Phần mềm kế toán là hê thống các trương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chững từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
Hoạt đông của phần mềm kế toán theo mô hình Nhật ký chung được thể hiện qua mô hình sau:
Sơ đồ 2.3: mô hình kế toán máy theo hình thức Nhật ký chung
Giai đoạn 1: Nhập dữ liệu
Chứng từ - Hóa đơn - Phiếu thu - Phiếu chi - Phiếu nhập, xuất kho
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị - Báo cáo khác theo yêu cầu riêng Cơ sở dữ liệu
Sổ Nhật ký chung
Sổ Cái
Xử Lý khác theo yêu cầu
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được phần mềm lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
Giai đoạn 2: Xử lý dữ liệu
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong giai đoạn sau.
Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào Nhật ký chung, phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các sổ cái tương ứng, sổ chi tiết liên quan đồng thời lưu giữ kết quả.
Giai đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Cănn cứ vào kết quả xử lý ở công đoạn 2, phần mềm sẽ kết xuất các báo cáo cần thiết được thiết kế theo mẫu sẵn có trong phần mềm, kế toán hay nhà quản trị có thể đăng nhập vào phần mềm để xem thông tin, lưu trữ, in ấn ,…
Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thông tin và khả năng lập trình của công ty phần mềm kế toán có thể kết xuất các báo cáo khác nhau.
Như vậy, thay vì kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải mất thời gian lập rất nhiều sổ chi tiết cho từng mặt hàng, từng loại hàng hóa thì khi sử dụng phần mềm kế toán, kế toán chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào, phần mềm kế toán có thể tự phân loại và đưa vào các sổ chi tiết khác nhau. Kế toán cũng tiết kiệm được khá nhiều thời gian trong việc cộng sổ, chuyển sổ, sửa chữa sai sót khi cộng sổ thủ công.
Đối với nhà quản trị, ban kiểm soát của Công ty có thể theo dõi kết quả bán hàng bất cứ lúc nào khi đăng nhập vào phần mềm kế toán. Trong bối cảnh thị trường biến động như hiện nay, việc cập nhật thông tin nhanh chóng, kịp thời là thực sự cần thiết, do đó dùng phần mềm kế toán sẽ tạo ra lợi thế lớn cho doanh nghiệp khi mà các thông tin kế toán có thể được cập nhật hằng ngày, hằng giờ.
Kết luận
Qua thời gian tìm hiểu công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ nhựa Trường An, em đã có cơ hội ôn lại những kiến thức được học về bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại trường đại học. Đồng thời em cũng có dịp vận dụng những kiến thức đó vào điều kiện thực tế tại công ty thương mại và dịch vụ.
Có thể nó nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả là nghiệp vụ thường xuyên nhất trong công ty thương mại, nó cung cấp thông tin hữu ích về các mặt hàng mà công ty đang kinh doanh, nhờ đó đưa ra các quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Đây cũng là nguyên nhân khiến Công ty kinh doanh có lãi.
Công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ Nhựa Trường An đã tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng khá tốt, phù hợp với mục đích kinh doanh của Công ty nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên vẫn còn điểm tồn tại cần khắc phục để công tác kế toán bán hàng và các định kết quả bán hàng tại công ty được hoàn thiện hơn.
Trong quá trình thực hiện bản chuyên đề thực tập chuyên ngành này mặc dù đã có những cố gắng nhất định, tuy nhiên do kinh nghiệm thực tế có hạn, thời gian thực tập ngắn, do đó không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự đóng góp của thầy cô nhằm hoàn thiện hơn hiểu biết của bản thân.
Danh mục tài liệu tham khảo
1. Điều lệ công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ nhựa Trường An
2. Hướng dẫn kế toán Công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ nhựa Trường An
3. Giáo trình kế toán tài chính Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, năm 2009 4. Philip kotler and Gary Armstrong, Principles of Marketing, Prentice Hall 2006