‘Sấy khụ lan, sợi dệt
Mắc sợi lờn mỏy dệt thành miếng một dài
Cắt may sản phẩm Chuẩn bị nguyờn vật liệu Nhuộm lan, sợi dệt
Kiểm tra sản phẩm
Cty TNHH Thương mại Phỳ Quý là một đơn vị sản xuất kinh doanh, xuất phát từ yêu cầu kinh doanh phải có hiệu quả và để quản lý tốt quá trình kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đợc xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng với bộ máy quản lý gọn nhẹ.
Với mô hình tổ chức nh trên, hoạt động của Công ty thống nhất từ trên xuống dới, Giám Đốc Công ty điều hành qúa trình sản xuất kinh doanh thông qua các văn bản,
quyết định, nội quy. Còn các phòng ban, các xưởng sản xuất có trách nhiệm thi hành
các văn bản đó.
Chức năng của các cỏc cỏ nhõn, phũng ban trong cụng ty:
Giám Đốc:Là ngời đứng đầu công ty, có trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trớc các cơ quan chức năng, tr- ớc các nhà đầu t, và trớc cán bộ công nhân viên trong toàn công ty về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phó Giám Đốc: Phó giám đốc là ngời giúp Giám Đốc trong việc điều hành sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trớc Giám Đốc, trớc pháp luật những công việc đợc phân công.
Phòng kế hoạch: Phòng kế hoạch lập kế hoạch cụ thể cho việc sản xuất kinh doanh của cụng ty trong cả năm cũng như từng quý, từng thỏng, chi tiết theo từng
khoản mục, theo điều kiện và khả năng cụ thể của Công ty, giao khoán cho các xưởng
sản xuất, từđú giao khoỏn cho từng cụng nhõn tham gia sản xuất, kinh doanh và soạn thảo nội dung các hợp đồng kinh tế.
Phòng kỹ thuật vật t– thiết bị (KT-VT-TB).–
Chỉ đạo xưởng sản xuất trong công ty thực hiện đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật, thờng xuyên giám sát, hớng dẫn thực hiện quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm đúng hồ sơ thiết kế đợc duyệt, đảm bảo đúng chất lợng.
Tổ chức nghiệm thu vật t, sản phẩm với các xưởng sản xuất theo quy định của
công ty. Trên cơ sở đó xác định chất lợng, khối lợng sản phẩm theo từng thỏng, quý, để cú thể phỏt huy mặt mạnh và giảm thiểu mặt yếu kộm trong quỏ trỡnh sản xuất trong từng giai đoạn.
Trên cơ sở nhiệm vụ kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý của các đơn vị, lập kế hoạch cho sản xuất và trực tiếp mua sắm các vật t chủ yếu phục vụ cho sản xuất đảm bảo chất lợng, kịp tiến độ.
Quản lý điều phối mọi nguồn vật t, thiết bị, phụ tùng trong toàn công ty .
Phòng kế toán : Tham mu về tài chính cho Giám đốc Công ty, thực hiện công tác kế toán thống kê và tổ chức bộ máy kế toán phù hợp, phản ánh trung thực kịp thời tình hình tài chính, thực hiện nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát giúp Giám đốc soạn thảo hợp đồng, giao khoán chi phí sản xuất cho xưởng sản xuất.
Phòng tổ chức hành chính:– Tham mu cho Giám Đốc về vấn đề tổ chức lao động của công ty, quản lý sử dụng lao động và tiền lơng, thực hiện các chính sách xã hội đối với ngời lao động, công tác bảo hộ lao động. Ngoài ra còn thực hiện các công việc hành chính nh mua văn phòng phẩm, văn th, y tế, hội nghị tiếp khách. Đồng thời là nơi nhận công văn, giấy tờ, giữ con dấu của công ty.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.4 Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn của doanh nghiệp.
2.1.4.1 Cơ cấu bộ mỏy kế toỏn, nhiệm vụ chức năng
Trên cơ sở qui mô sản xuất, đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm tổ chức của công ty, mức độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ, phòng kế toán đợc tổ chức theo các phần hành kế toán nh sau:
- Đứng đầu là kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: là ngời chịu trách nhiệm chung toàn công ty, theo dõi quản lý và điều hành công tác kế toán. Đồng thời tổng hợp số liệu để ghi vào các sổ tổng hợp toàn công ty, lập báo cáo kế toán.
Tiếp đó là một phó phòng kế toán, các nhân viên và thủ quĩ.
- Kế toán tiền ( kế toán thanh toán ) : Sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ gốc, kế toán thanh toán viết phiếu thu chi ( đối với tiền mặt viết séc, uỷ nhiệm chi... ( đối với tiền gửi ngân hàng ) hàng tháng lập bảng kê tổng hợp séc và sổ chi tiết đối chiếu với sổ sách thủ quĩ, sổ phụ ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng có quan hệ giao dịch. Quản lý các tài khoản 111, 112 và các chi tiết của nó.
- Kế toán vật t : làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp ghi thẻ song song. Cuối tháng, tổng hợp các số liệu lập bảng kê
Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kỹ thuật-vật t -thiết bị Phòng kế toán Phòng tổ chức-hành chính Phòng kế hoạch Xưởng sản xuất
theo dõi nhập xuất tồn và nộp báo cáo cho bộ phận kế toán tính giá thành. Phụ trách tài khoản 152, 153. Khi có yêu cầu bộ phận kế toán nguyên vật liệu và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại kho vật t, đối chiếu với sổ kế toán. Nếu có thiếu hụt sẽ tìm nguyên nhân và biện pháp xử lý ghi trong biên bản kiểm kê.
- Kế toán tài sản cố định và nguồn vốn: Quản lý các tài khoản 211, 121, 213, 214, 411, 412, 415, 416, 441... Phân loại tài sản cố định hiện có của công ty theo dõi
tình hình tăng giảm tính khấu hao theo phơng pháp đường thẳng, theo dõi các nguồn
vốn và các quĩ của công ty.
- Kế toán tiền lơng và các khoản trớch theo lương:Quản lý tài khoản 334, 338, 627,641,642. Hàng tháng căn cứ vào sản lợng của các xí nghiệp và đơn giá lơng của xí nghiệp và hệ số lơng gián tiếp đồng thời nhận các bảng thanh toán lơng do các nhân viên ở phòng kế toán gửi lên, tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp thanh toán lơng của công ty, lập bảng phân bổ số 1
- Kế toán công nợ: theo dõi các khoản công nợ phải thu phải trả trong công ty và giữa công ty với khách hàng ... Phụ trách tài khoản 131, 136, 138, 141, 331, 333, 336 .... Ghi sổ kế toán chi tiết cho từng đối tợng.
- Kế toán thành phẩm, hàng húa và tiêu thụ thành phẩm, hàng húa: theo dõi tình hình xuất nhập tồn kho thành phẩm, hàng húa, giá trị sản phẩm, hàng hoá xuất ghi sổ chi tiết tài khoản 155, 156, ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Bộ phận kế toán này gồm 2 phần: phụ trách phần tiêu thụ nội địa và phụ trách phần xuất khẩu,
- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm : hàng tháng , nhận các báo cáo từ xưởng sản xuất gửi lên, căn cứ vào cỏc bỏo cỏo này để tõp hợp đỳng cỏc chi phớ cần thiết hỡnh thành lờn giỏ thành sản phẩm trong thỏng, quý, năm theo từng hợp đồng.
- Thủ quĩ : chịu trách nhiệm về quĩ tiền mặt của công ty. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để xuất hoặc nhập quĩ, ghi sổ quĩ, phần thu chi. Cuối ngày đối chiếu với sổ quĩ của kế toán tiền mặt.
* Tại x ưởng sản xuất.
Tại kho : thủ kho phải tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầu căn cứ vào “ Phiếu nhập kho “ và “ Phiếu xuất kho “ để ghi vào thẻ kho. Cuối tháng lập báo cáo xuất nhập tồn và chuyển lên phòng kế toán công ty. Ngoài ra các nhân viên này phải chấp hành nội qui hạch toán nội bộ của công ty về cấp phát nguyên vật liệu theo định mức công tác nguyên vật liệu trớc khi nhập và xuất kho.
Nhân viên thống kê tại xưởng sản xuất có nhiệm vụ theo dõi từ khi nguyên vật liệu đa vào sản xuất đến lúc giao thành phẩm cho công ty. Cụ thể theo dõi:
- Từng chủng loại nguyên vật liệu đa vào sản xuất theo từng mặt hàng của xưởng sản xuất
-Số lợng bán thành phẩm cắt ra ,tình hình nhập ,xuất kho thành phẩm và các phần việc sản xuất đạt đợc để tính lơng cho cán bộ công nhân viên.
- Số lợng bán thành phẩm cấp vào đầu ngày và số lợng bán thành phẩm nhập vào cuối ngày.
Cuối tháng nhân viên thống kê xưởng sản xuất lập “ Báo cáo nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu “ và “ Báo cáo chế biến nguyên vật liệu “, “ Báo cáo hàng hoá “ chuyển lên phòng kế toán công ty cũng nh căn cứ vào sản lợng thành phẩm nhập kho, đơn giá gia công trên một đơn vị sản phẩm và tỷ giá hiện hành lập “ Bảng doanh thu chia lơng “, gửi lên phòng kế toán công ty.
Nhân viên thống kê phân xởng còn phải lập các “ Báo cáo thanh quyết toán hợp đồng “ ( nh Báo cáo tiết kiệm nguyên liệu ) và gửi lên cho công ty tính thởng. Công ty nhập lại số nguyên vật liệu này với đơn giá nhập là 20% của 80% đơn giá thị trờng. Đồng thời kế toán cũng hạch toán phế liệu thu hồi nhập kho công ty, kế toán tính thởng 50% giá trị phế liệu thu hồi cho xí nghiệp.
2.1.4.2 Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, sản xuất kinh mà cụng ty đó
lựa chọn hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn là “Kế toỏn tập chung”. Theo hỡnh thức này toàn toàn cụng ty chỉ tổ chức một phũng kế toỏn trung tõm, cũn tại xưởng sản xuất khụng cú tổ chức kế toỏn riờng.
Phũng kế toỏn trung tõm: Thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn ở doanh nghiệp, chịu trỏch nhiệm thu nhận, xử lý, hệ thống húa toàn bộ thụng tin kế toỏn phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chớnh của doanh nghiệp. Phũng kế toỏn trung tõm lưu trữ , bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toỏn doanh nghiệp.
Tại phõn xưởng: Chỉ bố trớ cỏc nhõn viờn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toỏn ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu. Định kỳ chuyển chứng từ về phũng kế toỏn trung tõm. 2.1.4.3 Hỡnh thức kế toỏn – Hệ thống sổ kế toỏn Hình thức tổ chức sổ kế toán cụng ty sử dụng là hỡnh thức Nhật ký chung trờn phần mềm kế toỏn Fast2006. Kế toỏn tiền( Kế toỏn thanh toỏn) Kế toỏn vật tư Kế toỏn tài sản cố định và nguồn vốn Kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương Kế toỏn cụng nợ Kế toỏn thành phẩm, hàng húa và tiờu thụ thành phảm, hàng húa Kế toỏn tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm Thủ quỹ Kế toán trởng
Với phần mềm kế toỏn Fast2006 chỉ cần cập nhật số liệu kế toỏn phỏt sinh cũn toàn bộ cỏc sổ sỏch kế toỏn sẽ được hệ thống tự động xử lý và in ra cỏc bỏo cỏo từ chi tiết đến tổng hợp.
Khi cú nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh, kế toỏn viờn phải nhập đỳng và đủ cỏc thụng tin của nghiệp vụ đú vào phần mềm, hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu lờn cỏc bỏo cỏo kế toỏn liờn quan.
Hệ thống đó phõn chia thành cỏc phõn hệ theo từng nghiệp vụ kế toỏn cụ thể trờn menu Nghiệp vụ. Mỗi nghiệp vụ kế toỏn sẽ được xử lý trong một hộp hội thoại nhất định. Tuy nhiờn sẽ cú một số nghiệp vụ kế toỏn phải được xử lý đồng thời ở hai hay nhiều hộp hội thoại liờn quan.
Một số thụng tin thống nhất chung cho cỏc quy trỡnh hạch toỏn:
Mỗi phần hành kế toỏn cú quy trỡnh hạch toỏn riờng, tuy nhiờn trờn cỏc màn hỡnh nhập liệu chứng từ trong menu Nghiệp vụ của Fast2006 lại cú một số khỏi niệm và thao tỏc thực hiện giống nhau như sau:
Ngày chứng từ: Là ngày của chứng từ kế toỏn (VD: Phiếu thu, Phiếu chi,…).
Ngày hạch toỏn: Là ngày ghi sổ của chứng từ.
Số chứng từ: Là số của chứng từ kế toỏn, hệ thống sẽ tự động hiển thị tăng số chứng từ cho cỏc chứng từ được thờm mới. NSD cũng cú thể sửa đổi lại số chứng từ theo quy ước của doanh nghiệp (VD: Số Phiếu thu, Số Phiếu chi…).
Diễn giải: Diễn giải nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kế toỏn (hoặc diễn giải theo từng dũng định khoản chi tiết).
TK Nợ/TK Cú: Nhập tài khoản chi tiết nhất của bỳt toỏn định khoản. Nếu nghiệp vụ kế toỏn cú định khoản một Nợ nhiều Cú hoặc một Cú nhiều Nợ, phải tỏch làm nhiều dũng cựng TK Nợ nhưng khỏc TK Cú hoặc cựng TK Cú nhưng khỏc TK Nợ.
Loại tiền: Lựa chọn loại tiền sử dụng trong nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh: Việt Nam đồng (VND), Đụ la Mỹ (USD), Đồng Bảng Anh (GBP) …
Tỷ giỏ: Nhập tỷ giỏ hối đoỏi.
Số tiền: Nhập số tiền chi tiết của nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh.
Đối tượng: Chọn đối tượng liờn quan tới nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh trong danh sỏch đối tượng đó khai bỏo (Khỏch hàng, nhà cung cấp, nhõn viờn). Việc chọn đối tượng nhằm mục đớch theo dừi, quản lý được cỏc giao dịch như: thu, chi, nhập, xuất, cụng nợ,... theo từng đối tượng. Hoặc thể hiện tờn của người nộp tiền, người nhận tiền,
người giao, người nhận hàng trờn cỏc chứng từ, bỏo cỏo. Ngoài ra với cỏc bỏo cỏo cụng nợ cú thể theo dừi chi tiết đến từng đối tượng như: Bỏo cỏo cụng nợ theo khỏch hàng, nhà cung cấp,....
Đối tượng tập hợp chi phớ: Cho phộp chọn cỏc đối tượng tập hợp chi phớ liờn quan đến cỏc nghiệp vụ phỏt sinh để tập hợp chi phớ tớnh giỏ thành sản phẩm.
Hợp đồng: Chọn hợp đồng liờn quan tới cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Mó thống kờ: Nhằm mục đớch thống kờ cỏc chứng từ được nhập vào phần mềm theo một tiờu thức cụ thể.
Loại húa đơn: Loại húa đơn (Húa đơn thụng thường, Húa đơn GTGT...) liờn quan đến nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Ngày húa đơn: Ngày húa đơn (Húa đơn thụng thường, Húa đơn GTGT...) liờn quan đến nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Ký hiệu HĐ: Ký hiệu húa đơn (Húa đơn thụng thường, Húa đơn GTGT...) liờn quan đến nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Số húa đơn: Số húa đơn (Húa đơn thụng thường, Húa đơn GTGT...) liờn quan đến nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh.
Thuế suất: Thuế suất thuế GTGT ghi trờn húa đơn GTGT.
TK thuế: Tài khoản hạch toỏn thuế GTGT đầu vào hoặc thuế GTGT đầu ra.
Đối với cỏc tài khoản được đỏnh dấu theo dừi chi tiết trong Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản, khi hạch toỏn bắt buộc phải chọn thụng tin chi tiết đú. VD: Tài khoản 331 theo dừi chi tiết theo đối tượng (Nhà cung cấp), khi hạch toỏn bắt buộc phải chọn thụng tin tại cột Đối tượng.
Quy trỡnh hạch toỏn trờn phẩn mềm kếtoỏn Fast2006 như sau:
(a) Hằng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn. Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ Cỏi ) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
(b) Cuối thỏng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khúa sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Người làm kế toỏn Tổng quan về phần mềm kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy.
Cuối thỏng, cuối năm sổ kể toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay