Kinh phí được dự trù dựa trên bảng thống kê các chi phí và kế hoạch hoạt động thực tế. Phần tóm tắt việc lập dự toán ngân được nêu ra trong bảng của Phụ lục 3C. Theo kinh nghiệm thu được thì một đợt quan trắc có hiệu quả có thể chia thành năm bước liên tiếp. Mỗi bước phải đạt được các kết quả rõ ràng. Việc khảo sát sơ bộ thực địa và bước chuẩn bị đóng vai trò hết sức cần thiết tạo điều kiện tối ưu đảm bảo thực hiện thành công các nhiệm vụ tại hiện trường. Các mẫu tổ hợp đại diện vẫn là trọng tâm chủ yếu. Phân tích trong phòng thí nghiệm với chương trình QA/QC nội bộ sẽ đạt được mục tiêu là thu được kết quả đại diện cho dòng thải. Kết quả quan trắc sẽ được trình bày đầy đủ và tổng hợp trong báo cáo cuối cùng. Ban lãnh đạo có trách nhiệm phân bổ nhân lực và kinh phí cho từng bước.
Thông thường các chi phí được chia thành các loại:
a) Chi phí thiết bị quan trắc và đo lưu lượng;
b) Chi phí phân tích trong phòng thí nghiệm (phòng thí nghiệm nội bộ và phòng thí nghiệm bên ngoài);
c) Chi phí khác bao gồm chi phí đi lại tới địa điểm công nghiệp, mua sắm các vật liệu cần thiết tại hiện trường, các chi phí cho an toàn/thiết bị đặc biệt như bảo vệ an toàn, thăm dò khí độc, in ấn báo cáo, v.v..
d) Chi phí liên quan đến nhân công.
Chi phí phân tích
Định mức chi phí phân tích được nêu trong Thông tư số 83/2002/TT-BCT của Bộ Tài Chính ban hành tháng 9 năm 2002. Phí quan trắc cũng được tính toán theo thông tư này. Việc tuân thủ quy trình QA/QC sẽ yêu cầu thêm một vài phân tích (mẫu lặp, mẫu trắng hiện trường, mẫu
trắng vận chuyển,...)và một tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí sẽ được cộng vào tổng chi phí
chính thức. Tuy nhiên, gần đây các chi phí hành chính được cộng thêm và chi phí phân tích được thiết lập trên cơ sở từng tỉnh.
Thiết lập một mức chi phí phân tích thống nhất cho tất cả các tỉnh là một thách thức lớn. Trong bối cảnh của phiên bản Hướng dẫn này, một phương pháp tính toán chung được đề xuất để người đọc nhận thức được chi phí phân tích. Chi phí thực chắc chắn sẽ khác nhau theo từng tỉnh phụ thuộc vào mức độ phát triển của phòng thí nghiệm (chất lượng và số lượng)và tần suất các đợt kiểm soát ô nhiễm môi trường.
Chúng ta hãy giả định là hàng năm phải phân tích 100 mẫu cho BOD5hoặc bất kỳ một chỉ tiêu thông thường nào khác. Tại sao lại lấy con số thuận tiện là 100? Để có thể chuyển đơn giản các số liệu đã có của công ty cung cấp quốc tế nổi tiếng như HACH … có mặt tại thị trường Việt Nam. Trong Ca-ta-lô của nhà cung cấp, chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy danh sách các hóa chất và vật liêu (giấy lọc, v.v.) và máy móc cố định (buồng ủ BOD, tủ hút ẩm, máy
đo ô-xy) cần thiết cho bộ 100 lần phân tích. Quy trình phân tích được viết ra cho phép dự toán
chính xác giờ công và mức tiêu thụ điện và nước cất. Trong ví dụ này, chi phí cho một lần phân tích BOD5 sẽ được tính toán như sau:
2
Chương II: C
ác bước chuẩn bị
Trong đó:
- X:chi phí vật liệu (hóa chất & vật liệu)cho 100 phân tích mỗi năm - Y: chi phí năng lượng và nước cật /bộ phân tích hàng năm
- Z:chi phí lao động chuyên môn trực tiếp liên quan đến 100 lần phân tích
- DEP:chi phí khấu hao hàng năm của thiết bị chuyên dụng. Chi phí khấu hao là biến số phụ thuộc vào loại thiết bị. Chi phí có thể dựa trên kỳ khấu hao 2, 3, 5 năm (phụ thuộc vào tần suất sử dụng và mức độ lạc hậu)
- MAINT:ngân sách hàng năm của phòng thí nghiệm dành cho duy tu các thiết bị chuyên dụng, thường là phần trăm của chi phí ban đầu (5%, 10%, v.v.)
- OH: tổng chi phí quản lý hàng năm của phòng thí nghiệm: quản lý, hành chính và sự hỗ trợ chung, tham gia hội thảo và hội nghị, chi phí thuê nhà, chi phí duy tu bảo dưỡng tòa nhà, v.v.)
- f:hệ số thực nghiệm cho các phân tích hàng năm của thông số BOD5. Giá trị của hệ số này cần được xác định dựa trên con số tài chính vận hành của phòng thí nghiệm trong năm trước. Nên dự toán số này bằng cách so với các phòng thí nghiệm môi trường khác.
Phí vận chuyển được tính theo đơn giá trên một đơn vị khoảng cách (km)giữa địa điểm quan trắc và cơ quan thực hiện quan trắc. Cuối cùng, trong quá trình dự trù kinh phí cần tính toán kinh phí dự phòng cho cả những khoản chi ngoài kế hoạch như dịch vụ bảo vệ (cho thiết
bị tại hiện trường),dịch vụ dò khí độc hay các yêu cầu cần thiết khác để bảo vệ an toàn sức
khỏe con người.
Bảng trong Phụ lục 2D tóm tắt và tổng quan về các chi phí trong kế hoạch của toàn bộ chương trình qua năm bước. Một số dữ liệu (công tác phí, số ngày công, số nhân công)cần được người sử dụng đưa vào.
Chương trình tính toán kinh phí này chỉ là đề xuất, trong quá trình thực hiện có thể sửa đổi cải tiến cho phù hợp. Tuy nhiên người sử dụng nên kiểm tra các phương trình và sự kết nối giữa các ô tính.