II. TèNH HèNH THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CễNG TY TNHH TRANG TRÍ NỘI THẤT HÀ NỘI.
3. Kế toán chi tiết vật liệu tại cụng ty trang trớ nội thất Hà Nộ
3.3 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
Trong nền kinh tế thị trờng việc mua vật liệu đợc diễn ra thờng xuyên nhanh gọn trên cơ sở "thuận mua vừa bán". Thông thờng đối với một số đơn vị bán vật liệu cho công ty liên tục nhiều lần nên mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật liệu căn cứ vào giấy đề nghị mua vật liệu đợc giám đốc kí, duyệt thì đơn vị bán sẽ cung cấp vật liệu theo yêu cầu của công ty. Đối với công trình lớn, tiến độ thi công dài đòi hỏi nhiều công ty có thể mua nợ của đơn vị và chịu trách nhiệm thanh toán với ngời bán sau một thời gian. Hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn.
3.3.1.Đối với vật liệu về nhập kho công ty từ nguồn mua ngoài.
Mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật t, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trớc. Căn cứ vào phiếu báo giá này công ty chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trớc- tuỳ thuộc vào khả năng công ty. Nếu trả sau hoặc đồng thời
Nh vậy là không có trờng hợp hàng về mà hoá đơn cha về hoặc ngợc lại. Kế toán ghi sổ một trờng hợp duy nhất là hàng và hoá đơn cùng về. Do đó công tác ghi sổ kế toán có đơn giản hơn.
Để theo dõi quan hệ thanh toán với những ngời bán, công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán- từ khoản 311 "phải trả cho ngời bán". Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu công cụ dụng cụ và quá trình thanh toán với từng ngời bán của công ty.
Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc trong tháng 9 năm 2009, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với ngời bán.
- Trờng hợp công ty nhập kho vật liệu nhng cha thanh toán với ngời bán. Ngày 6/9/2010 công ty nhập kho vật liệu chính (xi măng PCB30) của công ty cổ phần E29 Trần Tất Văn, Hải Phũng theo phiếu nhập kho số 123 ngày 6/9/2009 trị giá 41.425.000đ kèm theo hoá đơn 142 số tiền 43.496.250đ (thuế VAT 5%).
Căn cứ 2 hoá đơn trên kế toán ghi vào nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK152
Nợ TK152: 41.425.000đ Nợ TK133: 2.071.250đ Có TK 331: 43.496.250đ
- Trờng hợp căn cứ vào phiếu báo giá công ty ứng trớc tiền để thanh toán cho ngời bán. Theo chứng từ số 256 ngày 6/9/2010 trên nhật kí chung và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Nợ TK331: 21.000.000 Có TK111: 21.000.000
Đến ngày 8/9/2010 hàng về kèm theo hoá đơn số 150 ngày 8/9/2010 số tiền vật liệu nhập về là 20.000.000đ. Căn cứ vào chứng từ này kế toán ghi nhật ký chúng theo định khoản và ở sổ cái TK152 (gồm VAT 5%)
Nợ TK 152: 20.000.000 Nợ TK 1331: 1.000.000 Có TK331: 21.000.000
- Trờng hợp không có hàng thì ngời bán phải hoàn lại số tiền ứng trớc cho công ty. Khi công ty nhận lại số tiền 21.000.000đ
Nợ TK111: 21.000.000 Có TK331: 21.000.000
Ngày 18/9/2010 công ty nhận giấy báo nợ của ngân hàng đầu t và phát triển Hà Nội ngày 18/9/09 báo đã chuyển séc trả tiền ngân hàng cho công ty cổ phần E29 Trần Tất Văn, Hải Phòng số tiền ghi nhậtký chung theo định khoản:
Nợ TK331: 43.496.250 Có TK 112: 43.496.250
- Trờng hợp công ty mua vật liệu đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt giá mua vật liệu cho đơn vị bán theo hoá đơn ngày 9/10/03, số 290 nhập xăng, dầu cho công ty, công ty đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, số tiền ghi trên hoá đơn số 290 ngày 9/9/2010 là 5.000.000đ. Căn cứ hoá đơn trên kế toán ghi sổ nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK152 (gồm VAT).
Nợ TK152: 5.000.000đ Nợ TK 1331: 250.000đ Có TK 111: 5.250.000đ
- Trờng hợp nhập kho vật liệu ngày 23/9/2010, theo hoá đơn số NHB, công ty trả bằng tiền vay ngắn hạn 10.500.000. Căn cứ vào hoá đơn số NHB kế toán ghi nhật ký chung theo định khoản: (Nhật ký chung và ở sổ TK152)
Nợ TK152: 10.000.000đ Nợ TK 133: 500.000đ Có TK 311: 10.500.000đ
nhng cho đến khi nào nhập kho vật liệu của nhân viên tiếp liệu mua về sẽ hạch toán nh trờng hợp công ty mua vật liệu, công cụ dụng cụ thanh toán trực tiếp.
Trong tháng căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho. Kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng ngời bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết- TK331 theo các định khoản trên.
Cuối tháng kế toán tiền hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng ng- ời bán, số liệu ở sổ chi tiết TK331 là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung tháng 9/2011.
Số d cuối tháng (ở sổ chi tiết) bằng số d đầu tháng cộng với số phải thanh toán trừ đi số đã thanh toán.
Mẫu số 10
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Tháng 9/2010
Tài khoản: 331 "Phải trả cho ngời bán"
Đối tợng: Công ty cổ phần E29 Trần Tất Văn, KA,HP
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Số PS Số d Số liệu Ngày tháng Nợ Có D đầu kỳ 30.000.000 358 6/9/2010 Nhập vật liệu cho công ty 152,133 43.496.250 73.496.250 140 9/9/2010 Nhập thép và xi măng cho công ty 152,133 155.998.500 229.494.750 Cộng 136.294.750 216.294.750 Tồn cuối kỳ 110.000.000
Ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Tháng 9/2010 Tài khoản: 331 "Phải trả cho ngời bán"
Đối tợng: Cửa hàng VLXD số 33Phan Đăng Lu, Hải Phòng. Loại vật t: xi măng
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS Số d Số liệu Ngày tháng Nợ Có D đầu kỳ 256 6/9/2010 Vay tiền mặt mua VT 111 21.000.000 21.000.000 162 10/9/2010 Tùng nhập VT 152,133 21.000.000 21.000.000 Cộng 30.000.000 78.750.000 Tồn cuối kỳ 48.750.000
Ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị