Công tác kế toán phải đáp ứng đợc các yêu cầu của hoạt động kinh doanh nhằm cung cấp thông tin thờng xuyên, đầy đủ, chính xác và kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
- Ghi chép, phản ánh, tính toán số liệu và tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn cũng nh các quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh toán, kiểm tra bảo vệ an toàn cho tài sản và phát hiện, ngăn ngừa những hiện tợng tiêu cực trong kinh doanh.
Ban giám đốc Phòn g H àn h ch ín h- N hâ n sự Ph òn g K ỹ th uậ t Ph òn g K in h do an h và D ự án Ph òn g T ài ch ín h- K ế to án
- Cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cho việc điều hành quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị, cung cấp số liệu, tài liệu và quản trị doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát của Nhà nớc đối với hoạt động kinh doanh của đơn vị.
• Bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán gồm: Kế toán trởng, Kế toán tổng hợp và Kế toán hàng hóa, Kế toán công nợ và thanh toán, Thủ quỹ.
Tổ chức bộ máy kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Trong đó:
+ Kế toán trởng: Có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện việc triển khai công tác kế toán tài chính của công ty, lập kế hoạch tài chính, kế hoạch tài chính tín dụng đối với các đơn vị liên quan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban Giám đốc.
+ Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán:
Sau khi nhập hàng hóa (Mua hàng) có hóa đơn GTGT đầu vào Khi bán hàng có hóa đơn GTGT đầu ra .
Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán Kế toán hàng hóa Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán trởng
Chuyển cho kế toán công nợ để cập nhật dữ liệu, theo dõi đôn đốc nợ phải thu với khách hàng và thanh toán, kiểm soát nợ phải trả với nhà cung cấp hàng.
Sử dụng 2 TK chủ yếu là 131 và 331
Định kỳ hàng tháng, quý, năm hoặc tại bất kì thời điểm nào cần thiết, kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán phải có con số cụ thể, chi tiết và tổng hợp về các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của công ty và in ra bảng tổng hợp, sổ chi tiết.
+ Kế toán hàng hóa: Phối hợp cùng với bộ phận bán hàng và thủ kho quản lý, theo dõi, báo cáo tình hình nhập – xuất – tồn hàng hóa của công ty.
Hàng ngày, khi nhận đợc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng do bộ phận bán hàng và thủ kho chuyển lên, kế toán hàng hóa có nhiệm vụ cập nhật vào máy => lên báo cáo chi tiết số lợng nhập – xuất – tồn của từng loại hàng hóa và đối chiếu số liệu khớp với thủ kho về tình hình nhập – xuất – tồn các mặt hàng trong công ty.
Định kỳ, hàng ngày, tháng, quý, năm phải có số liệu chi tiết về tình hình tồn và số lợng hàng hóa bán ra. Căn cứ số liệu do bộ phận kế toán này cung cấp: Bộ phận kinh doanh cũng nh ban lãnh đạo công ty sẽ có kế hoạch mua hàng vào để bán.
Định kỳ 3 tháng, 6 tháng, 1 năm kế toán hàng hóa sẽ xuống kho cùng thủ kho kiểm kê thực tế số lợng hàng hóa trong kho.
Sử dụng chủ yếu TK 156 – Hàng hóa. + Kế toán tổng hợp:
Lập bảng lơng cho công nhân viên trong công ty.
Tập hợp tất cả các chứng từ của kế toán chi tiết để lên báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh của công ty.
Sử dụng các TK 632, 641, 511, 512, 333, 911.
Công việc của kế toán tổng hợp sẽ làm công việc kế toán sau các bộ phận kế toán khác.
+Thủ quỹ: Sau khi kế toán viết phiếu thu, phiếu chi có đầy đủ chữ kí Giám đốc, Kế toán trởng, sẽ chuyển cho thủ quỹ để chi và thu tiền. Cuối ngày thủ quỹ sẽ báo cáo tiền mặt tồn tại quỹ. Đồng thời thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi tiền trong ngân hàng của công ty.
• Chính sách kế toán:
+ Kỳ kế toán: năm (bắt đầu từ 01/01 đến hết ngày 31/12 năm dơng lịch). + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ
+ Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung + Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. + Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ:
TSCĐ hạch toán theo nguyên giá.
Phơng pháp khấu hao TSCĐ: Phơng pháp đờng thẳng. + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc
Phơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên Phơng pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Báo cáo tài chính:
Công ty TNHH máy và thiết bị công nghiệp Nhật Minh áp dụng hệ thống báo cáo tổng hợp do Bộ tài chính ban hành, bao gồm:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lu chuyển tiền tệ
Thuyết minh báo cáo tài chính
+ Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp trong năm tài chính có ảnh hởng đến báo cáo tài chính: Chịu ảnh hởng tỷ giá USD, dẫn tới chênh lệch tỷ giá nhiều, chi phí lãi vay lớn.
+ Tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp áp dụng theo quyết định 15/2006/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính.
+ Hệ thống sổ sách kế toán: gồm các loại sổ chủ yếu:
o Sổ nhật ký chung, công ty không sử dụng Sổ Nhật ký đặc biệt nh Sổ Nhật ký thu tiền, Sổ Nhật ký chi tiền, Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký bán hàng.
o Sổ Cái
o Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hiện nay, công ty tổ chức trình tự ghi sổ nh sau:
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký Chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra