sự kiện quan trọng của công ty.
4. Nghiên cứu hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ
Hiện nay các quy trình của công ty chủ yếu là do tự phát không theo một quy chuẩn nào, vì vậy việc áp dụng vào thực tế không tránh khỏi những bất cập, việc này dẫn đến tình trạng thường xuyên thay đổi và chỉnh sửa để phù hợp với tình hình thực tế.
Xuất phát tự thực tế trên, trong định hướng của những năm tiếp theo, công ty sẽ xây dựng kế hoạch để tiến hành ISO hóa các quy trình của công ty để đảm bảo tính chặt chẽ, khoa học và phù hợp với thực tế hơn.
Bên cạnh đó, việc hội nhập sâu vào sân chơi của kinh tế thế giới, các quy định, quy chuẩn; pháp luật quốc tế là điều cần phải tính toán đến để việc soạn thảo quy trình phù hợp với thông lệ quốc tế và giúp cho các bộ phận chuyên môn trong công ty tác nghiệp được thuận lợi hơn.
5. Xây dựng quy chế phối hợp giữa các phòng ban để hoàn thiện chuỗicung ứng dịch vụ cho khách hàng cung ứng dịch vụ cho khách hàng
Hiện nay các bộ phận và các công đoạn công việc trong công ty đều đã xây dựng quy chế như: Quy chế về thu chi tiền mặt; quy chế về thanh toán; tạm ứng; quy chế về chi lương-thưởng; quy chế về thực hiện nội quy công ty…
Tuy nhiên, việc xây dựng quy chế phối hợp giữa các bộ phận với nhau gần như chưa có, điều này đẫn đến một thực trạng đang tồn tại tại công ty, đó là: khi có một nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến các bộ phận thì việc phối hợp của yếu là dựa vào sự chỉ đạo của ban giám đốc; các cuộc họp giao ban phân công công việc, mà chưa có bất kỳ một văn bản nào quy định về các trách nhiệm và phân nhiệm này. Sự phối hợp không đồng bộ, chệch choạng và dẫm chân lẫn nhau là điều không thể tránh khỏi.
Hiện nay công ty đã có một nhân sự phụ trách về hành chính-nhân sự và trong giai đoạn soạn thảo để hoàn thiện quy chế này. Chắc chắn rằng việc xây dựng được khung pháp lý nội bộ này sẽ làm tăng chất lượng dịch vụ và loại bỏ được những lãng phí về thời gian, nhân lực do chồng chéo gây nên. Từ đó nâng cao được chất lượng dịch vụ và tạo ra được 1 chuỗi cung ứng hoàn thiện cung cấp cho khách hàng – đó cũng là mục tiêu mà công ty đang hướng tới “nhà cung cấp chuyên nghiệp các dịch vụ logistic và quản lý chuỗi cung ứng”
CHƯƠNG IV: KẾT LUẬN
Công ty TNHH Long Phan được thành lập trong giai đoạn đất nước hội nhập sâu vào quá trình toàn cầu hóa, môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt đã đặt ra những thách thức không hề nhỏ. Làm thế nào để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường mới là một bài toán không hề đơn giản đối với cấp lãnh đạo công ty. Mặc cho muôn vàn khó khăn như vậy nhưng Ban giám đốc công ty vẫn đang từng bước vượt qua những trở ngại và đạt được những thành quả nhất định, đó là uy tín, niềm tin từ khách hàng và đối tác, mức lợi nhuận ổn định hàng năm. Những thành quả đạt được đó không thể không nhắc đến đội ngũ nhân viên trẻ năng động, nhiệt tình, ham học hỏi, những con người đại diện cho bộ mặt của công ty.
Với những gì đã được trang bị trong trường và thời gian thực tập tại công ty, tôi đã được mở rộng thêm vốn kiến thức nhỏ nhoi của mình. Bên cạnh đó tôi cũng đi sâu vào nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu tại công ty và đề ra một số kiến nghị với mong muốn góp sức cho sự phát triển trong tương lai của công ty.
Con thuyền nhỏ mang tên Long Phan đã và đang cùng chiếc tàu lớn của Việt Nam vươn ra biển lớn. Mỗi ngày trôi qua, các thành viên thủy thủ đoàn vẫn không ngừng chung tay góp sức tạo thêm nguồn lực mạnh mẽ giúp cho Long Phan không hề bị lay động trước những cơn sóng to gió lớn, và từ sức ép của những con tàu lớn ngoài đại dương mênh mông kia. Và biết đâu, với lợi thế “con cá nhỏ giữa lòng đại dương”, Long Phan sẽ ngày càng tiến xa hơn nữa.