8 Bố cục của đề tài
1.1.4 Thành phần
Thành phần hệ thống CCTC khoa học của từng cơ quan lưu trữ được xỏc định bởi nhiều yếu tố, trong đú cú cỏc yếu tố như: thành phần và nội dung tài liệu, đặc điểm và nhiệm vụ tra tỡm, mức độ sử dụng thụng tin tài liệu, vật mang tin và cỏc điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật... khi xỏc định thành phần, phạm vi, mức độ phức tạp hay thể loại cỏc loại CCTC phải vận dụng phương phỏp phõn cấp, cú nghĩa là phải căn cứ vào giỏ trị, ý nghĩa và số lượng tài liệu
của từng đơn vị lưu trữ đờ̉ cú cỏc h tiếp cận. Vớ dụ đối với cỏc phụng lưu trữ đa dạng về thành phần, phong phỳ về nội dung, tần số và nhu cầu sử dụng cao thỡ đũi hỏi phải được xõy dựng CCTC trước và phải chọn loại cụng cụ nào cú khả năng phản ỏnh chi tiết cỏc khớa cạnh thụng tin chứa trong tài liệu cựng với cỏc bảng chỉ dẫn bổ trợ đi kốm.
Đặc trưng chớnh là cơ sở của phõn loại hệ thống tỡm tin là cỏc đặc trưng phạm vi và cỏc đặc trưng chức năng.
1.1.4.1. Theo đặc trưng phạm vi cuả tài liờ ̣u lưu trữ gồm cú:
- Phạm vi Phụng Lưu trữ Nhà nước bao gồm cỏc loại cụng cụ mang tính chất tổng thể cho toàn bộ phụng lưu trữ Nhà nước, vớ dụ như: Bộ thẻ phụng Trung ương hoặc Trung tõm nào đú thớch hợp cơ sở dữ liệu Phụng Lưu trữ Nhà nước, cỏc loại sỏch hướng dẫn, chỉ dẫn tổng quan về cỏc viện Lưu trữ Nhà nước...
- Phạm vi Trung tõm Lưu trữ Quốc gia (Kho lưu trữ) bao gồm cỏc loại CCTC mang tớnh chất xuyờn phụng, chẳng hạn như: Sỏch hướng dẫn, Sỏch sơ yếu về nội dung và thành phần tài liệu của cả kho lưu trữ, cỏc loại sổ nhập, sổ xuất, sổ thống kờ cỏc Phụng; phiếu phụng, mục lục hồ sơ, cỏc bộ thẻ, cỏc bản sơ yếu, chỉ dẫn theo chuyờn đề, bỏo cỏo tổng hợp về lưu trữ ...
- Mức độ phạm vi trong mọi phụng lưu trữ gồm cỏc cụng cụ tra tỡm như: phiếu phụng, mục lục hồ sơ, sơ yếu phụng, cỏc loại bộ thẻ, cỏc sỏch chỉ dẫn...
- Mức phạm vi từng hồ sơ cú cỏc thụng tin về tiờu đề nội dung, tỏc giả, số tờ, số trang, đặc điểm vật lý v.v...
- Mức văn bản cho thụng tin về tác giả, nội dung, thể thức văn bản...
1.1.4.2. Theo đặc trưng chức năng: Hệ thụ́ ng CCTC cú thể phõn loại theo chức năng thụng tin và chức năng thống kờ.
Những cụng cụ tra cứu thực hiện chức năng thụ́ ng kờ dựng để xỏc định số lượng, tỡnh hỡnh chất lượng của tài liệu đảm bảo việc bảo quản cố định theo
cỏc nguyờn tắc tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho, theo phụng, theo đơn vị bảo quản. Nhúm này gồm cú: cỏc mục lục hồ sơ, phiếu phụng, danh sỏch phụng, sổ nhập tài liệu, bỏo cỏo tổng hợp cỏc phụng.
Cụng cụ tra cứu thực hiện chức năng tra tỡm là thụng tin toàn diện về thành phần và nội dung tài liệu theo mọi cấp độ khỏc nhau để phục vụ cho việc sử dụng rộng rói. Nhúm này bao gồm: cỏc bộ thẻ phụng, sỏch hướng dẫn, bộ thẻ lưu trữ, sơ yếu phụng, mục lục hồ sơ.
Ngoài ra, một nhúm cụng cụ tra cứu khụng thể thiếu là cỏc cụng cụ thực hiện chức năng bổ trợ, gồm cỏc loại sỏch tra cứu, khảo cứu khoa học và lịch sử, cỏc loại tài liệu cú số liệu thống kờ, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ cỏc loại từ điển v.v...
Cỏc chức năng trờn khụng tỏch rời nhau mà cú mối liờn quan chung và sự bổ sung lẫn nhau trong cựng một hệ thống, điều đú thể hiện ở chỗ:
- Những dữ liệu về việc tỡm kiếm tài liệu chủ yếu được hỡnh thành trong quỏ trỡnh thống kờ cho nờn tài liệu thống kờ đúng vai trũ nền tảng để lập CCTC;
- Đối tượng thống kờ là phụng, là hồ sơ và từng văn bản đồng thời cũng là đối tượng tra tỡm;
- Bộ thẻ phụng và mục lục hồ sơ thực thi hai chức năng thống kờ và tra cứu. Mỗi liờn quan và sự đồng nhất của một số yếu tố giữa cỏc chức năng là cơ sở để xõy dựng một hệ thống CCTC và thống kờ liờn kết trong hệ thống thụng tin tự động tài liệu lưu trữ.