Trong giai đoạn này, kiểm toán viên A&C CO thực hiện thu thập các bằng chứng kiểm toán có hiệu lực, xem xét và xử lý những phát hiện trong kiểm toán theo từng khoản mục. Qua tìm hiểu phơng pháp thu thập bằng chứng kiểm toán các khoản mục, khoản mục hàng tồn kho là khoản mục
mang tính tổng quát. Do khuôn khổ giới hạn, đề án sẽ trình bày tập trung vào khoản mục này.
* Thu thập bằng chứng kiểm toán khoản mục hàng tồn kho đối với Công ty MTHN
Khi thực hiện kiểm toán hàng tồn kho, các kiểm toán viên A&C CO tuân thủ theo chơng trình kiểm toán hàng tồn kho đã đợc xây dựng trớc. Chơng trình kiểm toán đợc chi tiết cụ thể thành các mục: Tài liệu yêu cầu khách hàng chuẩm bị; các mục tiêu kiểm toán; các thủ tục kiểm toán(các thủ tục bắt buộc và thủ tục bổ xung). Chơng trình kiểm kê hàng tồn kho cũng đợc xây dựng rất chi tiết từ khâu chuẩn bị kiểm kê đến khi kết thúc kiểm kê, Ch- ơng trình còn lu ý đối với các kiểm toán viên các bằng chứng kiểm toán cần phô tô từ bản gốc nh: Phiếu nhập, xuất cuối cùng trong ngày; Biên bản kiểm kê, Biên bản xử lý (nếu có),.. Ngoài ra, Chơng trình cũng yêu cầu các kiểm toán viên phải ghi nhận trên giấy tờ làm việc các ghi chú về hàng hoá giữ hộ, cho thuê kho bãi, hoạt động gia công,.. Các ghi chú này là các bằng chứng kiểm toán quan trọng và đợc lu vào hồ sơ kiểm toán.
Trong kiểm toán khoản mục hàng tồn kho, các bằng chứng kiểm toán thờng đợc thu thập thông qua các phơng pháp nh:
Phơng pháp phỏng vấn
Mục đích của phơng pháp phỏng vấn nhằm thu thập đợc các thông tin khái quát về khoản mục hàng tồn kho. Đối tợng phỏng vấn là kế toán hàng tồn kho, thủ kho, kế toán trởng, các bộ phận liên quan khác nh bộ phận cung ứng vật t, bộ phận sản xuât .V.v..
Đối với việc kiểm soát hàng tồn kho, kiểm toán viên đa ra các câu hỏi nh:
-Công ty có xây dựng quy trình quản lý nhập, xuất vật t hay không?: √
Qua xem xét, phỏng vấn đơn vị tại phòng kế toán, kiểm toán viên A&C CO đã mô tả đợc quy trình quản lý nhập, xuất vật t qua hai Sơ đồ 2.1 và 2.2:
Sơ đồ2.1. Quy trình quản lý nhập vật t
Ghi chú: Phiếu nhập kho chỉ đợc lập khi có đầy đủ hoá đơn, chứng từ và kế toán của Công ty MTHN chỉ thực hiện hạch toán khi có các thủ tục này. Thông qua phỏng vấn Phòng kế hoạch vật t, kiểm toán viên biết thêm rằng:Tổ thu mua nguyên vật liệu là một bộ phận không tách rời của Phòng kế hoạch vật t, hoạt động dới sự chỉ đạo giám sát của Trởng phòng kế hoạch vật t và Ban Giám đốc(có Quy chế làm việc kèm theo).
Sơ đồ2.2.Quy trình quản lý xuất vật t
Sau khi thu thập các thông tin về quản lý nhập xuất vật t, kiểm toán viên tiếp tục với các câu hỏi phỏng vấn:
Thanh toán và hạch toán Thanh toán và hạch toán
Kế toán thanh toán kiểm tra, kế toán trưởng duyệt Kế toán thanh toán kiểm tra, kế toán trưởng duyệt Mua hàng, nhập kho, lập phiếu nhập kho Mua hàng, nhập kho, lập phiếu nhập kho Trình Tổng giám đốc duyệt Trình Tổng giám đốc duyệt Nhu cầu vật tư Nhu cầu vật tư Trình Tổng giám đốc duyệt Trình Tổng giám đốc duyệt Phân xưởng có nhu cầu Phân xưởng có
nhu cầu Kế toán kiểm tra Kế toán kiểm tra và hạch toánvà hạch toán
Nhận vật tư Nhận vật tư Trưởng phòng kế hoạch vật tư duyệt, lập phiếu Trưởng phòng kế hoạch vật tư duyệt, lập phiếu
- Cuối kỳ đơn vị có tiến hành kiểm kê hàng tồn kho không? : √
- Có thờng xuyên đối chiếu giữa kế toán vật t và thủ kho không? : √
- Công ty có xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật cho sản phẩm sản xuất không? √
Để khẳng định tính chính xác và trung thực của bằng chứng kiểm toán thu đợc qua phỏng vấn, kiểm toán viên tiếp tục tiến hành một số bớc kiểm tra khác. Kiểm toán viên kiểm tra ngẫu nhiên một số nghiệp vụ bất kỳ theo quy trình nhập kho hoặc xuất kho, bằng chứng kiểm toán thu loại này đ- ợc đính kèm với bằng chứng thu đợc qua phỏng vấn.
Phơng pháp quan sát
Khi vận dụng phơng pháp quan sát để thu thập thông tin, kiểm toán viên ghi nhận vào giấy tờ làm việc(Bảng 2.3) nh sau:
Bảng 2.3. Bằng chứng về khoản mục hàng tồn kho thu đợc qua quan sát
Khách hàng: Công ty MTHN Niên độ kế toán: 31/12/2003
Khoản mục: Hàng tồn kho Ngời thực hiện: Hiền
Thông tin thu thập qua quan sát Ngày thực hiện : 20/3/2004
- Thủ tục nhập, xuất vật t về cơ bản đã hình thành theo thói quen. Tổng giám đốc cha ban hành các văn bản chính thức về quy trình quản lý nhập, xuất vật t.
- Mua vật t đợc thực hiện trên các hợp đồng kiểm toán.
- Phần lớn vật t mua về không tiến hành nhập kho mà xuất thẳng cho các xí nghiệp sản xuất.
- Tại Xí nghiệp 2, các loại thành phẩm xếp chung với nhau mà không xếp theo từng mặt hàng.
- Tại Xí nghiệp 1, Xí nghiệp 4 thành phẩm sản xuất ra xếp lẫn lộn với thành phẩm tồn kho .V.v..
Sự kết hợp hai phơng pháp phỏng vấn và quan sát đã cung cấp cho kiểm toán viên những bằng chứng kiểm toán về điểm mạnh và điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Dựa trên những bằng chứng này, kiểm toán viên đánh giá mức rủi ro kiểm soát đối với các cơ sở dữ liệu về hàng tồn kho và xác định các thử nghiệm cần thiết.
Phơng pháp phân tích
Trong phơng pháp phân tích, kiểm toán viên A&C CO cũng dựa trên các bằng chứng kiểm toán thu thập qua phơng pháp phân tích để đa ra các phán đoán về khoản mục hàng tồn kho của đơn vị. Các dữ liệu phục vụ cho phân tích đợc lấy trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh. Với khoản mục hàng tồn kho, kiểm toán viên có thể so sánh số liệu năm nay với năm trớc, hoặc năm nay với kế hoạch. Thủ tục phân tích đợc mô tả trên giấy tờ làm việc(Bảng 2.4) của kiểm toán nh sau:
Bảng 2.4. Thủ tục phân tích đối với khoản mục hàng tồn kho
a) Hàng tồn kho 2003/2002 = 6.664.195.019 X100% = 65,83% 10.123.594.548