III. Một số điểm cần lưu ý khi kí kết, soạn thảo hợp đồng ngoại thương:
1. Các lưu ý chung với cả bên mua và bên bán:
- Việc ký hợp đồng phải dựa trên một hay nhiều văn bản pháp luật để sau khi có tranh chấp phát sinh thì văn bản pháp luật đó là cơ sở pháp lý cho việc áp dụng và giải quyết các tranh chấp đó. Cho dù nguyên nhân nào thì việc các doanh nghiệp ký kết hợp đồng không dựa trên văn bản pháp luật hiện hành là lỗi của các doanh nghiệp và các doanh nghiệp phải chịu mọi
hậu quả pháp lý do không thực hiện đúng những quy định của pháp luật hiện hành.
- Trong một doanh nghiệp thì việc ký hợp đồng sẽ được giao cho người đại diện thực hiện. Theo quy định của pháp luật thì có hai loại đại diện : đại diện đương nhiên theo pháp luật và đại diện theo uỷ quyền.
Như vậy, đối với người đại diện theo pháp luật họ có quyền nhân danh doanh nghiệp để ký kết hợp đồng. Điều đó cũng có nghĩa là tất cả những người khác trong doanh nghiệp dù giữ bất cứ chức vụ gì đều không có quyền tự mình ký hợp đồng nhân danh doanh nghiệp mà họ chỉ có quyền ký hợp đồng theo sự uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật và chỉ được ký hợp đồng trong phạm vi uỷ quyền.
Tuy nhiên trên thực tế không phải tất cả các doanh nghiệp đều thực hiện theo đúng những quy định của pháp luật, có rất nhiều trường hợp Phó giám đốc, trưởng phòng, trưởng chi nhánh, trưởng các bộ phận ký hợp đồng không được sự uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật. Cũng có trường hợp có giấy uỷ quyền nhưng người ký hợp đồng đã ký vượt quá phạm uy uỷ quyền, hay giấy uỷ quyền không còn thời hạn uỷ quyền. Tất cả những trường hợp trên, nếu căn cứ vào quy định của pháp luật thì hợp đồng có nhiều khả năng bị tuyên bố vô hiệu, mà hợp đồng bị tuyên bố vô hiệu sẽ gây ra thiệt hại cho một bên hoặc cả hai bên.
- Cần có sự thống nhất với nhau tất cả các điều khoản cần thiết trước khi ký kết, bởi khi hợp đồng đã ký rồi thì việc thay đổi một điều khoản nào đó sẽ rất khó khăn và bất lợi cho bên yêu cầu bổ sung hoặc thay đổi.
- Hợp đồng nên đề cập đến mọi vấn đề, tránh việc phải áp dụng tập quán để giải quyết những điểm hai bên không đề cập đến.
- Cần chú ý đưa thêm vào các điều khoản phạt vi phạm hợp đồng. Điều khoản này xem chừng đơn giản nhưng thực chất lại rất quan trọng trong việc
giao kết hợp đồng và giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên khi ký kết hợp đồng rất nhiều doanh nghiệp lại không quan tâm hoặc quan tâm không đúng mức điều khoản này. Do đó khi có những vấn đề phát sinh, một bên họ có thể vô ý hoặc cố ý vi phạm hợp đồng nhưng bên kia lại không thể có biện pháp bảo vệ lợi ích cho mình. Và trên thực tế có rất nhiều hợp đồng khi đi vào thực hiện, khi có những sự thay đổi về giá cả, nguyên vật liệu, biến động của thị trường, có thể một bên họ biết chắc rằng họ vi phạm hợp đồng nhưng họ vẫn cố tình vi phạm, bởi vì khi xem xét về hợp đồng thì điều khoản phạt vi phạm lại không được các bên đưa vào hợp đồng hoặc có đưa vào nhưng mức phạt lại rất thấp mà nếu mức phạt rất thấp thì dù cho họ vi phạm nhưng họ hợp đồng với một đối tác khác mà giá trị cao hơn họ vẫn kiếm được lợi nhuận rất lớn từ hợp đồng này.
- Trong hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật lệ hiện hành ở nước người bán hoặc ở nước người mua và luật lựa chọn.
- Hợp đồng cần được trình bày rõ ràng, sáng sủa, cách trình bày phải phản ánh được nội dung đã thỏa thuận, tránh những từ ngữ mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách.
- Văn bản hợp đồng thường do một bên soạn thảo. Trước khi ký kết bên kia phải xem xét kỹ lưỡng, cẩn thận đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán, tránh việc đối phương có thể thêm vào hợp đồng một cách khéo léo những điểm chưa được thỏa thuận hoặc bỏ qua không ghi vào hợp đồng những điều đã được thống nhất.
- Ngôn ngữ thường dùng để xây dựng hợp đồng là thứ ngôn ngữ mà hai bên cùng thông thạo.