2.3.1.1 Bộ máy kế toán:
Tuy khối lƣợng công việc khá nhiều nhƣng công ty vẫn thực hiện mô hình kế toán tập trung. Các xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc, các chi nhánh chỉ tổ chức thực hiện các công việc ghi chép ban đầu cần thiết phục vụ cho quá trình quản lý. Còn tất cả các công việc nhƣ phân loại chứng từ, ghi chép, định khoản… đều thực hiện tập trung ở phòng kế toán công ty.
Việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Kế toán trƣởng (Liên Triều) Kế toán thanh toán tiền mặt, Ngân hàng và kế toán thuế ( Phạm Thị Việt Hƣng) Kế toán vật tƣ, CCDC, TSCĐ và công nợ phải trả (Nguyễn Văn Kỳ) Kế toán thành phẩm, văn thƣ phòng kiêm thủ quỹ ( Tô Thị Thúy Oanh) Kế toán tổng hợp ( Lê Tiến Dũng)
Chức năng phòng Tài chính Kế toán:
- Thực hiện toàn bộ công tác tài chính – kế toán, thông tin kinh tế, tổ chức hạch toán kế toán trong công ty và hƣớng dẫn công tác thống kê, hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ cho các phòng ban và đơn vị trực thuộc.
- Quản lý, bảo toàn và phát triển vốn, tài sản của các cổ đông theo quy định chung của pháp luật, Điều lệ của công ty và quy chế công ty về quản lý tài chính.
- Huy động các nguồn vốn và sử dụng các nguồn vốn đúng mục đích, hiệu quả.
Nhiệm vụ phòng Tài chính Kế toán:
- Tổ chức bộ máy kế toán và lựa chọn hình thức tổ chức công tác hạch toán kế toán cho phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh. Bố trí cán bộ Kế toán cho các đầu mối SXKD tại công ty và các đơn vị trực thuộc.
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, chế độ chứng từ, kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quản trị phù hợp với các quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành. Từ đó, tổ chức lập, thu thập, luân chuyển chứng từ, mở sổ, ghi sổ kế toán và cung cấp số liệu kế toán phục vụ kịp thời công tác quản lý.
- Lập đầy đủ, chính xác các báo cáo hoạt động SXKD, báo cáo tài chính, báo cáo thống kê, báo cáo thuế và các báo cáo liên quan khác theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán, định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan chức năng, HĐQT, ĐHĐCĐ, TGĐ và BKS.
- Khi kết thúc năm tài chính, chuẩn bị và gửi các báo cáo kế toán tài chính cho đơn vị kiểm toán độc lập để thực hiện việc kiểm toán. Các báo cáo này phải trình HĐQT, ĐHĐCĐ, Ban điều hành công ty phê duyệt theo đúng thời hạn quy định.
- Tổ chức công bố công khai các báo cáo và tình hình hoạt động tài chính của công ty theo đúng quy định.
- Tính toán và trích nộp đầy đủ các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nƣớc, các khoản phải nộp BHXH, BHYT cho ngƣời lao động.
- Theo dõi các khoản công nợ và đôn đốc thu hồi công nợ của khách hàng. Phân loại các khoản công nợ, đề xuất hƣớng xử lý cho lãnh đạo công ty.
- Kiểm tra, giám sát các chứng từ, các hợp đồng kinh tế mua và bán theo quy chế của công ty.
- Quản lý quỹ tiền mặt và các chứng từ có giá của công ty.
- Tiến hành kiểm kê đột xuất và định kỳ các loại nguồn vốn, phản ánh chính xác, đầy đủ kết quả kiểm kê, báo cáo kiểm kê. Đề xuất các biện pháp xử lý các khoản hao hụt, mất mát hƣ hỏng hoặc dôi dƣ phát hiện khi kiểm kê.
Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán:
Kế toán trưởng: Ông Liên Triều.
Kế toán trƣởng có trách nhiệm
- Phục tùng và chấp hành chỉ đạo của lãnh đạo công ty trong việc thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao.
- Chịu trách nhiệm về hiệu quả giải quyết công việc đƣợc giao trƣớc lãnh đạo công ty.
- Chịu trách nhiệm phổ biến, hƣớng dẫn trong nội bộ phòng để mọi ngƣời hiểu và nắm rõ những Quy định, Quy chế, Thông báo của công ty cũng nhƣ các văn bản, Quy định của Nhà nƣớc liên quan đến hoạt động đầu tƣ-sản xuất-kinh doanh của Công ty.
- Thực hiện các lƣu trữ, bảo mật tài liệu liên quan đến hoạt động của phòng, của công ty và những tài liệu liên quan.
- Nộp đầy đủ các báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ về hoạt động của phòng theo yêu cầu của lãnh đạo công ty, HĐQT, ĐHĐCĐ.
- Phối hợp các phòng ban liên quan để giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác tài chính – kế toán của phòng.
- Quan hệ với HĐQT công ty, nhằm giúp HĐQT công ty trong lĩnh vực tài chính – kế toán, hạch toán kinh tế, huy động, bảo quản, phát triển các nguồn vốn và tài sản nhằm đáp ứng kế hoạch đầu tƣ của công ty.
- Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, các báo cáo cần thiết khi có yêu cầu của các cấp có thẩm quyền.
- Quan hệ với TGĐ, các phó TGĐ, thủ trƣởng các đơn vị để trực tiếp báo cáo và nhận nhiệm vụ từ TGĐ công ty nhằm tổ chức thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao, báo cáo kịp thời cho TGĐ biết tình hình hoạt động của phòng để chỉ đạo điều hành kịp thời – khi TGĐ đi vắng thì báo cáo cho phó TGĐ đƣợc ủy quyền.
- Quan hệ với các cổ đông, cơ quan Nhà nƣớc, các địa phƣơng có liên quan.
Kế toán tổng hợp: ông Lê Tiến Dũng.
Kế toán tổng hợp là ngƣời giúp việc trƣởng phòng, chịu trách nhiệm cá nhân trƣớc trƣởng phòng và tổng giám đốc công ty về một số công việc do trƣởng phòng phân công, cụ thể:
- Phối hợp với Kế toán trƣởng tổng hợp các báo cáo kế toán, các báo cáo khác của các đơn vị trực thuộc, công ty do Nhà nƣớc quy định;
- Phối hợp với Kế toán trƣởng hƣớng dẫn công tác kế toán, thống kê cho các đơn vị; hƣớng dẫn cán bộ lập và quản lý các sổ kế toán theo quy định, hƣớng dẫn và tổ chức quản lý, sử dụng và bảo mật chứng từ.
- Phối hợp với Kế toán trƣởng theo dõi các nguồn vốn của công ty, tổ chức thẩm định về hiệu quả kinh tế của các dự án, phƣơng án sản xuất và các hoạt động SXKD khác;
- Phối hợp với Kế toán trƣởng thực hiện một số công tác kế toán quản trị liên quan đến các dự án đầu tƣ và các hoạt động SXKD khác, lập các báo cáo theo quy định đối với chế độ kế toán chủ đầu tƣ, các báo cáo kế toán khác có liên quan theo chế độ kế toán doanh nghiệp;
- Phối hợp với Kế toán trƣởng thực hiện kế toán dự án đầu tƣ của một số dự án trực tiếp theo dõi.
- Nhận, theo dõi, sắp xếp có hệ thống các tài liệu quản lý chất lƣợng của các dự án, công trình, hạng mục công trình, lên bảng kê và hạch toán chi phí của từng công trình, hạng mục công trình trƣớc khi trình duyệt.
- Có ý kiến với Trƣởng phòng nếu phát hiện các trƣờng hợp không tuân thủ quy chế quản lý đầu tƣ xây dựng cơ bản cũng nhƣ quy định của công ty về chế độ báo cáo, thực hiện một số nhiệm vụ khác khi đƣợc trƣởng phòng phân công.
- Theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sổ kế toán liên quan đến các tài khoản góp vốn liên doanh, đầu tƣ dài hạn khác, công nợ nội bộ, các khoản nộp ngân sách, phải trả công nhân viên, doanh thu hoạt động tài chính, loại tài khoản 4-6-7-8-9. Trích lập và hoàn nhập các tài khoản dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá đầu tƣ dài hạn (nếu có).
- Hƣớng dẫn, kiểm soát việc hạch toán kế toán của các bộ phận kế toán khác hàng ngày, sau 05 ngày kể từ ngày kết thúc tháng phải đối chiếu dứt điểm số liệu của các bộ phận kế toán khác có liên quan trƣớc khi tiến hành tổng hợp báo cáo. Kiểm tra các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết do các bộ phận kế toán khác lập;
- Lập các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo thống kê toàn công ty. Phân tích các số liệu tài chính – kế toán của toàn công ty.
- Bảo quản toàn bộ sổ sách và chứng từ kế toán toàn công ty, sau khi lập báo cáo tài chính năm sẽ tiến hành đƣa hồ sơ vào lƣu trữ theo quy định.
- Kế toán quản trị: kiêm nhiệm công tác kế toán quản trị; tổng hợp báo cáo Kế toán trƣởng hoặc các phòng ban chức năng khác theo yêu cầu.
- Nhận báo cáo và tiến hành hạch toán các báo cáo của các đơn vị phụ thuộc công ty và bộ phận sửa chữa.
- Thực hiện một số quy định khác theo chuẩn mực kế toán đối với phần việc này và một số công việc khác khi đƣợc trƣởng phòng phân công.
Kế toán thanh toán tiền mặt, ngân hàng và kế toán thuế: bà Phạm Thị Việt Hƣng.
Là ngƣời giúp việc trƣởng phòng, chịu trách nhiệm cá nhân trƣớc trƣởng phòng và tổng giám đốc công ty về một số công việc do trƣởng phòng phân công, cụ thể:
- Lập, kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từ thanh toán: phiếu chi, phiếu thu; UNC, UNT và séc… Chứng từ đủ điều kiện thanh toán phát sinh trong tháng nhƣng cuối tháng chƣa thanh toán lập chứng từ ghi sổ chuyển kế toán tổng hợp công ty bảo quản.
- Theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ tạm ứng, thu BHXH và một số nợ đến hạn khác. Báo cáo tình hình nợ phải thu, nêu rõ đối tƣợng chƣa đến hạn, đến hạn, quá
hạn trình trƣởng phòng tìm biện pháp xử lý. Cụ thể: đối với đối tƣợng quá hạn thanh toán 10 ngày phải lập thông báo yêu cầu thanh toán nợ. Thông báo tối đa 03 lần, mỗi lần cách nhau 10 ngày. Lần thứ 3 phải ghi rõ biện pháp xử lý khoản các khoản nợ quá hạn. Quá 10 ngày kể từ ngày thông báo lần thứ 3 mà đối tƣợng chƣa thanh toán dứt điểm công nợ thì chuyển sang khoản “Nợ phải thu khó đòi” và lập danh sách báo cáo Kế toán trƣởng trình Tổng giám đốc ký duyệt.
- Nhận và lƣu trữ các hồ sơ chứng từ liên quan đến công tác tính lƣơng của toàn công ty, thanh toán và đề xuất xử lý các thông tin liên quan đến việc thu nợ tạm ứng, BHXH và các khoản thu khác.
- Lập sổ cái tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, tạm ứng, chi tiết tạm ứng và các loại sổ sách kế toán khác liên quan. Đối chiếu số dƣ quỹ tiền mặt với sổ Thủ quỹ, đối chiếu số dƣ ngân hàng và dƣ nợ vay.
- Lập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từ liên quan đến công nợ trên tài khoản phải thu khách hàng, phải thu khác…
- Lập sổ cái tài khoản phải thu của khách hàng, phải thu khác… Mở sổ theo dõi chi tiết từng đối tƣợng phải thu đối với tài khoản và từng lần đến hạn thu nợ.
- Tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả của công ty. Phối hợp với bội phận khác để đối chiếu số liệu công nợ liên quan làm cơ sở tổng hợp công nợ.
- Tổng hợp báo cáo thuế hàng tháng và quyết toán thuế toàn công ty.
- Định kỳ, ngày 05 của tháng sau chuyển chứng từ kế toán tháng trƣớc đến kế toán tổng hợp để đối chiếu và bảo quản.
Kế toán vật tƣ, CCDC, TSCĐ và công nợ phải trả: ông Nguyễn Văn Kỳ
Kế toán Vật tƣ, CCDC, TSCĐ và theo dõi công nợ phải trả là ngƣời giúp việc trƣởng phòng, chịu trách nhiệm cá nhân trƣớc trƣởng phòng và tổng giám đốc công ty về một số công việc do trƣởng phòng phân công, cụ thể:
- Lập, kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từ kế toán liên quan đến tài sản cố định (cả thuê tài chính), công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu và công nợ phải trả phát sinh tại công ty.
- Lập sổ cái tài khoản tài sản cố định hữu hình, vô hình, thuê tài chính, hao mòn tài sản cố định, chi phí trả trƣớc dài hạn, ký quỹ ký cƣợc dài hạn, nguyên vật liệu, công cụ và một số tài khoản khác liên quan đến công nợ phải trả của công ty.
- Phản ánh tình hình biến động của các loại tài sản cố định, tình hình tăng giảm từng khoản chi phí trả trƣớc dài hạn, tình hình nhập xuất vật tƣ và CCDC và tình hình công nợ phải trả.
- Lập danh mục tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định theo quy định. Lập danh mục công cụ lao động và phân bổ công cụ lao động vào chi phí sản xuất- kinh doanh. Lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tƣ, CCDC hàng tháng hoặc định kỳ theo yêu cầu quản lý của công ty, lập danh sách và mở sổ chi tiết theo dõi đối tƣợng nợ phải trả theo từng đối tƣợng, từng thời điểm và từng khoản nợ phát sinh. Định kỳ theo yêu cầu quản lý phải đối chiếu với các bộ phận, các đối tƣợng liên quan để đảm bảo số liệu phát sinh là chính xác và chuyển toàn bộ chứng từ đến kế toán tổng hợp xử lý.
- Phối hợp với cán bộ các phòng ban liên quan nhƣ phòng Cung ứng vật tƣ, Quản lý thiết bị … lập biên bản nghiệm thu tài sản, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trƣớc khi tiến hành làm thủ tục nhập kho. Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi đƣợc trƣởng phòng phân công.
Kế toán thành phẩm, văn thƣ phòng kiêm thủ quỹ: bà Tô Thị Thúy Oanh - Lập, kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từ kế toán liên quan đến thành phẩm phát sinh tại công ty.
- Phản ánh tình hình biến động của các chủng loại sản phẩm nhập xuất, thống kê tình hình tăng giảm từng chủng loại sản phẩm trong cơ cấu sản phẩm. Phối hợp với phòng KHTT lập bảng kê chi tiết nhập, xuất và bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho thành phẩm hàng ngày để đối chiếu với thủ kho và báo cáo khi cần thiết.
- Phối hợp với cán bộ các phòng ban liên quan nhƣ phòng Kế hoạch thị trƣờng, Quản lý sản xuất… lập biên bản giao nhận thành phẩm trƣớc khi tiến hành làm thủ tục nhập xuất kho thành phẩm. Phối hợp với kế toán công nợ và cán bộ phòng Kế hoạch thị trƣờng đối chiếu công nợ và đôn đốc thu hồi công nợ. Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi đƣợc trƣởng phòng phân công.
- Chịu trách nhiệm toàn diện trƣớc Kế toán trƣởng và Tổng giám đốc công ty về việc quản lý quỹ tiền mặt (Việt Nam và ngoại tệ), vàng, bạc, đá quý và các giấy tờ có giá khác nhƣ ngân phiếu, trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu, lệnh phiếu, séc, thẻ tín dụng… của công ty đều phải để trong két sau khi làm thủ tục thu, nhận;
- Ngƣời duy nhất trong công ty đƣợc quản lý chìa khóa két và mở khóa khi cần thiết; Không đƣợc đƣa vào két tiền bản thân hoặc tiền tạm gửi của bất cứ cá nhân nào;
- Không đƣợc chi tiền và/hoặc chuyển giao vàng, bạc, đá quý và các giấy tờ có giá khác… cho bất kỳ ai, trong bất cứ trƣờng hợp nào nếu không có chứng từ kế toán đã đƣợc ký duyệt của Kế toán trƣởng và Tổng giám đốc.
- Thực hiện kiểm kê, đối chiếu hàng ngày giữa số tồn quỹ theo sổ kế toán và số