văn phòng.
Các trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của văn phòng như: đầu tư hệ thống máy tính các thiết bị phụ trợ cho việc nối mạng nội bộ Lan và mạng diện rộng Wan. Trong văn phòng hiện nay, hầu hết các phòng ban đều được trang bị các máy vi tính và đều được nối mạng nội bộ và mạng diện rộng. Đây là một điều rất thuận lợi cho việc nâng cao hiệu quả làm việc của các nhân viên trong văn phòng, tạo điều kiện cho quá trình trao đổi thông tin liên lạc giữa các phòng ban trong văn phòng với nhau. Xong do thời gian sử dụng đã lâu một số máy tính trong văn phòng không còn được mới, nhiều khi xẩy ra sự cố gây cản trở đến công việc của các nhân viên.
Để đáp ứng yêu nhiệm vụ của công tác văn thư trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước thì việc đầu tư để nâng cấp cơ sở vật chất cho công tác văn thư cần phải được tiếp tục tăng cường hơn nữa, cụ thể là:
- Đối với các phương tiện làm việc cần được trang bị đủ bàn, ghế, máy tính, điện thoại, giá, tủ, hộp, cặp, bìa hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn để bảo quản tài liệu và các vật phẩm văn phòng, nhất là giấy, mực chất lượng cao để in ấn những văn bản quan trọng. Có như vậy, khi những tài liệu này được lựa chọn giữ lại bảo quản mới không bị hư hỏng với thời gian và mới có thể bảo quản được lâu dài cho muôn đời sau.
Bên cạnh đó cần đào tạo, bồi dưỡng, chuẩn bị, đội ngũ nhân viên có đủ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ về công nghệ để sử dụng các thiết bị hiện đại, ứng dụng các tiến bộ của công nghệ thông tin cho cán bộ văn phòng.
Trang bị cho các lãnh đạo văn phòng máy máy vi tính được cài đặt các phần mềm quản lý phục vụ đắc lực cho công tác điều hành cũng như quản lý hoạt động của nhân viên dưới quyền hàng ngày mà không cần đi lại mất thời gian và công sức.
Đối với bộ phận văn thư, lưu trữ cần trang bị phần mềm quản lý tài liệu. Đây là một điều rất quan trọng vì khi được trang bị phần mềm này bộ phận văn thư sẽ giảm thiểu được thời gian tra tìm và quản lý tài liệu, hơn nữa nó cho phép giảm tối đa về không gian, diện tích cất giữ tài liệu.
Mỗi máy vi tính của mỗi cán bộ lãnh đạo, nhân viên trong văn phòng cần được cài đặt mật khẩu riêng để không xảy ra tình trạng tiết lộ thông tin và bảo vệ thông tin trong công ty cách an toàn hiệu quả nhất.
Việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện nay của văn phòng là rất cần thiết vì các trang thiết bị đầy đủ, phương tiện hiện đại sẽ góp phần không nhỏ vào việc bảo vệ sức khoẻ cho nhân viên văn phòng, đồng thời tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc của nhân viên trong văn phòng. Xong văn phòng cũng tuỳ thuộc vào điều kiện của mình mà lãnh đạo văn phòng cần cân nhắc đối với việc đầu tư trang thiết bị sao cho phù hợp nhất để tránh lãng phí.
Việc bố trí nơi làm việc tại văn phòng của Công ty cổ phần Dotexco như hiện nay tuy đã đạt yêu cầu nhưng chưa thực sự khoa học và hợp lý. Xét trên phương diện một văn phòng hiện đại thì lãnh đạo văn phòng công ty cần có kế hoạch nghiên cứu, bố trí nơi làm việc sao cho tiện lợi và dễ dàng trong quá trình làm việc. Nhìn chung, việc bố trí bàn làm việc như văn phòng hiện nay là tương
Trong văn phòng, con người là chủ thể sáng tạo vì vậy để nâng cao tinh thần làm việc của các nhân viên thì văn phòng nên sắp xếp các bộ phận có liên quan đến nhau gần nhau tạo sự tiện lợi trong trao đổi công việc.
Để khắc phục được những tồn tại và nâng cao chất lượng công việc văn phòng thì lãnh đạo văn phòng cần chú trọng hơn nữa đến việc tạo ra một môi trường làm việc khoa học. Vì phòng làm việc của nhân viên văn phòng chỉ đủ để sắp xếp các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc. Tại phòng làm việc của các chuyên viên thường bi ánh sáng trực tiếp chiếu vào nhiều khi gây cảm giác khó chịu cho nhân viên. Để khắc phục nhược điểm này lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch đầu tư hệ thống cửa kính để vừa có thể ngăn ánh sáng trực tiếp, vừa có thể ngăn tiếng ồn với bên ngoài của văn phòng.
Việc quản lý văn bản: hiện nay nhu cầu phát triển kinh tế - văn hoá – xã hội của công ty đang thúc đẩy hoạt động của các lĩnh vực quản lý đang càng ngày càng phải soạn thảo ngày một nhiều lên, vì vậy nâng cao công tác quản lý văn bản là một điều rất cần thiết.
Để làm được điều này văn phòng cần phải lắp đặt các trang thiết bị hiện đại để từn bước nâng cao công trình độ của cán bộ thực hiện công soạn thảo và xử lý văn bản trong văn phòng công ty. Vì thực chất của hoạt động quản lý văn bản gắn liền với mục đích tra tìm, do vậy nó đặt ra nhiệm vụ là phải thiết kế hệ thống dữ liệu quản lý tự động hoá..