a. Khái niệm:
Là một tíến trình 2 chiều giữa người gửi và người nhận thông điệp thông qua các kênh nhằm thiết lập sự hiểu biết chung.
b. Vai trò
- Thông tin là yếu tố đảm bảo cho sự chỉ đạo trực
tiếp của các nhà QL cấp cao, các nhà giám sát đối với các cấp QL cũng như sự chỉ đạo của các nhà QL cấp cơ sở đối với thành viên của mình.
- Thông tin là yếu tố caanf thiết đảm bảo sự tác động của các chủ thể QL đến các khách thể thông qua các hành động nhằm đạt mục tiêu. Từ các đơn vị SXKD đến các cơ quan QLNN đều đòi hỏi phaỉ có TT để đưa ra các QĐ cụ thể về giá, về cạnh tranh, thị trường. - Thông tin là một nguồn lực quan trọng có vai trò quyết định của TC. VD: Một DN có đầy đủ các yếu tố: tài chính mạnh, đội ngũ công nhân, kỹ sư lành nghề, có đủ trình độ, khả năng, có các nhà QL được đào tạo tốt nhưng thiếu thông tin về trị trường, giá cả, về Nhà nước thì DN đó không thể ttòn tại và phát triển.
- Thông tin là một loại nguồn lực có giá trị và có sức mạnh hơn rất nhiều so với vật chất. VD: các thông tin tình báo, quân sự, kinh tế. Một thông tin được xử lý của điệp viên có thể ngăn chặn được sự tấn công của cả một mặt trân; một thông ti về sản phẩm mới dem lại cho DN khối lượng lợi nhuận cao gấp đôi … Điều đó khó có thể lượng hoá về vật chất như những loại hàng hoá theo nghĩa hẹp của nó.
Vấn đề cốt lõi của vai trò thông tin trong một TC không phải ở khía cạnh có TT mà quan trọng là vấn đề xử lý và sử dụng TT như thế nào.
Thông thường TT được sử dụng vào nhiều mục đích: - XD và phổ biến các mục tiêu.
- Lập kế hoạch.
- Tổ chức và quản lý các nguồn lực trong nội bộ TC. - Lựa chọn, đánh giá, đề bạt cán bộ.
- Lãnh đạo, hướng dẫn. - Kiểm tra hoạt động.
Vai trò của TT trong QL thể hiện rõ nhất qua hệ thống kiểm soát hoạt động của một TC. Trong TC, nhiều câu hỏi cần được trả lời theo nguyên lý khẳng định hay phủ định. Vấn đề cung cấp TT để trả lời các câu hỏi “có” hay “không” có ý nghĩa rất lớn đói với các nhà QL trong vieecj đưa ra QĐ nhằm can thiệp vào quá trình hoạt động của TC, đảm bảo đạt tới MT của TC đã đề ra. Thông qua hoạt động KS và dựa trên các nguồn TT có được, các nhà QL có thể đưa ra các QĐ nhằm đạt tới MT.
Câu21. Khái niệm tổ chức và cơ cấu tổ chức? Trình bày nội dung cơ bản của cơ cấu TC trực tuyến và điều kiện để vận dụng CC này? Vẽ sơ đồ minh hoạ.
Khái niệm
TC được hiểu như là một thực thể, một hệ thống của những nỗ lực của hai hay nhiều người trên một lĩnh vực nhất định nhằm đi đến một MT chung. Tính hệ thống của TC cũng có nghĩa là là một sự kêt hợp có TC.. TC là một thực thể sống, vận động và phát triển. Thuật ngữ TC theo nghĩa này là chỉ một TC cụ thể như DN, CQ nhà nước hay các TC ch.trị-XH.
Theo một cách tiếp cận khác, TC được hiểu theo 2 nghĩa:
Thứ nhất, TC là một thể chế, một CQ, một TC được thiết lập ra nhằm những M.đích cụ thể (bệnh viện, trường học, CQ Nhà nước …) TC ra đời là một tất yếu nhằm để giải quyết những loại hình MT rất phức tạp, bảo vệ những giá trị cần thiết của XH, giúp con người tạo ra được sự thay đổi và QL được những sự thay đôi đó. TC cũng là những yếu tố của sự ổn định. TC cũng chính là các nguồn chức nghiệp quan trọng cho con người trong phát triển. Cách tiếp cận này của TC là nghiên cứu các cấu trúc bên trong (tĩnh) của TC.
Thứ hai, TC được tiếp cận theo quan điểm quá trình hay còn gọi là quá trình TC, tức là nghiên cứu sự phân bố, phân công trong các thành viên của TC nhằm đạt được MT.
Theo nghĩa chung nhất, TC chính là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật sẽ không thể tồn tại nếu không có hình thức liên kết các yếu tố về nội dung của nó.
TC là nhóm cá nhân hợp tác với nhau dưới sự lãnh đạo của người QLđể đạt MT.
TC là một kiểu hợp tác giữa những người có cân nhắc, có ý thức và có mục đích thống nhất.
Từ khi con người ra đời đã có sự hình thành TC, đó là TC xã hội của con người và nó ngày càng phát triển, hoàn thiện. * Đặc trưng:
- TC phải có từ hai người trở lên.
- TC có mục tiêu, mục đích thống nhất của các thành viên. - TC phải có người lãnh đạo, có người QL.
- Phải có sự phân công và phối hợp cùng hướng đến MT, thực hiện MT.
- Mối quan hệ với bên ngoài được thiết lập thông qua các kênh thông tin. TC không có nghĩa là cô lập. - TC phải có một cơ cấu TC chính thức.
Việc thiết lập cơ cấu TC là trách nhiệm của nhà QL.
Dấu hiệu hay đặc trưng của TC chỉ có ý nghĩa tương đối vì trên thực tế có rất nhiều loại TC được phân theo nhiều tiêu chí khác nhau và đó cũng là những nét đặc trưng của các TC đó.
* Cơ cấu TC:
- Là một khái niệm chỉ cấu trúc của hệ thống bao gồm các bộ phận có mối quan hệ biện chứng với nhau. Nó mang tính chỉnh thể và tính trội cho hệ thống.
- Cơ cấu TC chính thức: là một cc xác định bao gồm các bộ phận có mối QH tương đối ổn định, các bộ phận này có chức năng nhiệm vụ xác định.
- Cơ cấu TC phi chính thức: được hình thành tự nhiên từ trong CCTC chính thức. * Chức năng trực tuyến:
- Đây là những c/n liên quan trực tiếp đến việc thực hiện MT của TC, bộ phận được giao thực hiện c/n này được gọi là bộ phận trực tuyến. Người đứng đầu bộ phận này gọi là người điều hành TT.
* Chức năng Tham mưu:
- Đây là c/n thực hiện các hoạt động tư vấn, phục vụ trong TC (VP, TCCB…) nó đóng vai trò thực hiện c/n tham mưu. Bộ phậnnày gọi là bộphận thamm mưu, người đứng đầu gọi là người điều hành TM.
Cơ cấu TC trực tuyến
Là loại hình CCTC đơn giản nhất, lâu đời nhất. - Đứng đầu là thủ trưởng
- Dưới TT là các bộ phận TT.
- Dưới bộ phận TT là người đ/hành TT.
- Dưới người đ/hành TT là người QL cơ sở, giám sát cơ sở. - Cuối cùng là người thừa hành.
* Đặc điểm:
+ Quyền hành được uỷ quyền từ trên xuống dưới.
+ Chỉ có các nhà điều hành TT, không có các nhà đ/hành tham mưu nên các nhà đ/hành TT phải kiêm cả c/n đ/hành TM.
+ Cấp dưới chỉ chịu trách nhiệm duy nhất trước một cấp trên trực tiếp. Các cá nhân cùng cấp nhưng khác bộ phận thì độc lập với nhau.
* Ưu điểm:
- Đơn giản, thể hiện ở tuyến quyền hành và đường trách nhiệm, chịu trách nhiệm đơn. - Tạo điều kiện cho việc ra các QĐ QL.
- Tạo sự linh hoạt, thuận lợi cho hoạt động kiểm soát của cấp trên với cấp dưới. * Nhược điểm
- Giới hạn việc mở rộng quy mô TC.
- Tạo ra khó khăn cho việc đào tạo và tuyển dụng các nhà đ/hành TT ví nó đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn sâu trong lĩnh vực QL và phải có kiến thức rộng.
* Điều kiện áp dụng:
- Chỉ phù hợp với TC có Q.mô nhỏ, hoạt đông ổn định.
VD: cửa hàng may mặc …
Câu22. Trình bày nội dung cơ bản của cơ cấu tổ chức trực tuyến-tham mưu và điều kiện để vận dụng CC này? Vẽ sơ đồ minh hoạ.
Cơ cấu TC trực tuyến – tham mưu.
Đây là loại hình cc phổ biến nhất hiện nay được áp dụng cho các TC có quy mô lớn hoạt động phức tạp. - Đứng đầu là thủ trưởng TT
- Dưới TTTT là người giám sát, quản lý cơ sở. - Cuối cùng là người thừa hành.
Bên cạnh TC trực tuyến còn tổ chức thêm bộ phận TM. - Đứng đầu là thủ trưởng TM
- Dưới TTTM là những người thừa hành. * Đặc điểm:
- Trong TC có 2 loại bộ phận: TT và TM
Bộ phận TT trực tiếp thực hiện các kế hoạch, chương trình, đề án theo thẩm quyền. Bộ phận TM thực hiện các hoạt động tư vấn phục vụ cho lãnh đạo và cho bộ phạn TT.
Thủ trưởng là người có quyền hạn và phối hợp hoạt động 2 bộ phận đó của TC. * Ưu điểm:
- Đảm bảo nguyên tắc trách nhiệm và chịu trách nhiệm đơn.
- Người điều hành TT nhận được sự hỗ trợ của các nhà đ/hành TM, nhất là về công tác TCCB, VP …
Các nhà điều hành TT có nhiều thời gian hơn để tập trung vào c/n chính không phải thực hiện c/n không liên quan đến là c/n TM. - Tạo điều kiện thuận lợi cho đào tạo và tuyển dụng các nhà QL đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ.
* Nhược điểm:
- Dễ làm xuất hiện mâu thuẫn giữa các nhà điều hành TT với điều hành TM, đặc biệt là khi c/n nhiệm vụ của 2 bộ phận này không được xác định rõ ràng, họ dễ đổ trách nhiệm cho nhau.
- Các nhà điều hành đe doạ lẫn nhau.
- Kiến thức của các nhà điều hành TT có thể bị thiếu hụt trên một số lĩnh vực quan trọng như: TCCB, TCKT. * Điều kiện áp dụng:
- Được áp dụng khá phổ biến vì rất phù hợp với thực tế cuộc sống XH. - Vẽ mô hình TC cơ quan.
* Sử dụng thời gian trung bình của các nhà QL cho các vai trò khác nhau:
1.Giao tiếp, truyền thông, xử lý tài liệu, dùng điện thoại, trả lời các yêu cầu, đọc và viết báo cáo (chiếm khoảng 1/3 thời gian)
2. QL các công việc mang tính truyền thông như đã mô tả ở chức năng QL như: lập KH, ra QĐ, kiểm soát, xác định MT, giải quyết các mâu thuẫn, theo dõi hoạt động (chiếm khoảng 1/3 thời gian)
3. QL nguồn nhân lực, khuyến khích động viên, đào tạo, giải quyết mâu thuẫn cá nhân, thông tin phản hồi, nghe ngóng hoạt động (chiếm khoảng 1/5 thời gian)
4. Hoà nhập chung vào XH, cộng đồng, tổ chức (chiếm khoảng 1/5 thời gian)
Điều tra về phân bổ thời gian của cá nhà QL cho các nhiệm vụ, Mahoney và cộng sự đã xác định các hành vi QL trong tổng thời gian hàng ngày của các nhà QL và được phân bổ như sau:
1. Bảng phân bổ thời gian cho các hoạt động của nhà QL.
Chức năng Tỉ lệ thờ i gia n Chức năng Tỉ lệ thờ i gia n Giám sát 28, 4
Điều tra xem xét 12, 6 Kế hoạch 19, 5 Thảo luận, đàm phán 6,0 Phối hợp 15, 5 Công tác cán bộ 4,0 Đánh giá 12, 7
Ngoại giao, đại diện
1,8
Nếu tập trung vào bốn nhóm c/n cơ bản của nhà QL, phân bổ thời gian phụ tuộc vào vị trí của các nhà QL. Sự phân bổ thời gian này rất khác nhau giữa các nhà QL cấp cao và cấp thấp.
2. Bảng phân bổ thời gian cho 4chức năng chủ yếu (%) Cấp QL hoạch Kế chức Tổ Chỉ huy Kiểm soát Cấp cơ sở 15 24 51 10 Cấp tr gian 18 33 36 13 Cấp cao 28 36 22 14
Nghiên cứu phân bổ thời gian cho bốn nhiệm vụ của các nhà QL thành công và không thành công cũng chỉ ra cho thấy sự phân bổ thời gian không đồng đều
3. Bảng phân bổ thời gian của các nhà QL (%) Nhà QL Truyền thông Giao tiép Nguồn nh. lực Liên kết Trung bình 32 29 20 19 Thànhcông 13 28 11 48 Hiệu quả 19 44 26 11 _______________________ Hà Nội, 11/2006. Khoa Hành chính học Học viện Hành chính Quốc gia