- Hình thức kế toán: nhật ký chung
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
• Phiếu xuất kho: được dùng làm căn cứ cho Thủ kho xuất hàng và lập Hoá đơn GTGT cho khách hàng. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng bán trên Phiếu xuất kho và Hoá đơn GTGT phải trùng khớp nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
• Hoá đơn GTGT: Khi bán hàng, phòng kế toán sẽ lập chứng từ này căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hợp đồng kinh tế giữa 2 bên (nếu có). Hoá đơn GTGT bao gồm: Tên hàng hoá, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số tiền khách hàng phải thanh toán. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho Nhà nước. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần.
Liên 1 (màu tím): Được lưu lại trên gốc quyển Hoá đơn GTGT. Liên 2 (màu đỏ): Giao cho khách hàng.
Liên 3 (màu xanh): Lưu lại tại Công ty
• Phiếu thu: Kế toán lập nhằm xác định rõ số tiền mặt, ngoại tệ… thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán các khoản thu có liên quan.
• Giấy báo Có của ngân hàng: Là chứng từ được gửi tới từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của Công ty.
• Trình tự luân chuyển chứng từ: Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ này sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo đúng quy định của Công ty. Nếu chứng từ đã hợp lệ thì sẽ được chuyển đến các bộ phận kế toán liên quan, họ có trách nhiệm định khoản, ghi số liệu trên chứng từ vào các sổ kế toán có liên quan theo hình thức kế toán Nhật ký chung.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán bán hàng gồm có:
• Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế, các khoản giảm trừ doanh thu
và xác định doanh thu thuần trong kỳ của DN. DN không sử dụng tài khoản cấp II và cấp III.
• Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán: Tài khoản này phản ánh trị giá gốc của thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.
• Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng: Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của DN với khách hàng về tiền bán hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng.
• Tài khoản 33311 - Thuế GTGT đầu ra
• Tài khoản 156 - Hàng hoá: Phản ánh số hiện có và sự bién động của hàng hoá theo giá mua thực tế.
• Tài khoản 5211 - Chiết khấu thương mại: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà DN đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua đã mua hàng của DN với số lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết về mua bán hàng.
• Ngoài ra kế toán bán hàng còn sử dụng một số tài khoản như sau: - Tài khoản 111: Tiền mặt
- Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng - Tài khoản 641: Chi phí bán hàng
- Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ