Tại Công ty TNHH dệt Hà Nam, vật liệu chủ yếu được xuất kho để phụ vụ sản xuất, bên cạnh đó cũng có một số vật liệu được bán. Trên cơ sở mục đích xuất kho và các chứng từ có liên quan kế toán định khoản như sau:
- Trường hợp xuất kho vật liệu để sử dụng trực tiếp cho sản xuất: Nợ TK 621, 627, 642, 241
Có TK 152
- Trường hợp xuất kho vật liệu để bán, dựa vào phiếu xuất kho kế toán định khoản:
Nợ TK 632
Có TK 152
- Trường hợp vật liệu xuất kho đem đi gia công chế biến ở các đơn vị khác, kế toán định khoản:
Nợ TK 154
Có TK 152
Các trường hợp giảm vật liệu do các nguyên nhân, kế toán hạch toán Nợ TK 641: Thiếu trong định mức
Nợ TK 138 (1): Thiếu không rõ nguyên nhân Nợ TK 138(8), 334: Thiếu do cá nhân bồi thường
Có TK 152 Ví dụ:
* Với phiếu xuất kho: XBSX 03/01 ngày 9/1/2011, lý do xuất là để dùng cho sản xuất, nơi nhận vật liệu là Xưởng 3 - Nhà máy I, kế toán định khoản:
Nợ TK 621.1: 233.110.000 Có TK 152.1: 233.110.000
* Tương tự với phiếu xuất kho số: XVT 04/01 ngày 10 tháng 1 năm 2011, lý do xuất kho sửa máy ống xưởng 2 - nhà máy II. Kế toán định khoản:
Nợ TK 621.2 1.375.000 Có TK 152.7: 1.375.000
Trên cơ sở Bảng tổng hợp xuất vật liệu, cuối tháng kế toán tổng hợp và đưa ra Bảng phân bổ nguyên vật liệu.
Sở công nghiệp Hà Nam
CÔNG TY TNHH DỆT HÀ NAM
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 1/2011 ĐVT: 1.000 đồng Ghi Có Ghi Nợ TK 152.1 TK 152.2 TK 152.3 TK 152.4 TK 152.5 TK 152.7 TK 621.1 45.678 10.000 12.000 30.000 9.000 12.00 TK 621.2 50.500 15.000 11.000 27.800 7.000 11.000 TK 627.1 25.400 8.000 5.000 23.600 6.500 20.000 TK 627.2 27.100 9.000 6.300 19.800 4.300 21.200 …… …… …… …… …… …… …… Cộng 850.900 97.000 56.000 89.000 25.000 82.000
Cuối kỳ kế toán tổng hợp tập hợp các chứng từ gốc phát sinh trong tháng, các chứng từ gốc cùng loại được liệt kê vào bảng kê chứng từ sau đó ghi vào
* Ví dụ: Lập chứng từ ghi sổ nhập vật liệu ở các ví dụ trên.
Sở công nghiệp Hà Nam Công ty TNHH dệt Hà Nam
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31 tháng 1 năm 2011 Số: 14 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Nhập vật liệu Bông Việt Nam
152.1 331 13.195.000
Cộng 13.195.000
Người lập biểu Trưởng phòng kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sở công nghiệp Hà Nam Công ty TNHH dệt Hà Nam
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Nhập nắp mối nối 146 152.7 331 6.900.000
Cộng 6.900.000
Người lập biểu Trưởng phòng kế toán
Sở công nghiệp Hà Nam Công ty TNHH dệt Hà Nam
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31 tháng 1 năm 2011 Số: 26
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Xuất Bông Việt Nam sx 621.1 152.1 34.110.000
Cộng 34.110.000
Người lập biểu Trưởng phòng kế toán
Sở công nghiệp Hà Nam Công ty TNHH dệt Hà Nam
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31 tháng 1 năm 2011 Số: 27 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Xuất nắp mối nối sửa máy ống
Cộng 1.375.000 Người lập biểu Trưởng phòng kế toán
Từ chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào Sổ đăng ký chứng từ theo số thứ tự chứng từ đã lập. Số tiền ở Sổ đăng ký chứng từ lấy ở dòng cộng cuối của chứng từ ghi sổ.
Sở công nghiệp Hà Nam Công ty TNHH dệt Hà Nam
(Trích) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ ghi sổ Nội dung Số tiền
Số NT
... ... ....
2011 kho 15 31/1/
2011
Mua vật tư, phụ tùng nhập kho 6.900.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
... 26 31/1/
2011
Xuất bông Việt Nam ra sản xuất 34.110.000
27 31/1/ 2011
Xuất nắp mối mối sửa chữa 1.375.000
... ... ...
Cộng 35.653.568.442
Sở công nghiệp Hà Nam Công ty TNHH dệt Hà Nam
(Trích) SỔ CÁI
Từ ngày: 01 /01 đến ngày 31/ 01 /2011 Tài khoản: 152 – Nguyên vật liệu
CTGS Nội dung Tài
khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 65.125.171.37 5 31/1/ 11
14 Mua vật liệu bông Việt Nam nhập kho 331 13.195.000 31/1/ 11 15 Mua vật tư, phụ tùng nhập kho - KCN 331 6.900.000 ... ... 31/1/ 11
26 Xuất bông ra sản xuất 621.1 34.110.000 31/1/
11
27 Xuất nắp mối mối sửa chữa - KCN
621.2 1.375.000
... ... ... .... ....
31/1/11 30 Xuất dây đai - KCN 621. 2 494.000 ... ... ... ... ... .... Tổng cộng phát sinh tháng 1 Luỹ kế đến cuối kỳ Số dư đến cuối kỳ 8.809.313.221 8.809.313.221 54.952.460.989 18.982.023.607 18.982.023.607 Ngày 31. tháng 01 năm 2011
PHẦN III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH DỆT HÀ NAM
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH dệt Hà Nam
Qua 15 năm xây dựng và trưởng thành, công ty TNHH dệt Hà Nam đã không ngừng phấn đấu, phát triển thể hiện tiềm năng của mình. Có thể nói công ty TNHH dệt Hà Nam là một trong những doanh nghiệp trẻ nhất, phát triển nhanh nhất, đóng góp ngân sách rất lớn của tỉnh Hà Nam. Điều đó thể hiện những cố gắng hết mình của tập thể cán bộ, công nhân trong công ty. Cùng với sự lớn mạnh của công ty, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện và phát triển để đáp ứng yêu cầu đổi mới kinh tế. Bộ máy kế toán của công ty thường xuyên được kiện toàn và tổ chức lại ngày càng hợp lý và hiệu quả cho phù hợp với quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Cùng với sự phát triển đó, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng cũng không ngừng cải tiến về mọi mặt góp phần đáng kể vào việc quản lý, hạch toán mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Trong quá trình thực tập tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH dệt Hà Nam, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế của công ty, em nhận thấy công ty có nhiều điểm nổi bật song bên cạnh đó cũng có một số hạn chế còn tồn tại. Cụ thể:
3.1.1. Ưu điểm
- Công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty được liên kết chặt chẽ từ 3 khâu: thu mua, bảo quản dự trữ, sử dụng và có sự quản lý chặt chẽ cả về mặt hiện vật và giá trị. Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phân xưởng, kho, vật tư và kế toán. Điều này đã đem lại hiệu quả cho công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty. Cụ thể xem xét từng góc độ quản lý:
+ Từ khâu thu mua: Công ty luôn xây dựng và thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Mặc dù khối lượng nguyên vật liệu lớn và nhiều chủng loại đa dạng phong phú nhưng công ty vẫn luôn đáp ứng đầy đủ cho yêu cầu sản xuất,
không làm gián đoạn quá trình sản xuất giúp cho kế hoạch sản xuất của công ty luôn hoàn thành đúng tiến độ.
+ Trong khâu bảo quản, dự trữ: Hệ thống kho tàng của công ty được xây dựng đảm bảo theo đúng qui định trong công tác quản lý các mặt hàng, đặc biệt đối với chất liệu bông. Cùng với đội ngũ cán bộ quản lý kho có kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức bảo quản, tổ chức giao nhận vật liệu được tiến hành rất tốt.
Về dự trữ nguyên vật liệu, công ty luôn đảm bảo lượng dự trữ trong kho đáp ứng kịp thời mọi yêu cầu sản xuất.
+ Đối với khâu sử dụng: Nhu cầu sử dụng vật liệu tại các phân xưởng đều thông qua bộ phận vật tư kỹ thuật kiểm duyệt trên cơ sở kế hoạch và định mức. Chính vì vậy, công ty đã quản lý vật liệu đưa vào sản xuất một cách hợp lý, tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Công tác kế toán chi tiết vật liệu: Có sự phối kết hợp giữa kho và kế toán, việc đối chiếu số liệu giữa thủ kho với kế toán được thực hiện một cách chặt chẽ, không trùng lặp. Thủ kho dùng thẻ kho đối chiếu với sổ chi tiết của kế toán vào cuối kỳ. Ngoài ra việc xây dựng linh hoạt bảng kê chi tiết nhập vật liệu theo từng nguồn nhập và ghi theo trình tự mã số của nguồn nhập không những thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu với các sổ tổng hợp mà còn quản lý chặt chẽ hơn tình hình công nợ với các nhà cung cấp.
- Đối với kế toán tổng hợp vật liệu: Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu là phù hợp với tình hình thực tế của công ty, đã đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động nguyên vật liệu. Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để đối chiếu là rất thuận tiện, về việc ghi chép và tính toán thì đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu không chỉ giữa thủ kho mà còn trong nội bộ phòng kế toán.
- Công tác tính giá vật liệu xuất kho: Ở công ty, kế toán sử dụng theo phương pháp bình quân liên hoàn. Điều này hoàn toàn phù hợp với công ty vì đã sử dụng kế toán máy, phương pháp này trở nên đơn giản, tính được giá trị vật
liệu ngay khi xuất, không những đảm bảo tính chính xác về mặt số liệu mà còn giúp kế toán theo dõi một cách chặt chẽ hơn giá trị vật liệu sau mỗi lần xuất dùng và đáp ứng nhanh yêu cầu về thông tin cho nhà quản lý.
-Về công tác kiểm kê vật liệu: tại công ty TNHH dệt Hà Nam, việc kiểm kê được tiến hành 6 tháng 1 lần, được chấp hành khá nghiêm túc. Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kê, và mỗi kho lập một biên bản riêng. Trong biên bản thể hiện được tên vật tư, đơn vị tính, số lượng tồn kho thực tế, số lượng thiếu và phân loại đánh giá được chất lượng của từng thứ loại vật liệu.
- Công ty đã sử dụng kế toán máy để hỗ trợ cho công tác kế toán vật liệu, với hệ thống danh điểm vật liệu hết sức chi tiết, cụ thể. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán nguyên vật liệu. Vì vậy, việc hạch toán được thực hiện chính xác, kịp thời giảm bớt khối lượng công việc và tránh được những sai sót, đáp ứng kịp thời yêu cầu về quản lý đòi hỏi ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường.
Trước nền kinh tế thị trường có nhiều biến động phức tạp như hiện nay, các doanh nghiệp nói chung và công ty nói riêng luôn phải tìm cách đổi mới và hoàn thiện mình, khắc phục thiếu xót, tồn tại, phát huy hết tiềm năng, nội lực thì mới có thể tồn tại và phát triển được. Nhận định được tình hình đó, công ty TNHH dệt Hà Nam đặc biệt quan tâm, chú trọng và luôn hoàn thiện trong công tác quản lý, không ngừng phát huy các nội lực, tiềm năng của mình. Công ty đang dần bước đổi mới, tiếp cận với các qui trình công nghệ tiên tiến của các nước, tiến tới mở rộng đầu tư, hợp tác. Đẩy nhanh, mạnh dạn đầu tư thay đổi dây chuyền sản xuất cũ để hoà nhập với công nghệ sản xuất mới, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm sản xuất ra, nâng cao đời sống cho cán bộ, công nhân trong công ty.
3.1.2. Nhược điểm
- Về công tác quản lý vật liệu chính theo hệ thống kho: Vật liệu chính của công ty là bông và xơ. Hai vật liệu này công ty quản lý vào một kho bông là
in toàn bộ cả vật liệu bông và ngược lại. Công việc nhập xuất hai vật liệu này diễn ra thường xuyên, liên tục nên muốn biết số liệu tồn cuối cả về lượng và tiền của từng loại vật liệu chính của bông và xơ, kế toán phải cộng ít nhất các loại vật liệu của một vật liệu chính sau đó làm phép đối trừ mới ra được số tồn cuối của từng loại, công việc này làm mất thời gian, không đáng có.
- Công tác dự trữ nguyên vật liệu chính ở kho bông, lượng tồn đầu kỳ còn nhiều. Ví dụ: theo bảng tổng hợp vật liệu Bông tháng 1/2011, lượng tồn đầu kỳ 3.508.119,76 kg bông và xơ; tương ứng với giá trị tiền là:64.166.738 đồng. Trong khi đó, tháng 1 công ty sản xuất được khoảng gần 900 ngàn kg, tương ứng giá trị tiền hơn 16 tỷ đồng, chưa tính lượng nhập vật liệu về trong tháng. Điều này chứng tỏ, mặc dù công ty đã có kế hoạch sản xuất nhưng tính kế hoạch chưa cao, chưa sát với thực tế. Có loại bông còn tồn nhiều, trong tháng không sử dụng, đồng thời có loại bông vừa sát với kế hoạch, lượng tồn không đáng kể. Tuy nhiên, do nhiều yếu tố đã làm cho kế hoạch sản xuất thay đổi như: thời gian giao hàng, hợp đồng đối tác mới, cho vay, bán lại... làm cho lượng dự trữ luôn dồi dào, điều này sẽ gây ứ đọng vốn kinh doanh của Công ty.
- Thủ tục nhập, xuất vật liệu tại công ty được thực hiện chặt chẽ, theo đúng trình tự thời gian, phiếu nhập, phiếu xuất do kế toán vật liệu thực hiện. Vì vậy để thực hiện nhập một lô hàng, kế toán vật liệu phải tập hợp được tất cả các chứng từ liên quan sau đó mới tính được giá nhập. Trong khi đó hàng đã được các bộ phận chức năng kiểm nhận nhập thực tế vào kho. Khi có yêu cầu sản xuất đột xuất, bộ phận vật tư viết lệnh xuất kho, phân xưởng nhận vật liệu xuống thẳng kho nhận trước số lượng vật liệu sau đó thủ kho mới chuyển các chứng từ này cho kế toán vật liệu. Do đó, công tác luân chuyển chứng từ cho kế toán vật liệu để tính toán lập phiếu nhập, in phiếu xuất vật liệu chưa kịp thời, làm mất thời gian vì phải đi xin lại các chữ ký liên quan. Mặt khác, trên thực tế có tình trạng số liệu ở sổ sách kế toán xảy ra trường hợp (-) âm lượng và tiền nhưng thực tế trong kho vẫn đủ hàng phục vụ ngay cho sản xuất. Điều này làm cho việc đối chiếu số liệu, theo dõi thực tế giữa thủ kho và sổ chi tiết của kế toán vật liệu dễ nhầm lẫn.
- Về phương pháp tính giá phế liệu : Trong công ty còn có lượng hàng phế liệu nhập kho, nhưng cách áp dụng giá nhập kho phế liệu theo gía thị trường tại thời điểm là chưa hợp lý. Không tính hết được hết các chi phí, độ rủi ro để bảo toàn vốn.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH dệt Hà Nam Hà Nam
Những hạn chế được nêu ra ở trên, tuy không ảnh hưởng nghiêm trọng đến công tác kế toán vật liệu ở công ty. Nhưng nếu những hạn chế này được khắc phục, việc hạch toán vật liệu ở công ty sẽ được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn. Sau thời gian thực tập tại Công ty, em xin đưa ra một số ý kiến đóng góp để khắc phục những hạn chế trên, cụ thể như sau:
3.2.1. Hoàn thiện công tác quản lý vật liệu chính theo kho
Để đảm bảo tính lôgic hợp lý, dễ dàng nhận biết quản lý một cách chi tiết, cụ thể, chính xác vật liệu chính bông và xơ về lượng và giá trị trong hệ thống sổ kế toán. Công ty nên mở thêm kho vật liệu xơ, tách thành hai kho riêng: Kho vật liệu bông và kho vật liệu xơ. Sự tách bạch này, giúp cho kế toán dễ quản lý, thuận tiện và cung cấp được số tồn về lượng cũng như về tiền của hai kho một