2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán:
Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Đây
là hình thức mà đơn vị kế toán chỉ mở một bộ sổ kế toán, một bộ máy kế toán để
thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành.
Phòng kế toán tài chính của công ty có chức năng và nhiệm vụ tham mưu cho Gíam đốc lên kế hoạch về tài chính, vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm, hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
Bộ máy kế toán trong phòng Tài chính kế toán của công ty gồm có 6 nhân viên
được tổ chức thành các phần hành cụ thể theo sơ đồ 2.3:
Trưởng phòng Tài chính Kế toán
Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức phòng Tài chính kế toán
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
Để đảm bảo chức năng và nhiệm vụ của mình, mỗi nhân viên kế toán phải chịu
trách nhiệm về một phần việc của mình:
- Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng : Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ
công tác kế toán, tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh, đánh giá kết quả kinh
doanh, hiệu quả sản xuất theo định kỳ, kịp thời phát hiện những bất hợp lý để đề
xuất với giám đốc nhằm hoàn thành tốt công tác sản xuất kinh doanh. Kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp các bộ phận kế toán khác làm việc một cách hiệu quả
khoa học hợp lý để đạt kết quả kinh doanh tốt nhất.
- Kế toán thanh toán kiêm kế toán lương : quản lý, theo dõi và cập nhật sổ sách,
hạch toán thu, chi, theo dõi chặt chẽ các khoản nợ vay đến hạn thanh toán. Tính
toán tiền lương và toàn bộ các khoản liên quan đến lương cho toàn bộ cán bộ
công nhân viên. Theo dõi các khoản trích theo lương, các khoản trợ cấp BHXH.
- Kế toán vật tư, TSCĐ : quản lý, theo dõi, hạch toán và cập nhật sổ sách về vật tư, nguyên vật liệu; quản lý theo dõi TSCĐ, công cụ lao động, các khoản đầu tư
xây dựng cơ bản, đồng thời cung cấp số liệu cho việc kiểm tra lập báo cáo kiểm
kê.
- Kế toán ngân hàng : quản lý, theo dõi, cập nhật sổ sách, hạch toán chi phí phát
sinh, các khoản thu, chi, tạm ứng. Đối chiếu tồn quỹ mỗi ngày về tiền gửi ngân
hàng, đối chiếu số dư sổ phụ ngân hàng với sổ sách kế toán liên quan.
Thủ quỹ Kế toán Vật tư, TSCĐ Kế toán tổng hợp Kế toán Ngân hàng Kế toán Thanh toán, tiền lương
- Kế toán tổng hợp, thuế và tập hợp chi phí và tính giá thành : mở sổ sách kế
toán theo mẫu quy định của nhà nước, thực hiện lập báo cáo thống kê, báo cáo kế
toán tài chính. Theo dõi thuế GTGT đầu vào, đầu ra và các khoản phải nộp nhà
nước , đồng thời tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm cho từng công trình. - Thủ quỹ: có trách nhiệm về quỹ tiền mặt trong đơn vị, có chức năng thu, chi
tiền mặt, kiểm tra chứng từ trước khi nhận tiền và chi tiền theo quy định. Kiểm
kê số tiền tồn quỹ thực tế đối chiếu với sổ sách nhằm phát hiện sai sót để xử lý
kịp thời.
Trong công tác kế toán thường xuyên có sự trao đổi, đối chiếu số liệu giữa các bộ
phận với nhau nhằm phát hiện sai sót và tổng hợp số liệu. Đối với các công trình lớn, thời gian dài, giá trị lớn, công ty sẽ cử một nhân viên kế toán đến các công trình
đó theo dõi, tổ chức hạch toán chi phí và gửi số liệu về phòng kế toán để xử lý.
Đặc điểm của bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công
ty:
+ Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời đầy đủ số lượng, chất lượng,
thời gian và kết quả lao động. Tính đúng, thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền lương và
các khoản khác có liên quan đến thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp.
Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng tiền lương trong công ty, việc chấp hành chính sách và chế độ lao động tiền lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương.
+ Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương. Mở sổ ( thẻ) kế toán và hạch toán lao động tiền lương đúng chế độ tài chính hiện hành.
+ Tính toán và phân bổ chính sách đúng đối tượng sử dụng lao động về chi phí
tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của các
bộ phận sử dụng lao động.
+ Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động trong công ty, ngăn chặn các hành vi vi phạm chế độ chính sách về lao động tiền lương.
Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình 510 sử dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gồm 4
phần cơ bản:
-Hệ thống tài khoản kế toán: có 39 tài khoản cấp I và nhiều tài khoản cấp 2.
-Chế độ chứng từ kế toán: được áp dụng trung thực, rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố Nhà nước đã ban hành.
-Chế độ sổ sách kế toán: Công ty áp dụng theo đúng mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép theo quy định bắt buộc của Nhà nước. Tại công ty, hình thức sổ kế
toán chứng từ ghi sổ đã và đang được áp dụng. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi được ghi vào sổ cái phải được phân loại để ghi vào chứng từ ghi sổ. Số
liệu từ chứng từ ghi sổ là cơ sở để ghi vào sổ kế toán.
Cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, Công ty đã sử dụng 100% máy tính
trong công tác kế toán, Công ty đã mua và ứng dụng phần mềm kế toán Vietsoft.
2.3 Thực trạng công tác kế toán các khoản phải trả người lao động và các khoản trích theo lương tại công ty.
2.3.1 Khái quát chung.
2.3.1.1Công tác tổ chức và quản lý lao động tại doanh nghiệp.
Phân loại lao động:
Lao động trong công ty được phân loại theo chức năng, gồm:
+ Lao động trực tiếp: là lao động trực tiếp tham gia thi công xây dựng các công
trình, hạng mục công trình, bao gồm công nhân 20 đội thi công và đội cơ giới. + Lao động gián tiếp: là lao động quản lý và bộ phận gián tiếp vào quá trình thi
công tạo ra sản phẩm, gồm: bộ phận cơ quan, các ban điều hành và các đội trưởng,
đội phó, kỹ thuật đội.
Phòng Tổ chức lao động chịu trách nhiệm quản lý lao động, quản lý chế độ
BHXH, BHYT và các chế độ chính sách khác của nhà nước đối với người lao động
làm việc tại công ty theo pháp luật hiện hành.
-Cán bộ công nhân viên được tiếp nhận vào công tác tại công ty đều thông qua
hợp đồng lao động và phải đảm bảo các điều kiện công ty đề ra về sức khỏe. trình
độ…
-Đối với công nhân trực tiếp lao động, trước khi tuyển chọn vào biên chế chính
thức phải qua một năm hợp đồng lao động có thời hạn và trong năm đó phải hoàn
thành nhiệm vụ theo hợp đồng.
-Mọi thủ tục hợp đồng lao động phải qua phòng Tổ chức lao động xem xét và
được Gíam đốc ký trực tiếp với người lao động.
-Số lao động trong công ty, Gíam đốc căn cứ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và nhu cầu phát triển từng giai đoạn của công ty mà hợp đồng số lượng lao động cho phù hợp.
-Trong một số công trình cần nhiều lực lượng lao động phổ thông, đơn vị thi công được hợp đồng lao động theo thời vụ, trường hợp này đơn vị thi công tự chịu trách
nhiệm hoàn toàn đối với người lao động.
Cơ cấu lao động của Công ty :
Bộ phận sử dụng lao động Số lao động Tỷ lệ (%) Lao động quản lý Lao động phục vụ Lao động trực tiếp SXKD Tồng số lao động 73 68 415 556 13,13% 12,23% 74,64% 100%
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của Công ty Cổ phần Xây dựng công trình 510 (Nguồn: Số liệu do phòng Tổ chức lao động cung cấp)
Tổng số lao động chính thức tại công ty tính đến ngày 31/12/2012 là 556 người, trong đó lao động quản lý là 73 người, chiếm tỷ lệ 13,13% tổng số cán bộ công
nhân viên; số lao động phục vụ là 68 người chiếm tỷ lệ 12,23%, còn lại là công nhân trực tiếp sản xuất cũng là bộ phận lao động chiếm tỷ lệ cao nhất, chiếm
74,64% tổng số lao động, cơ cấu này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
Trong bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất, lao động chính có ký kết hợp đồng không xác định thời gian với công ty là 87 người, còn lại là lực lượng khá đông
công nhân thời vụ thi công tại công trường ( không kí hợp đồng hoặc ký dưới 3
tháng).
Cơ cấu lao động phân theo trình độ:
Chỉ tiêu Số lượng Tỷ lệ (%)
Trình độ Đại học
Trình độ Cao đẳng
Trình độ Trung cấp
Công nhân kỹ thuật
Lao động phổ thông Tổng số lao động 43 11 32 136 334 556 7,73% 1,98% 5,76% 24,46% 60,07% 100% Bảng 2.3: Bảng phân bổ trình độ cán bộ công nhân viên
=> Chất lượng lao động được thể hiện qua chỉ tiêu cơ cấu lao động phân theo trình
độ. Theo bảng 2.3, ta thấy: lao động có trình độ trung cấp trở lên chiếm 15,47% tổng số cán bộ, công nhân viên toàn công ty (trình độ đại học là 43 người chiếm tỷ
lệ 7,73%, cao đẳng là 11 người chiếm 1,98%, trung cấp là 32 người chiếm tỷ lệ
5,76%); chủ yếu tập trung ở bộ phận lãnh đạo và khối văn phòng. Điều này là hợp
lý vì lao động văn phòng là lao động quản lý do đó cần phải có trình độ cao mới đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. CNSX chủ yếu là lao động phổ thông chưa qua đào tạo, còn công nhân kỹ thuật chủ yếu sửa chữa máy móc, cơ khí, chỉ cần trình độ
trung cấp là đápứng được yêu cầu.
Quỹ lương của doanh nghiệp bao gồm quỹ lương làm việc thực tế, lương phép,
lễ, phụ cấp và chế độ khác ( nếu có).
Việc xác định tổng quỹ lương và đơn giá tiền lương cho năm rất quan trọng. Tiền lương chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng sản lượng do đó đòi hỏi việc xây dựng định
mức lao động và đơn giá tiền lương phải sát với chi phí thực tế và đảm bảo cân đối
tài chính, kết quả hoạt động sản xuất năm nay phải cao hơn năm trước.
Cách xây dựng quỹ lương và đơn giá tiền lương tại công ty:
Bước 1: Xác định nhiệm vụ năm kế hoạch và các chỉ tiêu công ty chọn để xây
dựng đơn giá tiền lương.
Công ty chọn xây dựng đơn giá tiền lương theo giá trị sản lượng và dự định sản
lượng mà công ty sẽ đạt được trong năm 2012 là 265.000 triệu đồng.
Bước 2: Xác định quỹ lương năm kế hoạch để xây dựng đơn giá tiền lương. ∑VKH = TLmin x ( Hcb + Hpc) x Lkh x 12
Trong đó: ∑VKH : Tổng quỹ lương kế hoạch.
TLmin : Mức lương tối thiểu của doanh nghiệp
Hcb : Hệ số cấp bậc bình quân Hpc: Hệ số phụ cấp bình quân Lkh: Số lao động định mức.
Xác định quỹ tiền lương năm kế hoạch:
Mức tiền lương tối thiểu để xây dựng đơn giá tiền lương ( TLmindn) TLmindn = TLmin x (1+ KĐC)
KĐC = K1 +K2 : tính theo Thông tư số 13 và TT03/2002/TTBLĐTBX.
K1: Hệ số điều chỉnh theo vùng K1= [(0,3x73) + (0,2 x483)] /556 = 0,213 K2: Hệ số điều chỉnh theo ngành K2 = 1,2 (Hệ số ngành xây dựng cơ bản)
KĐC = 0,212 + 1,2 =1,413
TLmindn = 1.050.000 x ( 1+ 1,413) = 2.533.650 đồng
Như vậy, khung lương tối thiểu được công ty áp dụng để tính đơn giá tiền lương
từ 1.050.000 đồng đến 2.533.650 đồng. Và công ty chọn mức lương tối thiểu là
Hệ số lương bình quân: Căn cứ vào số lao động thực tế của Công ty năm 2012, tính được hệ số lương bình quân toàn công ty HCB = 2,71.
Hệ số các khoản phụ cấp:
HPC = PC lưu động + PC chức vụ, trách nhiệm + PC làm đêm + PC khu vực
= 0,20 + 0,03 + 0,05 + 0,02 =0,30.
Xác định quỹ lương năm kế hoạch:
∑VKH = 1.500.000 x ( 2,71 + 0,30) x 556 x 12 = 43.725.080.000đồng.
Xác định đơn giá tiền lương:
∑VKH = Đơn giá tiền lương x Tổng sản lượng thực hiện Đơn giá tiền lương =∑VKH / Tổng sản lượng thực hiện
= 43.725.080.000/265.000.000.000
= 165 đồng
Sau khi xác định được đơn giá tiền lương cho năm kế hoạch, Giám đốc Công ty
có tờ trình lên Hội đồng quản trị về phê duyệt đơn giá tiền lương. Hội đồng quản trị
nếu chấp nhận sẽ ra quyết định phê duyệt đơn giá tiền lương cho năm 2012 làm cơ
sở để giao khoán tiền lương đến từng bộ phận.(Phụ lục)
Công ty sử dụng quỹ lương để trả lương và các khoản có tính chất lương,việc
phân phối quỹ lương hoàn toàn đúng mục đích, đúng quỹ định và sử dụng hết quỹ
lương đã trích.
2.3.1.3 Quy chế trả lương, thưởng và các khoản khác cho người lao động.
Quy chế quản lý tiền lương:
Tiền lương của đội công trình:
Hàng tháng, căn cứ khối lượng phòng Kỹ thuật chất lượng (Ban chỉ huy công trường) xác nhận cho đội, phòng Tài chính kế toán tính ra khoản chi phí nhân công cho đội.Căn cứ vào đó đội thực hiện chia lương cho công nhân.
Đội trưởng, chỉ huy trưởng công trường là người trực tiếp duyệt chia lương cho
công nhân của đơn vị mình. Việc duyệt chi trả tiền lương hàng tháng của đội phải
phù hợp khối lượng thực tế thi công tương ứng. Trường hợp chi lương vượt quá thì
Tiền lương của cơ quan.
Tiền lương của cán bộ công nhân viên của khối cơ quan, công ty trả lương theo
cấp bậc ( lương cơ bản) nhân với hệ số K. Hệ số K này phụ thuộc vào việc thực hiện
kế hoạch sản xuất kinh doanh từng kỳ để công ty định ra mức phù hợp. Sản lượng doanh thu đạt thấp, lãi cao thì hệ số K lớn; sản lượng doanh thu đạt thấp, lãi ít thì hệ
số K giảm.
Tiền lương công nhân cơ giới
Lương công nhân cơ giới được tính căn cứ vào đơn giá nhân công của ca xe máy
hoạt động và khối lượng thực tế làm ra để công ty trả lương, ghi nợ đơn vị sử dụng
và trừ trong khối lượng thanh toán khi quyết toán cho các đơn vị thi công.
Những công việc công nhân cơ giới đảm nhận nhưng không định ra được định
mức giao khoán cho người lao động, những người làm công tác gián tiếp đội cơ
giới. Công ty áp dụng chế độ trả lương theo thời gian.
Đối với công nhân cơ giới hoạt động tại các công trường do công ty quản lý sẽ được chấm công theo ca hoạt động có xác nhận của cán bộ chỉ huy khu vực đó,
nhằm quyết toán nhiên liệu và ngày công.
Chi trả lương cho người lao động:
Công ty thanh toán lương cho CB,CNV hàng tháng làm một kỳ, không có kỳ tạm ứng. Thanh toán lương tháng này vào ngày 05 đến ngày 10 tháng sau bằng tiền mặt
hoặc thông qua chuyển khoản.
Trong tháng, tùy theo tình hình của CNV có thể được tạm ứng lương theo yêu cầu. Căn cứ vào số tiền thanh toán tạm ứng, kế toán lập phiếu chi, các bản thanh
toán tạm ứng để thủ quỹ tiến hành chi.
Quy chế thưởng:
-Những cá nhân, tập thể làm tốt công việc của mình, đạt hiệu quả kinh tế cao thì
được biểu dương khen thưởng.
-Giám đốc được phép ra quyết định thưởng ngay không qua hội đồng, mức