5.1 Qui trình đánh giá
Tổng quát về đánh giá
Tần suất đánh giá nội bộ tại các Đơn vị trong hệ thống là là 3 tháng 1 lẩn.
Quá trình đánh giá được xem xét như là một giai đoạn nhàm kiềm tra sự phù hợp của 5S tại các đơn vị với những quy định hoặc tiêu chuân sau:
+ Sự bố trí, sắp xếp hiện trường làm việc đã được tiêu chuẩn hóa. + Các quy định khác có trong Checklist đánh giá 5S.
+ Sự khác biệt giữa hiện trưởng làm việc với những quy định trên đêu là điêm cần cải tiến, đom vị sẽ bị trừ điềm theo quy định trong Checklist.
5.1.1.Lập kế hoạch đánh giá:
Cán bộ phụ trách 5S tại ĐV lập kế hoạch đánh giá theo mẫukế hoạch theo mẫu chung của Phòng QLCL quy định, trong đó chỉ ra:
- Khu vực được đánh giá, đơn vị được đánh giá
- Đoàn chuyên gia đánh giá: bao gồm ít nhất 02 người, có trang bị Checklist đánh giá và máy chụp ảnh (hình). Các chuyên gia đánh giá không được đánh giá 5S tại khu vực mình làm việc để đảm bảo tính độc lập, khách quan.
- Loại hình đánh giá: Bí mật hoặc công khai có báo trước thời gian, theo đó tùy vào đặc điểm cụ thể mà các thành viên trong ban kiểm tra 5S sẽ lựa ch
.- Quá trình đánh giá
Họp nội bộ đoàn đánh giá trước khi thực hiện đánh giá ể xem xét về kế hoạch hoặc những sự thay đổi trong quá trình đánh giá.
Đánh giá theo kế hoạch: Quan sát hiện trường làm việc, đưa ra các kết luận và cho điềm vào Checklist, chụp ảnh để lưu lại bằng chứng và phục vụ việc làm báo cáo.
Thông báo kết quả đánh giá cho đơn vị được đánh giá.
5.1.2. Cách sử dụng Checklist trong quá trình đánh giá:
Trong quá trình đánh giá, các chuyên gia đánh giá sẽ sử dụng bản Checklist đánh giá 5S. Cách cho điểm trong Checklist được quy định như sau:
Điềm tối đa (4 điểm): Không có lỗi nào, là hoạt động được đánh giá tốt, cẩn phải duy trì và phát huy.
cũng cố cho tốt hơn tình trạng hiện tại.
Điểm phải nhắc nhở (2 điểm): Mắc 2 lỗi, là hoạt động được đánh giá dưới mức kiểm soát. Khi đánh giá phải ghi hình (chụp ảnh) lại để so sánh đối chiếu khi đã khắc phục.
Điểm kém (1 điểm): Mác 3 lỗi và xuất hiện các lỗi nghiêm trọng, là hoạt động được đánh giá kém cần phải có biện pháp khắc phục cụ thể từ phía đơn vị vi phạm. Đồng thời đơn vị đảm trách phải lập danh sách những vấn đề vi phạm đó để theo dồi và tái kiểm tra trong lần kế tiếp.
Điểm không kiểm soát được (0 điểm): Mắc từ 4 lồi trở lên hay không có dấu hiệu nào nhận biết.
5.1.3. Báo cáo đánh giá
Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm lập báo cáo đánh giá theo mẫu của phòng QLCL quy định, Sau khi lập báo cáo đánh giá Trưởng đoàn đánh giá gửi lại:
Báo cáo đánh giá là căn cứ chứng minh hoạt động đánh giá 5S tại Đơn vị và là cơ sở để thực hiện hành động khắc phục - phòng ngừa sau đánh giá.
Hành động khắc phục/phòng ngừa sau đánh giá
Sau khi nhận được báo cáo đánh giá 5S. Cán bộ phụ trách 5S tại Đơn vị được đánh giá có trách nhiệm khẳc phục và xừ lý nhừng điêm không phù hợp được phát hiện
Hồ sơ khác phục (kể cả hình ảnh) phải được lưu trữ dưới dạng file mềm hoặc in ra bản giấy. Xem xét tình hình 5S và Báo cáo tình hình thực hiện và duy trì 5S.
Kết quả khác phục, phòng ngừa 5S được đưa ra xem xét trong các cuộc họp giao ban cùa đơn vị theo thời điểm thích hợp, nhưng không quá 30 ngày kế từ ngày đánh giá.
Định kỳ hàng Quý, các đơn vị có trách nhiệm gửi báo cáo tình hình thực hiện 5S cho phòng QLCL. Thời gian gửi báo cáo chậm nhất vào ngày 10 của Quý tiêp theo. Báo cáo được trình bày theo mẫu quv định cúa Phòng QLCL.
5.2Kết quả đánh giá
Sau quá trình thực hiện triển khai, MB tiến hành đánh giá theo hai hình thức:
- Đánh giá trực tiếp: 91 SGD trên tổng số 174 SGD đăng ký triển khai 5S chiếm 52,2% - Đánh giá quá trình triển khai áp dụng qua nghiệm thu: hồ sơ, hình ảnh, báo cáo, lộ
trình thực hiện qua tiến độ nghiệm thu: các SGD còn lại chiếm 47,8%
và những tồn tại của quá trình áp dụng làm căn cứ để cải tiến và duy trì 5S trên toàn hệ thống MB
5.2.1 Kết quả chung:
Kết thúc quá trình triển khai 5S, tạo ra được sự thay đổi về hình ảnh, nhận thức, sự khác biệt theo hướng sạch sẽ, gọn gàng, thuận tiện và khoa học tại toàn bộ 174 SGD trên toàn hệ thống MB, cụ thể:
- Chương trình triển khai xây dựng 5S cho các SGD trên toàn hệ thống MB đã thành công và tạo ra không gian mới với hình ảnh các SGD trên toàn hệ thống sạch đẹp, ngăn nắp, môi trường cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, thân thiện với khách hàng.
- Bên trong SGD các trang thiết bị, máy móc, văn phòng phẩm, hồ sơ, biểu mẫu bàn ghế…được sàng lọc và loại bỏ những vật dụng hư hỏng, sắp xếp theo trật tự khoa học dễ sử dụng, thân thiện và được chính cán bộ, nhân viên tại SGD chăm sóc vệ sinh hàng ngày.
- Tài liệu, hồ sơ được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, khoa học hơn, được lưu trữ trong những file hồ sơ đồng dạng, có nhãn mác, gáy file theo đúng tiêu chuẩn 5S quy định. Việc tìm kiếm một tài liệu, hồ sơ bất kỳ tại SGD thực hiện với thời gian rất nhanh dưới 30 giây cho một lần tìm kiếm.
- Bàn làm việc trong SGD được bố trí theo một tiêu chuẩn nhất định, đảm bảo sự đồng dạng trong những sắp xếp bố trí tại quầy giao dịch, tạo ra hình ảnh chuyên nghiệp sau khi thực hiện 5S.
- Máy móc thiết bị được phân công người chăm sóc, lau chùi thường xuyên để đảm bảo khả năng sẵn sàng sử dụng liên tục và tăng độ bền của thiết bị.
- Các không gian chung như hành lang, lối đi, khu vực sân bãi, khu vực ngồi chờ của khách hàng tại các SGD trên hệ thống đã được các ban 5S tại các chi nhánh chú trọng phân công người quản lý, lau dọn vệ sinh thường xuyên. Di chuyển những vật dụng làm cản trở và gây mất mỹ quan tại khu vực chung.
- Hưởng ứng phong trào 5S của các SGD, hầu hết các chi nhánh chủ động triển khai 5S tại tất cả các bộ phận, phòng ban khác trong chi nhánh. Đây là những khu vực nằm ngoài yêu cầu của kế hoạch triển khai 5S tại SGD. Mang lại sự sạch sẽ, ngăn nắp trong toàn bộ các văn phòng của MB trên toàn hệ thống và là kết quả vượt qua
mục tiêu về phạm vi xây dựng 5S cho SGD của phòng QLCL trong 6 tháng đầu năm 2012.
Thay đổi nhận thức của cán bộ/nhân viên:
- 100% cán bộ, nhân viên được hỏi đều hiểu về chương trình 5S triển khai cho các SGD trên toàn hệ thống MB.
- 100% cán bộ, nhân viên được hỏi, hiểu được những lợi ích thiết thực do 5S mang lại.
5.2.2. Kết quả đánh giá thực hiện 5S:
Điểm trung bình các S của 174 SGD (thang 100) Trung bình toàn hệ thống S1- Sàng lọc S2- Sắp xếp S3- Sạch sẽ S4- Săn sóc S5- Sẵn sàng 5S 98.52 97.81 98.34 91.42 90.15 95.25
Theo kết quả trên cho thấy: