Vosa Sài Gịn
Làm hàng nhập qua phương thức vận chuyển hàng hĩa bằng đường hàng khơng là một chu trình nghiệp vụ ngược với hàng xuất.Nếu hàng xuất là gom hàng
(consolidation) do người giao nhận đứng ra thay mặt chủ hàng ,với tư cách là người gởi hàng đăng ký với hãng hàng khơng để vận chuyển đến nơi yêu cầu,thì đại lý làm hàng nhập là người chia lẻ hàng làm thủ tục nhập,báo cho khách hàng hoặc giao hàng đến tận nơi cho khách(nếu được yêu cầu)
Trên cơ sở ủy thác của nhà nhập khẩu,người giao nhận sẽ thực hiện các dịch vụ của mình với các phương thức giao nhận hàng nhập như sau:
2.2.2.1Airport to Airport
Sơ đồ 2.4: Quy trình giao nhận hàng hĩa nhập khẩu bằng đường hàng khơng
• Các bước tiến hành
CSU Nhận thơng báo hàng đến từ đại lý nước ngồi-Pre-alert
CSU Theo dõi và kiểm tra với Airlines, nhận chứng từ gốc từ sân bay CSU Kiểm tra chứng từ và báo cho khách hàng Sai sĩt CSU
Thơng báo đại lý nước ngồi CSU
Theo dõi quá trình chỉnh sửa Khách hàng: Yêu cầu giao hàng tận nơi? Chuẩn bị giấy tờ cần thiết, làm thủ tục hải quan để lấy hàng ra
Thu phí D/O và cước collect(nếu cĩ) và phát hành tồn bộ chứng từ cho khách hàng Báo đại lý nước ngồi về việc giao
chứng từ,hàng và kết thúc hồ sơ
Thanh quyết tốn với tài vụ
Khi nhận được Pre-alert bằng fax hoặc qua email từ đại lý nước ngồi thơng báo trước về lơ hàng sắp được nhập,Customer Service bộ phận nhập sẽ thơng báo cho khách hàng để họ chuẩn bị các thủ tục nhập hàng và theo dõi”đường đi” của lơ hàng đĩ
Khi hàng về đến sân bay Tân Sơn Nhất, Customer Service liên hệ với kho hàng ở sân bay (tan Son nhat cargo Station) để nhận chứng từ hàng nhập,gồm AWB và bộ chứng từ kèm theo,và kiểm tra đối chiếu với Pre-alert.Nếu bộ chứng từ cĩ sai sĩ hoặc hàng chưa đến như đã thơng báo thì phải báo ngay cho đại lý gởi hàng ở nước ngồi biết để xử lý kịp thời nhằm bảo vệ quyền lợi của người nhận hàng và uy tín của người giao nhận nếu cĩ rủi ro hàng hĩa dẫn đến tranh chấp phân chia trách nhiệm
Đối với hàng nhập,người gởi hàng trên MAWB là đại lý Vosa ở nước ngồi ,người nhận hàng là vosa.trên HAWB mới thể hiện tên chủ hàng thật sự
Dựa theo tên,đại chỉ của người nhận hàng đến(Arrival notice) cho người nhận hàng trong đĩ phải ghi rõ chi tiết lơ hàng,số vận đơn,số kiện,trọng lượn
Cần lưu ý phương thức thanh tốn cước cho lơ hàng.Nếu là cước collect thì phải ghi rõ số tiền cần thanh tốn là bao nhiêu
Làm giấy ủy quyền và giao AWB cùng bộ chứng từ gốc về hàng hĩa (Invoice,Packing list,C/O…) cho khách hàng,thu tiền nếu là cước collect
Customer service báo POD (Poor of Delivery) cho đại lý ở nước ngồi để họ kịp thời phản ánh thơng tin về lơ hàng cho người gởi hàng và đĩng hồ sơ(close file)
• Chứng từ hàng nhập”to airport”
- Pre-alert - MAWB - HAWB
- Giấy ủy quyền: nếu cho tồn bộ lơ hàng của một chủ hàng thì đại lý giao nhận sẽ làm giấy ủy quyền cho khách hàng thay mặt đại lý giao nhận để nhận hàng
2.2.2.2Door to door
• Các bước tiến hành:
Các bước đầu tương tự như hàng nhập”airport to airport”,chỉ khác là thay vì giao tồn bộ AWB,chứng từ gốc về hàng hĩa cùng giấy ủy quyền cho khách hàng,thì Customer Service hàng nhập sẽ liên hệ với khách hàng để cĩ được một số giấy tờ cần thiết cho việc khai quan và nhận hàng như: Cơng văn xin nhận hàng,giấy ủy quyền cho Vosa thay mặt làm thủ tục nhận hàng,bản photo giấy phép thành lập doanh nghiệp và giấy chứng nhận đang ký mã số thuế
Trường hợp khách hàng chưa cĩ giấy phép nhập khẩu, Customer Service hoặc bộ phận hiện trường sẽ nhanh chĩng liên hệ với các cơ quan chức năng để xin giấy phép nhập khẩu cho lơ hàng
Giấy phép nhập khẩu hiện nay cĩ hai loại:
Giấy phép nhập khẩu do bộ thương mại cấp đối với hàng nhập theo dạng hàng mậu dịch(phải cĩ hợp đồng xuất nhập khẩu, văn bản xin mở L/C)
Giấy phép nhập khẩu do cơ quan hải Quan cấp đối với hàng nhập theo dạng hàng phi mậu dịch(quà biếu,hàng mẫu,hàng triển lãm..)Nếu là các văn phịng đại diện thì phải xin giấy phép tại cục Hải Quan TP.hồ chí Minh,cịn các dạng cơng ty khác tại Hải Quan cửa khẩu sân bay tân Sơn nhất
Sau khi cĩ đầy đủ các giấy tờ cần thiết,bộ phận hiện trường liên hệ với Hải quan cửa khẩu sân bay Tân Sơn Nhất để đăng ký tờ khai.việc đăng ký này cũng tiến hành theo 2 cơ chế:hàng mậu dịch và phi mậu dịch nhằm hợp pháp hĩa hàng nhập và xác định mức độ nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước:
Đối với hàng phi mậu dịch: căn cứ vào loại hàng để áp dụng các mức thuế khác nhau,cụ thể như:
Hàng ngoại giao:cĩ thể được hưởng quy chế miễn trừ
Hàng hội chợ triễn lãm: phải cĩ thêm thủ tục tạm nhập tái xuất
Hàng cá nhân hoặc hàng cơ quan: theo biểu thuế quy định cho từng loại hàng Đem AWB,giấy ủy quyền đến bàn thủ tục nhập tại trạm hàng hĩa quốc tế sân bay Tân Sơn nhất làm thủ tục,đĩng tiền lưu kho,phí lao vụ để đổi lấy phiếu xuất kho và sau đĩ xuống hải quan kho để liên hệ làm thủ tục để lấy hàng ra
Sau khi lấy hàng ra khỏi kho,Operation liên hệ với hải quan để xin kiểm hĩa hoặc đem vào đội kiểm tra hành lý cá nhân(đối với hàng cá nhân)
Sau khi đối chiếu hàng thực tế với sự khai báo trên tờ khai hải quan ,Hải Quan kiểm hĩa sẽ đĩng dấu “đã kiểm tra” và đưa tờ khai này qua đội thuế để tính thuế nhập khẩu
Khi thủ tục nộp thuế hồn thành,người giao nhận giữ lại một bản.chấm dứt quá trình nhận hàng tại sân bay
Operation bộ phận nhập tiến hành lo phương tiện để giao lơ hàng đến tận nơi cho khách.Khách ký nhận và hồn trả cho người giao nhận phí dịch vụ và các khoản phí khác mà người giao nhận đã ứng trước như thuế,lưu kho…(trường hợp việc nhận làm dịch vụ”to door” này là do người nhận hàng yêu cầu.Trong trường hợp người nhận làm “to door’ theo chỉ thị của đại lý nước ngồi (theo điều khoản Delivery term là:DDU hay DDP mà đại lý nước ngồi thể hiện trên HAWB) thì Operation sẽ báo cáo tồn bộ chi phí làm hàng cho bộ phận kế tốn của cơng ty.Bộ phận kế tốn sẽ phát hành hĩa đơn và gởi cho đại lý nước ngồi để được thanh tốn
Customer Service của bộ phận nhập sẽ báo POD cho đại lý mình ở nước ngồi và đĩng hồ sơ(close file)
Hiện nay,dịch vụ”door to door’ rất phổ biến,đem lại lợi ích cho cả chủ hàng và người giao nhận.nhờ vào tính chuyên nghiệp của người giao nhận mà người nhận hàng
cĩ thể nhận hàng trong thời gian nhanh nhất,giảm thiểu các chi phí cĩ thể phát sinh như phí lưu kho,phí phạt của hải Quan do hàng để lâu trong kho…ngược lại người giao nhận cũng được hưởng một khoản lợi nhuận đáng kể từ hoạt động dịch vụ này
• Bộ chứng từ hàng nhập”to door”
+ Pre-alert
+ Chứng từ làm hàng : - Awb
- Giấy ủy quyền cho Vosa - Tờ khai hàng nhập khẩu - Đơn xin nhập hàng - Invoice,Packing list
- Giấy phép thành lập cơng ty(photo)
- Hợp đồng thương mại(nếu nhập hàng mậu dịch)
Trên đây chỉ là một vài sơ lượt về chu trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận bằng đường hàng khơng tại Vosa Saigon.Cĩ thể nĩi rằng,để cĩ thể phát triển và thu được lợi nhuận kinh tế cao,một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận vận tải này cần phải cĩ một đội ngũ nhân viên cĩ trình độ nghiệp vụ giỏi,nắm được kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương,thơng thạo địa lý thế giới,am hiểu về luật pháp,luật lệ cĩ liên quan trong nước và ngồi nước ,cĩ trình độ ngoại ngữ vững vàng để cĩ thể đáp ứng và cung cấp chương trình khách hàng dịch vụ hồn hảo nhất.Hơn nữa,các đơn vị này cần phải thiết lập mạng lưới đại ý giao nhận rộng khắp thế giới,biết phân tích và dự đốn chính xác tình hình thị trường xuất nhập khẩu với nhu cầu vận chuyển giao nhận hàng hĩa nhằm cĩ được hướng phát triển lâu bền vững chắc
Phân tích những mặt yếu trong quá trình giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu
Việc đặt chỗ với các hãng hàng khơng đối với cơng ty cũng cịn một số vấn đề cần được giải quyết nhất vào những mùa cao điểm hàng hĩa cần được chuyển đi gấp nhưng do cơng ty chưa cĩ hợp đồng hay thỏa thuận ưu đãi về cước vận chuyển với một số hãng hàng khơng nên việc đặt chỗ vào mùa cao điểm hết sức khĩ khăn do các hãng hàng khơng thường ưu tiên cho những cơng ty vận chuyển mà cĩ hợp đồng trước.Việc khơng đặt chỗ trước cũng là nguyên nhân gây ra phí lưu kho bởi vì khi nhận được thơng báo ngày ra hàng nhưng khơng đặt chỗ trước được,hàng hĩa phải lưu kho.cĩ một số trường hợp ,khách hàng chở hàng ra sân bay nhưng do chưa đặt chỗ trước được,khách hàng phải đợi khi nào mới cĩ booking của hãng hàng khơng thì hàng của họ mới được tiếp nhận.Và điều này cũng gây mất uy tín cho cơng ty
Đối với những lơ hàng cĩ yêu cầu làm trọn gĩi,thì khoản thu nhập mang lại cho cơng ty cũng đáng kể.Do vậy,đội ngũ sale cần tích cực khai thác những nguồn hàng này
Việc sử dụng nhãn của hãng hàng khơng để dán lên các kiện cũng khĩ khăn.Do cĩ một số hãng hàng khơng sẽ cung cấp trước một số nhãn cho cơng ty để sử dụng khi cĩ hàng được đặt chỗ qua hãng ,nhưng một số hang hàng khơng sẽ phát cho cơng ty vận chuyển khi hàng hĩa thật sự đưa đến sân bay.Vì vậy gây khĩ khăn cho đội ngũ hiện trường trong quá trình làm hàng.Vào mùa mưa hoặc mùa cao điểm lượng hàng nhiều nếu khơng chuẩn bị trước nhãn dán lên thùng hàng cho qua máy soi an ninh trước khi máy bay cất cánh,mà nhà kho của hãng hàng khơng lại rất thấp dễ bị mưa tạt vào và điều này sẽ ảnh hưởng đến hàng hĩa nhất là những mặt hàng quần áo
Một vấn đề khác cần quan tâm,một số khách hàng khi thay đổi thùng hàng xuất đi đã khơng thơng báo trước,vì thế khi chuẩn bị những đội hiện trường sẽ căn cứ vào tổng số thùng hàng như đã thơng báo ban đầu mà dán số trước lên nhãn,nhưng khi khách hàng thay đổi số lượng thùng hàng ,đội hiện trường phải bỏ tồn bộ nhãn đi và chuẩn bị lại nhãn mới và điều này gây mất thời gian cho đội hiện trường
Việc theo dõi và kiểm tra tình trạng lơ hàng trên đường vận chuyển đến nơi đến cũng khĩ khăn.Nếu muốn biết tình trạng của lơ hàng thế nào,bộ phận dịch vụ khách hàng phải truy cập vào trang web của hang hàng khơng hay trực tiếp gọi điện thoại hỏi hãng hàng khơng để biết tính hình .Tuy nhiên,cĩ một số trang web khơng truy cập
được,hoặc thời gian truy cập rất lâu mà gọi điện cho hãng hàng khơng thì cĩ một số nhân viên rất khĩ chịu thậm chí họ khơng thơng báo.Nếu khơng cập nhật thơng tin cho đầu nước ngồi việc tình trạng của lơ hàng,thì dịch vụ của cơng ty bị đánh giá là chất lượng kém
Vấn đề mà bộ phận dịch vụ khách hàng thúc hãng hàng khơng là khơng cần thiết.khi đã nhận vận chuyển của khách hàng thì hãng hàng khơng phải cĩ trách nhiệm cho hàng đến nơi theo như lịch bay đã thơng báo cho khách hàng trong trường hợp chuyến bay bị chậm trễ do thời tiết,hoặc chiến tranh…