• Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT (Mẫu
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
- Biên bản giao nhận hàng hóa
- Phiếu thu (Mẫu 01-TT)
• Sổ kế toán
Kế toán bán hàng đồ điện tử công ty áp dụng hình thức nhật ký chung, vì thế có các sổ sách kế toán sau:
- Sổ nhật ký chung - Sổ nhật ký bán hàng: -
- Sổ cái: Kế toán mở sổ cái cho các tài khoản 511, 521, 632, 156, 111, 112 - Sổ chi tiết thanh toán người mua
Trình tự kế toán một số nghiệp vụ bán hàng củ yếu tại công ty
• Bán lẻ Chứng từ sử dụng: - Hóa đơn GTGT - Hóa đơn bán lẻ - Bảng kê bán lẻ Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết TK 131, 632, 521, Sổ cái các TK 511, 632, 521
Ví dụ 1
Ngày 06/03/2012 anh Nam mua:
+ 1 USB 128 Kington đơn giá 199.000 đ/chiếc + 1 RAM 256 đơn giá 220.000đ/chiếc
+ 2 cáp ổ cứng đơn giá 33.400đ/chiếc
Khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt. Nhân viên bán hàng ghi hóa đơn bán lẻ (Phụ lục 04: Hóa đơn bán lẻ hàng hóa) sau đó lên bảng kê bán lẻ hàng hóa
( Phụ lục 07 Bảng kê bán lẻ hàng hóa)
o Bán buôn theo hợp đồng kinh tế
Phòng kinh doanh sẽ thảo hợp đồng và viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT tại công ty được lập làm 3 liên đặt lên giấy than viết một lần: Liên 1 (màu xanh) lưu tại quyển gốc (làm căn cứ ghi sổ kế toán), liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (màu tím) làm căn cứ thanh toán. Hoá đơn được chuyển cho kế toán, kế toán căn cứ vào hoá đơn lập phiếu xuất kho. Kế toán lập xong hoá đơn sẽ trình cho kế toán trưởng và giám đốc. Người mua sau khi nhận đủ hàng, kiểm tra hàng ký nhận vào hoá đơn.
Ví dụ 1
Trong tháng 3/2012 công ty có các nghiệp vụ phát sinh như sau:
+ Công ty TNHH Thương Mại dịch vụ tổng hợp Hoàng phúc đặt mua 10 chiếc máy tính xách tay hãng Dell Inspiron 1440, trọn bộ 5 chiếc máy tính để bàn Core 2 Duo E7500.
• Ngày 10/03/2012 công ty xuất hàng bán cho công ty Hoàng Phúc với giá 10.500.000 đồng/ chiếc máy tính xách tay, thuế GTGT 10%. Đơn giá vốn thực tế xuất kho là 9.500.000 đồng/ chiếc. Đơn giá trọn bộ máy tính để bàn là 5.350.000 đ/bộ, thuế GTGT 10%. Khi đồng ý bán hàng cho khách hàng kế toán ghi hóa đơn GTGT số 0059228 (Phụ lục số 05). Căn cứ hóa đơn GTGT trên thủ kho lập PXK số 008
(Phụ lục số 06) giao liên 2 màu đỏ cho khách hàng. Dựa vào 2 chứng từ hóa đơn GTGT và PXK kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng máy tính xách tay
Nợ TK 131 Phải thu của công ty Hoàng Phúc : 115.500.000 Có TK 5111 Doanh thu bán máy tính : 105.000.000
Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp : 10.500.000
Ghi nhận doanh thu máy tính để bàn
Có TK 5112 Doanh thu bán máy tính để bàn : 26.750.000 Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp : 2.675.000 Gía vốn hàng bán sẽ được ghi nhận vào cuối tháng
• Ngày 10/03/2012 khách hàng thanh toán ½ tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu số 00045 (Phụ lục số 07) đồng thời ghi giảm khoản nợ phải thu, tăng tiền mặt tại quỹ.
Nợ TK 111 Tiền mặt : 100.000.000 Có TK 131 Phải thu của công ty Hoàng Phúc : 100.000.000 Ví dụ 2:
Ngày 15/03 công ty bán cho trường Trung Học cơ sở Ngô Thì Nhậm 20 chiếc trọn bộ máy tính để bàn Intel Core 13 2100. Do khách hàng mua hàng với số lượng lớn nên công ty đã cho hưởng chiết khấu thương mại ngay trên đơn giá bán là 6.550.000đ/chiếc thuế GTGT 10%, theo HĐGTGT số 0059230 căn cứ vào đó kế toán kế toán lập phiếu xuất kho . Dựa vào hai chứng từ này kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng
Nợ TK 131 Phải thu của trường 143.000.000 Có TK 511 Doanh thu bán hàng 130.000.000 Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra 13.000.000
Khoản chiết khấu thương mại nay không được phản ánh trên tài khoản 521 vì (Điểm 3, mục IV, Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính hướng dẫn kế toán thực hiện 04 chuẩn mực kế toán ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 01/12/2001 của Bộ tài chính hướng dẫn: trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại, giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm giá (đã trừ chiết khấu thương mại) thì khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào tài khoản 521)
Khách hàng thanh toán ngay bằng chuyển khoản theo
• Kế toán doanh thu bán hàng
Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” và dùng “Sổ chi tiết bán hàng”. Trình tự hạch toán như sau: Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng mà doanh thu đã được ghi nhận, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT để ghi vào sổ chi tiết bán hàng. Trong sổ chi tiết
bán hàng mỗi hoá đơn GTGT được ghi vào một dòng. Cuối tháng, kế toán lấy số liệu từ chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK 511.
Từ sổ chi tiết kế toán ghi vào sổ nhật ký chung. ( Phụ Lục 07)
Cuối tháng kế toán tổng hợp và vào sổ cái tài khoản 511. (Phụ Lục 08)
• Kế toán giá vốn hàng bán
Cuối tháng căn cứ vào Phiếu xuất kho kế toán tính toán để tính ra đơn giá vốn hàng xuất bán trong kỳ
Bảng kê giá vốn hàng bán (Phụ Lục 07)
CHƯƠNG III