c. Nhêm lÓi (Regroup)
5.3 SoÓn mĨu tÌi liơu trĩn
SoÓn thộo mĩt mĨu giễy mắi nh sau: −
5.4 KÝch hoÓt tÝnh nÙng Mail merge
KÝch hoÓt tÝnh nÙng trĩn tÌi liơu cĐa Word bững cĨch mị môc chôn Tools | Mail Merge.. , Hĩp thoÓi Mail Merge Helper xuễt hiơn:
ị môc bễm chuĩt nót Creat vÌ chôn môc Mailing Label, hĩp thoÓi sau ợờy xuễt hiơn:
HỈy chôn Active Window ợố tiỏp tôc:
ị môc , nhễn chuĩt nót Get Data vÌ chôn môc Open Data Source.., hĩp thoÓi
rơi nhễn Open.
Sau khi mị ợ îc tơp chụa danh sĨch khĨch mắi, cê thố nhễn − Close ợố ợêng hĩp thoÓi Mail Merge Helper vÌ sö dông thanh cỡng cô Mail merger ợố chỉn cĨc tr ắng tin cỉn thiỏt lởn tÌi liơu: −
Nỏu khỡng thễy thanh cỡng cô Mail Merge xuễt hiơn trởn mÌn hÈnh, cê thố hiốn thẺ nê bững cĨch chôn thùc ợŨn View | Toolbars | Mail Merge.
5.5 Chỉn cĨc tr ắng tin lởn tÌi liơu −
ớố chỉn mĩt tr ắng tin lởn giễy mắi, lÌm nh sau: − −
B ắc 1:− ớƯt ợiốm trâ vÌo vẺ trÝ cỉn chỉn thỡng tin trởn tÌi liơu: ợƯt lởn phỉn ợẺnh chỉn tởn (nỏu muỉn chỉn tr ắng Hô tởn) hoƯc ợƯt ợiốm trâ lởn môc lắp (nỏu− muỉn chỉn tr ắng Lắp); −
B ắc 2:− Trởn thanh cỡng cô Mail merge nhễn nót Insert Merge Field, rơi chôn tr ắng tin cỉn chỉn lởn tÌi liơu. −
Sau khi chỉn ợỉy ợĐ cĨc tr ắng tin vÌo nhƠng vẺ trÝ hîp lý cĐa chóng trởn tÌi liơu,− bÓn cê thố chuyốn sang b ắc tiỏp theo ợố tiỏn hÌnh trĩn ra cĨc Giễy mắi. −
5.6 Thùc hiơn trĩn tÌi liơu
Nhễn nót trởn thanh cỡng cô Mail merge, hĩp thoÓi tuú chôn trĩn th − Merge
xuễt hiơn:
Cê thố thiỏt lỊp thỡng sỉ cho hĩp thoÓi nÌy nh sau: −
1 - Môc Merge to: cho biỏt nhƠng giễy mắi ợ îc tÓo ra sỹ ợƯt ị ợờu: − New document- ị mĩt tơp word mắi; hoƯc Printer Ố sỹ ợ îc in ngay ra mĨy in; − 2 - Môc Records to be merged: cho biỏt phÓm vi cĨc bộn ghi sỹ ợ îc trĩn− ra: All- sỹ thùc hiơn trĩn tễt cộ cĨc bộn ghi hoƯc From: Ố hỈy chừ ra trĩn tõ bộn ghi nÌo ợỏn To: bộn ghi nÌo?
- Cuỉi cĩng nhễn nót Merge ợố thùc hiơn trĩn ra cĨc Giễy mắi nh ợỈ thiỏt lỊp. − 5.7 Thanh cỡng cô Mail merge
Thanh cỡng cô Mail Merge cung cễp cĨc nót chục nÙng gióp bÓn lÌm viỦc nhanh chêng vÌ thuỊn tiởn trong quĨ trÈnh trĩn tÌi liơu trởn word.
: ớố chỉn mĩt tr ắng tin (cĩt) tõ danh sĨch lởn tÌi liơu trĩn; − : ớố chuyốn ợỏn vẺ trÝ cĨc tÌi liơu sau khi ợỈ trĩn ợ îc; −
: ớố hiốn thẺ hĩp thoÓi Mail Merge Helper tiỏp tôc nhƠng thiỏt lỊp ị môc 5.4; : ớố kiốm tra xem cê mĩt lìi nÌo trong quĨ trÈnh thiỏt lỊp cĨc thỡng tin trĩn tÌi liơu hay khỡng? : Thùc hiơn trĩn tÌi liơu vÌ ợ a cĨc kỏt quộ ra mĩt tơp Word mắi; − : Thùc hiơn trĩn tÌi liơu vÌ in luỡn kỏt quộ ra mĨy in;
BÌi tỊp ch Ũng 5 −
1 1. Nởu cĨc b ắc cỉn thiỏt ợố trĩn tÌi liơu word tõ mĩt bộng dƠ liơu cê sỎn− trởn mĩt tơp word khĨc?
2 2. TÓo mĩt danh sĨch ợiốm hôc sinh cĐa mĩt lắp (15 hôc sinh) bao gơm cĨc cĩt: Hô tởn, Lắp, Tin hôc ợÓi c Ũng, ThuỊt toĨn lỊp trÈnh, Triỏt hôc, ớTB, Xỏp− loÓi. Tiỏp theo sö dông tÝnh nÙng Mail merge trĩn ra cĨc phiỏu ợiốm nh sau ợố− göi tắi phô huynh hôc sinh:
3. TÓo danh sĨch kỏt quộ thi tuyốn (10 thÝ sinh) bao gơm 8 cĩt thỡng tin: SBD, Hô tởn, NgÌy sinh, ớẺa chừ, ớiốm mỡn1, ớiốm mỡn 2, ớiốm mỡn 3, Kỏt quộ xƯt tuyốn. Tiỏp theo sö dông tÝnh nÙng Mail merge ợố tÓo vÌ in ra cĨc Giễy bĨo kỏt quộ thi tuyốn göi tắi tõng thÝ sinh.
Ch Ũng 6:−
Mĩt sỉ ụng dông khĨc cĐa word
6.1 TÝnh nÙng ợỏm tõ
TÝnh nÙng ợỏm tõ cho phƯp bÓn thỉng kở ợ îc cĨc thỡng tin vồ ký tù, tõ, ợoÓn,− trang trởn mĩt tơp tÌi liơu. Nê rễt cỉn thiỏt khi bÓn lÌ nhÌ bĨo, viỏt sĨch hoƯc lÌm nhƠng viơc cê liởn quan.
Mị môc chôn Tools | Word Count ợố gôi tÝnh nÙng nÌy. Hĩp thoÓi Word Count
Nỏu chôn môc , sỹ thùc hiơn ợỏm cộ cĨc tõ vÌ ợoÓn trởn nhƠng phỉn ghi chó cĐa tÌi liơu.
6.2 Bộo vơ tÌi liơu
Viơc bộo vơ dƠ liơu trởn Word ợ îc phờn thÌnh cĨc mục ợĩ. Mục ợĩ cao nhễt lÌ− bộo vơ khi mị tơp tÌi liơu, vÌ mục ợĩ thụ hai lÌ bộo vơ sù thay ợưi dƠ liơu trởn tơp tÌi liơu. Sö dông mục ợĩ nÌo lÌ do bÓn quyỏt ợẺnh, tuú thuĩc vÌo môc ợÝch cĐa bÓn.
Nguyởn t¾c bộo vơ cho mìi mục lÌ: bÓn gĨn mĩt mỊt khỈu (Password). Khi ợê, chừ khi nÌo ng ắi dĩng nhỊp ợóng mỊt khỈu ợỈ gĨn mắi cê thố lÌm ợ îc viơc mÌ− − bÓn ợỈ bộo vơ.
6.2.1 Bộo vơ khi mị tơp tÌi liơu
B ắc 1:− Mị tÌi liơu cỉn bộo vơ trởn word;
Trởn thị Security, bÓn hỈy gđ vÌo mỊt khỈu bộo vơ tơp khi mị ị môc Password to Open:, gđ xong nhễn OK. Hĩp thoÓi Confirm Password xuễt hiơn, yởu cỉu bÓn nhỊp lÓi mỊt khỈu võa gđ:
HỈy gđ lÓi mỊt khỈu võa gđ tr ắc ợê vÌo môc − Reenter password to open: Gđ xong nhễn OK ợố hoÌn tễt.
Nỏu bÓn gđ ợóng, hĩp thoÓi sỹ ợêng lÓi, viơc thiỏt lỊp mỊt khỈu khi mị vÙn bộn ợỈ thÌnh cỡng. Nỏu bÓn gđ sai, thỡng bĨo sau ợờy xuễt hiơn:
Tiỏp theo bÓn phội nhỊp lÓi mỊt khỈu ợỈ gđ tr ắc ợê. −
Sau khi ợỈ thiỏt lỊp mỊt khỈu bộo vơ tÌi liơu khi mị tơp nÌy thÌnh cỡng, nỏu ng ắi dĩng mị tơp tÌi liơu nÌy ra ợố lÌm viơc, hĩp thoÓi sau ợờy xuễt hiơn yởu cỉu− nhỊp vÌo mỊt khỈu bộo vơ:
Ng ắi dĩng phội nhỊp ợóng mỊt khỈu mÌ bÓn ợỈ thiỏt lỊp lởn hĩp thoÓi nÌy mắi− cê thố mị ợ îc tơp tÌi liơu. −
6.2.2 Bộo vơ khi söa nĩi dung tÌi liơu
B ắc 1:− Mị tÌi liơu cỉn bộo vồ trởn word;
B ắc 2:− Mị hĩp thoÓi Options;
Trởn thị Save, bÓn hỈy gđ vÌo mỊt khỈu bộo vơ khi söa ợưi nĩi dung vÙn bộn ị môc Password to modify:, gđ xong nhễn OK. Hĩp thoÓi Confirm Password
xuễt hiơn, yởu cỉu bÓn nhỊp lÓi mỊt khỈu võa gđ:
HỈy gđ lÓi mỊt khỈu võa gđ tr ắc ợê vÌo môc − Reenter password to modify: Gđ xong nhễn OK ợố hoÌn tễt.
Nỏu bÓn gđ ợóng, hĩp thoÓi sỹ ợêng lÓi, viơc thiỏt lỊp mỊt khỈu thÌnh cỡng. Nỏu bÓn gđ sai, thỡng bĨo sau ợờy xuễt hiơn:
Sau khi ợỈ thiỏt lỊp ợ îc mỊt khỈu, nỏu ng ắi dĩng mị tơp nÌy ra ợố sö dông,− − mĩt hĩp thoÓi yởu cỉu hô nhỊp mỊt khỈu ợố cê thố söa ợ îc nĩi dung tÌi liơu: −
1 - Nỏu nhỊp mỊt khỈu ợóng, ng ắi dĩng ợê sỹ cê quyồn söa nĩi dung tÌi− liơu;
2 - Nỏu khỡng cê mỊt khỈu, hô còng cê thố nhễn nót Read Only ợố mị tơp tÌi liơu nÌy d ắi dÓng chừ ợôc- − Read Only (dÓng nÌy thÈ khỡng söa vÌ cễt ợ îc nĩi− dung vÙn bộn). Khi ợê, thanh tiởu ợồ word xuễt hiơn dßng chƠ:
6.3 Hĩp thoÓi Options
Khi lÌm viơc vắi word (còng nh lÌm viơc trởn bễt kú phỉn mồm cê qui mỡ lắn− nÌo ợê) bÓn th ắng phội thiỏt lỊp cho mÈnh mĩt mỡi tr ắng lÌm viơc thuỊn tiơn,− − phĩ hîp vắi sị thÝch vÌ cỡng viơc. Hĩp thoÓi Options cho phƯp bÓn lÌm nhƠng viơc ợê.
BÓn kÝch hoÓt môc chôn Tool | Options. Hĩp thoÓi Options xuễt hiơn vắi nhiồu thị, gióp bÓn cê thố thiỏt lỊp mỡi tr ắng lÌm viơc theo cĨc nhêm: −
6.3.1 Thị View
ớố thiỏt lỊp cĨc thỡng tin mang tÝnh hiốn thẺ (Viewable) trởn mỡi tr ắng lÌm− viơc:
CĨch bộo vơ nÌy khỡng ợ îc hiơu quộ l¾m khi mÌ cĨc kü nÙng xö lý dƠ liơu− trởn tÌi liơu hiơn nay lÌ rễt ợŨn giộn. BÓn nởn dĩng cĨch bộo vơ mục khi mị tơp dƠ liơu thÈ hiơu quộ sỹ cao hŨn.
Cê rễt nhiồu cĨc thuĩc tÝnh mÌ bÓn cê thố thiỏt lỊp ợ îc ị ợờy, nh ng d ắi ợờy− − − lÌ mĩt sỉ thuĩc tÝnh hay ợ îc sö dông nhễt: −
1 - Status bar: ợố hiốn thẺ thanh trÓng thĨi Status bar;
2 - ScreenTips: cho phƯp hiốn thẺ nhƠng mĨu giắi thiơu (Tips) trởn mÌn hÈnh cĐa word;
3 - Animated text: cho phƯp hiốn thẺ nhƠng hiơu ụng trÈnh diÔn cĐa vÙn bộn (ợố thiỏt lỊp nhƠng hiơu ụng nÌy, bÓn tham khộo môc 1.2.1.f Hĩp thoÓi Font); 4 - Hozirontal scrollbar: ợố hiốn thẺ thanh cuĩn ngang cĐa cöa sư tÌi liơu; 5 - Vertical scrollbar: ợố hiốn thẺ thanh cuĩn dôc cĐa cöa sư tÌi liơu;
6 - Drawing: cho phƯp hiốn thẺ hÈnh vỹ lởn tÌi liơu vÌ in ợ îc chóng ra mĨy− in. Nỏu khỡng chôn môc nÌy, bÓn khỡng thố nhÈn thễy cĨc hÈnh vỹ bững thanh cỡng cô Drawing còng nh khỡng thố in ợ îc cĨc hÈnh nÌy ra mĨy in; − −
7 - Text Boundary: hiốn thẺ ợ ắng viồn bao cho trang vÙn bộn còng nh− − nhƠng ợỉi t îng khĨc trởn tÌi liơu. ớiồu nÌy gióp bÓn phờn ợẺnh ợ îc rđ rÌng− − biởn giắi cĨc ợỉi t îng cê trởn tÌi liơu ợang lÌm viơc; −
6.3.2 Thị General
Chóng tỡi chừ giắi thiơu 2 thuĩc tÝnh bÓn cê thố quan tờm nhễt:
1 - Recently used file list: hỈy nhỊp vÌo sỉ tơp word ợ îc sö dông dông gỉn− ợờy nhễt lởn môc chôn File cĐa word. ớiồu nÌy rễt thuỊn tiơn cho viơc mị mĩt tơp vÙn bộn mÌ bÓn chóng mắi ợ îc sö dông gỉn ợờy chừ bững cĨch nhễp chuĩt.− Ngỉm ợẺnh sỉ tơp lÌ 4, bÓn nởn thiỏt lỊp con sỉ nÌy nhiồu hŨn;
2 - Measurement units: ợố thay ợưi ợŨn vẺ ợo chiồu dÌi trởn word cho phĩ hîp vắi bÓn. Cê 2 kiốu ợŨn vẺ ợo chiồu dÌi ợ îc sö dông ị ợờy lÌ − Inch vÌ Centimeter.
6.3.3 Thị Spelling & Grammar
1 - Check spelling as you type: ợố kÝch hoÓt tÝnh nÙng kiốm tra lìi chÝnh tộ. BÓn nởn chôn môc nÌy, bịi lỹ nỏu nê ợ îc chôn thÈ nhƠng tõ viỏt t¾t vÌ nhƠng− thiỏt lỊp kiốm tra lìi chÝnh tộ trởn hĩp thoÓi AutoCorrect mắi cê tĨc dông;
2 - Check grammar as you type: ợố kÝch hoÓt tÝnh nÙng kiốm tra lìi ngƠ phĨp (ngƠ phĨp tiỏng Anh). BÓn chừ bỊt nê khi tÌi liơu lÌ vÙn bộn tiỏng Anh, trĨi lÓi bÓn nởn bâ môc nÌy.
6.3.4 Thị File Locations
Thiỏt lỊp nhƠng thỡng tin vồ th môc trởn ợưa cê liởn quan ợỏn mỡi tr ắng lÌm− − viơc word:
HỈy chôn môc cỉn thiỏt lỊp lÓi th môc ị danh sĨch − File types: rơi nhễn nót
Modify ợố chôn lÓi th môc lÌm viơc. VÝ dô, muỉn thay ợưi th môc ngỉm ợẺnh− − khi mị vÌ cễt vÙn bộn mắi, lÌm nh sau: −
B ắc 1:− Chôn môc Documents trởn danh sĨch File types;
B ắc 2:− Nhễn nót Modify, hĩp thoÓi sau xuễt hiơn cho phƯp bÓn chôn lÓi th− môc mắi.
B ắc 3:− Sau khi chôn xong th môc ngỉm ợẺnh ợố mị vÌ cễt tÌi liơu, nhễn nót−
OK ợố ợơng ý sù thay ợưi nÌy. 6.4 LÌm viơc vắi Macro
Khi lÌm viơc vắi word nhiồu khi bÓn phội lƯp lÓi mĩt sỉ cĨc thao tĨc xö lý trởn tÌi liơu. ớiồu nÌy sỹ ợ îc ợŨn giộn hŨn khi bÓn Ĩp dông kü thuỊt Macro. −
Macro cê thố hiốu lÌ mĩt lơnh ợố gôi mĩt thĐ tôc (thĐ tôc lÌ mĩt ch Ũng trÈnh−
ợ îc lỊp trÈnh trởn mĨy tÝnh cê thố bao gơm nhiồu lơnh yởu cỉu mĨy tÝnh lÌm−
viơc) nÌo ợê. Lơnh Macro cê thố ợ îc g¾n bịi tư hîp phÝm t¾t hoƯc ợ îc g¾n vÌo− − mĩt nót lơnh trởn thanh cỡng cô mÌ khi bễm tư hîp phÝm t¾t nÌy hoƯc nhễn chuĩt lởn nót ợỈ gĨn trởn thanh cỡng cô, Macro ợê sỹ ợ îc thùc hiơn. −
6.4.1 TÓo Macro
ớố dÔ hiốu hŨn, chóng tỡi sỹ ợ a ra bÌi toĨn vÌ cĨch giội quyỏt nê sau ợờy: −
BÓn lÌ mĩt nhờn viởn vÙn phßng, rễt hay phội soÓn thộo cĨc bĨo cĨo, hîp ợơng,.. mÌ cê dßng tiởu ợồ ợỉu tiởn lÌ:
Cĩng hoÌ x∙ hĩi chĐ nghưa Viơt Nam
ớĩc lỊp Tù do HÓnh phóc Ố Ố
--o0o--
HỈy tÓo mĩt Macro cê tởn CHXHCNVN vÌ g¾n nê bịi mĩt tư hîp phÝm nêng Ctrl + T chÒng hÓn, bÓn lÌm nh sau: −
B ắc 1:− KÝch hoÓt tÝnh nÙng tÓo mắi Macro bững cĨch: mị môc chôn Tools | Macro | Record new Macro.. Hĩp thoÓi Record Macro xuễt hiơn:
B ắc 2:− Khai bĨo tởn vÌ thiỏt lỊp phÝm t¾t cho Macro nÌy:
1 - ẵ Macro name: bÓn hỈy gđ vÌo tởn cĐa Macro cỉn tÓo lÌ: CHXHCNVN; 2 - ớố thiỏt lỊp phÝm t¾t cho Macro, hỈy nhễn lởn nót Keyboard , hĩp thoÓi Customize Keyboard xuễt hiơn:
Khi con trâ ợang nhễp nhĨy ị hĩp Press new shortcut key: bÓn hỈy bễm tư hîp phÝm nêng cỉn thiỏt lỊp (ị ợờy lÌ Ctrl + T), tiỏp theo nhễn Asign ợố ợơng ý. Cuỉi cĩng nhễn Close ợố ợêng hĩp thoÓi nÌy lÓi. Mĩt thanh cỡng cô mắi xuễt hiơn nh− sau:
VÌ con trâ trởn mÌn hÈnh sỹ trị thÌnh: . Khi ợê bÓn cê thố ra cĨc lơnh cho Macro nÌy.
B ắc 3:− Ra cĨc lơnh cho Macro: Thùc chễt lơnh cho Macro ợang tÓo lÌ: SoÓn thộo dßng chƠ
Cĩng hoÌ xỈ hĩi chĐ nghưa Viơt Nam ớĩc lỊp Ố Tù do Ố HÓnh phóc
--o0o-- vÌ ợẺnh dÓng dßng chƠ ợê ợố trị thÌnh:
Cĩng hoÌ x∙ hĩi chĐ nghưa Viơt Nam
ớĩc lỊp Tù do HÓnh phóc Ố Ố
--o0o--
BÓn hỈy lÌm cĨc cỡng viơc soÓn thộo ợố ợ îc kỏt quộ nh vỊy. − −
B ắc 4:− Kỏt thóc viơc tÓo Macro: Sau khi soÓn thộo ợ îc mĨu tiởu ợồ nh ý− − muỉn, hỈy kỏt thóc viơc tÓo Macro nÌy bững cĨch nhễn lởn nót Stop recording
trởn thanh cỡng cô Stop. BÓn ợỈ tÓo ợ îc Macro cê tởn − CHXHCNVN vắi phÝm nêng lÌ Ctrl + T.
6.4.2 Sö dông Macro ợỈ tÓo ợ îc −
Giộ sö ợỈ tÓo ợ îc Macro − CHXHCNVN. Khi muỉn hiốn thẺ tiởu ợồ nh vỊy− bÓn chừ cỉn gôi Macro nÌy bịi phÝm nêng cĐa nê lÌ Ctrl + T. BÓn sỹ thu ợ îc kỏt− quộ nh mong muỉn. −
Cờu hâi vÌ bÌi tỊp ch Ũng 6 −
1 1. Nởu cĨc ph Ũng phĨp bộo vơ dƠ liơu trong cĨc tơp vÙn bộn word? Nỏu− khỡng muỉn cho bễt kú ai ợôc ợ îc nĩi dung trong mĩt tơp tÌi liơu, bÓn phội dĩng− ph Ũng phĨp nÌo ợố bộo vơ, cho biỏt cĨc b ắc ợố thiỏt lỊp? − −
2 2. Do mÌn hÈnh hiốn thẺ dƠ liơu mĨy tÝnh nhâ, nỏu muỉn Ỉn ợi thanh trÓng thĨi cĐa word phội lÌm nh thỏ nÌo? −
3 3. Trong khi soÓn thộo trong word nỏu cĨc dßng vÙn bộn tiỏng Viơt xuễt hiơn nhƠng dßng gÓch chờn mÌu ợâ nh sau: − . HỈy cho biỏt tÓi sao nh vỊy, vÌ cĨch kh¾c phôc sù cỉ nÌy? −
4 4. Giộ sö ợỈ cê th môc C:\TaiLieu. Muỉn mìi lỉn thùc hiơn lơnh mị tÌi− liơu hoƯc lơnh ghi tÌi liơu mắi trong Word, th môc nÌy sỹ ợ îc mị ra ợỉu tiởn,− − phội lÌm nh thỏ nÌo? −
5 5. BÓn hiốu khĨi niơm Macro nh thỏ nÌo? Nởu cĨc b ắc cỉn thiỏt ợố cê− − thố tÓo ợ îc mĩt Macro? −
6 6. HỈy tÓo cĨc Macro ợố lÌm cĨc cỡng viơc sau:
0 - Macro cê tởn ChupManHinh ợố chôp toÌn bĩ mÌn hÈnh hiơn tÓi cĐa mĨy tÝnh vÌ ợ a vÌo vẺ trÝ ợang chôn trởn tÌi liơu; −
1 - Macro cê tởn DanhSoTrang ợố tù ợĩng ợĨnh sỉ trang cho vÙn bộn ợang