Chúng ta đang sống trong thời kỳ đổi mới, thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Trong quá trình mở cửa để hội nhập kinh tế, hầu như tất cả các siêu thị đều thúc đẩy kinh doanh theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hoá. Xu hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đòi hỏi tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh. Trên thực tế, vẫn còn một phần lớn bộ phận các siêu thị chưa làm được điều đó. Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ và nhất là sự phát triển như vũ bão của ngành CNTT, thì yêu cầu đó không còn là khó khăn trở ngại đối với các siêu thị. Siêu thị em muốn nói đến ở đây là siêu thị máy tính Him Lam. Trong quá trình khảo sát thực tế em đã thu thập được các thông tin sau:
Các công việc chủ yếu của siêu thị như sau: * Nhập hàng.
* Bán hàng.
* Giới thiệu sản phẩm với khách hàng. * Giao dịch với khách hàng.
* Hoạch toán doanh thu.
Hình 2.1: Sơ đồ chức năng của siêu thị
* Giờ đây chúng ta xem xét cụ thể hơn từng công việc được thực hiện tại siêu thị như sau :
Siêu thị nhập hàng từ một nguồn hàng của một nhà cung cấp nào đó. Một số nhà cung cấp đã cung cấp hàng cho siêu thị là:
+ Siêu thị Thế Giới Số Trần Anh – Ba Đình – Hà Nội. Giới thiệu sản phẩm Giao dịch Bán hàng Hoạch toán doanh thu Siêu thị máy tính HIM LAM Nhập hàng
+ Siêu thị TNHH CMS Máy tính Việt Nam – Mỹ Đình – Hà Nội. + Siêu thị Silicom Máy tính Việt Nam – Long Biên – Hà Nội. + Siêu thị VNCT – Đống Đa – Hà Nội.
+ Siêu thị IDC – Long Biên – Hà Nội.
+ Siêu thị Lê Bảo Minh – Mỹ Đình – Hà Nội. Và nhiều siêu thị khác…
Quá trình nhập hàng được tiến hành như sau:
Căn cứ vào lượng hàng đã bán mà siêu thị có nhu cầu nhập hàng của các nhà cung cấp. Với những mặt hàng đã được nhập vào kho hàng, bộ phận quản lý kho sẽ thống kê lên danh sách các loại hàng đã hết. Bộ phận kho thực hiện công việc kiểm tra tồn kho. Sau đó, bộ phận kho xin ý kiến của bộ phận triển khai kế hoạch của siêu thị lên kế hoạch nhập hàng. Bộ phận triển khai kế hoạch sẽ gửi quyết định đồng ý nhập các loại hàng trong kho đã hết. Công việc của bộ phận kho lúc này là thương lượng với đối tác là các nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp có thể đáp ứng những mặt hàng mà siêu thị yêu cầu và được giám đốc siêu thị phê duyệt thì nhập hàng. Khi hàng về nhân viên kỹ thuật kiểm tra hàng. Nhân viên kỹ thuật giao hàng cho bộ phận kho. Bộ phận kho tiến hành nhập hàng và lập hóa đơn nhập hàng với danh sách các loại hàng cần nhập. Với những loại hàng được nhập vào kho, bộ phận kho của siêu thị và bên giao hàng của nhà cung cấp, phải kiểm tra lại số lượng cũng như chất lượng của các mặt hàng. Kiểm tra về nguồn gốc của sản phẩm để đảm bảo chất lượng, đảm bảo hàng không bị sáo trộn, để không làm ảnh hưởng đến uy tín về chất lượng các loại mặt hàng của siêu thị trong hoạt động kinh doanh. Với các loại hàng đã hết ở trong kho bộ phận kinh doanh sẽ lên kế hoạch nhập hàng của các nhà cung cấp. Mỗi khi có hàng mới được nhập về, bộ phận kỹ thuật kiểm tra số lượng cũng như chất lượng. Kiểm tra hàng hóa có đúng là các loại hàng mà siêu thị cần nhập không. Kiểm tra mẫu mã số lượng, chất lượng. Kiểm tra hàng hóa và chuyển vào kho lưu trữ của siêu thị.
Bộ phận kho ghi chép lại vào các hóa đơn nhập hàng có dạng sau: Siêu thị:……… Địa chỉ:………. Số điện thoại:……… HÓA ĐƠN NHẬP HÀNG Số hóa đơn nhập:………..… Ngày nhập:……..………..…. Mã nhà cung cấp:…………..………..… Tên nhà cung cấp:……….……… Địa chỉ nhà cung cấp:………..… Số điện thoại:……… Chi tiết hóa đơn nhập hàng:
Mã hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng tiền : ………Bằng chữ:……….… Diễn giải:………..……… Giao hàng Nhận hàng
(Ký và ghi rõ họ và tên) (Ký và ghi rõ họ và tên)
Quá trình bán hàng cho khách hàng bắt đầu khi có khách hàng đến mua hàng hoặc nhận được đơn đặt hàng của khách hàng. Đối với những đơn đặt hàng, bộ phận kế kho chỉ cần lấy hàng theo đơn đặt hàng. Sau đó bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng. Cuối cùng là giao hàng đến địa chỉ của khách hàng. Hầu như đa số các đơn đặt hàng là của các siêu thị.
Đối với khách hàng mua lẻ thì bộ phận bán hàng sẽ làm công việc tư vấn cho khách hàng về loại sản phầm mà khách hàng đang muốn mua. Sau khi tư vấn xong, khách hàng lựa chọn được mặt hàng muốn mua thì bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho bộ phận kho lấy hàng và lắp đặt các linh kiện thiết bị, và kiểm tra hoạt động của máy tính. Trong thời gian đó bộ phận bán hàng sẽ làm công việc lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng.
Hoá đơn bán hàng có dạng như sau: Siêu thị ………. Địa chỉ: ……….. Số điện thoại: ………. HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Số hoá đơn:………Ngày bán:………... Mã khách hàng:……….Tên khách hàng:……….…………. Địa chỉ khách hàng:……….. Số điện thoại:………. Chi tiết hóa đơn bán hàng:
Mã
hàng Tên hàng ĐVT Giá bán Số lượng Thành tiền
Tổng tiền:………:………Bằng chữ:……….. Tiền tệ:………….………... Tiền khách đưa:……… …………. Tiền khách nợ:……….. ……. Tỷ giá ngoại tệ:……… .. Quy đổi:……….. Thuế:……….. Diễn giải:……….. Khách hàng Nhân viên bán hàng
(Ký và ghi rõ họ và tên) (Ký và ghi rõ họ và tên)
Các số liệu ghi chép được chuyển về bộ phận kế toán kho, nếu có sự thay đổi về các mặt hàng, thì được cập nhật vào thẻ kho và tính số tồn kho của từng loại mặt hàng.
THẺ KHO
Ngày ………. Tháng ……… Năm ……….
STT Mã hàng Ngày Nhập Xuất Tồn
……… ………… ……… ………… ………… ………
Hàng tháng, số lượng nhập, số lượng xuất được cộng dồn vào thẻ kho theo từng loại hàng để lên báo cáo kho. Sau một tháng làm việc, nhân viên bộ phận kho vận phải làm nhiệm vụ thống kê các loại hàng tồn và các loại hàng đã hết. Quá trình diễn ra tương tự như với quí, với năm. Việc thống kê đó là rất cần thiết trong hoạt động kinh doanh của siêu thị. Với việc thống kê đó sẽ nắm bắt được những con số khả quan về tình hình kinh doanh của siêu thị tại từng thời điểm cụ thể một cách chi tiết.
Về phần bảo hành cho khách hàng, mỗi mặt hàng đều có phiếu bảo hành sản phẩm của nhà cung cấp. Siêu thị chỉ thực hiện công việc lưu trữ các phiếu bảo hành và làm công việc bảo hành cho khách hàng khi mua sản phẩm của siêu thị. Phiếu bảo hành sản phẩm có dạng như sau:
Siêu thị:……… Địa chỉ:………. Số điện thoại:……… PHIẾU BẢO HÀNH Số phiếu:………..…………...Ngày mua:……..………. Mã khách hàng:…………..………..…Tên khách hàng:……….…... Địa chỉ khách hàng:………..…Số điện thoại:……… Chi tiết hóa đơn nhập hàng:
Mã hàng Tên hàng ĐVT Thời gian bảo hành
Khách hàng Nhân viên bán hàng
(Ký và ghi rõ họ và tên) (Ký và ghi rõ họ và tên)
Về phần theo dõi công nợ của khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ lập các hoá đơn thu công nợ và gửi cho khách hàng khi đến hạn trả. Hoá đơn thu công nợ có dạng như sau:
Siêu thị:……… Địa chỉ:………. Số điện thoại:………
HOÁ ĐƠN THU CÔNG NỢ
Số hoá đơn thu:………..……..Ngày thu:……..………. Mã khách hàng:…………..……… Tên khách hàng:……….………… Địa chỉ khách hàng:……… Số điện thoại:………. Số tiền khách nợ:……… Ghi chú:……….. Mã nhân viên:………..Tên nhân viên:………... Khách hàng Nhân viên bán hàng
(Ký và ghi rõ họ và tên) (Ký và ghi rõ họ và tên)
Bất cứ lúc nào bộ phận quản lý siêu thị, giám đốc cũng có thể xem được các doanh thu, báo cáo nhập xuất tồn.
Siêu thị:……… Địa chỉ:………. Số điện thoại:………
BÁO CÁO DOANH THU
Từ ngày:...Đến ngày:……….
STT Mã hàng Tên hàng Tiền nhập vào Tiền bán ra
1 2
Tổng :………
Kế toán Chủ siêu thị (Ký và ghi rõ họ và tên) (Ký và ghi rõ họ và tên)
Thống kê báo cáo: Hàng tháng nhân viên lập phiếu thông báo cho siêu thị biết tình hình của siêu thị trong tháng, thống kê chi tiết mặt hàng nào bán chạy và mặt hàng nào còn tồn, từ đó có kế hoạch nhập hàng cho hợp lý.
Siêu thị:……… Địa chỉ:………. Số điện thoại:………
BÁO CÁO HÀNG TỒN
Từ ngày:……….Đến ngày:………
STT Mã hàng Tên hàng Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
1 2
Ngày……Tháng……Năm Khách hàng Bán hàng
(Ký và ghi rõ họ và tên) (Ký và ghi rõ họ và tên)
Sau mỗi ngày làm việc, các nhân viên bán hàng có nhiệm vụ sắp xếp lại các mặt hàng trong gian hàng để kiểm kê báo cáo với tổ trưởng nhân viên. Sau khoảng 1 tuần hoặc một tháng chủ siêu thị, tổ trưởng nhân viên sẽ dựa vào sổ sách giấy tờ để tổng hợp lượng hàng hoá đã bán, lưọng hàng hoá còn tồn đọng trong kho và trong các gian hàng, những mặt hàng nào đã hết, sắp hết, mặt hàng nào cần phải nhập thêm, mặt hàng nào sắp hết hạn sử dụng, thống kê số nợ của khách hàng dựa vào hoá đơn bán hàng rồi yêu cầu khách hàng trả nợ.