Đây là giai đoạn mở đầu cho cả quá trình nhập và theo dõi một khoản cho vaỵ Cán bộ tín dụng thực hiện hạch toán kế toán giai đoạn phát tiền vaỵ Quy trình kế toán giai đoạn này như sau:
Quy trình:
Tín dụng Kế toán Thủ quỹ Giám đốc
Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ giải ngân
Căn cứ vào giấy đề nghị vay vốn cùng những giấy tờ liên quan khác mà khách hàng gửi đến ngân hàng, cán bộ tín dụng tiến hành đánh giá, thẩm định, xem xét dự án, phương án sản xuất kinh doanh của khách hàng có khả năng thực hiện được hay không; tiến hành thẩm định giá trị tài sản bảo đảm theo quy định. Nếu dự án, phương án đó có khả thi, khách hàng được ngân hàng đồng ý cho
Hồ sơ giải ngân (1) Nhập thông tin khoản vay và TSBĐ (2) Lập CT giải ngân (3) Phê duyệt (3) In CT (3) Phát vay (3) Hạch toán nợ vay, nhập quản lý hồ sơ vay, nhập kho giấy
tờ giữ hộ (4)
Hồ sơ giải ngân
vay, cán bộ tín dụng tiến hành hướng dẫn khách hàng hoàn tất đầy đủ hồ sơ để giải ngân.
Bước 2: Nhập thông tin khoản vay và TSBĐ
Hợp đồng tín dụng sau khi có sự phê duyệt của giám đốc về đối tượng, điều kiện vay vốn, thời hạn cho vay, phương thức hoàn trả…, cán bộ tín dụng mở cho khách hàng một tài khoản vay thích hợp bằng cách nhập hồ sơ thông tin khách hàng và thông tin tài sản bảo đảm (nếu có) vào hệ thống IPCAS trên máy tính.
Bước 3: Lập và xuất chứng từ giải ngân
Căn cứ vào số tiền cho vay đã ký kết, cán bộ tín dụng lập chứng từ giải ngân, chuyển giám đốc ký duyệt sau đó in xuất chứng từ chuyển cho thu ngân thực hiện phát tiền vay cho khách hàng. Trước khi giải ngân, yêu cầu khách hàng ký nhận trên giấy nhận nợ hoặc phụ lục hợp đồng.
Bước 4: Thực hiện hạch toán và luân chuyển chứng từ
Căn cứ chứng từ giải ngân, cán bộ tín dụng hạch toán khoản nợ, hạch toán nhập quản lý hồ sơ còn dư nợ, nhập kho giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ngân hàng giữ hộ cho khách hàng, chuyển hồ sơ cho bộ phận kế toán lưu giữ, làm căn cứ để thu nợ. Cán bộ tín dụng lưu chứng từ giải ngân vào sổ nhật ký chứng từ.
Tài khoản sử dụng:
Số hiệu cấp V Tên tài khoản
101101 Tiền mặt tại đơn vị
211101 Cho vay ngắn hạn thông thường 212101 Cho vay trung hạn thông thường
252101 Cho vay ngắn hạn vốn nhận của Chính phủ 252102 Cho vay trung hạn vốn nhận của Chính phủ 421101 Tiền gửi của khách hàng
519101 Thanh toán qua lại giữa các ngân hàng 999003 Hồ sơ cho vay còn dư nợ
Phương pháp hạch toán:
Đối với món vay có giá trị tài sản thế chấp, cầm cố, cán bộ tín dụng sẽ hạch toán ghi nhập vào tài khoản ngoại bảng “Tài khoản thế chấp, cầm cố” trước khi giải ngân. (chi tiết ở mục 2.2.2)
Căn cứ chứng từ giải ngân, cán bộ tín dụng hạch toán như sau: Nợ: Tài khoản cho vay cấp V thích hợp
Có: Tài khoản tiền mặt (vay bằng tiền mặt)
Tài khoản tiền gửi của khách hàng (vay bằng chuyển khoản) Tài khoản thanh toán qua lại giữa các ngân hàng (nếu người thụ hưởng có tài khoản ở ngân hàng khác)
Đồng thời, thực hiện nhập quản lý hồ sơ cho vay còn dư nợ như sau: Nợ: TK đối ứng hồ sơ cho vay còn dư nợ
Có: TK hồ sơ cho vay còn dư nợ.
Giá trị hạch toán qui ước là 1 đồng/ 1 bộ hồ sơ cho vay (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Minh họa 1: Ngày 5/4/2013, ông Nguyễn Thành Nhàn có vay ngân hàng
NHNo&PTNT thị xã Ninh Hòa 50 triệu đồng trong vòng 12 tháng để nuôi cá bóp. Gia đình ông có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất số L574203. Cán bộ tín dụng và ông Nhàn ký hợp đồng tín dụng. Sau khi mọi thủ tục hoàn tất, cán bộ tín dụng in xuất chứng từ giải ngân kèm vào 1 giấy đề nghị vay vốn, chuyển thủ quỹ phát tiền vay cho ông Nhàn. Căn cứ vào chứng từ giải ngân, cán bộ tín dụng hạch toán như sau (đơn vị: đồng):
Nợ 211101 (Nguyễn Thành Nhàn) 50.000.000
Có 101101 50.000.000
Đồng thời, hạch toán ngoại bảng nhập quản lý hồ sơ còn dư nợ: Nợ 999004 (Nguyễn Thành Nhàn) 1
Có 999003 (Nguyễn Thành Nhàn) 1
(Xem phụ lục - Bút toán số 14 và 15 ngày 5/4/2013 của GDV Võ Khánh An)
Minh họa 2: Ngày 5/4/2013, ông Lưu Ngọc Giang vay NHNo&PTNT thị
xã Ninh Hòa 50 triệu đồng trong vòng 18 tháng để chăn nuôi bò, trồng khoai môn và chăm sóc rẫy điềụ Căn cứ chứng từ giải ngân, cán bộ tín dụng hạch toán:
Nợ 212101 (Lưu Ngọc Giang) 50.000.000
Nợ 999004 (Lưu Ngọc Giang) 1 Có 999003 (Lưu Ngọc Giang) 1
(Xem phụ lục - Bút toán số 1 và 3 ngày 5/4/2013 của GDV Võ Khánh An)
Minh họa 3: Ngày 12/4/2013, bà Đặng Thị Thu Vân vay NHNo& PTNT
thị xã Ninh Hòa 30 triệu đồng trong vòng 24 tháng để nâng cấp, tu sửa máy cày phục vụ nông nghiệp (thuộc đối tượng vay vốn nhận của Chính phủ). Căn cứ chứng từ giải ngân, cán bộ tín dụng hạch toán:
Nợ 252102 (Đặng Thị Thu Vân) 30.000.000
Có 101101 30.000.000
Nợ 999004 (Đặng Thị Thu Vân) 1 Có 999003 (Đặng Thị Thu Vân) 1
(Xem phụ lục - Bút toán số 6 và 15 ngày 12/4/2013 của GDV Võ Khánh An)
Cán bộ tín dụng giao một liên hợp đồng tín dụng vay tiền cho khách hàng giữ, một liên kèm giấy tờ có liên quan lưu cùng bộ hồ sơ vay vốn để theo dõi thu lãi hàng tháng và thu nợ.
Cuối ngày, cán bộ tín dụng liệt kê hết toàn bộ hạch toán giao dịch cho vay trong ngày, in và lưu nhật ký chứng từ.
2.2.2. Kế toán quản lý tài sản bảo đảm tiền vay của khách hàng
Theo quy định, tại NHNo&PTNT thị xã Ninh Hòa, những món cho vay có giá trị trên 50 triệu đồng bắt buộc phải cho vay có bảo đảm tài sản. Đối với các khoản vay dưới 50 triệu đồng, ngân hàng cho vay không có bảo đảm bằng tài sản, tuy nhiên người vay phải thế chấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho ngân hàng. Nếu không có giấy chứng nhận trên thì phải có xác nhận của địa chính quyền xã, phường về quyền sử dụng đất hiện tạị Việc này được xem như ngân hàng giữ hộ cho khách hàng nhằm nâng cao trách nhiệm của khách hàng đối với khoản vay và tránh việc khách hàng mang thế chấp tại tổ chức tín dụng khác. Cán bộ tín dụng chịu trách nhiệm nhập quản lý tài sản bảo đảm.
Quy trình: Khách hàng Tín dụng Kế toán Thủ quỹ
Bước 1: Chọn phương pháp hạch toán đúng, xuất chứng từ nhập kho
Căn cứ vào hợp đồng tín dụng, cán bộ tín dụng lựa chọn phương pháp hạch toán đúng theo quy định.
- Nếu món vay dưới 50 triệu đồng, sau khi giải ngân, cán bộ tín dụng nhập thông tin, in loại chứng từ thế chấp với nội dung giấy tờ giữ hộ, in giấy chứng nhận ngân hàng đang giữ hộ giấy tờ chứng minh tài sản của khách hàng, căn cứ
Hồ sơ giải ngân Giải ngân (1a) Xuất CT, hạch toán nhập giấy tờ giữ hộ (1a) Thủ quỹ nhận chứng từ, giấy chứng nhận, thực hiện nhập kho bảo quản theo quy định (2) Giải ngân (1b) Xuất CT, hạch toán nhập TSBĐ (1b) Trả hết nợ (3a) Kế toán, thủ quỹ kí xác nhận trả lại giấy tờ trên giấy chứng nhận (3a) Nhận lại giấy tờ (3a) Xuất chứng từ, hạch toán xuất TSBĐ, giấy tờ giữ hộ Không thể trả nợ (3b) Xử lý TSBĐ (3b) Kế hoạch đòi nợ (3)
vào đó hạch toán ngoại bảng nhập giấy tờ giữ hộ của khách hàng theo giá trị quy ước là 1đồng/ 1 giấy tờ giữ hộ.
- Nếu món vay trên 50 triệu đồng, cán bộ tín dụng căn cứ vào biên bản định giá tài sản bảo đảm trong bộ hồ sơ giải ngân, nhập thông tin, in chứng từ thế chấp, in giấy chứng nhận ngân hàng đang giữ giấy tờ chứng minh tài sản của khách hàng, căn cứ vào đó hạch toán ngoại bảng nhập tài sản bảo đảm theo đúng giá trị đã thẩm định trên biên bản, sau đó tiến hành giải ngân bình thường.
Bước 2: Luân chuyển chứng từ, bảo quản tài sản bảo đảm theo quy định (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi hoàn tất công việc hạch toán giải ngân và nhập tài sản bảo đảm hay giấy tờ giữ hộ, cán bộ tín dụng phải chuyển chứng từ thế chấp, giấy chứng nhận ngân hàng đang giữ giấy tờ, tài sản của khách hàng cho thủ quỹ kèm giấy tờ chứng minh tài sản bảo đảm để thực hiện nhập kho bảo quản theo quy định.
Hồ sơ tài sản dùng để bảo đảm tiền vay được sắp xếp theo thứ tự bảng kê giao nhận giữa khách hàng và bộ phận tín dụng, tất cả giấy tờ liên quan đến bộ hồ sơ bảo đảm tiền vay được bỏ vào túi đựng hồ sơ, ngoài bìa túi phải ghi theo dõi các yếu tố: tên khách hàng, mã số khách hàng, địa chỉ, tổng giá trị tài sản bảo đảm tiền vay, các món vay được bảo đảm bằng tài sản.
Thủ quỹ căn cứ chứng từ thế chấp của cán bộ tín dụng chuyển sang vào sổ theo dõi hồ sơ đảm bảo tiền vay, lấy chữ ký khách hàng trên chứng từ.
Hồ sơ bảo đảm tiền vay được lưu giữ trong hòm tiền để ở trong kho tiền, hoặc trong két sắt.
Cán bộ tín dụng lưu chứng từ thế chấp vào nhật ký chứng từ.
Bước 3: Xử lý TSBĐ khi đến hạn trả nợ
- Đến hạn, nếu khách hàng hoàn tất nghĩa vụ trả nợ, thủ quỹ tiến hành xuất
kho trả lại giấy tờ cho khách hàng. Kế toán và thủ quỹ có nghĩa vụ ký xác nhận đã trả lại giấy tờ, yêu cầu khách hàng ký xác nhận đã nhận lại giấy tờ. Kế toán xuất chứng từ giải chấp (giải tỏa tài sản thế chấp), hạch toán xuất ngoại bảng TSBĐ hoặc giấy tờ giữ hộ mà cán bộ tín dụng đã hạch toán nhập trước đâỵ Kế toán lưu chứng từ giải chấp vào nhật ký chứng từ.
- Trường hợp đến hạn mà khách hàng không thể trả nợ, mặc dù đã có kế hoạch đôn đốc đòi nợ nhưng khách hàng vẫn không hoàn thành nghĩa vụ buộc
phải xử lý tài sản bảo đảm, kế toán tiến hành xuất ngoại bảng TSBĐ đồng thời nhập ngoại bảng tài sản gán, xiết nợ để chờ văn bản xử lý từ cấp trên.
Tài khoản sử dụng:
Số hiệu cấp V Tên tài khoản
994001 Tài sản thế chấp của khách hàng
994002 Đối ứng tài sản thế chấp của khách hàng 995001 Tài sản gán, xiết nợ chờ xử lý
995002 Đối ứng tài sản gán, xiết nợ chờ xử lý
996001 Các giấy tờ có giá của khách hàng đưa cầm cố
996002 Đối ứng các giấy tờ có giá của khách hàng đưa cầm cố 999009 Các chứng từ có giá trị khác đang bảo quản
999011 Đối ứng các chứng từ có giá trị khác đang bảo quản
Phương pháp hạch toán:
- Đối với các khoản vay có bảo đảm bằng tài sản thế chấp, cầm cố:
+ Nếu là tài sản thế chấp, cán bộ tín dụng căn cứ vào biên bản định giá tài sản bảo đảm, lập chứng từ thế chấp, hạch toán:
Nợ: TK đối ứng tài sản thế chấp của khách hàng
Có: TK tài sản thế chấp của khách hàng – giá trị tài sản thế chấp theo biên bản định giá tài sản.
+Trường hợp cầm cố giấy tờ có giá (giá trị tài sản ghi trực tiếp vào hợp đồng tín dụng), hạch toán:
Nợ: TK đối ứng các giấy tờ có giá của khách hàng đưa cầm cố Có: TK các giấy tờ có giá của khách hàng đưa cầm cố
Minh họa 4: Ngày 5/4/2013, ông Nguyễn Phương Huy vay NHNo&PTNT thị xã
Ninh Hòa 80 triệu đồng, đối tượng vay của ông thuộc đối tượng vay vốn nhận của chính phủ. Tài sản thế chấp của món vay này gồm đất gia viên và nhà ở cấp 4 có giá trị 224.836.000đ (theo biên bản định giá tài sản bảo đảm). Trước khi giải ngân, cán bộ tín dụng hạch toán nhập TSBĐ:
Nợ 994002 (Nguyễn Phương Huy) 224.836.000 Có 994001 (Nguyễn Phương Huy) 224.836.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau đó, CBTD xuất chứng từ giải ngân, hạch toán cho vay bình thường. Nợ 252102 (Nguyễn Phương Huy) 80.000.000
Có 101101 80.000.000
Nợ 999004 (Nguyễn Phương Huy) 1 Có 999003 (Nguyễn Phương Huy) 1
(Xem phụ lục - Bút toán số 4, 5 và 7 ngày 5/4/2013 của GDV Võ Khánh An)
- Đối với các khoản vay không có bảo đảm, ngân hàng phải tổ chức bảo quản, quản lý các giấy tờ giữ hộ theo quy định và hạch toán:
Nợ: TK đối ứng các chứng từ có giá trị khác đang bảo quản Có: TK các chứng từ có giá trị khác đang bảo quản
Giá trị hạch toán qui ước là 1 đồng/giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và sử dụng tài sản.
Minh họa 5: Quay lại Minh họa 1, sau khi hạch toán giải ngân và nhập hồ sơ
quản lý, cán bộ tín dụng tiếp tục nhập giấy tờ giữ hộ là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất số L574203:
Nợ 999011 (Nguyễn Thành Nhàn) 1 Có 999009 (Nguyễn Thành Nhàn) 1
(Xem phụ lục - Bút toán số 16 ngày 5/4/2013 của GDV Võ Khánh An)
- Khi khách hàng đã hoàn thành nghĩa vụ trả hết nợ và hoàn thành nghĩa vụ bảo lãnh các món vay có tài sản bảo đảm, kế toán xuất tài sản bảo đảm tiền vaỵ Kế toán lập phiếu xuất tài sản ngoại bảng để trả lại tài sản bảo đảm tiền vay cho khách hàng, căn cứ phiếu xuất kho tài sản bảo đảm tiền vay có đầy đủ chữ ký theo quy định hiện hành, kế toán hạch toán Xuất TK tài sản thế chấp, cầm cố:
+ Nợ: TK tài sản thế chấp của khách hàng
Có: TK đối ứng tài sản thế chấp của khách hàng + Nợ: TK các giấy tờ có giá của khách hàng đưa cầm cố
Có: TK đối ứng các giấy tờ có giá của khách hàng đưa cầm cố Trả lại các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản nhận làm bảo đảm tiền vay cho khách hàng.
Minh họa 6: Ngày 17/5/2013, ông Lê Văn Tân đến trả món vay 200.000.000đ,
Khi vay, ông thế chấp tài sản có giá trị 309.345.000đ, sau khi thu hết nợ, kế toán hạch toán xuất TSBĐ, trả lại giấy tờ cho ông:
Nợ 994001 (Lê Văn Tân) 309.345.000 Có 994002 (Lê Văn Tân) 309.345.000
(Xem phụ lục - Bút toán số 18 ngày 17/5/2013 của GDV Lê Thị Bích Hường)
Minh họa 7: Ngày 13/5/2013, ông Nguyễn Hưng Quảng đến trả món vay 19.000.000đ. Khi vay, ông cầm cố sổ tiết kiệm 1.000 USD, sau khi thu hết nợ, kế toán hạch toán sổ tiết kiệm đã cầm cố: (đơn vị: USD)
Nợ 996001 (Nguyễn Hưng Quảng) 1.000 Nợ 996002 (Nguyễn Hưng Quảng) 1.000
(Xem phụ lục - Bút toán số 81 ngày 13/5/2013 của GDV Lê Thị Bích Hường)
- Trường hợp cho vay không có bảo đảm, hạch toán Xuất giấy tờ giữ hộ: Nợ: TK các chứng từ có giá trị khác đang bảo quản
Có: TK đối ứng các chứng từ có giá trị khác đang bảo quản
Minh họa 8: Ngày 13/5/2013, ông Lê Mộng Hoàng đến trả món vay 50.000.000đ. Sau khi thu hết nợ, kế toán hạch toán xuất trả giấy tờ giữ hộ của ông:
Nợ 999009 (Lê Mộng Hoàng) 1 Có 999011 (Lê Mộng Hoàng) 1
(Xem phụ lục - Bút toán số 97 ngày 13/5/2013 của GDV Lê Thị Bích Hường)
Khi giao hồ sơ thế chấp cho khách hàng vay vốn, thủ kho (hoặc thủ quỹ) hướng dẫn khách hàng kiểm đếm và ký nhận vào phiếu xuất kho đã nhận đủ hồ sơ tài sản bảo đảm tiền vaỵ Thủ kho không được phép xuất kho hồ sơ bảo đảm tiền vay khi không có phiếu xuất kho hoặc không cho mượn khi chưa có ý kiến phê duyệt của giám đốc bằng văn bản.
- NHNo&PTNT thị xã Ninh Hòa sẽ thực hiện xử lý tài sản trong các trường hợp sau:
+ Khi đến hạn thực hiện nghĩa vụ được bảo đảm mà bên có nghĩa vụ không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Bên có nghĩa vụ phải thực hiện nghĩa vụ được bảo đảm trước thời hạn do vi phạm nghĩa vụ theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.
+ Pháp luật quy định tài sản bảo đảm phải được xử lý để bên bảo đảm thực hiện nghĩa vụ khác.
Ngân hàng sau khi nhận được thông báo của NHNo&PTNT Việt Nam về phê duyệt chủ trương chấp thuận xiết nợ tài sản của khách hàng, hạch toán như sau:
Xuất tài khoản kế toán ngoại bảng (tài sản thế chấp của khách hàng), hạch toán:
Nợ 994001 “Tài sản thế chấp của khách hàng” – giá trị khi nhận tài sản thế chấp
Có 994002 “Tài khoản đối ứng với Tài sản thế chấp của khách hàng”
Đồng thời: Ghi nhận tài sản gán, xiết nợ, hạch toán:
Nợ 995002 “ Tài khoản đối ứng với Tài sản gán, xiết nợ chờ xử lý” Có 995001 “Tài sản gán xiết nợ chờ xử lý”
Ngân hàng với khách hàng hoàn thiện thủ tục chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản từ khách hàng vay sang ngân hàng. Ngay khi hoàn thành thủ tục chuyển nhượng, chuyển giao tài sản cố định theo quy định pháp luật, ngân hàng