Sau khi giao hàng cho khách, kế toán lập hóa đơn có chữ ký của người mua hàng. Tiếp theo toàn bộ hồ sơ bán hàng bao gồm bản sao báo giá của Công ty với khách hàng, bản sao đơn đặt hàng của khách hàng (Bản chính do phòng kinh doanh giữ), 1 bản hợp đồng kinh tế (hợp đồng kinh tế lập thành 4 bản có giá trị như nhau, 2 bản do bên mua giữ, hai bản do Công ty giữ, trong đó một bản do phòng Kinh doanh giữ. Một bản chuyển cho kế toán) cùng hóa đơn giá trị gia tăng được chuyển cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng căn cứ vào các chứng từ trên, kiểm tra tính khớp đúng của chứng từ ký duyệt hóa đơn sau đó chuyển lại liên 2 hóa đơn cho khách và hồ sơ còn lại chuyển cho kế toán doanh thu bán hàng thực hiện ghi sổ.
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mà Công ty sử dụng là mẫu hóa đơn số 01GTKT-3LL của Bộ tài chính, có thiết kế lại về hình thức cho phù hợp với Công ty. Mẫu hóa đơn như sau:
Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: TA/12P Liên 1: Lưu Số:000001 Ngày 06 tháng 01 năm 2012.
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ nhựa Trường An Mã số thuế: 0105008197
Địa chỉ: Số 18C Phạm Đình Hổ, Phường Phạm Đình Hổ, Hai Bà Trưng, Hà Nội Số tài khoản: XXX Tại ngân hàng: Vietcombank Điện thoại: xxx
Họ tên người mua hàng: Vũ Thị Thỏa
Tên đơn vị: Công ty cổ phần túi nhựa Hà Nội Mã số thuế: 0104147864
phố Hà Nội
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Hạt nhựa nguyên sinh PE Kg 250 34.500 8.625.000 2 Hạt nhựa nguyên sinh PP Kg 250 27.450 6.862.500
Cộng tiền hàng: 15.487.500
Thuế suất GTGT: 10%
Tiền thuế GTGT: 1.548.750
Tổng cộng tiền thanh toán: 17.036.250
Số tiền viết bằng chữ: mười bảy triệu không trăm ba mươi sau nghìn hai trăm năm mươi đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ,
tên)
Giá trên hóa đơn của Công ty là giá đã xét chiết khấu thương mại cho khách hàng, do đó Công ty không ghi nhận khoản chiết khấu thương mại mà chỉ ghi nhận vào khoản giảm giá hàng bán khi có những chứng từ sau: Biên bản kiểm tra của phòng kĩ thuật xác nhận hàng hóa của Công ty có vấn đề, quyết định nhận lại lô hàng của giám đốc kinh doanh, liên 2 hóa đơn giá trị gia tăng hàng bị trả lại (thu hồi hóa đơn Công ty đã phát phát hành để hủy), phiếu nhập kho hàng trả lại. Đồng thời viết hóa đơn mới nếu khách chỉ trả lại một phần hàng trong hóa đơn.
Mẫu biên bản kiểm nghiệm hàng hóa như sau: Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm
CÔNG TY TNHH MTV TM & DV NHỰA TRƯỜNG AN
18C Phạm Đình Hổ, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Số: 01/BBKT2012
Theo yêu cầu của bà Vũ Thị Thỏa-Giám đốc Công ty Cổ phần túi nhựa Hà Nội về việc chất lượng lô hạt nhựa nguyên sinh PE mà Công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ nhựa Trường An giao theo hợp đồng số 001/HĐ2012- NTA ký ngày 06/01/2012, hóa đơn giá trị gia tăng số 000001 năm 2012 của Công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ nhựa Trường An phát hành ngày
06/01/2012.
Theo quyết định của ban giám đốc 2 công ty, ban kiểm tra được thành lập bao gồm:
1. Ông Lê Văn Kha-Trưởng phòng kĩ thuật và kiểm định hàng hóa-Đại diện công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ nhựa Trường An-Trưởng ban
2. Ông Nguyễn Đại Lâm-Trưởng phòng kĩ thuật Công ty Cổ phần túi nhựa Hà Nội- Ủy viên.
3. Ông Mai Thế Hùng-Nhân viên kiểm định- Đại diện Công ty TNHH MTV
Thương mại và Dịch vụ nhựa Trường An- Ủy viên
Để kiểm tra lại lô hạt nhựa nguyên sinh PE trên. Kết quả như sau: stt Tên Hàng hóa Đơn vị
tính
Số lượng theo hóa đơn
Số đảm bảotiêu chuẩn Số không đảm bảo tiêu chuẩn 1 Hạt nhựa nguyên sinh PE Kg 250 175 75 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: lô nhựa có 3 kiện hàng tương đương với 75 kg không đảm bảo chất lượng do không được bảo quản đúng cách. Qua kiểm tra cho thấy lô nhựa bị hỏng ít nhất cách thời điểm kiểm tra 1 tháng do đó nguyên nhân là do lỗi của Công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ nhựa Trường An.
Hà Nội, ngày10 tháng 1 năm 2012
Trưởng ban kiểm nghiệm
Biểu 2.3: Quyết định của giám đốc kinh doanh về việc thu hồi hàng hóa
CÔNG TY TNHH MTV TM & DV NHỰA TRƯỜNG AN
18C Phạm Đình Hổ, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Kính gửi: Công ty Cổ phần túi nhựa Hà Nội
Theo biên bản kiểm nghiệm số 01/BBKT2012 của ban kiểm nghiệm do công ty chúng tôi và quý Công ty thực hiện kiểm tra. Công ty chúng tôi xin nhận trách nhiệm về lỗi của 75 kg nhựa nguyên sinh PE do công ty chúng tôi cung cấp trị giá 2.587.500 đồng (Số tiền bằng chữ: hai triệu năm trăm tám mươi bảy nghìn năm trăm đồng) đã xuất cho quý Công ty theo phiếu xuất kho 01XK12 ngày 06/01/2012.
Công ty có thể đổi hoặc trả sản phẩm tại kho của Công ty chúng tôi trong thời hạn 30 ngày kể từ khi quyết định này được ký. Mọi chi phí đổi trả hàng hóa do Công ty chúng tôi chịu trách nhiệm. Khi đến đổi trả sản phẩm vui lòng mang theo quyết định này và hóa đơn giá trị gia tăng số 000001 ngày 06/01/2012 để được giải quyết.
Công ty chúng tôi chân thành xin lỗi đến quý Công ty vì sai sót trên!
Hà Nội,Ngày 11tháng 1 năm 2012
Giám đốc kinh doanh
