biến hoa quả Hồng Lam.
3.3.3.1. Thực trạng về kiểm soát và thực thi hệ thống tài liệu về HACCP tại côngty TNHH chế biến hoa quả Hồng Lam . ty TNHH chế biến hoa quả Hồng Lam .
Sau khi áp dụng thành công HTQLCL theo HACCP công ty đã xây dựng được một hệ thống văn bản tài liệu về HACCP như sau:
Tầng 1 Tầng 2 Tầng 3 Tầng 4
(Nguồn: phòng QLCL)
BH 3.1: Biểu đồ thể hiện hệ thống tài liệu về HACCP của công ty TNHH chế biến hoa
quả Hồng Lam
- Tài liệu tầng 1: Sổ tay chất lượng HACCP, công ty đã xây dựng sổ tay chất lượng đối với các sản phẩm. Bao gồm các sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất, bảng phân tích mối nguy, đối với các loại sản phẩm, kế hoạch HACCP, chính sách an toàn thực phẩm, tài liệu hướng dẫn thực hành sản xuất tốt, thực hành về quy phạm vệ sinh SSOP, các phiếu kiểm tra và sơ đồ theo dõi các công đoạn.
- Tài liệu tầng 2: Bao gồm các phụ lục mô tả quy trình công nghệ sản xuất các sản phẩm , kế hoạch HACCP
- Tài liệu tầng 3: Bao gồm các quy phạm sản xuất, quy phạm vệ sinh, và các quy trình kiểm soát liên quan.
- Tài liệu tầng 4: Bao gồm các loại hồ sơ biểu mẫu, biên bản, tiêu chuẩn, văn bản pháp quy, quy định nội bộ.
Trong năm 2010 nhìn chung việc thực hiện các quy trình HTQLCL đã có nhiều tiến bộ tích cực, song mức độ thực hiện còn nhiều khó khăn, cần được các đơn vị phòng ban khắc phục trong thời gian tới. Kết quả của việc đánh giá chất lượng việc thực hiện các chính sách vệ sinh an toàn thực phẩm như kiểm soát mối nguy hại ở các khâu, đảm bảo chất lượng sản phẩm… cũng chỉ ra những điểm không phù hợp, những điểm này cần lưu ý phải thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa và đề xuất cải tiến các văn bản hướng dẫn, việc thực hiện kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ còn nhiều bất cập, nhiều tài liệu mới cập nhật nhưng tài liệu cũ lỗi thời chưa hủy bỏ, việc sắp xếp tài liệu chưa khoa học, tài liệu phân phát cho các phòng ban chưa đều, chưa có danh mục các tài liệu cụ thể cho từng vấn đề riêng.
Một số tài liệu chưa được kiểm soát và cập nhật tốt như: Văn bản tài liệu hướng dẫn thực thi các nguyên tắc HACCP, các tài liệu về GMP, SSOP cũng chưa được cập nhật thường xuyên. Tài liệu HACCP và các tài liệu khác liên quan đã lỗi thời chưa có danh mục để cập nhật và file lưu trữ riêng. Không có sự hướng dẫn và bảo quản dữ liệu trong máy vi tính để đảm bảo khi sử thuận tiện và an toàn. Quy trình kiểm soát hồ sơ văn bản tài liệu của HACCP cũng chưa thực hiện theo yêu cầu của tiêu chuẩn, chưa lập sổ theo dõi hồ sơ chất lượng, chưa ghi nội dung hồ sơ nơi lưu một cách rõ ràng thuận tiện cho việc truy cập hồ sơ. Nhiều biên bản trong quá trình thực hiện HACCP đã không được lưu lại, có những hồ sơ được lưu lại nhưng không được đặt đúng nơi quy định, gây khó khăn trong quá trình sử dụng tài liệu.
Qua đó cho thấy quá trình kiểm soát và thực thi tài liệu của công ty còn nhiều tồn tại cần khắc phục và qua quá trình tìm hiểu nguyên nhân, công ty cũng đã phần nào khắc phụ được những nhược điểm còn tồn tại như: đã có file lưu trữ tài liệu lỗi thời, nhiều tài liệu không phù hợp đã được hủy bỏ, tài liệu được sắp xếp lại theo đúng nơi quy định, các dữ liệu trong máy vi tính đã có sự hướng dẫn bảo quản và đảm bảo cho việc truy cập dễ dàng.
Vào cuối năm 2010 để đánh giá chất lượng nội bộ và chất lượng công tác quản lý chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm và hoạt động quản lý chất lượng theo HACCP ban thanh tra công ty đã tiến hành đánh giá chất lượng của những hoạt động đó. Quá trình đánh giá chất lượng được tiến hành tại các phòng ban : Phòng HCTC, phòng QLCL , bộ phận sản xuất nhằm xác định bộ phận nào còn chưa thực hiện tốt, thực hiện đầy dủ các nguyên tắc, yêu cầu của hệ thống HACCP. Bộ phận nào còn gặp khó khăn trong quá trình tiếp cận tài liệu trong quá trình công tác, để từ đó ban lãnh đạo có những chỉ đạo chỉnh sửa kịp thời. Theo báo cáo của nhân viên tham gia quá trình đánh giá thì hầu như các phòng ban vẫn còn tồn tại cần khắc phục
Đối với phòng QLCL: các hoạt động đánh giá là việc thực hiện các chính sách vệ sinh an toàn thực phẩm , mục tiêu chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm của công ty, việc kiểm soát tài liệu văn bản hướng dẫn thực thi HACCP, hồ sơ biểu mẫu lưu trữ các hoạt động liên quan đến HACCP của công ty, công tác kiểm tra và cập nhật các tài liệu mới về HACCP…..
Đối với bộ phận sản xuất: các hoạt động đánh giá là công tác vệ sinh nhà xưởng, các công cụ sản xuất, hệ thống nước thải, hoạt động thực hiện chương trình sản
xuất tốt theo GMP, thực hiện quy phạm vệ sinh SSOP, đảm bảo ngưỡng tới hạn của các CCP theo tiêu chuẩn “nhà sạch” và “phòng sạch”.
Như vậy công ty TNHH chế biến hoa quả Hồng Lam đã có một số thành công khi áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo HACCP, nhưng để đứng vững và phát triển lâu dài thì công ty cần có biện pháp tăng cường hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng theo HACCP.
Số tài liệu Tỷ lệ (%)
Tài liệu được lưu trữ 2000 80
Tài liệu không lưu trữ 500 20
Tổng số tài liệu 2500 100
(Nguồn: phòng QLCL)
BH 3.2: Bảng thể hiện công tác lưu trữ tài liệu về HACCP tại công ty TNHH chế biến hoa quả Hồng Lam
Từ bảng biểu ta thấy tài liệu về HACCP và các tài liệu liên quan phục vụ cho việc duy trì hệ thống HACCP của công ty hầu như được lưu trữ qua các năm chiếm 80% và có số rất ít là không lưu trữ. Tuy nhiên trong số các tài liệu được lưu trữ này một số tài liệu sau một thời gian khi nó không còn phù hợp với quá trình kinh doanh, cũng như quản lý của doanh nghiệp nữa sẽ được hủy bỏ và thay vào đó là những tài liệu mới được cập nhật thường xuyên hàng năm. Điều đó cho thấy tài liệu của công ty được lưu trữ khá tốt và phục vụ cho công tác quản lý, đặc biệt là việc duy trì và cải tiến hẹ thống HACCP, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, và giúp cán bộ công nhân viên có đầy đủ tài liệu khi cần và nó cũng giúp công ty có thể tăng cường hiệu lực của hệ thống QLCL theo HACCP ngày một tốt hơn.