Thực tế tại văn phòng Công ty cổ phần Dotexco, các cán bộ làm công tác văn phòng hiện nay phần lớn là những cán bộ chuyên ngành luật. Xét thấy rằng lãnh đạo công ty cần xây dựng kế hoạch cho các nhân viên này được tham gia bồi dưỡng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ văn phòng.
Hiện nay, do nhận thức về công tác văn thư còn hạn chế nên không ít cơ quan, tổ chức đó không chú ý đến số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư chuyên trách. Không ít cơ quan, tổ chức chưa bố trí đủ cán bộ để làm công tác này hoặc có bố trí đủ thì người làm công tác này lại không được đào tạo bài bản nên hiệu quả công việc còn nhiều hạn chế. Các giải pháp để nâng cao năng lực độ ngũ cán bộ làm công tác văn thư bao gồm:
- Phương pháp đào tạo cũng cần được đổi mới nhằm tạo điều kiện cho học viên phát huy tính chủ động, sáng tạo khi tiếp thu kiến thức.
Ngoài ra, theo Nghị định số 110 thì người thực hiện công tác văn thư không chỉ là cán bộ văn thư chuyên trách mà còn là tất cả những người làm công việc có liên quan đến công văn, giấy tờ. Do vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác văn thư cần phải bồi dưỡng những kiến thức cơ bản về công tác văn thư cho toàn thể cán bộ, công chức và cần đưa học trình vềtho văn thư vào các chương trình đào tạo ở tất cả các trường đại học và đẳng.
Trong thời đại phát triển công nghệ thong tin như hiện nay, việc trao đổi, tìm hiểu cung như cung cấp thong tin qua mạng là rất phổ biến, cho nên công ty đã triển khai và thực hiện việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý trong văn phòng.
Văn phòng tương lai sẽ đón nhận những nhà quản trị văn phòng thông minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao. Ngoài ra đó phải là những nhân viên có trình độ ngoại ngữ giỏi, sử dụng thành thạo máy vi tính và công nghệ thông tin. Cần thay đổi nhận thức của nhân viên văn phòng về vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng trong hoạt động chung của công ty, từ đó giúp họ thấy được vị trí và tầm quan trọng của mình để kích thích họ nâng cao năng lực sáng tạo, tạo ra sự năng động hơn trong mọi hoạt động của cơ quan.
Trong xu thế hiện nay, do nhu cầu phát triển mà tổ chức hoạt động của văn phòng có hiệu quả và chất lượng. Từ yêu cầu công việc, nhu cầu về trình độ chuyên môn mà cần phải sắp xếp cán bộ cho hợp lý, tránh để xảy ra tình trạng làm việc không đúng chuyên môn. Những công việc thường xuyên tiếp xúc với thông tin, công văn, giấy tờ và các hoạt động nghiệp vụ khác nên bố trí đảm bảo cân đối giữa công việc và khả năng, nhằm mục đích tạo động lực thúc đẩy mọi hoạt động, bảo đảm thời gian và nâng cao hiệu qủa công việc .
Để đội ngũ nhân viên trong văn phòng tận tâm tận lực với các nhiệm vụ được giao, hết lòng phục vụ vì sự phát triển của công ty thì ban lãnh đạo công ty cần quan tâm đến đời sống vật chất cũng như tinh thần của các nhân viên trong văn phòng.
Đồng thời cần quan tâm đến các chính sách phúc lợi, các nhu cầu về tinh thần của nhân viên từ đó tạo ra cho họ tâm lý thoải mái và yên tâm hơn với công việc của mình.
Trên đây sẽ là những kiến nghị rất cần thiết để tối ưu hoá và nâng cao chất lượng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức, tạo chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn.
KẾT LUẬN
Sự hội nhập thế giới giúp con người sát lại gần nhau hơn, vì vậy việc trao đổi thôi tin đã trở thành một nhu cầu rất cần thiết đặc biệt là trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng đó, là một sinh viên theo học chuyên ngành quản trị văn phòng qua kỳ thực tập tốt nghiệp tai Công ty cổ phần Dotexco dưới sự hướng dẫn của cán bộ văn thư em được
trực tiếp tìm hiểu và thực hiện những công việc mà trong quá trình học chỉ trên lý thuyết còn mơ hồ.
Sau hơn 1 tháng thực tập và khảo sát thực tế tại công ty em đã tiếp thu được nhiều kiến thức bổ ích về công tác văn thư, trong thời gian này em đã tích lũy được nhiều kiến thức để áp dụng vào thực tiễn, từ những bài học em rút ra trong quá trình đi thực tập, em đã mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị với mong muốn góp một phần nhỏ vào việc nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần Dotexco để hoạt động văn phòng của trung tân ngày càng hoàn thiện hơn.
Để có được bài báo cáo thực tập này, em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trong khoa QT-TTTV Trường Đại học Thành Đô, đặc biệt là thầy giáo Hà Công Hải đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành bài bài báo cáo thực tập. Và em xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể nhân viên đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợi thực tập vừa qua.
Trong thời gian 1 tháng thực tập tại công ty không phải là quãng thời gian dài, song với nỗ lực học tập và tìm hiểu của bản thân để viết bài báo cáo thực tập tốt nghiệp. Tuy nhiên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô, và các anh chị trong công ty để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Nguyễn Thị Thanh Nhàn
TÀI LIỆU THAM KHẢO :
1. Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành chánh văn phòng, Nxb. Thống kê 2. Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng, Nxb. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, 2005.
5. Tạp chí quản lý Nhà nước.