TNHH sản xuất và đầu tư Nguyên Sinh.
Là một sinh viên thực tập em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH sản xuất và Nguyên Sinh.
Đề xuất 1: Về việc sử dụng tài khoản
Công ty nên sử dụng TK 512 để phản ánh doanh thu nội bộ, tách bạch rõ ràng với việc hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để dễ dàng theo dõi doanh thu tiêu thụ hàng của Công ty. Việc tách bạch rõ ràng giữa doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và doanh thu nội bộ giúp doanh nghiệp biết được doanh thu mình bán ra ngoài là bao nhiêu. Từ đó có các biện pháp để nâng cao doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
VD: Khi xuất hàng hóa và thành phẩm để tiêu dùng nội bộ không phục vụ mục đích kinh doanh, biếu tặng, quảng cáo….Lập HĐGTGT (Doanh thu ghi theo giá vốn)
Nợ TK 641,642,431 : Ghi tăng chi phí tương ứng, giảm quỹ Có TK 512 ( 5121) : Doanh thu theo giá vốn
Có TK 333 ( 33311) Đồng thời phản ánh giá vốn
Bên cạnh đó khi phát sinh các nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba và bán không qua kho, bán buôn theo hình thức gửi bán thì kế toán không hoạch toán vào TK 155, 156 mà sử dụng TK 632 “ Giá vốn hàng bán “ và TK 157 “ Hàng giử bán “ để phản ánh trị giá hàng mua bán theo hình thức giao tay ba hoặc hàng mua gửi bán thẳng.
Khi nhận hàng để xuất khẩu ủy thác thì phải ghi Nợ TK 003 và khi xuất hàng đi để xuất khẩu phải ghi Có TK 003.
VD : Khi phát sinh nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác, công ty nhận xuất khẩu 10 tấn chè cho của công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội với trị giá của lô hàng là 1.900.000.000đ. Khi nhận về và khi xuất đi kế toán của công ty không phản ánh chỉ khi hoàn thành thủ tục hàng tính xuất khẩu thì kế toán phản ánh doanh thu và các khoản liên quan, kế toán không phản ánh gì trên TK 003.
Theo chuẩn mực kế toán khi nhận hàng thì kế toán ghi : Nợ TK 003: 1.900.000.000 Khi xuất đi để xuất khẩu thì phản ánh : Có TK 003 : 1.900.000.000
Đề xuất 2 : Về vận dụng phần mềm kế toán .
Công ty nên vận dụng phần mềm kế toán để dễ dàng và thuận tiện trong việc đối chiếu , kiểm tra số liệu mà công việc nhanh hơn, không chồng chất. Bên cạnh đó việc sử dụng phần mềm kế toán trong giai đoạn hiện nay là phù hợp , giúp nâng cao hiệu quả công việc mà vẫn tiết kiệm được chi phí . Theo em công ty nên sử dụng phần mềm kế toán MISA đây là phần mềm kế toán được sử dụng phổ biến và dễ dàng sử dụng, đặc biệt là dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp. Đây là phần mềm phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và tiết kiệm được chi phí. Công ty nên cài đặt phần mềm này việc sử dụng nó mang lại hiệu quả cao trong công tác kế toán của công ty. Việc vận dụng nó sẽ phù hợp với công tác kế toán chung của công ty và thuận tiện cho công tác bán hàng nói riêng . Việc cài đặt phần mềm đã có nhân viên của công ty phần mềm cài đặt và được tập huấn , hướng dẫn trước khi đưa phần mềm áp dụng vào công ty. Để sử dụng được thành thạo phần mềm kế toán MISA thì công ty phải có kế hoạch cho nhân viên kế toán tiếp cận với phần mềm này. Công ty cho nhân viên đi tập huấn và đi học cách sử dụng phần mềm trong một khoảng thời gian ngắn. Trong thời gian đầu sử dụng công ty sẽ được tư vấn miễm phí của công ty bán phần mềm kế toán MISA.
Đề xuất 3: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
- Căn cứ để lập dự phòng là biến động thực tế về giá của hàng tồn kho. Ở công ty TNHH sản xuất và đầu tư Nguyên Sinh công ty nên lập dự phòng cho nhóm hàng là trang thiết bị lọc nước, những trang thiết bị lọc nước công ty mua về để bán và nhóm hàng điện tử, điện lạnh, đồ điện, điện dân dụng.
- Công thức tính trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Mức lập DFGGHTK
= Số lượng HTK
* ( Giá gốc HTK - Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK
)
- Cách lập dự phòng như sau:
Tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính công ty sẽ tiến hành trích lập dự phòng. Việc trích lập phải được thực hiện cho từng thứ hàng hoá dựa trên cơ sở các bằng chứng xác thực chứng minh cho sự giảm giá của hàng hoá tại thời điểm đó. Để có các bằng chứng này, công ty có thể dựa vào giá bán thực tế của từng loại hàng hoá đó trên thị trường. Căn cứ để đánh giá giá thị trường thực tế tại thời điểm lập dự phòng cho các loại hàng hoá của công ty là dựa vào các Bảng báo giá của các loại cùng loại tại các cửa hàng bán buôn, bán lẻ trên thị trường. Từ đó tiến hành lập “ Sổ chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Sổ này sẽ là căn cứ để kế toán của công ty thực hiện bút toán trích lập dự phòng.
Sau khi đã tính toán được mức dự phòng cần lập cho từng thứ hàng hoá, kế toán công ty sẽ lập các bút toán trích lập dự phòng như sau:
Nợ TK 632 Có TK 159
Trong niên độ kế toán sau, nếu trị giá hàng hoá tồn kho thực sự bị giảm giá thì công ty sẽ bù đắp thông qua việc ghi giảm tài khoản 159 bằng bút toán sau:
Nợ TK 159 Có TK 156
Tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán sau, công ty cũng trên cơ sở đánh giá khả năng giảm giá của hàng hoá để tiến hành trích lập dự phòng:
Có hai khả năng có thể xảy ra:
Trường hợp công ty xác định được mức cần trích lập lớn hơn mức đã trích lập cuối niên độ trước ( thể hiện trên số dư của tài khoản 159) thì kế toán phải thực hiện việc trích lập thêm như sau:
Trị giá khoản dự phòng
Nợ TK 632 Khoản cần trích lập thêm Có TK 159
Trường hợp công ty xác định được mức cần trích lập nhỏ hơn mức đã trích lập thì kế toán của công ty sẽ hoàn nhập khoản dự phòng thông qua việc ghi sổ như sau:
Nợ TK 159 Phần chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập Có TK 632
Với cách trích lập đơn giản như trên không những không gây khó khăn cho công tác kế toán của công ty mà trái lại nó sẽ giúp công ty giảm bớt rủi ro có thể xảy ra và nguyên tắc thận trọng trong công tác kế toán của công ty được thực hiện triệt để hơn.
Đề xuất 4 : Về quản lý thành phẩm và hàng hóa.
Công ty đã quản lý thành phảm theo từng đối tượng thành phẩm và hàng hóa.Hàng hóa và thành phẩm của công ty khá nhiều nhưng công ty không đánh mã các mặt hàng nên không có sự thống nhất giữa các bộ phận . Vì vậy công ty nên đánh mã hàng hóa thành phẩm để thuận tiện cho việc quản lý theo dõi được thông nhất và nhanh gọn.
Tên mặt hàng Mã mặt hàng Nhóm hàng
Nước lọc tinh khiết NLTK Nước giải khát
Nước ngọt NN Nước giải khát
Nước khoáng NK Nước giải khát
Bình lọc nước BLN Thiết bị lọc nước
Đề xuất 5: Đối với các khoản giảm trừ doanh thu.
Công ty nên hạch toán vào TK 521- Chiết khấu thương mại, TK 531- Hàng bán bị trả lại; TK532 - Giảm giá hàng bán để việc theo dõi, ghi chép phản ánh trong quá trình hạch toán được dễ dàng đồng thời phù hợp với quy chế tài chính hiện hành. Cụ thể, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan, kế toán phản ánh:
Nợ TK 521, 531, 532 Nợ TK 3331
Có TK 111, 112, 131…
Nợ TK 511
Có TK 521, 531, 532
Công ty nên hạch toán các khoản giảm trừ này vào bởi khi đó việc thực hiện công tác kế toán sẽ dễ dàng hơn, đỡ nhầm lẫn. Việc hạch toán tốt các tài khoản này này sẽ làm cho doanh thu của doanh nghiệp bị giảm trừ, khi đó doanh nghiệp sẽ phải đóng thuế ít. Điều đó sẽ làm tăng lợi nhuận của công ty nên một cách rõ rệt. Ở tại công ty thực tế có phát sinh chiết thương mại kế toán nên hoạch toán riêng ra để dễ theo dõi và đúng với quy định. Khoản chiết khấu thương mại này được theo dõi và hoạch toán vào sổ cái TK 521, mẫu sổ như sau :
Đơn vị: Mẫu số SO3a - DN
Địa chỉ …. Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CÁI
Năm:
Tên tài khoản : Chiết khấu thương mại
Số hiệu TK : 521 ĐVT : đồng NTGS Chứng từ Diễn giải Trang
NKC
Số hiệu TK ĐƯ
Số tiền Số dư đầu năm
Số phát sinh trong năm Số dư cuối năm
Sổ này có … trang, đánh số từ trang … đến trang
Ngày mở sổ : ….. Ngày.. tháng … năm Người ghi sổ Kế toán trưởng
( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên )
Đề xuất 6: Về những chính sách, chiến lược đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ:
Công ty nên quan tâm xây dựng những chính sách, chiến lược kinh doanh hữu hiệu nhằm mở rộng mạng lưới tiêu thụ như: tăng cường các hoạt động Marketing, giới thiệu sản phẩm hàng hóa để thu hút hơn nữa sự chú ý của các đơn vị xây dựng, của những doanh nghiệp có nhu cầu về hàng hóa, thành phẩm mà công ty kinh
doanh. Công ty có thể tổ chức một bộ phận Marketing với các chức năng: điều tra, thăm dò nhu cầu thị trường và hoạch định các biện pháp nhằn thâm nhập vào thị trường mới. Công ty cũng nên tích cực tham gia vào các hội chợ, triển lãm một mặt nhằm tuyên truyền quảng cáo cho sản phẩm của mình, mặt khác nhằm thu nhập các thông tin cần thiết về thị trường, về nhu cầu, thị hiếu khách hàng, về đối thủ cạnh tranh.
Ngoài ra, công ty nên tăng cường áp dụng phương thức thanh toán, chiết khấu thương mại để khuyến khích khách hàng mua nhiều, đẩy mạnh việc tiêu thụ. Những khoản chiết khấu thương mại có thể làm giảm doanh thu của lô hàng đó nhưng với tốc độ tiêu thụ tăng sẽ giúp cho công ty tăng nhanh vòng quay vốn lưu động, thu hồi vốn nhanh, hiệu quả là cơ sở tăng lợi nhuận của công ty.
Đề xuất 7: Về phương thức bán hàng
Để mở rộng thị trường tiêu thụ, đa dạng hóa các phương thức bán hàng công ty cần có những cơ chế, chính sách giá cả phù hợp để mở rộng thêm thị trường thông qua hình thức mở thêm các đại lý gửi hàng bán ở nhiều địa phương không chỉ ở riêng khu vực quanh Hà Nội. Khi áp dụng phương pháp này, kế toán mở TK 157 “hàng gửi đi bán” được sử dụng để theo dõi giá trị sản phẩm dịch vụ và hàng hóa mà công ty gửi bán nhưng chưa đươc chấp nhận thanh toán, số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty. TK 157 được mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng lần gửi hàng, từng người mua. Công ty nên mở chi tiết cấp 2 cho tài khoản 157
VD : TK 1571 Hàng hoá giử bán , TK 1572 Thành phẩm giử bán
Trong các tài khoản 1571,1572 ghi rõ và chi tiết cho từng nhóm hàng, từng mặt hàng gửi bán bằng mã các mặt hàng, hoặc tài khoản cấp 3 do công ty tự lập thêm để thuận tiện cho việc theo dõi thành phẩm và hàng hoá đem đi giử bán .
Khi xuất thành phẩm, hàng hoá đem đi gửi bán thì căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán phản ánh
Nợ TK 157 ( 1571, 1572 ) Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho giử bán Có TK 155, 156
Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán,Công ty nên tuyển dụng thêm một vài nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, có đạo đức nghề nghiệp để hỗ trợ bớt công việc trong phòng kế toán. Tại Công ty cần có một kế toán chi phí có trình độ chuyên môn cao hơn để hoàn thành công việc nhanh chóng, chính xác hơn. Với trình độ chuyên mô cao kế toán này sẽ hoạch toán và tính chính xác chi phí kinh doanh của công ty. Việc tính đúng tính đủ và chính xác chi phí sản xuất là hết sức cần thiết để làm căn cứ xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giúp ban lãnh đạo công ty đưa ra những biện pháp kịp thời nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm nhằm nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.
Công ty cần có kế hoạch sắp xếp công việc cụ thể cho đội ngũ kế toán để mỗi kế toán có thể phát huy hết năng lực của mình và làm việc một cách hiệu quả nhất. Tổ chức đội ngũ kế toán phải được bố trí sao cho linh hoạt, gọn nhẹ hoạt động hiệu quả, đúng chức năng phần hành kế toán của mình. Tránh tình trạng một kế toán phải đảm nhiệm nhiều phần hành khác nhau làm ảnh hưởng đến hiệu quả công tác kế toán.
Công ty nên tổ chức nhiều hơn các lớp đào tạo, hướng dẫn, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, đặc biệt là nhân viên kế toán vì trong thời gian tới công ty sẽ sử dụng phần mềm kế toán tránh tình trạng các nhân viên kế toán còn gặp một số khó khăn trong việc nhập dữ liệu và xử lý trên phần mềm kế toán máy.
Ngoài ra để nâng cao trình độ, mỗi kế toán viên phải không ngừng học hỏi kinh nghiệm của những người có kinh nghiệm trong công ty. Tự giác tìm tòi, tìm hiểu các quy định, thường xuyên cập nhật các chế độ kế toán mới ban hành để áp dụng vào công việc của mình một cách kịp thời, chính xác.
Trên đây là một số ý kiến của em đề xuất của em nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH sản xuất và đầu tư Nguyên Sinh. Hy vọng rằng những ý kiến này sẽ góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng nói riêng, công tác kế toán nói chung tại công ty.