II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THƯƠNG
4. Tổ chức và thực hiện tốt các khâu kỹ thuật nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
hàng hoá
4.1. Biện pháp về kiểm tra hàng hoá nhập khẩu:
Theo quyết định của Nhà nước Việt Nam hàng nhập khẩu khi qua cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹ càng.
Mỗi cơ quan tuỳ thuộc vào chức năng của minh phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Mục đích của quá trình kiểm tra hàng nhập khẩu là để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người mua và cơ sở để khiếu nạy sau này. Đối vơí Công ty, việc kiểm tra hàng nhập khẩu là một trong những công việc quan trong quyết định đến lợi ích của Công ty. Khi tiến hành kiểm tra các cán bộ nghiệp vụ của Công ty và Vinacontrol phải cùng đồng thời tiến hành kiểm tra, giám sát hàng
nhập khẩu từ người bán gữi đến, kiểm việc dỡ hàng từ các phương tiện vận tải. Để thực hiện tốt công đoạn này, Công ty phải có kế hoạch kiểm tra theo các nội dung cụ thể như:
Kiểm tra số lượng hàng: Công ty sẽ kiểm tra lô hàng nhập khẩu có bị tổn thất thiếu gì hay không, do nguyên nhân nào? Để có thể làm cơ sở khiếu nại sau này. Đối với cách kiểm tra này, các cán bộ của Công ty có thể tự tiến hành kiểm tra bằng cảm quan dựa trên bản chứng từ, vận đơn đường biển... mà người bán giao cho để tìm nguyên nhân gây ra.
Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Đây là yếu quyết định đến việc Công ty có thể nhập hay không tuỳ thuộc vào chất lượng hàng nhập đó. Do là một Công ty chuyên nhập khẩu các loại nguyên liệu dùng để sản xuất các loại vải công nghiệp. Do chưa có đủ các loại phương tiện để tiến hành kiểm tra toàn bộ chất lượng hàng nhập khẩu nên Công ty nên nhờ nhân viên của Vinacontrol tiến hành kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu cho mình.
Trước khi tiến hành kiểm tra hàng hoá, Công ty nhận được các thông báo gữi hàng với các thông tin về tên tàu, tên hàng, hoá đơn hàng. Công ty nên so sánh các tài liệu này với hợp đồng mua bán và các chứng từ khác, nếu thấy có sự sai lệch, Công ty cần phải có sự chuẩn bị kế hoạch để kiểm tra hàng khi đến cảng. Khi nhận hàng cần mời đại diện của Công ty Bảo hiểm hãng vận tải và đại diện của người bán để xem xét và ký và bản khai kiểm tra hàng do Vinacontrol tiến hành kiểm tra. Nếu thấy nghi ngờ hàng hoá bị sai chủng loại và kích thước, quy cách phẩm chất thì Công ty nên yêu cầu Công ty Bảo hiểm báo cho người đại diện bán hàng biết.
4.2. Khai báo Hải quan
Khi nhập khẩu hàng Công ty nên đến các cơ quan Hải quan để làm thủ tục khai báo Hải quan. Để công đoạn này được thực hiện một cách nhanh chóng và không vướng mắc gì Công ty phải sắp xếp chuẩn bị hàng hoá sao cho hợp lý trật tự để cho các cán bộ hải qua tiện kiệm việc kiểm tra. Đồng thời cũng phải ghi chép về hàng hoá lên tờ khai Hải quan, điều chú ý là cần phải ghi thật rõ ràng,
trung thực và chính xác. Ngoài ra Công ty cũng cần phải đưa các giấy tờ liên quan như giấy phép nhập khẩu hàng hoá, bộ chứng từ mà người bán gửi sang kèm với tờ khai Hải quan giao cho cơ quan để kiểm tra được thuận tiện, tránh gây mất cảm tình đối với cán bộ Hải quan trong quá trình kiểm tra hàng hoá.
Khi cơ quan Hải quan ra quyết định như thế nào thì cũng phải có biện pháp khắc phục kịp thời để đưa hàng về Công ty.
Để không bị hàng hoá nhập khẩu về mà không được nhập vào thì trước khi ký kết hợp đồng phải xem xét các loại hàng mà Công ty định nhập có thuộc loại cấm nhập hay không.
4.3. Nhận hàng nhập khẩu
Đối với các hợp đồng nhập khẩu, Công ty nên thuê cơ quan giao nhận để tiến hành nhận hàng hoá của mình, khi thuê đơn vị nhận uỷ thác giao nhận, Công ty phải ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải về việc giao nhận hàng từ tầu nước ngoài về xác nhận với cơ quan vận tải, kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật bốc dỡ cách thức vận chuyển: cung cấp các tài liệu cần thiết cho đơn vị nhận uỷ thác giao nhận như vận đơn, lệnh giao hàng. Để hàng nhập khẩu không bị hư hỏng trong quá trình bốc dỡ vận chuyển về kho của Công ty. Ngoài việc nêu rõ trách của bên nhận uỷ thác giao nhận, Công ty cần cử các cánbộ xuống tận ga, cảng để đôn đốc và giám sát công việc này. Nếu thấy cần thiết có thể lập các biên bản vi phạm nếu cơ quan nhận uỷ thác không làm tròn trách nhiệm của mình. Sau đó Công ty thanh toán chi phí giao hàng, bốc xếp, bảo quản cho các cơ quan cảng và đơn vị nhận uỷ thác giao nhận.
4.4. Làm thủ tục thanh toán
Để có thể xoay vòng được tiền vốn một cách nhanh chóng và có hiệu quả thì trong khi đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu Công ty nên cố gắng thuyết phục bên bán thanh toán theo phương thức L/C trả chậm, có thể trả chậm bao nhiêu ngày khi nhận được hàng hoặc là sau bao nhiêu ngày nhận được chứng từ.
Để chắc chắn khi Công ty thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo nhận được hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng như đã thoả thuận thì Công ty cần phải kiểm tra thật kỹ lưỡng bộ chứng từ và các giấy tờ có liên quan khác do người bán gửi đến.
Ngoài ra để chắc chắn nhận được hàng thì ngoài việc thanh toán bằng phương thức L/C trả chậm, Công ty có thể sử dụng phương thức thanh toán nhờ thu chấp nhận trả tiền trao chứng từ, đây là phương thức mà Công ty chỉ việc ký chấp nhận lên hối phiếu, ngân hàng sẽ ra bộ chứng từ.
Đối với các bạn hàng quen biết, Công ty nên thuyết phục bên xuất khẩu đồng ý việc thanh toán bằng phương thức chuyển tiền bằng thư nhằm giảm chi phí trong hoạt động thanh toán.
Tuy nhiên trước khi quyết định thanh toán tiền hàng cho bên bán, dù ở phương thức thanh toán gì thì Công ty cũng phải tiến hành kiểm tra, xem xét ký lưỡng bộ chứng từ và các giấy tờ có liên quan do người bán gửi đến và phải xem thật chính xác là bên bán có giao hàng đúng theo các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu mà hai bên đã thoả thuận. Tránh tình trạng thnah toán tiền rồi mà không nhận được hàng hoặc nhận hàng kém phẩm chất, quy cách chất lượng bị sai, sai tên hàng, hàng giao thiếu hụt...
Để có thể tiến hành công việc kiểm tra được chính xác , nhanh chóng Công ty nên nhờ ngân hàng Vietcombank tiến hành việc kiểm tra bộ chứng từ cho Công ty và nhờ các cơ quan có nghiệp vụ chuyên môn kiểm tra và kiểm nghiệm hàng hoá. Nếu thấy hàng hoá không phù hợp với hợp đồng hoặc bộ chứng từ mà bên bán gửi đến có sai lệch, không chuẩn xác và phù hợp với L/C của hợp đồng mà Công ty đã mở.
Sau khi hoạt động mua bán ngoại thương được ký kết, Công ty với tư cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc hết sức phức tạp, có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của Công ty. Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật Việt Nam và luật Quốc tế, đồng thời đảm bảo được quyền cũng như uy tín của Công ty. Về mặt kinh doanh trong quá trình thực hiện các khâu công
việc trong hoạt động, Công ty cần phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông. Để làm tốt việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Công ty cần có những giải pháp, có những chính sách để tiến hành các khâu công việc đồng thời giả quyết kịp thời các vướng mắc phát sinh nhằm tránh những rủi do khiếu nại dẫn đến giảm lợi nhuận, cũng như nâng cao uy tín đối với khách hàng ở trong và ngoài nước.