8 Bố cục của đề tài
1.1.2 Nguyên tắc
Để đáp ứng yờu cầu là cầu nối giữa hiện tại với quỏ khứ, giữa cụng tỏc lưu trữ với mọi lĩnh vực của đời sụ́ ng xó hội, CCTCKH tài liệu lưu trữ phải được xõy dựng trờn cơ sở phương phỏp luận khoa học chung thể hiện qua cỏc nguyờn tắc lịch sử, nguyờn tắc tổng hợp và toàn diện, nguyờn tắc tập trung thống nhất, nguyờn tắc bảo mật và nguyờn tắc chớnh trị.
Trước hết, nguyờn tắc lịch sử là một trong những cơ sở phương phỏp luận quan trọng trong việc nghiờn cứu và đỏnh giỏ thụng tin tài liệu và là cơ sở để tổ chức hệ thụ́ ng CCTC khoa học tài liệu lưu trữ. Nguyờn tắc lịch sử được ỏp dụng khi xõy dựng hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ là phải dựa trờn
cỏc mối liờn hệ lịch sử giữa cỏc sự kiện phản ỏnh trong tài liệu. Lịch sử và khoa học đó chứng minh rằng, mọi sự kiện, mọi hiện tượng trong xó hội đều là những sản phẩm được phỏt sinh, phỏt triển và tồn tại trong những điều kiện lịch sử nhất định.Tương tự, tài liệu lưu trữ là sản phẩm được hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của xó hội và mỗi con người là chứng cứ phản ỏnh mọi dấu ấn của lịch sử. Vỡ vậy, phải cú một cỏch nhỡn khỏch quan và cú quan điểm lịch sử khi đỏnh giỏ tài liệu được sản sinh trong từng hoàn cảnh lịch sử cụ thể. Điếu này thể hiện ở chỗ, khi mụ tả thụng tin cho cỏc loại tài liệu lưu trữ hỡnh thành trong điều kiện khỏng chiến chống Phỏp hoặc chống Mỹ, khi đú cú nhiều tài liệu chưa đủ thể thức văn bản hoặc được thể hiện trờn cỏc chất liệu mang tin khỏc nhau phải xuất phỏt từ hoàn cảnh lịch sử lỳc bấy giờ để thấy được giỏ trị thụng tin của tài liệu. Bờn cạnh đú, nguyờn tắc lịch sử cũn thể hiện ở việc tiếp thu, vận dụng và kế thừa cú chọn lọc cỏc tri thức và kinh nghiệm xõy dựng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ đó được đỳc kết từ cỏc thế hệ đi trước ở trong và ngoài nước.
Nguyờn tắc toàn diện và tổng hợp đũi hỏi cỏc CCTC tuy cú cỏc chức năng khỏc nhau nhưng phải được lập thành một hệ thống cú mối liờn hệ tương hỗ và bổ sung lẫn nhau, cỏc thụng tin đưa vào CCTC phải cú tính chất tổng hợp và đõ̀y đủ. Vỡ tài liệu lưu trữ là sản phẩm của cỏc hoạt động xó hội, mà cỏc hoạt động xó hội thỡ muụn hỡnh muụn vẻ và luụn luụn trong quỏ trỡnh vận động, biến đổi và liờn hệ, tỏc động lẫn nhau, do đú thụng tin phải đưa vào một cấu trỳc như thế nào đú để chỳng khụng những khụng tỏch rời nhau mà cũn bổ sung hoặc thậm chớ nõng cao giỏ trị của nhau.
Vớ dụ, khi biờn soạn khung phõn loại thụng tin tài liệu - một trong những yếu tố cơ bản trong hệ thống cỏc CCTC thỡ việc sắp xếp thụng tin theo cỏc cấp độ đề mục, mục, tiểu đề mục phải tuõn thủ nguyờn tắc là đi từ cỏi chung đến cỏi riờng, trong cỏi chung cú cỏi riờng và phải thể hiện được tổng hũa của cỏc mối quan hệ trong từng phương diện của một lĩnh vực nào đú.
Một trong những nguyờn tắc cơ bản nữa là nguyờn tắc thống nhất.
Ngành Lưu trữ Việt Nam và Lào được tổ chức hoạt động trờn cơ sở quản lý tập trung thống nhất của Nhà nước, vỡ vậy mọi sự chỉ đạo cú tớnh chất vĩ mụ liờn quan đến phương phỏp lý luận hay nghiệp vụ chung về lưu trữ đều phải xuất phỏt từ mọi chủ trương chỉ đạo của Nhà nước. Bờn cạnh đú, một yếu tố vụ cựng quan trọng là ngày nay trong điều kiện hội nhập cỏc nền kinh tế trờn thế giới, sự phỏt triển của khoa học cụng nghệ với cỏc thế hệ mỏy múc tinh vi đũi hỏi phải cú sự chớnh xỏc và chuẩn húa trong nhiều lĩnh vực. Vỡ vậy, việc mụ tả, biờn soạn, đỏnh mó số, ký hiệu cỏc loại CCTC nhất thiết phải thực hiện theo cỏc tiờu chuẩn thống nhất ở mức độ quốc gia và quốc tế.
Nguyờn tắc bảo mật là một trong những nguyờn tắc đặc trưng cho những người làm cụng tỏc cụng văn giấy tờ và cụng tỏc lưu trữ. Nguyờn tắc này đũi hỏi những người làm cụng tỏc lưu trữ trước khi trao chỡa khúa CCTC cho cỏc đối tượng độc giả tiếp cận với kho bỏu của quốc gia phải thận trọng và cõn nhắc đến những thụng tin chứa trong tài liệu lưu trữ. Đặc biệt những tài liệu lưu trữ chưa hết thời hạn bảo mật nếu đưa ra sử dụng thỡ sẽ gõy phương hại cho lợi ớch quốc gia, xõm hại đến đời tư của cỏ nhõn. Vỡ vậy, khi biờn soạn cỏc CCTC phải cú cỏc điều khoản quy định về hạn chế sử dụng đối với vấn đề này.
Cũng như cỏc lĩnh vực khoa học khỏc như nguyờn tắc chớnh trị đúng vai trũ kim chỉ nam trong suụ́ t quỏ trỡnh biờn soạn CCTC tài liệu lưu trữ. Nguyờn tắc này đũi hỏi phải cú lập trường quan điểm giai cấp rừ ràng, phải xuất phỏt từ lợi ớch của đất nước, của nhõn dõn khi lựa chọn, mụ tả cỏc sự kiện, hiện tượng lịch sử và xó hội trong cỏc CCTC.