2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
- Công ty cổ phần xây dựng số 1- VINACONEX1 là doanh nghiệp hạng 1 thành viên của Tổng công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam VINACONEX JSC. Vốn điều lệ của công ty là 35 tỷ, doanh thu hàng năm trên 250 tỷ và lao động trong công ty có trên 900 ngời. Công ty có giấy phép hoạt động sản xuất kinh doanh trên địa bàn cả nớc.
Địa điểm hiện tại: Vinaconex có trụ sở đóng tại nhà D9- đờng Khuất Duy Tiến- phờng Thanh Xuân Bắc- quận Thanh Xuân- Thành phố Hà Nội. Số điện thoại : 04-8544057 / 8543206 . Fax : 04-8541679.
Email: Vinaconex1@Saigonnet.vn.
- Công ty đợc thành lập năm 1973 với tên gọi ban đầu là công ty xây dựng Mộc Châu trực thuộc Bộ Xây Dựng có nhiệm vụ xây dựng khu công nghiệp Mộc Châu- tỉnh Sơn La. Từ năm 1977 đến năm 1981 công ty đợc đổi tên là công ty xây dựng số 11 trực thuộc Bộ Xây Dựng, trụ sở đóng tại thị trấn Xuân Mai, Hà Sơn Bình với nhiệm vụ xây dựng nhà máy bêtông Xuân Mai và tham gia xây dựng nhà máy thuỷ điện Hoà Bình. Nhng đến cuối năm 1981 công ty đợc Bộ Xây Dựng cho chuyển trụ sở về Hà Nội tham gia xây dựng nhà ở Thủ đô, đợc Nhà Nớc giao nhiệm vụ xây dựng khu nhà ở tại tiểu khu Bắc, Nam Thanh Xuân- Hà Nội.
- Năm 1984 chủ tịch hội đồng bộ trởng kí quyết định số 196/ CT đổi tên công ty thành: Xí nghiệp Liên hợp xây dựng nhà ở tấm lớn số 1 thuộc Bộ Xây Dựng với nhiệm vụ chính là xây nhà dân dụng và công nghiệp.
- Năm 1993 Liên lợp nhà ở tấm lớn số 1 đợc Bộ Xây Dựng cho phép đổi tên thành Liên hợp xây dựng số 1 thuộc Bộ Xây Dựng với nhiệm vụ là xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp.
- Năm 1995 với chủ trơng của Đảng và Nhà Nớc: sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nớc Bộ Xây Dựng ra quyết định sát nhập liên hợp xây dựng số 1 vào tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng Vinaconex và từ đó mang tên mới: Công ty xây dựng số 1 (Vinaconex-1). Nhng ngày 29/08/2003 Bộ Xây Dựng ra quyết định số
1173/QĐ_BXD về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nớc thành lập công ty cổ phần theo luật kinh doanh. Bởi vậy công ty lại mang tên mới là: Công ty cổ phần xây dựng số 1 (Vinaconex_1) thành viên của Tổng công ty.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần xây dựng số 1
Công ty cổ phần xây dựng số 1 là công ty con của Tổng công ty cổ phần Xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam. Bản thân là doanh nghiệp xây lắp nên lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty thuộc ngành xây dựng. Theo giấy phép đăng kí kinh doanh do Sở kế hoạch và đầu t Hà Nội đã cấp thì công ty đợc phép kinh doanh các ngành nghề sau:
* Xây dựng các công trình đờng dây và trạm biến thế * Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp * Xây dựng các công trình hạ tầng
* Kinh doanh phát triển khu đô thị mới, hạ tầng khu công nghiệp và kinh doanh bất động sản
* Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng
* T vấn đầu t, thực hiện các dự án đầu t xây dựng, lập dự án, t vấn đấu thầu, t vấn giám sát, quản lý dự án
* Kinh doanh khách sạn du lịch, lữ hành.
* Đại lý cho các hãng trong và ngoài nớc kinh doanh các mặt hàng phục vụ sản xuất và tiêu dùng.
* Xuất nhập khẩu vật t, thiết bị, vật liệu xây dựng.
Với sự nổ lực phấn đấu của tập thể cán bộ công nhân viên và sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo công ty, sự giúp đỡ của các phòng ban Tổng công ty, công ty đã hoàn thành vợt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh đề ra. Đặc biệt là công tác đầu t kinh doanh phát triển nhà đã có bớc đột phá làm chuyển dịch đáng kể cơ cấu sản xuất kinh doanh phát triển ổn định và bên vững. Cụ thể, một số công trình mà công ty đã hoàn thành trong thời gian gần đây là:
Tràng Tiền Plaza.
Trung tâm hội nghị Quốc gia.
Khách sạn Sài Gòn_ Hạ Long.
Toà nhà 34 tầng Trung Hoà Nhân Chính.
Nhà máy xi măng Ninh Bình.
Sân vận động Quốc Gia Mỹ Đình.
2.1.3 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần xây dựng số 1
Là một doanh nghiệp có quy mô, địa bàn hoạt động rộng lớn nên ngoài những đặc điểm chung của ngành xây dựng công ty còn mang một số đặc điểm riêng nh sau:
Việc tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty mang hình thức khoán gọn các công trình, hạng mục công trình, khối lợng các công việc cho các đơn vị trực thuộc.
Các đội, đơn vị trực thuộc đợc công ty cho phép thành lập bộ phận quản lý độc lập. Đợc sử dụng lực lợng lao động của đơn vị hoặc lực lợng lao động ngoài xã hội nhng phải đảm bảo chất lợng, kỹ thuật, mỹ thuật, an toàn lao động, tiến độ thi công và hiệu quả kinh doanh.
Các đơn vị trong công ty gồm các đội, chi nhánh, nhà máy. Ban chủ nhiệm công trình là những đơn vị hoạch toán phụ thuộc, không có t cách pháp nhân chỉ có công ty có t cách pháp nhân. Công ty đảm nhận mọi quan hệ đối ngoại với các đối tác bên ngoài. Giữa các đội và đơn vị khác trong công ty có mối liên hệ mật thiết với nhau, phụ trợ và giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình hoạt động. Các đơn vị, đội đợc ứng vốn để thi công công trình theo kế hoạch sản xuất của mình.
Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng: Đứng đầu Công ty là giám đốc chịu trách nhiệm trớc Đại hội đồng cổ đông về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Để hỗ trợ cho giám đốc có: phó giám đốc kỹ thuật, phó giám đốc kinh doanh và các phó giám đốc chi nhánh đ- ợc cấp trên bổ nhiệm theo đề cử của giám đốc công ty. Công ty có 6 phòng ban giúp giám đốc điều hành công việc. Trởng phòng là ngời triển khai công việc mà giám độc giao và chịu trách nhiệm trợc giám đốc về tình hình và kết quả thực hiện các công việc đó. Để đảm bảo các công việc không bị gián đoạn khi trởng phòng đi vắng thì mỗi phòng có thêm một phó phòng. Bộ phận quản lý trực tiếp tại công ty là các đơn vị, đội và các ban chủ nhiệm công trình. Ơ bộ phận này có bộ máy quản lý khá độc lập, đợc giao quyền tơng đối rộng rãi theo sự phân cấp của giám đốc. Đứng đầu là thủ trởng đơn vị, trực tiếp điều hành mọi hoạt động kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của đơn vị. Ngoài ra cũng có các cán bộ phụ trách ở những mảng cụ thể.
sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty cổ phần xây dựng số 1 (Vinaconex-1):
P.Giám đốc công ty
Phòng tổ chức hành
chính
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Giám đốc công ty
P.Giám đốc công ty P.Giám đốc công ty
Phòng kế hoạch kỹ thuật- TC Phòng kinh tế thị trường Phòng thiết bị vật tư Phòng Đầu tư Phòng tài chính kế toán
Đội xây dung 2 Đội xây dựng 3 Đội xây dựng 4 Đội xây dựng 5 Đội xây dựng 6 Đội xây dựng 7 Đội xây dựng 1 Đội xây dựng 9
Chi nhánh TP HCM Đội xây dựng 11
Chi nhánh Nha Trang
Nhà máy gạch TERRAZZO Khách sạn Đá Nhảy Đội xây dựng 12 Đội xây dựng 14 Đội xây dựng 16 Đội điện nước Đội chuyên nề Đội xe máy bê tông Các ban chủ nhiệm
công trình Đội xây dựng 10
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Phòng kinh tế- thị trờng
Chức năng nhiệm vụ chính của phòng này là thực hiện quản lý công tác đấu thầu, quản lý hợp đồng xây lắp, quản lý kinh tế, đồng thời theo giỏi và quản lý việc mua, bảo quản, sử dụng vật t, thiết bị cung cấp cho công trình.
Ví dụ nh quản lý kinh tế thì phòng thực hiện các công việc chính sau:
- Xây dựng các định mức, chỉ tiêu kinh tế- kỹ thuật, đơn giá các công việc xây lắp phục vụ cho công tác đấu thầu, nhận thầu, giao khoán, thanh quyết toán công trình. - Lập, theo dõi việc thực hiện hợp đồng giao khoán nội bộ trên cơ sở phơng án kinh tế đơn vị lập và đợc ban giám đốc công ty phê duyệt.
- Theo dõi việc thanh quyết toán các công trình.
- Tổ chức theo dõi, cập nhật các thông tin về giá cả vật t, hàng hoá cần thiết.
Phòng kỹ thuật – thi công.
Phòng kỹ thuật – thi công có nhiệm vụ tham gia quản lý kỹ thuật, giám sát chất lợng công trình, quản lý tiến độ, biện pháp thi công và an toàn lao động. Đây là đầu mối tiếp nhận các thông tin về thay đổi công nghệ, áp dụng khoa hoc - kỹ thuật. Tham gia cùng các bộ phận, chức năng khác giải quyết sự cố về an toàn lao động nếu có xẩy ra trên công trờng. Đồng thời kết hợp với phòng kinh tế – thị trờng tham gia lập hồ sơ dự thầu và đấu thầu, thực hiện việc kiểm tra khối lợng dự toán, quyết toán các công trình. Kiểm tra việc chuẩn bị mặt bằng thi công của các đơn vị, thiết kế kỹ thuật và các bản vẻ thi công công trình. Ngoài ra phòng kỹ thuật – thi công còn tham gia quản lý máy móc, thiết bị và các công cụ sản xuất.
Phòng Tài chính- kế toán
Phòng Tài chính – Kế toán có chức năng tham mu, giúp việc cho Giám đốc Công ty về công tác tài chính kế toán, tổ chức hớng dẫn và chỉ đạo toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc. Phòng có chức năng kiểm tra giám sát công tác tài chính kế toán, xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn theo kế hoạch sản xuất của Công ty, trình Giám đốc Công ty, Tổng giám đốc Tổng công ty phê duyệt. Phối hợp với các phòng chức năng khác của Công ty để xây dựng cơ chế khoán, lập kế hoạch về chỉ tiêu tài chính trên cơ sở kế hoạch sản l- ợng của Công ty gửi Phòng Kinh tế – thị trờng để tổng hợp báo cáo.
Phòng đầu t:
Phòng đầu t có chức năng thực hiện các quy định của công ty trong lĩnh vực có liên quan thờng xuyên nh: lập kế hoạch đầu t cho các dự án đầu t, lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thực hiện và quản lý các dự án đầu t cho công ty về tình hình thực hiện
các dự án đầu t đồng thời có kiến nghị các biện pháp cần thiết để dự án đầu t đợc thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Phòng tổ chức hành chính
Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng tham mu giúp cho Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý nhân sự, sắp xếp tổ chức, quản lý bồi dỡng cán bộ..., thực hiện các chế độ chính sách của nhà nớc đối với ngời lao động. Thực hiện chức năng lao động tiền lơng và quản lý hành chính văn phòng của Công ty. Phối hợp với Phòng Tài chính – Kế toán xây dựng các định mức lao động, đơn giá tiền lơng, quỹ tiền lơng, các quy chế phân phối tiền lơng và tiền thởng theo quy định của nhà nớc và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xây dựng chơng trình thanh tra, kiểm tra nội bộ, theo dõi tiếp nhận và xử lý các đơn khiếu nại tố cáo. Phòng Tổ chức Hành chính là thờng trực trong công tác tiếp dân, thực hiện nhiệm vụ bảo vệ chính trị nội bộ, tổ chức tiếp các đoàn thanh tra, kiểm tra những lĩnh vực liên quan đến chức năng của phòng.
Phòng thiết bị vật t
Chức năng chính của phòng thiết bị vật t là thực hiện cung cấp vật t cho tất cả các đơn vị trực thuộc, thực hiện lu kho và bảo quản nguyên vật liệu, kiểm soát theo gioỉ các thiết bị trong thời gian lu kho cho đến lúc thiết bị đợc bàn giao xem có đầy đủ không? Và đến lúc thiết bị phải bảo dỡng thi đây cũng chính là nơi sẽ thực hiện bảo dởng định kỳ cho tất cả các thiết bị
2.2 Cơ chế tài chính của công ty cổ phần xây dựng số 1 (Vinaconex_1)
Trớc khi tìm hiểu về cơ chế tài chính của công ty cổ phần xây dựng chúng ta phải hiểu cơ chế tài chính nghĩa là gì?
Hiện nay, vẩn cha có một khái niệm chính thống về “cơ chế tài chính”. Và theo quan điểm của nhiều ngời thì còn có thể đồng nhất giữa hai khái niệm cơ chế tài chính và cơ chế quản lý tài chính. Mặc dù qua thuật ngữ đợc sử dụng thì rõ ràng giữa chúng có cùng một nguồn gốc kinh tế và có mối quan hệ hữu cơ với nhau nhng không thể đồng nhất hoàn toàn về nội dung, cơ cấu, vai trò cũng nh phơng thức vận động và tồn tại của chúng. Bởi vậy chúng ta có thể hiểu khái quát về cơ chế tài chính và cơ chế quản lý tài chính nh sau.
Cơ chế tài chính là cơ cấu hệ thống tài chính, các quan hệ phân phối thuộc phạm trù tài chính và phơng thức vận hành của chúng đợc xác định bởi cơ chế tơng ứng. Còn cơ chế quản lý tài chính là hệ thống các hình thức, phơng pháp và biện
pháp tài chính đợc sử dụng để tác động vào quá trình vận hành của các quan hệ kinh tế tơng ứng nhằm vào quản lý các mục tiêu đã đợc xác định.
2.2.1 Các quyết định về quy chế tài chính của công ty cổ phần xây dựng số 1(Vinaconex) 1(Vinaconex)
Ngày 05/05/1993 Bộ xây dựng đã ra quyết định số 1743/BXD-TCLD về việc thành lập lại xí nghiệp liên hợp xây dựng số 1, với tổng quy mô vốn bao gồm vốn ngân sách nhà nớc cấp và vốn tự bổ sung là 14070 triệu đồng. Trong đó vốn đợc nhà nớc cấp là 13916 triệu đồng và vốn doanh nghiệp tự bổ sung là 154 triệu đồng. Tiếp đó, QĐ số 704/BXD- TCLĐ của Bộ trởng Bộ xây dựng lại quy định đổi tên xí nghiệp liên hợp số 1 thành công ty xây dựng số 1 vào ngày 19/07/1995. Và sau 3 năm. ngày 08/04/1999 công ty đã cho ra đời quy chế tài chính của riêng công ty với nội dung khá đầy đủ. Nhng quy chế tài chính này chỉ đúng với các doanh nghiệp nhà nớc. Theo QĐ số 1173/ QD- BXD thì công ty này lại đợc chuyển thành công ty cổ phần. Bởi vây, nhằm đáp ứng với sự thay đổi đó, quyết định số 2569CT1/TC-KT quy định của Giám đốc công ty về việc ban hành quy chế quản lý tạm thời ngày 30/11/2003 đã ra đời, có hiệu lực từ ngày 01/12/2003. Và hiện nay, công ty vẫn đang áp dụng theo quy chế quản lý tạm thời đó.
Quy chế này chủ yếu tập trung vào việc xây dựng và phát triển các quy định liên quan đến vấn đề tài chính trong công ty. Đó là về quản lý vốn, tài sản; về quản lý doanh thu, chi phí, những nguyên tắc trong giao khoán nội bộ, những quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp, về quản lý cho vay và những quy chế về công tác kế toán và hạch toán kế toán trong công ty.
- Ngoài ra còn có một số quy định khác nh: Niên độ tài chính của công ty luôn bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 mỗi năm. Mọi khoản thu nhập – chi phí đều