2.1.4.1Tổ chức nhân sự phòng kế toán
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty đảm bảo cho công việc ghi chép, xử lý và tổng hợp, cung cấp thông tin về tình hình vận động của tài sản, nguồn vốn, tình hình chi phí, thu nhập và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty được đầy đủ, kịp thời không bị chồng chéo, trùng lắp. Bên cạnh đó, bộ máy kế toán còn bao gồm cả công tác thống kê của công ty.
Hiện nay bộ máy kế toán của Công ty bao gồm 6 bộ phận, đội thống kê ghi chuyến, nghiệm thu chuyến xe, ôtô vận tải đất.
Cụ thể bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức như sau :
Sơđồ 7: sơđồ bộ máy kế toán
· Kế toán trưởng : là người đứng đầu bộ máy kế toán, trực tiếp quản lý và phụ trách tổ tài chính, chịu trách nhiệm với cấp trên toàn bộ công tác kế toán của công ty từ việc thu nhập, xử lý, cung cấp thông tin kinh tế. Ngoài ra kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng vốn hiệu qủa, khai thác tiềm tàng của tài sản, cung cấp thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, kịp thời, toàn diện để ban giám đốc đưa ra quyết định kinh doanh.
· Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp: là người kiểm tra, giám sát đôn đốc việc thực hiện trách nhiệm, nhiệm vụ cho từng phần việc đối với từng bộ
Tổ thống kê tổng hợp Tổ kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Tổ kế toán lương Tổ kế toán tài sản cố định Tổ kế toán vật liệu Tổ kế toán công nợ và bán hàng Tổ kế toán ngành Tổ kế toán tài chính
phận nghiệp vụ kế toán trong bộ máy kế toán, trực tiếp phụ trách tổ kế toán lương, kế toán tổng hợp.
· Tổ thống kê tổng hợp:
Có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ thông tin về kết qủa sản xuất, tình hình hoạt động của các thiết bị sản xuất, phân tích lập báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ lên cấp trên theo quy định.
· Tổ kế toán lương:
Hàng tháng căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán lương, kế toán lương tiến hành tổng hợp chi phí tiền lương cho từng đội sản xuất, từng phân xưởng sản xuất , xác định số BHXH, BHYT, KPCĐ, cuối tháng ghi vào bảng phân bổ số 1.
· Tổ kế toán vật liệu:
Theo dõi tình hình xuất nhập vật tư, hàng tồn kho. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật tư, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ rồi phân loại theo đối tượng sử dụng. Trên cơ sở các sổ chi tiết nhập xuất vật tư, kế toán tổng hợp số liệu để cuối tháng lập bảng phân bổ số 2.
· Tổ kế toán tài sản cốđịnh:
Hàng tháng căn cứ vào nguyên giá tài sản cố định hiện có và tỷ lệ khấu hao do công ty quy định kế toán tiến hành tính số khấu hao phân bổ cho các đối tượng sử dụng . Đồng thời căn cứ vào các chứng từ tăng, giảm tài sản cốđịnh để lập bảng theo dõi chi tiết về nguyên giá và giá trị còn lại. · Tổ kế toán công nợ và bán hàng:
Hàng ngày căn cứ vào từng hoá đơn bán hàng để ghi vào bảng kê theo dõi chi tiết từng mặt hàng, từng khách hàng và từng loại hàng…
· Tổ kế toán tài chính:
Chịu trách nhiệm kế toán quỹ, kế toán ngân hàng, kế toán thanh toán trong nội bộ Mỏ.
· Tổ kế toán ngành:
Chịu trách nhiệm hạch toán khâu ngành ăn. · Tổ kế toán tổng hợp:
Chịu trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, tổng hợp báo cáo tài chính theo quy định.
2.1.4.2.Tổ chức công tác kế toán
Công ty than Cọc 6 tổ chức hình thức kế toán theo hình thức kế toán tập trung . Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại bộ máy kế toán của công ty. Ở công trường, phân xưởng không có bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu. Căn cứ vào chứng từ do nhân viên phân xưởng gửi về và các chứng từ của các bộ phận khác liên quan phòng kế toán tiến hành toàn bộ công tác kế toán theo chếđộ nhà nước quy định.
2.1.4.3.Hình thức sổ kế toán
Hiện nay công ty than Cọc 6 áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.
Sơđồ 8: Sơđồ hình thức kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái
Giải thích :
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh mang tính chất phân bổ thi các chứng từ gốc được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký chứng từđược ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào nhật ký chứng từ.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ , thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng hợp của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng sổ hoặc các thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào các sổ thẻ kế toán chi tiết để lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản đểđối chiếu với Sổ cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê, và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính