III. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty dệt may hà nộ
3. Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nộ
3.2. Phương pháp hạch toán
3.2.1 Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu
Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nẵm rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Hàng ngày kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đưa dự liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên "Sổ chi tiết số 2" và các nhật ký chứng từ liên quan khác như NKCT số 1, số 2, số 4, số 10
Mỗi phiếu được theo dõi một dòng trên "Sổ chi tiết số 2" với đầy đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán.
Nguyên tắc mở sổ chi tiết số 2: Sổ này được mở hàng tháng. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên với công ty thì được mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thường xuyên thì theo dõi qua một cuốn sổ chung của công ty
- Cơ sở số liệu: từ phiếu nhập kho, hoá đơn và các chứng từ thanh toán - Phương pháp ghi:
Căn cứ vào phiếu nhập vật tư, hoá đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu chứng từ.
Cột nội dung: Ghi số dư đầu tháng của từng nhà cung cấp được lấy từ "Sổ chi tiết số 2" của tháng trước. Và ghi các nghiệp vụ nhập vật tư (Tên vật tư, số lượng nhập, đơn giá), các nghiệp vụ thanh toán với người bán.
Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn mua vật liệu gì thì chi tiết theo tài khoản của vật liệu đó căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi phần thuế (TK133). Thanh toán với người bán theo hình thức nào, chẳng hạn thanh toán bằng tiền mặt (TK111), bằng tiền gửi ngân hàng (TK112), bằng vay ngắn hạn (TK311), và đối với ngưòi bán có mua hàng của xí nghiệp thì có thể thanh toán bù trừ (TK131)...
Cột phát sinh:
+ Số phát sinh Có: Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho về số vật liệu theo hoá đơn đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán các nội dung: hoá đơn, phiếu nhập và số tiền vào các cột phù hợp theo định khoản:
Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331
+ Số phát sinh Nợ: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng, tuỳ theo hình thức thanh toán, kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với từng người bán cho từng chuyến hàng ghi vào các cột phù hợp.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi Nợ TK 331
Có TK111 75 | P a g e
Nếu thanh toán bằng phương thức hàng đổi hàng kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 131
Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng kế toán ghi Nợ TK 311
Có TK311
Cột số dư: Kế toán phản ánh khoản công ty còn nợ người bán hoặc các khoản công ty trả trước cho người bán nhưng trong tháng hàng chưa về hoặc số tiền công ty trả thừa cho người bán vào cột số dư.
Biểu số 3.2 Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Tháng 8/2002 - Chị Phan Hồng Liên Chứng từ Nội dung Tài khoản
đối ứng
Phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
111 2/8 Tạm ứng mua bao tải dứa 111 345000 61124315 125 15/8 Thoi suốt 1524 133 140000 14000 130 29/8 Dầu công nghiệp 1523 133 520000 52000 Cộng 345000 726000 Cộng TK 1524 140000 Cộng TK 1523 520000 Cộng TK133 66000 Số dư cuối tháng
ở công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trên sổ chi tiết thanh toán với người bán ngoài số trang mở cho người bán còn mở cho từng cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu.
Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua vật liệu gì số lượng là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch sẽ xem xét và phê duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu. Khoản tạm ứng này được ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK331
Có TK 111
Việc phản ánh này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán, thực chất đây không phải là tiền ứng trước cho người bán nhưng lại được theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 như một khoản trả trước cho người bán. Điều này chưa phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Và khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết như sau: Nợ TK152
Nợ TK 133 Có TK 331
Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với người bán, theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331/Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK 331/Có TK liên quan.
NKCT số 5 là một loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty. Nguyên tắc mở sổ NKCT số 5:
- Cơ sở số liệu: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước, sổ chi tiết số 2 - Phương pháp ghi:
+ Cột số dư đầu tháng: Lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước.
Số dư nợ: Phản ánh số tiền công ty đã trả trước cho người bán nhưng hàng chưa về nhập kho trong tháng
Số dư có: Phản ánh số tiền công ty còn nợ người bán + Số phát sinh
Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK (152,1521....) lấy số liệu cộng của từng loại vật liệu của người bán ghi vào các tài khoản tương ứng.
Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK (111,112....)lấy số liệu cộng ỏ các TK tuỳ theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào tài khoản tương ứng.
+ Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính số dư cuối tháng của từng người bán.
Cuối tháng khóa sổ NKCT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có TK331 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi sổ cái TK152 (Nợ TK152, Có TK331)