8 Bố cục của đề tài
1.1.5 Cấu trỳc của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ
Về mặt cấu trỳc, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ bao gồm hệ thống CCTC thủ cụng truyền thống và hệ thống tra tỡm tin tự động.
1.1.5.1 Hệ thống CCTC truyền thống
Thực chất của việc xõy dựng cỏc CCTC là quỏ trỡnh mụ tả tài liệu kốm theo chỉ dẫn số tra tỡm, vỡ vậy khi biờn soạn cỏc CCTC phải căn cứ vào tiờu chớ mụ tả tài liệu ở mọi cấp độ khỏc nhau.
Trong đề tài nghiờn cứu khoa học của cỏc tỏc giả Trần Thị Hương, Nguyễn Cảnh Đương (mó số 96-98-042 ) “Nghiờn cứu cỏc nguyờn tắc và phương phỏp mụ tả tài liệu lưu trữ tại cỏc Trung tõm lưu trữ quốc gia”,
nhúm tỏc giả đó nờu rừ: mụ tả tài liệu là một quỏ trỡnh phõn tớch, so sỏnh và ghi lại những thụng tin về thành phần, nội dung cũng như cỏc đặc tớnh vật lý của tài liệu lưu trữ với mục đớch tạo nờn một hệ thống cụng cụ thống kờ và tra tỡm tài liệu lưu trữ để phục vụ cho quản lý và tham khảo tài liệu lưu trữ, năm 1998. Tư liệu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nứơc [59].
Mỗi loại CCTC khoa học tài liệu lưu trữ khỏc nhau được phõn biờ ̣t bởi phương phỏp, cỏch thức và nội dung mụ tả tài liệu khỏc nhau. Hệ thống CCTC cú thể được lập ở cỏc phạm vi như: xuyờn kho lưu trữ, xuyờn phụng và trong một phụng. Cỏc yếu tố bắt buộc để tạo nờn hệ thống CCTCKH bao gồm: mục lục hồ sơ, sỏch hướng dẫn, cỏc bộ thẻ, cơ sở dữ liệu và khung phõn loại thụng tin thực thi chức năng của cỏc CCTC và cỏc yếu tố bổ trợ như: Sỏch chỉ dẫn, sỏch sơ yếu... Dưới đõy là phần giới thiệu cụ thể về từng thể loại trong số đú.
a. Mục lục hồ sơ
Mục lục hồ sơ là bản kờ cú hệ thống tờn cỏc hồ sơ và những thụng tin khỏc về thành phần và nội dung hồ sơ của mội khối tài liệu nhất định, như một phụng hoặc một bộ phận của phụng, một phụng lưu trữ liờn hợp hoặc một sưu tập tài liệu lưu trữ. [24], tr, [223].
Mục lục hồ sơ là cụng cụ tra cứu cơ bản trong cỏc phũng, kho lưu trữ. Nú chỉ được lập trong lưu trữ sau khi tài liệu đó được chỉnh lý sắp xếp vào cỏc hồ sơ. Mục lục hồ sơ cú cỏc chức năng chớnh như:
- Giới thiệu thành phần và nội dung hồ sơ;
- Cố định trật tự hồ sơ đó được hệ thống húa theo phương ỏn phõn loại tài liệu trong một phụng lưu trữ;
-Thống kờ cỏc hồ sơ trong một phụng, một đơn vị tổ chức của đơn vị hỡnh thành phụng, một sưu tập tài liệu lưu trữ hoặc một phụng liờn hợp.
Theo tiờu chuẩn ngành lưu trữ Việt Nam Mục lục hồ sơ ( mó số: TCN- 04-1997 ) thành phần mục lục hồ sơ gồm cú:
-Tờ bỡa -Tờ nhan đề -Tờ mục lục -Lời núi đầu
-Bảng chữ viết tắt -Bảng kờ hồ sơ -Bảng chỉ dẫn
-Phần chứng từ kết thúc
Việc lập mục lục hồ sơ cần căn cứ vào khối lượng tài liệu của một phụng, tỡnh hỡnh tổ chức và hoạt động của đơn vị hỡnh thành phụng. Trong cỏc yếu tố trờn phần thống kờ cỏc tiờu đề hồ sơ (đơn vị bảo quản) là phần chủ yếu của mục lục bao gồm cỏc thụng tin về thành phần và nội dung của hồ sơ; cũn lại là cỏc yếu tố bổ trợ phần thống kờ tiờu đề hồ sơ được chia thành cỏc chương, mục và tiểu mục phự hợp với phương ỏn phõn loại tài liệu của phụng lưu trữ. Cỏc yếu tố thể hiện trờn thống kờ mục lục hồ sơ gồm: cỏc cột, hộp (cặp) số, hồ sơ số, tiờu đề hồ sơ, ngày thỏng bắt đầu và kết thỳc, số tờ, ghi chỳ. Cú một số mục lục cũn cú cột thời hạn bảo quản.
Yếu tố thứ nhất của phần bổ trợ là tờ bỡa, trờn đú gồm cú cỏc thụng tin về tờn cơ quan hay tổ chức lưu trữ, tờn gọi mục lục hồ sơ, tờn phụng, thời gian của phụng. Tờ nhan đề bao gồm một số thụng tin như trờn bỡa hồ sơ cũn cú cỏc yếu tố như: phụng số, mục lục số, số trang thời hạn bảo quản. Tờ mục lục
là bảng liệt kờ cỏc phần, chương, mục trong mục lục hồ sơ tương ứng với cỏc phần chương mục là số thứ tự trang đó được đỏnh số để tra tỡm thuận tiện. Nội
dung của lời núi đầu bao gồm cỏc thụng tin về lịch sử hỡnh thành phụng, lịch sử phụng, đặc điờ̉m của quỏ trỡnh biờn mục và hướng dẫn cỏch sử dụng mục lục. Bảng chữ viết tắt dựng để giải thớch cỏc khỏi niệm được viết tắt đó dựng trong mục lục được sắp xếp theo vần A,B,C. Ngoài ra cũn cú cỏc bảng chỉ dẫn kờ tờn cỏc sự vật, vấn đề, địa danh, tờn người đó được nhắc đến trong tiờu đề hồ sơ kốm theo chỳ giải cú tỏc dụng giỳp cho việc tra tỡm thụng tin nhanh chúng. Phần cuối của mục lục hồ sơ là chứng từ kết thỳc bao gồm cỏc thụng tin về số lượng hồ sơ và những đặc điểm của tài liệu trong hồ sơ được thống kờ trong mục lục cựng với chức danh và tờn gọi của người lập mục lục.
b. Sỏch hướng dẫn (sỏch chỉ dẫn)
Sỏch hướng dẫn là một cụng cụ tra cứu lưu trữ cung cấp những dữ liệu giới thiệu về thành phần và nội dung tài liệu hay phụng tài liệu lưu trữ theo một hệ thống nhất định[73,74].
Căn cứ vào tỡnh hỡnh thụng tin về cỏc phụng của một hoặc một số lưu trữ sỏch hướng dẫn cú thể được phõn thành hai loại chủ yếu như: sỏch hướng dẫn về cỏc phụng trong một (kho) lưu trữ và sỏch hướng dẫn về cỏc kho lưu trữ. Sỏch hướng dẫn về một kho lưu trữ bao gồm: sỏch hướng dẫn theo cỏc phụng; sỏch hướng dẫn theo chuyờn đề; sỏch hướng dẫn về kho lưu trữ hay về từng phụng, sưu tập tài liệu lưu trữ. Sỏch hướng dẫn xuyờn kho lưu trữ bao gồm: sỏch hướng dẫn cỏc phụng của cỏc kho lưu trữ; sỏch hướng dẫn theo chuyờn đề cỏc phụng của cỏc kho lưu trữ.
Cấu trỳc của sỏch hướng dẫn bao gồm hai phần: phần chớnh là phần mụ tả đặc điểm của cỏc phụng và tài liệu; phần cũn lại mang tớnh chất tra cứu bổ trợ. Việc xõy dựng cỏc sỏch hướng dẫn dựa trờn cơ sở cỏc nguyờn tắc và đặc trưng phõn loại tài liệu lưu trữ quốc gia. Cụ thể là đối với cỏc kho lưu trữ bảo quản tài liệu của cỏc thời kỳ lịch sử khỏc nhau thỡ cỏc phụng được hệ thống theo đặc trưng thời gian; cỏc phụng của cựng một thời kỳ thỡ sắp xếp theo đề
mục. Sỏch hướng dẫn của cỏc Kho lưu trữ cựng thuộc một thời kỳ lịch sử thỡ cỏc phụng lưu trữ được sắp xếp theo đặc trưng ngành hoạt động.
Sỏch hướng dẫn cỏc phụng lưu trữ: liệt kờ một cỏch cú hệ thống những đặc điểm của cỏc phụng lưu trữ bao gồm: tờn gọi phụng, số phụng, số lượng đơn vị bảo quản, thời hạn thời gian tài liệu, phần chỳ giải và thư mục.
Cú thể bổ sung trong phần đặc điểm của phụng bằng cỏc thụng tin về số lượng hồ sơ nhõn sự, về điều kiện tiếp cận và sử dụng.
Sỏch hướng dẫn chuyờn đề: liệt kờ cú hệ thống đặc điểm của cỏc phụng hoặc cỏc bụ ̣ phõ ̣n của phụng cú tài liệu theo cựng một chuyờn đề. Nội dung chớnh cần nờu là tờn gọi phụng, số phụng, giới hạn thời gian tài liệu của phụng, số mục lục cú tài liệu theo chuyờn đề, thực trạng CCTC phụng, chỳ giải và thư mục theo chuyờn đề, dẫn liệu về lịch sử hỡnh thành phụng và cỏc điều kiện tiếp cận, sử dụng.
Sỏch hướng dẫn kho lưu trữ: dựng để giới thiệu một cỏch tổng quỏt về lịch sử, nội dung và thành phần tài liệu của một kho lưu trữ cụ thể, cú vai trũ như một xuất bản phẩm khoa học đại chỳng. Phần chớnh của sỏch hướng dẫn là thụng tin về đặc điểm thành phần và nội dung của phụng và về cỏc CCTC tài liệu. Thụng tin về lịch sử phụng lưu trữ trỡnh bầy trong phần mở đầu.
Sỏch hướng dẫn về cỏc kho lưu trữ: trỡnh bày cú hệ thống đặc điểm của cỏc kho lưu trữ. Ở đõy cú thể tập trung thụng tin về cỏc kho lưu trữ, bảo tàng, thư viện và cỏc kho khỏc mà thường xuyờn bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia.
Trong phần mụ tả đặc điểm cú thể nờu tờn gọi của cỏc cơ quan lưu trữ, địa chỉ, loại hỡnh tài liệu, túm tắt lịch sử, chỳ giải và điều kiện sử dụng.
Mỗi loại sỏch hướng dẫn cần cú bộ mỏy tra cứu bổ trợ như: tờ nhan đề, mục lục, lời núi đầu, bảng chữ viết tắt, phụ lục và cỏc bảng chỉ dẫn.
c. Cỏc bộ thẻ
* Khỏi niệm: Bộ thẻ lưu trữ là một loại cụng cụ tra tỡm tài liệu lưu trữ, thường ở dạng cỏc tấm thẻ, dựng để giới thiệu nội dung của tài liệu trong đú cú cỏc cỏc thụng tin về nội dung tài liệu được phõn nhúm theo cỏc đặc trưng chuyờn đề, ngành hoạt động hay tỏc giả và được sắp xếp theo khung phõn loại thụng tin tài liệu nhất định [24], tr, [230].
Tổ hợp cỏc bộ thẻ khỏc nhau tạo thành một hệ thống cỏc bộ thẻ lưu trữ. Cỏc bộ thẻ lưu trữ cú khả năng giới thiệu nội dung tài liờ ̣u ở nhiều gúc độ, nhiều hỡnh thức khỏc nhau, trong một Phụng lưu trữ hoặc xuyờn Phụng, trong một kho lưu trữ hoặc xuyờn Kho và toàn thể tài liệu của cả Phụng lưu trữ Nhà nước.
Khỏc với mục lục hồ sơ, cỏc bộ thẻ khụng cú chức năng thống kờ, và khi xõy dựng cũng khụng phụ thuộc vào việc sắp xếp tài liệu trong một kho lưu trữ.
* Cỏc loại bộ thẻ lưu trữ bao gồm cỏc bộ thẻ là: - Bộ thẻ hợ̀ thụ́ng ;
- Bộ thẻ sự vật chuyờn đề; - Bộ thẻ sự vật;
- Bộ thẻ thời gian;
Cơ sở để phõn biệt cỏc bộ thẻ là đặc trưng phõn nhúm nội dung thụng tin tài liệu và cấu trỳc của bộ thẻ. Đối tượng mụ tả trờn bộ thẻ cú thể là tài liệu ( một nhúm hoặc là một phần của tài liệu ), đơn vị bảo quản, đơn vị thống kờ, mục lục, phụng ( hoặc một nhúm phụng ) cú thụng tin về một chuyờn đề nhất định.
+ Bộ thẻ hệ thống: là bộ thẻ lưu trữ gồm cỏc thụng tin tài liệu được phõn nhúm theo cỏc lĩnh vực tri thức và lĩnh vực hoạt động của xó hội, cỏc nhúm tin đú được sắp xếp theo một trật tự lụ gíc nhất định ( cỏc cấp độ như đề mục, cỏc mục, tiờ̉u đề mục ...) Vớ dụ, trong bộ thẻ về lịch sử cỏc cơ quan nhà nước thụng tin tài liệu được phõn loại theo cỏc ngành, sau đú trong từng
ngành theo cỏc cơ quan trực thuộc, tiếp đú – theo loại cơ quan ( ngõn hàng, nhà mỏy, cơ quan quản lý, hiệp hội...) sắp xếp theo trật tự bảng chữ cỏi, bờn trong theo tờn gọi cỏc đơn vị.
+ Bộ thẻ sự vật – chuyờn đề: là bộ thẻ lưu trữ về một hoặc một số chuyờn đề, trong đó cỏc thụng tin tài liệu được phõn nhúm theo đặc trưng sự vật và được sắp xếp theo trỡnh tự lụ gớc.
+ Bộ thẻ sự vật: là bộ thẻ lưu trữ mà cỏc thụng tin về cỏc sự vật chứa trong tài liệu được phõn chia và sắp xếp theo vần chữ cỏi của tờn gọi cỏc sự vật đú.
+ Bộ thẻ tờn gọi: là bộ thẻ mà thụng tin tài liệu được phõn loại theo bảng chữ cỏi tờn người được nhắc tới trong tài liệu hoặc là tác giả của tài liệu.
Trong bộ thẻ địa dư: thụng tin tài liệu được phõn loại theo bảng chữ cỏi tờn gọi địa dư hoặc theo cỏc đơn vị lónh thổ hành chớnh.
Mỗi cơ quan lưu trữ khi xõy dựng bộ thẻ cần căn cứ vào cỏc yờu tố như: cấp độ, cấu trỳc, thành phần, nội dung và chất lượng tài liệu, nhu cầu và tần số khai thỏc sử dụng, chất lượng của cỏc loại CCTC đó cú và khả năng cơ sở vật chất – nhõn lực của cơ quan. Đặc biệt khi dự kiến kế hoạch cho việc lập cỏc bộ thẻ cần ỏp dụng phương phỏp phõn cấp, tức là xỏc định và lựa chọn cỏc phụng lưu trữ thuộc diện ưu tiờn hàng đầu để làm thẻ ( cỏc phụng cú giỏ trị loại A).
Cơ sở để xõy dựng và sắp xếp cỏc bộ thẻ là khung phõn loại thụng tin tài liệu. Cỏc yếu tố mụ tả trờn tṍ m thẻ phải bao gồm: tờn gọi cơ quan lưu trữ, mó số, đề mục, tiờ̉u đề mục, thời gian sự kiện, số phụng, tờn phụng, số mục lục, số đơn vị bảo quản, đơn vị thống kờ, số tờ, ngụn ngữ, phương phỏp chế tỏc, tờn người lập thẻ và thời gian lập.
d. Khung phõn loại thụng tin tài liệu
* Khỏi niệm:
Chỳng ta điều biết rằng, tài liệu lưu trữ là những sản phẩm được hỡnh thành trong sự hoạt động của cỏc cơ quan nhà nước, cỏc tổ chức, đoàn thể xó
hội và cỏ nhõn. Lĩnh vực hoạt động của xó hội càng đa dạng và phong phỳ bao nhiờu thỡ lượng thụng tin chứa trong tài liệu cũng đa dạng và phong phỳ bấy nhiờu. Để cú thể khai thỏc dễ dàng và cú hiệu quả những tiềm năng thụng tin cú trong tài liệu cần phải tổ chức sắp xếp chỳng một cỏch khoa học theo những nguyờn tắc và đặc trưng nhất định. Một trong những phương tiện hỗ trợ cho việc tổ chức và xõy dựng cụng cụ tỡm kiếm thụng tin tài liệu lưu trữ là khung phõn loại thụng tin. Dưới đõy là một số khỏi niệm truyờ̀ n thống về khung phõn loại thụng tin tài liệu lưu trữ.
Trong Giỏo trỡnh Lý luận và thực tiễn cụng tỏc lưu trữ, cỏc tác giả:Đào Xuõn Chỳc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Định Quyền Nguyễn Văn Thõm định nghĩa: khung phõn loại thụng tin tài liệu là văn bản sơ đồ về phõn loại cỏc nhúm thẻ được sắp xếp theo một trật tự nhất định, dựng để phõn chia cỏc thụng tin tài liệu theo cỏc nhúm đú [24], tr,[232].
Theo từ điờ̉n Lưu trữ Việt Nam thỡ khung phõn thụng tin tài liệu là bản phõn loại thụng tin tài liệu lưu trữ được sắp xếp theo cỏc đề mục và cỏc cấp độ phõn loại kốm theo cỏc ký hiệu thụng tin để dựng thống nhất cho cỏc bộ thẻ tra tỡm thụng tin tài liệu lưu trữ [79].
Trong khung đề mục hệ thống thụng tin khoa học và kỹ thuật quốc gia của Viện thụng tin khoa học kỹ thuật Trung ương ấn hành năm 1987 cú định nghĩa: khung đề mục hệ thống thụng tin khoa học và kỹ thuật quốc gia là hệ thống phõn loại thực dụng của khoa học kỹ thuật, cỏc ngành kinh tế quốc dõn cũng như cỏc vấn đề khoa học, kỹ thuật và thực tiễn tổng hợp cú tớnh liờn ngành là một sơ đồ phõn loại thứ bậc.
Giỏo trỡnh “ Hướng dẫn việc sắp xếp và tổ chức cỏc Kho Lưu trữ Đụng Dương ” của Nhà Lưu trữ Thư viện toàn quyền Đụng Dương Pụn Bu – Đờ nờu rằng: khung phõn loại tài liệu lưu trữ được xõy dựng theo phương phỏp hệ thống. Cỏc sự việc được nhúm lại căn cứ vào tớnh chất của chỳng thành
một số loại mục nào đú và được biểu thị bằng một chữ cỏi. Mỗi loại mục lại được chia nhỏ ra nữa theo hệ thống thập phõn [9].
Trong khung phõn loại thống nhất thụng tin tài liệu trong cỏc bộ thẻ hệ thống của cỏc cơ quan Lưu trữ Nhà nước Liờn Xụ đó đưa ra khỏi niệm: khung phõn loại được xõy dụng trờn cơ sở phõn loại khoa học sự vật hiện tượng, sự kiện hoạt động quốc gia, hoạt động xó hội. Khung với tư cỏch là ngụn ngữ tỡm tin, cú vai trũ rất cơ bản trong việc tổ chức bộ thẻ hệ thống giống như cỏc hệ thống tra tỡm. [9].
Như vậy, từ cỏc định nghĩa trờn ta cú thể hiờ̉u khung phõn loại thống nhất thụng tin tài liệu lưu trữ là bảng phõn loại thụng tin của tài liệu lưu trữ được sắp xếp theo cỏc đề mục và cỏc cấp độ phõn loại kốm theo cỏc ký hiệu