2.3.2.1 Hạch toán kế toán tiền lương tại công ty.
Hạch toán lao động: Trong quản lý và sử dụng lao động ở công ty xây dựng thì cần phải tổ chức hạch toán các chỉ tiêu liên quan về lao động. Nội dung của hạch
toán là hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động.
Hạch toán số lượng lao động:
Phòng Tổ chức lao động theo dõi số lượng lao động thông qua Sổ danh sách cán
bộ công nhân viên của toàn công ty. Trong đó ghi rõ số lượng lao động, nghề
nghiệp, trình độ tay nghề ( hoặc cấp bậc kỹ thuật). Số lượng lao động được theo dõi theo từng phòng ban, tổ, đội. Phòng Tổ chức lao động phải thường xuyên cập nhật
Cuối tháng các phòng ban, tổ đội có trách nhiệm nộp Bảng chấm công về công ty để phòng tổng kết số lao động đi làm, số lao động nghỉ, lý do…
Hạch toán thời gian lao động:
Hạch toán thời gian lao động đối với từng cán bộ công nhân viên trong công ty. Tại mỗi bộ phận sử dụng lao động theo dõi thời gian lao động của cán bộ công nhân
viên thông qua Bảng chấm công. Mỗi phòng ban, tổ, đội đều được giám đốc phân
công một người trực tiếp ghi Bảng chấm công, căn cứ vào số lao động có mặt, vắng
mặt của bộ phận mình. Các lý do vắng mặt đều được ghi bằng các ký hiệu riêng trên Bảng chấm công để tiện cho việc theo dõi và tính lương.
Phiếu nghỉ hưởng BHXH dùng cho trường hợp công nhân viên ốm đau, thai sản,
tai nạn lao động. Chứng từ này do cơ quan hoặc bệnh viện cấp và được ghi vào Bảng chấm công theo những ký hiệu nhất định.
Hạch toán thời gian lao động là cơ sở để tính trả lương đối với bộ phận công nhân viên hưởng lương theo thời gian.
Hạch toán kết quả lao động:
Công ty tiến hành hạch toán kết quả lao động theo khối lượng công việc hoàn
thành. Đó là các công trình, hạng mục công trình sau khi đã hoàn thành thủ tục về
mặt pháp lý là Hợp đồng kinh tế giữa hai bên, các Biên bản bàn giao khối lượng xây
lắp hoàn thành, các biên bản nghiệm thu công trình, đã được ký kết đầy đủ.
Kết quả lao động của các tổ đội thi công được theo dõi, ghi chép đầy đủ thông
qua Bảng khối lượng xây lắp hoàn thành trong tháng căn cứ vào khối lượng phòng
Kỹ thuật chất lượng ( hoặc Ban chỉ huy công trường hoặc Gíam đốc chi nhánh) xác
nhận cho đội và được phòng Kế hoạch dự án tập hợp , ráp đơn giá để lập nên. Cuối tháng căn cứ vào Bảng khối lượng xây lắp hoàn thành trong tháng các tổ trưởng sẽ xác định được quỹ lương mà tổ, đội mình được hưởng và căn cứ vào Bảng chấm công để lập Bảng thanh toán tiền lương sản phẩm cho tổ, đội mình.
Căn cứ vào chứng từ hạch toán về lao động và chế độ tiền lương của nhà nước,
công ty áp dụng hai hình thức tiền lương để tính lương cho cán bộ công nhân viên
toàn công ty:
+ Lương thời gian ( cho cán bộ công nhân viên gián tiếp). + Lương sản phẩm ( cho cán bộ công nhân trực tiếp sản xuất).
Hình thức trả lương theo thời gian.
Tại công ty cổ phần xây dựng công trình 510, lương cán bộ gián tiếp tại cơ quan
được tính theo lương thời gian như sau:
Trong đó:
TLTG: Tiền lương thời gian tháng . LTTC : Mức lương tối thiểu chung.
HSCB: Hệ số lương của CBCNV.
HSPCCV : Hệ số phụ cấp chức vụ của CBCNV.
NCTC: Ngày công tiêu chuẩn là 24 ngày/ tháng. NCLV: Số ngày công làm việc trong tháng.
KCTY: Hệ số K gián tiếp văn phòng cơ quan.
Cán bộ làm việc tại các Ban điều hành khi áp dụng theo công thức tính lương
thời gian sẽ được tăng thêm 20% nữa so với làm việc tại trụ sở chính.
Ngoài ra trong quy chế lương của công ty còn quy định một số chi tiết về việc
điều chỉnh lương theo chức danh, cấp bậc một số đối tượng. Nếu tổng lương trong
tháng ( gồm lương tính theo công thức trên cộng với phụ cấp lưu động nếu có) của
CBCNV thuộc nhóm đối tượng này không đạt theo mức tối thiểu theo bảng 2.4 dưới
đây thì được bù đủ với điều kiện CBCNV đó làm việc đủ công trong tháng.
STT Chức danh
Tiền lương tối
thiểu được hưởng (đồng/tháng)
TLTG =
NCTC
LTTC x (HSCB + HSPCCV)
1 Trưởng phòng: Kỹ thuật chất lượng, Kế hoạch
dự án, Vật tư thiết bị, Tài chính kế toán. 8.000.000
2 Các trưởng phòng khác 7.200.000
3 Phó phòng. 6.100.000
4 Đội trưởng Đội Cơ giới. 8.200.000 5 Đội phó Đội Cơ giới. 5.000.000 6 Kỹ sư, cử nhân. 4.300.000 7 Cao đẳng trung cấp 3.300.000 Bảng 2.4: Các đối tượng được hưởng mức lương bù VP,cơ quan, BCH cơ giới
Nếu vượt mức bù sẽ được hưởng theo lương cấp bậc hiện hành theo công thức
tính lương theo thời gian trên.
Các khoản phụ cấp:
Các khoản phụ cấp cho người lao động tính vào trong quỹ lương gồm:
- Phụ cấp chức vụ áp dụng đối với đội trưởng, trưởng phòng với tỷ lệ là 0,5; đội
phó, phó phòng với tỷ lệ là 0,4 theo lương cấp bậc của công ty.
- Phụ cấp thu hút đối với kỹ sư cầu đường, kỹ sư xây dựng, kỹ sư cơ khí là 500.000 đ/người/tháng.
- Phụ cấp lưu động ngành xây dựng bằng 12% mức lương tối thiểu.
- Các loại phụ cấp đoàn thể khác:
+ Những người làm công tác kiêm nhiệm Bí thư Đoàn, Phó bí thư Đoàn; Bí thư Đảng, Phó bí thư Đảng thì :
Phụ cấp được hưởng = tỷ lệ được hưởng x Lương cấp bậc ;
trong đó tỷ lệ được hưởng của các chức vụ trên theo quy định của công ty lần lượt là 15%, 12%, 12%, 10%.
+ Người làm công tác kiêm nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị được hưởng khoản
phụ cấp là 1.500.000đ; Uỷ viên Hội đồng quản trị là 1.000.000đ; Trưởng Ban kiểm sát là 700.000đ và Ủy viên Ban kiểm sát là 400.000đ, mỗi tháng được nhận một lần.
24
Tiền lương thực lĩnh bằng tổng số tiền lương ( Lương thời gian + Lương phép +
Phụ cấp + Lương bù) – Các khoản phải khấu trừ ( BHXH, BHYT, BHTN, tiền ăn,
tạm ứng…).
Việc trích BHXH, BHYT, BHTN khấu trừ vào lương của người lao động không
phụ thuộc vào mức tiền lương tháng mà mỗi lao động có thể nhận được trong tháng,
mà nó phụ thuộc vào mức lương tối thiểu Nhà nước quy định năm 2012 và hệ số
lương hiện giữ của từng người.
Căn cứ vào Bảng chấm công của từng phòng chuyển sang phòng Tài chính kế
toán, kế toán lập Bảng thanh toán lương tháng 12/2012 của nhân viên cơ quan (Phụ
lục 02); trong đó lương thời gian của nhân viên phòng Kế hoạch dự án được tính như sau:
Ví dụ1:Tiền lương T12/2012 của ông Trần Mai Thanh - Trưởng phòng Kế hoạch dự án được tính như sau:
Hệ số lương cấp bậc: HSCB= 5,81 ; KCTY =1,3 Hệ số phụ cấp chức vụ: HSPCCV= 0,5
Số ngày nghỉ được hưởng lương : 0 ngày.
Số ngày làm việc thực tế : NCLV=26 ngày
Lương thời gian hưởng trong tháng:
Phụ cấp lưu động được hưởng = 12% x 1.050.000 = 210.000 đ. Phụ cấp HĐQT = 1.000.000 đ.
Tổng lương trong tháng = 9.330.913 + 210.000 + 1.000.000 = 10.540.913 đ.
Các khoản khấu trừ:
+ BHXH(7%), BHYT(1,5%), BHTN(1%) = 6.625.500 x 9,5% = 629.423 đ.
+ Điện thoại = 286.931 đ.
Vậy số tiền ông Thanh thực lĩnh trong tháng là :
10.540.913 – ( 629.423 + 286.931) = 9.624.559 đ.
Ví dụ 2:Tiền lương T12/2012 của anh Nguyễn Gia Tương - Nhân viên phòng Kế
hoạch dự án
Hệ số lương cấp bậc: HSCB = 2,34 Hệ số phụ cấp chức vụ: HSPCCV = 0
Số ngày nghỉ được hưởng lương : 0 ngày
24
Lương thời gian hưởng trong tháng :
Phụ cấp lưu động được hưởng = 12% x 1.050.000 = 210.000.
Anh Tương là cử nhân Đại học thuộc nhóm đối tượng được bù lương theo quy định của công ty, mà tổng lương tháng tính theo lương thời gian mà anh nhận được
là: 3.460.275 + 210.000 = 3.670.275 đ, chưa đạt được mức tối thiểu đã đề ra nên sẽ được bù lương : 4.300.000 – 3.670.275 = 629.725 đ.
Các khoản khấu trừ :
+ BHXH(7%), BHYT(1,5%), BHTN(1%) = 2.457.000 x 9,5% = 233.415 đ
+ Tiền ăn = 170.000 đ
Vậy số tiền anh Tương thực lĩnh trong tháng là :
3.460.275+210.000+629.725 - (233.415+170.000)=3.896.585 đ.
Tiền lương của những nhân viên còn lại tính tương tự như trên.
Hình thức trả lương theo sản phẩm.
Hình thức trả lương theo sản phẩm được áp dụng để tính lương cho lao động trực
tiếp xây dựng, hoàn thành các công trình, hạng mục công trình. Đó là công nhân đội thi công công trường và đội cơ giới sửa chữa, vận hành xe, máy thiết bị.
a/ Hình thức trả lương theo sản phẩm tập thể: Hình thức trả lương này là một
dạng đặc biệt của tiền lương trả theo sản phẩm, được công ty áp dụng để tính lương
cho từng đội thi công hàng tháng theo giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành được
duyệt.
Theo cách trả lương này thì trước hết lương sản phẩm được tính chung cho cả tập
thể, sau đó tính và chia lương cho từng người trong tập thể. Hàng tháng, căn cứ vào “ Biên bản khối lượng xây lắp hoàn thành trong tháng” ; đội trưởng sẽ tính được
quỹ lương của tổ, đội mình trong kỳ. Sau đó trừ đi phần lương theo thời gian để tính
ra tiền lương theo sản phẩm mà đội nhận được; đội sẽ tự chia lương cho từng cá nhân trong đội theo phương pháp mà đội trưởng tự chọn ( cụ thể là phương pháp
chia theo số công làm việc trong tháng của từng thành viên)
1.050.000 x 2,34
)
+ Đối với lao động thời vụ, đơn giá 1 ngày công đã được đội trưởng ấn định trước, đơn giá này do đội trưởng tự xác định theo mức giá nhân công trên thị trường và
được người lao động chấp nhận.
+ Đối với lao động hợp đồng: đơn giá 1 ngày công được tính theo phương pháp mà đội trưởng tự chọn, căn cứ vào quỹ lương còn lại sau khi đã trừ lương của lao động
thời vụ.
Do công nhân của đội là công nhân thuê theo hợp đồng nên không có các khoản
khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN .Ở các đội, lương của người lao động trực tiếp được phân bổ vào chi phí nhân công trực tiếp, lương lao động gián tiếp được phân
bổ vào chi phí sản xuất chung.Tại các đội thi công, bộ phận lái máy đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên đối với bộ phận này, tiền lương được tính vào chi phí sử
dụng máy thi công TK 623, làm căn cứ để tính giá thành của công trình.
Căn cứ vào Bảng chấm công của đội và Biên bản các nhận khối lượng xây lắp
hoàn thành T10/2012 của Đội 27 cầu Cổ Cò, đội trưởng lập Bảng thanh toán lương
T10/2012 (Phụ lục 03):
Cụ thể, từ Bảng tính giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành trong tháng, đội trưởng xác định được tiền lương của toàn đội trong tháng là 105.620.000 đ. Căn cứ vào quỹ lương đội nhận được, đội trưởng tiến hành chia lương cho từng công nhân trong đội:
+ Đơn giá lương 1 ngày công của lao động thời vụ trong tháng 10 được đội trưởng xác định là 170.000 đ/người.
+ Tổng lương lao động chính thức nhận được :
105.620.000 – (4.550.000+1.720.000)-170.000 x 495= 20.300.000 đ
+ Đơn giá 1 ngày công của lao động chính thức = 20.300.000/116 = 175.000 đ.
Tiền lương đội
trong tháng
Khối lượng xây lắp hoàn thành trong tháng Đơn giá tiền luơng = Tiền lương sản phẩm của mỗi CN = Số công hưởng theo sản phẩm x Đơn giá 1 ngày công = ∑( x
Ví dụ 3: Tiền lương sản phẩm anh Huỳnh Thanh Tuấn nhận được trong tháng: 175.000 x 27 = 4.725.000 đ Các khoản khấu trừ: + Tiền ăn = 580.000 đ + Tạm ứng = 1.500.000 đ Vậy số tiền thực lĩnh là: 4.725.000 – ( 580.000 + 1.500.000) = 2.470.000 đ
Tiền lương của những lao động còn lại tính tương tự như trên. b/ Tiền lương theo sản phẩm cá nhân.
Hình thức tính lương này được áp dụng cho cá nhân sửa chữa, vận hành xe máy thuộc đội cơ giới:
Tiền lương sản phẩm 1 CN = Số ca hoạt động thực hiện x
Căn cứ Bảng chấm công của các đội gửi về, phòng Kế hoạch lập Bảng tính lương đội cơ giới tháng 12/2012 ( Phụ lục 04), tính ra tiền lương của công nhân đội cơ
giới :
Tổng lương = Lương sản phẩm + Lương thời gian (nếu có) + lương 100%
Ví dụ 4:Anh Đinh Hồ Nghiêm là phụ xe, trong tháng anh đã thực hiện được 25,5 ca
hoạt động, với đơn giá là 142.000đ/ca xe. Do đó tiền lương sản phẩm trong tháng
12 mà anh nhận được là: 25,5 x 142.000 = 3.621.000 đ.
Ngoài ra, anh Nghiêm còn được hưởng thêm mức lương khác ( lương phép).
Lương tối thiểu = 1.050.000; Số ngày phép = 4; Hệ số lương = 2,34, ta tính được: Lương 100% = (1.050.000 x 2,34 x 4)/26 = 373.154 đ.
Vậy tổng lương anh Nghiêm nhận được trong tháng :
3.621.000+ 373.154 = 3.994.154 đ
2.3.2.3 Nội dung công tác tổ chức kế toán tiền lương.
a/ Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng:
Các chứng từ được sử dụng trong công tác kế toán hạch toán tiền lương tại Công
ty được thể hiện trong bảng 2.5 dưới đây:
Đơn giá nhân công của
Nội dung tiền lương Chứng từ sử dụng
Tiền lương đội, cơ quan
Bảng chấm công.
Bảng xác nhận khối lượng xây lắp hoàn thành. Bảng chia lương của các đội.
Bảng thanh toán lương.
Tiền lương phép Giấy nghỉ phép.
Bảng thanh toán tiền phép.
Tiền lương làm thêm giờ Phiếu báo làm thêm giờ.
Bảng thanh toán lương làm thêm giờ.
Bảng 2.5: Chứng từ sử dụng trong hạch toán tiền lương
Những chứng từ khác liên quan: _ Phiếu thu/ Phiếu chi/ Ủy nhiệm chi.
_ Bảng trích quỹ lương; Quyết định của HĐQT về phê duyệt quỹ lương trong năm.
Các sổ sách: Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái TK334.
b/ Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán công ty sử dụng các
tài khoản sau đây:
*TK 334- Phải trả công nhân viên. Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với
cán bộ công nhân viên của công ty về tiền lương, tiền công , trợ cấp BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Bên nợ: - Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho người lao động.
- Các khoản khấu trừ vào lương của người lao động.
Bên có: - Các khoản tiền lương, phụ cấp, BHXH và các khoản phụ khác thực tế
phải trả cho người lao động.
Số dư Nợ : Phản ánh số tiền đã trả quá số tiền thực tế công nhân viên được nhận.
Số dư Có : Phản ánh các khoản tiền lương, BHXH và các khoản tiền khác còn phải trả người lao động.
Công ty chỉ sử dụng TK 334 cấp 1, không phân chia thành các tiểu khoản hoặc
chi tiết theo đội công trình.
Bên cạnh đó để hạch toán tổng hợp, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên
quan khác như: 112, 338, 622,623,627,642. c/ Trình tự luân chuyển chứng từ:
c2/ Giải thích:
Bảng chấm công sau khi được các phòng ban và các đội lập nên đem đi ký duyệt,
Bảng tính giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành sau khi phòng Kỹ thuật nghiệm thu
khối lượng, phòng Kế hoạch dự án ráp đơn giá vào rồi sẽ được trình cho Giám đốc
duyệt; giấy nghỉ phép, phiếu báo làm thêm giờ được phòng Tổ chức lao động và
Giám đốc ký duyệt. Tất cả những chứng từ này sau khi được ký duyệt sẽ được
chuyển sang phòng Tài chính kế toán cho kế toán tiền lương làm căn cứ lập Bảng
thanh toán tiền lương, tiền thưởng, lương phép, lương làm thêm giờ; sau khi lập
xong sẽ trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Khi đến kỳ trả lương, căn cứ vào các bảng lương đã được xét duyệt; kế toán cập
nhật vào máy lên Phiếu chi ( Ủy nhiệm chi); lên CTGS, hạch toán vào sổ cái và sổ