nhập doanh nghiệp
842.979.388 336.511.658 25.680.838
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty cổ phần ADN 2012- 2013
Nhìn vào bảng số liệu kết quả kinh doanh của công ty, ta có thể thấy rằng các hợp đồng kinh doanh ngày càng mang lại hiệu quả cho công ty. Công ty cổ phần ADN đang từng bước khẳng được được vị thế và tên tuổi của mình trên thị trường. Là một công ty có quy mô hoạt động nhỏ, nhưng công ty đã biết tận dụng những điểm mạnh lợi thế của mình để cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành khác.
Trong những năm hoạt động của mình công ty đã đạt được một số thành tựu nhất định: Quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng, với số vốn đầu tư không ngừng tăng qua các năm đã giúp công ty đã phát triển mở rộng kinh doanh. Không dừng ở việc phân phối linh kiện điện tử công ty còn xúc tiến hợp tác làm đại lý phân phối ô tô, xe máy. Ngoài ra công ty tham gia kinh doanh các lĩnh vực như: Mua bán thảm, đệm, chăn, màn, rèm, ga trải giường, gối và hàng dệt khác; mua bán giường, tủ, bàn ghế và đồ dùng nội thất tương tự; đại lý mua bán sim card điện thoai; kinh doanh dịch vu ăn uống, giải khát.
Với những chuyển biến tích cực như vậy, trong tương lai công ty sẽ còn ký kết được rất nhiều hợp đồng, chủ yếu là các hợp đồng mua bán hàng hóa. Điều này sẽ mang lại nguồn lợi nhuận không hề nhỏ cho công ty.
2.2 Thực trạng áp dụng pháp luật hợp đồng mua bán hàng hóa trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa của công ty cổ phần ADN.
2.2.1.1 Chủ thể giao kết hợp đồng:
Chủ thể giao kết hợp đồng của công ty theo quy định của Luật doanh nghiệp 2005, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế công ty cổ phần thì chủ tịch hội đồng quản trị công ty bà Lương Thị Lụa với tư cách là người đại diện theo pháp luật thực hiện việc ký kết hợp đồng giữa công ty với đối tác. Tuy nhiên với những hợp đồng có giá trị nhỏ, có thể ủy quyền cho giám đốc hoặc phó giám đốc thực hiện việc ký kết hợp đồng, người được ủy quyền chỉ thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình trong phạm vi cho phép.
Bên cạnh việc chấp hành quy định về chủ thể giao kết có đủ thẩm quyền, công ty cũng chú ý đến chủ thể của đối tác để đảm bảo cho hợp đồng được giao kết không bị vô hiệu. Vì vậy khi tiến hành ký hợp đồng, người trực tiếp ký hợp đồng là người có tên trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hay người đó đã được bản thân người có tên trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ủy quyền ký kết trong phạm vi được ủy quyền. Hợp đồng ký kết vượt quá phạm vi ủy quyền sẽ bị vô hiệu, nếu ký kết với nội dung sai với những điều được ủy quyền thì họ phải chịu trách nhiệm về mọi hậu quả pháp lý do việc đó mang lại. Việc ủy quyền cho người khác khi ký hợp đồng phải được lập thành văn bản với những nội dung quy định một cách rõ ràng như: Tên, địa chỉ, chức vụ, nghề nghiệp hay được ủy quyền làm những việc gì, thời hạn ủy quyền.
2.2.1.2 Trình tự, thủ tục ký kết hợp đồng:
Hiện nay công ty thường ký kết hợp đồng bằng hai hình thức: ký kết trực tiếp và ký kết gián tiếp:
- Ký kết trực tiếp:
Người đại diện có thẩm quyền của hai bên trực tiếp cùng gặp mặt, bàn bạc, thỏa thuận về nội dung hợp đồng và cùng ký vào hợp đồng dưới sự chứng kiến của hai bên tại một địa điểm nhất định.
- Ký kết gián tiếp:
Trong trường hợp các bên không cùng có mặt để ký kết, hai bên thỏa thuận với nhau về nội dung hợp đồng bằng cách gửi cho nhau dự thảo hợp đồng hoặc tài liệu cần thiết như đơn đặt hàng, đơn chào hàng, thông điệp dữ liệu điện tử…
Trình tự ký kết theo phương thức này gồm hai giai đoạn là:
+ Đề nghị lập hợp đồng( hay chào hàng): Công ty đưa ra những điều khoản chủ yếu của hợp đồng( tên hàng hóa, số lượng, chất lượng, thời gian, giá cả…), thời hạn trả lời và ký trước vào bản dự thảo hợp đồng sau đó gửi cho bên kia xem xét và có quyết định chấp thuận hợp đồng hay không.
+ Chấp nhận đề nghị( hay chấp nhận chào hàng): Bên được đề nghị có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong đó ghi rõ nội dung chấp nhận, nội dung không chấp nhận và những đề nghị bổ sung, trong một khoảng thời gian nhất định.
Hợp đồng được coi là đã ký kết từ thời điểm bên chào hàng là phía công ty nhận được thông báo chấp nhận toàn bộ các điều khoản của bên được chào hàng.
2.2.1.3Đề nghị giao kết hợp đồng:
Hợp đồng mua bán hàng hóa là hợp đồng được thực hiện chủ yếu tại công ty. Khi tiến hành các hoạt động mua bán hàng hóa của mình, công ty luôn chú trọng việc tìm kiếm khách hàng và lựa chọn đối tác kinh doanh. Trước khi tiến hành giao kết hợp đồng công ty thường tìm hiểu kỹ lưỡng khách hàng và đối tác kinh doanh thông qua báo chí, internet, điều tra thực tế… Mục đích của việc tìm hiểu này là để nắm bắt, hiểu rõ mong muốn của khách hàng, đối tác về sản phẩm, như chủng loại chất lượng, công dụng, dịch vụ sau bán đối với các sản phẩm linh kiện điện tử mà công ty kinh doanh. Đây là những yếu tố đã giúp cho công ty giao kết được nhiều hợp đồng.
Đối với khách hàng, nếu khách hàng có nhu cầu giao kết thì công ty sẽ tiến hành đàm phán, làm thủ tục gia kết với họ. Việc thảo thuận các điều khoản trong hợp đồng thường diễn ra trực tiếp giữa công ty với khách hàng, giữa công ty với đối tác.
Đối với đối tác kinh doanh, nếu công ty có nhu cầu về một mặt hàng nào đó với một khối lượng nhất định, công ty sẽ gửi một bảng báo giá cho công ty có khả năng đáp ứng, yêu cầu gửi cho mình báo giá. Sau khi có bảng báo giá, hai bên tiến hành đàm phán về các điều khoản và yêu cầu đối tác soạn thảo hợp đồng dưới hình thức văn bản ký vào đó rồi gửi sang cho công ty.
2.2.1.4Hình thức và nội dung hợp đồng giao kết:
- Hình thức hợp đồng: theo quy định tại BLDS 2005 và LTM 2005. Công ty có thể lựa chọn hình thức giao kết hợp đồng, bằng văn bản, bằng hành vi, bằng lời nói…Do đó tùy từng trường hợp, từng đối tác, từng khách hàng mà công ty xác định hình thức hợp đồng. Hợp đồng ký kết của công ty chủ yếu được thực hiện bằng hình thức văn bản. Ngoài ra còn một số hình thức khác như email, fax, thông điệp dữ liệu… Việc lựa chọn hình thức hợp đồng phù hợp nhằm tạo thuận lợi cho cả hai bên khi ký kết và trong quá trình giám sát thực hiện hợp đồng. Hơn nữa, tại công ty vì có những nguồn khách hàng có sẵn nên khi tham gia ký kết thỏa thuận với khách hàng, công ty sử dụng những mẫu hợp đồng có sẵn, chỉ thay đổi nội dung về số lượng, giá cả, đối tượng hàng hóa…Còn về các điều khoản về quyền và nghĩa vụ thì không cần bổ sung thêm. Việc ký kết như vậy giúp công ty cũng như khách hàng không mất thời gian và công sức.
Hình thức của hợp đồng khi tham gia ký kết, có thể do hai bên thỏa thuận hoặc do một trong hai bên quyết định. Việc này tùy thuộc vào lợi ích của khách hàng có yêu cầu như thế nào.
- Nội dung của hợp đồng:
Nội dung của hợp đồng là những gì mà các bên thỏa thuận và pháp luật quy định đối với một hợp đồng. Bao gồm các vấn đề sau:
+ Tên hàng.
+ Số lượng: số lượng hàng hóa luôn được ghi chính xác, rõ ràng theo sự thỏa thuận của các bên chủ thể, và tính theo đơn vị đo lường hợp pháp. Trong những hợp đồng có nhiều loại hàng hóa khác nhau thì công ty ghi riên số lượng, trọng lượng của từng loại, sau đó ghi tổng giá trị hàng hóa.
+ Chất lượng hàng hóa: Trong hợp đồng, công ty luôn ghi rõ những thông tin về hàng hóa như phẩm chất, quy cách, kích thước…
+ Giá cả: Công ty chọn đơn vị tính giá căn cứ vào tính chất của loại hàng hóa và thông lệ buôn bán trên thị trường. Phương pháp tính giá thì chủ yếu dựa theo giá thị trường và do khả năng tiếp thị của bên bán.
+ Thanh toán.
+ Biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng: Việc quy định biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng công ty luôn tuân thủ một số nguyên tắc như: Chỉ mang tính chất bổ sung cho các nghĩa vụ chính. Đối tượng của các biện pháp đảm bảo là những lợi ích vật chất. Phạm vi bảo đảm không vượt quá phạm vi nghĩa vụ đã xác định trong nội dung các nghĩa vụ chính của hợp đồng. Chỉ áp dụng khi có sự vi phạm nghĩa vụ thực hiện hợp đồng. Phải có sự thỏa thuận giữa các bên về biện pháp bảo đảm.
Các bên có thể thỏa thuận các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng sau: Cầm cố tài sản, thế chấp tài sản, đặt cọc, ký quỹ, bảo lãnh.
+ Trách nhiệm vật chất khi vị phạm hợp đồng:
Trong hợp đồng mua bán hàng hóa, điều khoản này quy tụ những điều cam kết rất cụ thể về sự quyết tâm thực hiện nghiêm túc mọi điều khoản đã thỏa thuận. Công ty quy định phạt vi phạm trong hợp đồng nên khi có vi phạm xảy ra công ty có quyền áp dụng các chế tài phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.
+ Giải quyết tranh chấp.
Ngoài những điều khoản chính được ghi trong hợp đồng mà đã nêu ở trên, còn một số vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện đó là việc vận chuyển, giao nhận hàng hóa. Điều này cũng được quy định cụ thể trong hợp đồng. Trách nhiệm phương thảo hợp đồng với khách hàng là thuộc trách nhiệm của phòng kinh doanh. Phòng kinh
doanh có trách nhiệm nghiên cứu các điều khoản trong hợp đồng để bảo vệ quyền lợi của công ty nhưng không được ảnh hưởng đến lợi ích của khách hàng.
2.2.2Thực hiện hợp đồng tại công ty.
2.2.2.1 Về chất lượng và số lượng:
Đầu tiên, công ty luôn tìm hiểu về tính hợp pháp của loại hàng hóa mà mình chuẩn bị mua bán. Bởi không phải mọi loại hàng hóa đều được đưa vào kinh doanh, mua bán. Có những hàng hóa bị cấm kinh doanh, hạn chế kinh doanh hoặc kinh doanh có điều kiện. Đối với loại hàng hóa kinh doanh có điều kiện thì phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật mới được thực hiện việc mua bán. Đây là bước nền tảng để công ty thực hiện việc mua bán hàng hóa.
Các điều kiện về số lượng, chất lượng, cách thức bảo quản, đóng gói... hàng hóa do các bên thỏa thuận lúc xác lập hợp đồng mua bán hàng hóa. Hầu hết hàng hóa công ty đưa vào mua bán trong thị trường đều có nhãn hàng hóa. Nội dung được thể hiện trên nhãn hàng hóa bao gồm: tên hàng, tên và địa chỉ của người chịu trách nhiệm về hàng hóa và xuất xứ hàng hóa. Ngoài ra, tùy theo từng loại hàng hóa mà có những nội dung cụ thể như: hạn sử dụng, thành phần định lượng, thông số kĩ thuật, thông tin hệ số an toàn… Nhãn hàng hóa được đặt ở vị trí dễ quan sát, bảo đảm thông tin ghi trên nhãn hàng hóa là chính xác.
Công ty luôn đảm bảo cho khách hàng nhận được hàng hóa có chất lượng cao, được giao với đầy đủ số lượng theo nhu cầu của khách hàng. Chất lượng hàng hóa của công ty luộn đảm bảo đúng như đã được ghi trong hợp đồng và chứng chỉ chứng nhận chất lượng hàng hóa.
2.2.2.2 Về kiểm tra hàng hóa:
Kiểm tra hàng hóa là một khâu quan trọng trong quá trình mua bán hàng hóa. Bước này được công ty cổ phần ADN thực hiện trước khi giao hàng nhằm bảo đảm hàng hóa giao đúng hợp đồng, hạn chế được tranh chấp phát sinh. Bên bán tạo điều kiện, bảo đảm cho bên mua tiến hành kiểm tra hàng hóa. Nếu như hợp đồng có quy định về vận chuyển hàng hóa, thì việc kiểm tra hàng hóa tiến hành khi hàng hóa được chuyển tới địa điểm đến. Sau khi kiểm tra, bên mua phải thông báo về tình trạng hàng hóa, về các khiếm khuyết của hàng hóa mà bên mua biết. Nếu như bên mua không thông báo thì bên bán không phải chịu trách nhiệm đối với những khiếm khuyết này. Tuy nhiên, có những khiếm khuyết bên mua không thể phát hiện được trong quá trình kiểm tra thông thường. Trường hợp này, bên bán vẫn phải chịu trách nhiệm.
Nếu như bên mua không thực hiện việc kiểm tra hàng hóa trước khi bên bán giao hàng theo thỏa thuận thì bên bán có quyền giao hàng và bên mua phải nhận hàng theo hợp đồng.
2.2.2.3 Về địa điểm, phương thức giao nhận hàng hóa:
Sau khi hàng hóa được khách hàng xác định rõ số lượng, chất lượng thì hàng hóa được giao cho bên nhận tại nhà kho của công ty trên phương tiện vận tải của bên mua hàng hoặc giao tại địa điểm nếu khác hàng có yêu cầu. Số lượng giao nhận hàng hóa thực tế được lập thành biên bản giao nhận, có xác nhận của đại diện hai bên để làm cơ sở thanh toán giữa hai bên.
Với trường hợp giao hàng cho người vận chuyển thì nghĩa vụ của công ty coi như đã hoàn thành khi hàng đã được giao cho người vận chuyển theo thỏa thuận giữa công ty và khách hàng. Sau khi công ty giao hàng cho bên vận chuyển đầu tiên, mặc dù bên mua chưa nhận được hàng nhưng nghĩa vụ giao hàng của công ty đã thực hiện xong và mọi trách nhiệm sự hư hỏng hàng hóa sẽ do bên trung gian gánh vác.
Công ty cổ phần ADN xác định thời điểm chuyển rủi ro là sau khi hàng hóa đến địa điểm mà khách hàng đã chỉ định, trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
2.2.2.4Về giá cả, thanh toán và thanh lý hợp đồng:
- Giá cả: Khi thực hiện mua bán hàng hóa, việc xác định giá và thỏa thuận giá hết sức quan trọng, bởi nó phản ánh lợi nhuận mà công ty thu được từ hợp đồng là nhiều hay ít. Các bên thỏa thuận ấn định mức giá và ghi rõ vào hợp đồng. Nếu như trong hợp đồng không có quy định nào về giá, thì giá bán hàng hóa được xác định theo giá của loại hàng hóa đó trong điều kiện tương tự. Giá cả hàng hóa của công ty được tính như sau: Chi phí vận chuyển bên mua phải chịu, giá cả theo thời điểm bên mua đặt hàng.
- Thanh toán: Thanh toán tiền hàng là nghĩa vụ quan trọng nhất của bên mua. Người mua phải thanh toán tiền hàng đúng như những gì đã thỏa thuận trong hợp đồng, ngay cả trong trường hợp hàng hóa bị mất mát, hư hỏng sau khi quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển từ người bán sang người mua. Trừ trường hợp lỗi xảy ra là do bên bán gây ra.
Một số phương thức thanh toán mà công ty cổ phần ADN sử dụng đó là:
+ Thanh toán ngay: Việc thanh toán được thực hiện ngay sau khi bên bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc bên mua hoàn thành thủ tục nhận hàng tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng. Kiểu thanh toán này có ưu điểm nhanh, gọn, thuẩn tiện cho cả hai bên. Có hai phương thức thanh toán ngay đó là thanh toán bằng tiền mặt, và thanh toán bằng chuyển khoản.
+ Trả góp: Theo cách này bên mua nhận hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa và thanh toán tiền hàng theo nhiều đợt. Phương pháp này, công ty áp dụng cho những đối tượng không có đủ khả năng thanh toán ngay.
+ Trả chậm: Hai bên có thể thỏa thuận việc bên mua sẽ trả tiền trong một thời