dựng danh mục hồ sơ; Lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công chức của UBND cấp quận về công tác này
- Thiết lập, văn bản hóa các quá trình quản lý của lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ
- Phòng ngừa, kiểm soát chặt chẽ và cải tiến thƣờng xuyên góp phần nâng cao năng suất, chất lƣợng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ
Hiện nay, UBND cấp quận đang dần từng bƣớc ứng dụng ISO 9001;2008 trong công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng. UBND quận Tây Hồ ứng dụng ISO 9001vào công tác lập hồ sơ từ năm 2009, đến năm 2012 sửa đổi, bổ sung phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan. UBND quận Long Biên đã ứng dụng IS0 9001:2008 trong công tác lập hồ sơ. Thực hiện nội dung này đem lại lợi ích trong việc quản lý tài liệu: Toàn bộ tài liệu phản ánh quá trình giải quyết công việc của các bộ phận chuyên môn đƣợc sắp xếp và lƣu giữ theo quy trình, đúng yêu cầu của hệ thống quản lý tài liệu. Cán bộ chuyên môn của các đơn nhận thức đƣợc trách nhiệm lập hồ sơ; các bƣớc thực hiện; sản phẩm đi kèm… Áp dụng tiêu chuẩn này từng bƣớc tạo thuận lợi cho UBND cấp quận thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành
3.2.5 Bồi dƣỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ vào lƣu trữ
Tăng cƣờng hƣớng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận, có thể xem đây là một trong những nội dung quan
79
trọng trong chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ công chức hàng năm của cơ quan, đƣa nội dung này vào một trong những tiêu chí tuyển dụng cán bộ công chức ở UBND cấp quận.
*Về quy mô và thành phần tham dự: UBND cấp quận phải thƣờng xuyên tổ chức các lớp tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ về văn thƣ, lƣu trữ nói chung và lập hồ sơ hiện hành nói riêng. Đối tƣợng thứ nhất tham gia các lớp này: Lãnh đạo UBND quận; Trƣởng, phó các đơn vị và yêu cầu bắt buộc các cán bộ chuyên môn phải tham gia, kết quả tham gia lớp tập huấn là các bản thu hoạch về nhận thức của cán bộ công chức đối với công tác này; đối tƣợng thứ hai là lãnh đạo UBND các phƣờng, nhân viên văn phòng các trƣờng mầm non, tiểu học, THCS trên địa bàn quận. Việc tổ chức các lớp bồi dƣỡng, tập huấn và cử cán bộ nâng cao trình độ về công tác này giúp cho cán bộ công chức UBND quận và các đơn vị trực thuộc quận quản lý tốt văn bản, tài liệu; hiểu đƣợc phƣơng pháp lập hồ sơ từ đó sẽ thấy đƣợc trách nhiệm bảo quản văn bản hình thành trong hoạt động của UBND cấp quận không chỉ đem lại lợi ích trƣớc mắt mà còn mang lợi lợi ích lâu dài cho cơ quan và cá nhân trực tiếp lập hồ sơ công việc.
* Nội dung của các lớp bồi dưỡng, tập huấn:
- Phổ biến Luật Lƣu trữ; Nghị định 10/2004/NĐ-CP; Nghị định 09/2010/NĐ- CP; Thông tƣ 09/2011/TT-BNV;Thông tƣ 07/2012/TT-BNV; Thông tƣ số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND và UBND xã, phƣờng, thị trấn. Ngoài việc phổ biến các văn bản của cơ quan quản lý Nhà nƣớc ở Trung ƣơng quy định và hƣớng dẫn về công tác văn thƣ lƣu trữ còn phổ biến các văn bản của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, Chi Cục Văn thƣ Lƣu trữ Hà Nội về công tác này( văn bản số 103/CCVTLT-TTCL ngày 08/5/2012 của Chi Cục Văn thƣ Lƣu trữ Hà Nội về việc hƣớng dẫn một số nội dung nghiệp vụ về công tác lƣu trữ),
- Tập trung hƣớng dẫn chuyên sâu về nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và quy định thời hạn nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan,nội dung thực hiện nhƣ sau:
80
+ Trách nhiệm lập hồ sơ đối với cán bộ công chức
+ Nội dung lập hồ sơ hiện hành:Mở hồ sơ; Thu thập văn bản, tài liệu đƣa vào hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ. Riêng nội dung này phải đƣợc tập trung hƣớng dẫn thật kĩ cho cán bộ công chức. Yêu cầu cán bộ công chức căn cứ vào nội dung hƣớng dẫn phải có các bài tập- chính là các công việc hàng ngày mà cán bộ công chức đƣợc giao. Giảng viên tham gia tập huấn căn cứ vào sản phẩm, chấm điểm, nhận xét để cán bộ công chức hiểu và biết cách làm cho các hồ sơ sau.
Ảnh: Kết quả của lớp tập huấn lập hồ sơ hiện hành chính là sản phẩm của các hồ sơ đã lập