- Kế toán tại công ty đã vận dụng các nguyên tắc kế toán như: cơ sở dồn tích, nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc phù hợp trong hạch toán nói chung và
3.2.3. Về tài khoản kế toán
Công ty mới chỉ mở TK 511 thành một TK cấp hai là 5111: doanh thu bán hàng hóa. Mà chưa có mở TK cấp 3 chi tiết cho từng mặt hàng nên khó khăn trong việc theo dõi doanh thu. Vì vậy công ty có thể mở thêm TK cấp 3 như sau:
TK 51111: doanh thu của sơn Nishu Ruby In TK 51112: doanh thu của sơn Nishu Ruby Ex TK 51113: doanh thu của sơn Nishu Agat In TK 51114: doanh thu của sơn Nishu Agat Ex ...
3.2.4.Về trích lập các khoản dự phòng
Việc trích lập các khoản dự phòng đồng nghĩa với việc dự kiến các tổn thất, để khi những rủi ro kinh tế bất ngờ xảy ra, công ty có nguồn kinh phí xử lý kịp thời những rủi ro này, hoạt động kinh doanh sẽ không phải chịu ảnh hưởng nặng nề, không phải chịu những tổn thất không đáng có.
Công ty nên trích lập dự phòng phải thu khó đòi - TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi.
Số tiền khách hàng nợ công ty hàng năm tương đối nhiều, dao động trong khoảng trên dưới 1.050.000.000 đồng/năm. trong đó số nợ khó đòi theo đánh giá chủ quan của kế toán công nợ là 5% số tiền phải thu khách hàng của công ty. Công ty thường bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng theo những đơn hàng có giá trị lớn nên khách hàng thường không có tiền mặt trả ngay một lần nên công ty luôn tồn tại một số lượng lớn các khoản phait thu khó đòi trên. Hiện tại bộ phận kế toán công ty không thống kê, đánh giá lại các khoản nợ phải thu khó đòi cào cuối mỗi năm tài chính nên chưa có số liệu chính
xác về vấn đề này. Tuy nhiên với số lượng ước tính nhiều như vậy, thì theo nguyên tắc thận trọng của kế toán (VAS 01) công ty cần lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.
Theo thông tư 228/2009/TT - BTC ban hành ngày 07/12/2009 hướng dẫn việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi như sau:
Việc lập dự phòng được tiến hành vào thời điểm khóa sổ kế toán để lập BCTC năm theo nguyên tắc.
- Việc lập các khoản dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của công ty.
- Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi cần lập dự phòng phải có chứng từ gốc, ghi rõ tên, địa chỉ của người nợ, nội dung khoản nợ, số tiền phải thu, số đã thu, số còn nợ và thời hạn nợ.
- Được trích lập với những khoản nợ đã quá hạn thanh toán hoặc những khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức nợ đã bị phá sản, đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc đã chết, bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án.
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 2 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên
Mức lập dự phòng đối đa không vượt quá 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 và được tính theo công thức sau:
Mức dự phòng phải thu khó đòi
= số nợ phải thu khó đòi x % trích lập dự phòng theo quy định Áp dụng cho công ty TNHH Nishu Việt Nam, mức dự phòng nên lập vào cuối mỗi kỳ kế toán năm tối thiểu là 15.750.000 = 52.500.000 x 30%
Phương pháp kế toán dự phòng phải thu khó đòi:
- Chứng từ sử dụng: chứng từ gốc, đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
- Tài khoản sử dụng : TK 139 Kết cấu TK 139
Bên Nợ:
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi; - Xoá các khoản nợ phải thu khó đòi.
Bên Có:
Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Số dư bên Có:
Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ. Trình tự hạch toán:
•Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào khoản nợ phải thu, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập.
Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay > số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay < số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi :
Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Trong niên độ tiếp theo khi thu hồi các khoản nợ phải thu của niên độ trước, ghi:
Nợ TK111, 112
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK138 - Phải thu khác
Những khoản nợ phải thu của niên độ trước, nay thực sự không thu hồi nợ được, sau khi đã có quyết định cho phép xử lý xoá sổ khoản công nợ này, kế toán ghi:
Nợ TK 139 : Dùng dự phòng để xoá nợ
Nợ TK 642 : Phần chênh lệch giữa số nợ phải thu khó đòi xoá sổ > số lập dự phòng Có TK131 - Phải thu của khách hàng
Có TK138 - Phải thu khác
Đồng thời phải theo dõi khoản công nợ đã xử lý: Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý Các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu thu hồi được, kế toán ghi: Nợ TK111, 112
Có TK 711 - Thu nhập khác
Đồng thời: Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý
Các khoản nợ khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu sau 10 đến 15 năm không thu hồi được, ghi:
Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý
3.2.5.Hoàn thiện sổ kế toán.