Sơ đồ 2. 1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM MTV Lâm Long Hải Dƣơng
Giám đốc Phó giám đốc Phòng hành chính tổng Phòng kinh doanh hợp Phòng kế toán (Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp) Nhận xét
Với cơ cấu tổ chức như trên, có thể dễ dàng nhận thấy đây là mô hình trực tuyến, một loại hình mà nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam thường áp dụng do đặc điểm các doanh nghiệp tại nước ta là vừa và nhỏ. Việc sử dụng mô hình này khiến công ty phát huy
được các ưu điểm của mình như việc phân chia trách nhiệm rõ ràng, thông tin trực tiếp và nhanh, có sự thống nhất tập trung cao độ… Với mô hình ba cấp, Giám đốc quản lý Phó giám đốc, Phó giám đốc lại quản lý các hoạt động các phòng ban thông qua báo cáo thường xuyên từ các trưởng phòng. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp trong công tác quản lý và thông tin liên tục giữa các cấp, tạo thành một tổ chức vững mạnh hoàn thành các mục tiêu đã đề ra, giúp công ty phát triển bền vững.
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty
- Giám đốc
Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Là người điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra, xây dựng các quy định, chế độ chính sách chung của Công ty về tổ chức nhân sự, xây dựng các chiến lược và lập kế hoạch năm.
- Phó giám đốc
25
Phó giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc trong công tác quản lý và cùng Giám đốc
trực tiếp giao dịch, kí kết hợp đồng, là người trực tiếp chịu trách nhiệm trước khách hàng về uy tín của Công ty.
- Phòng kinh doanh
+ Hoạch định chiến lược kinh doanh tiếp thị sản phẩm của công ty.
+ Hoạch định cụ thể chiến lược tiêu thụ sản phẩm và hoàn thành mục tiêu doanh thu từ hoạt động bán hàng.
+ Tối đa hóa doanh thu từ các sản phẩm của công ty
+ Hoạch định chiến lược và điều phối các hoạt động marketing nhằm tiêu thụ sản phẩm và phát triển thương hiệu.
+ Tổ chức, điều hành, hướng dẫn, hỗ trợ, vận hành và phát triển các hệ thống cửa hàng của công ty.
+ Tuyển mới, đào tạo, huấn luyện, khen thưởng, kỷ luật,….các nhân viên trong hệ thống.
Nhiệm vụ:
+ Hoàn thành mục tiêu doanh số do Giám đốc đề ra.
+ Hoạch định, kiểm tra, kiểm soát, hỗ trợ mọi hoạt động kinh doanh tiếp thị trong toàn hệ thống.
+ Phát triển doanh thu, phát triển khách hàng, phát triển thương hiệu.
+ Đề xuất các giải pháp và mô hình kinh doanh tiếp thị mới hiệu quả hơn cho công ty.
+ Hoạch định các chương trình marketing bằng những công cụ hữu hiệu nhằm lôi kéo khách hàng và hỗ trợ kinh doanh bán hàng hiệu quả.
+ Quan hệ rộng với các đối tác liên quan môi giới, mở rộng kênh tiêu thụ sản phẩm.
+ Báo cáo và chịu trách nhiệm các báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh tiếp thị toàn hệ thống cho ban giám đốc.
- Phòng hành chính tổng hợp
Chức năng:
Phòng hành chính tổng hợp là Bộ phận tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, hành chính, pháp chế, mua sắm và quản lý tài sản của Công ty. Là cầu nối công tác từ Ban lãnh đạo xuống các phòng và ngược lại, làm trung tâm thông tin giữa các phòng; truyền tin, truyền mệnh lệnh của Lãnh đạo đến nơi cần thiết một cách kịp 26
thời, chính xác. Nghiên cứu, đề xuất, xây dựng mô hình quản lý, phương án tổ chức của Công ty phù hợp trong từng thời kỳ. Tiếp nhận, quản lý toàn bộ hồ sơ người lao động để cung cấp thông tin, tham mưu cho Giám đốc sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động trong Công ty.
Nhiệm vụ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Công tác tổ chức nhận sự: Xây dựng cơ cấu, tổ chức bộ máy chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực toàn công ty; xây dựng
các quy trình, quy chế hoạt động nhân sự và tổ chức các hoạt động nhận sự như phân tích,
mô tả công việc, quy hoạch, tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, thực hiện các chế độ quyền lợi, kỷ luật, khen thưởng,...
+ Công tác hành chính: Văn thư, lễ tân, hành chính văn phòng, hậu cần phục vụ, lái xe,...
thực hiện thủ tục hành chính cơ bản, xây dựng biểu mẫu pháp lý, kiểm tra văn bản, tư vấn pháp lý, tham gia xử lý sự cố phát sinh,...
+ Công tác IT: Nghiên cứu, tổ chức thực hiện các hoạt động liên quan tới quản lý
hệ thống máy tính, thiết bị văn phòng, hệ thống nghe nhìn, hệ thống mạng, dữ liệu số, an ninh mạng, hệ thống website...
+ Công tác mua sắm: Tổ chức mua sắm các loại tài sản, dịch vụ theo nhu cầu. + Công tác quản lý tài sản: Tổ chức quản lý tất cả các loại tài sản cơ bản của công ty.
- Phòng kế toán:
Chức năng:
Hoạch định, tham mưu và đề xuất chiến lược tài chính cho công ty: Dự báo những yêu cầu tài chính; chuẩn bị ngân sách hàng năm; lên kế hoạch chi tiêu. Tổ chức xây dựng kế hoạch tài chính dựa trên kế hoạch kinh doanh của Công ty và tổ chức theo dõi, đôn đốc
việc thực hiện các kế hoạch tài chính đã xây dựng. Tham mưu đề xuất việc khai thác, huy động và sử dụng các nguốn vốn phục vụ kịp thời cho kinh doanh theo các quy định. Nhiệm vụ:
+ Thực hiện quản lý danh mục đầu tư, quản lý rủi ro tài chính.
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản nguồn vốn theo đúng quy định hiện hành. + Tổ chức bộ máy kế toán và hướng dẫn áp dụng việc hạch toán kế toán. Tổ chức kiểm tra việc hạch toán kế toán theo đúng Chế độ kế toán hiện hành.
27
+ Đề xuất chiến lược tài chính phù hợp với công ty trong từng giai đoạn, từng thời kì.
+ Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về tình hình kinh doanh, tình
hình sử dụng nguồn vốn của công ty. Theo dõi lợi nhuận và chi phí; điều phối, củng cố và đánh giá dữ liệu tài chính; chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo công ty. + Thực hiện so sánh phân tích những sai biệt giữa kế hoạch tài chính – kế toàn chi tiêu; thực hiện điều chỉnh sao cho phù hợp.
+ Thường xuyên giám sát tình hình thực hiện kế hoạch tài chính nhằm đảm bảo thực hiện chiến lược tài chính đề ra.
+ Đề xuất phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính hàng năm. + Đề xuất thay đổi, bổ sung, hoàn thiện chế độ tiêu chuẩn, định mức thu - chi. + Thực hiện phân tích đầu tư và quản lý danh mục đầu tư, phân tích rủi ro và quản lý rủi ro tài chính.
+ Đề xuất dự toán ngân sách hàng năm trên cơ sở nhiệm vụ, kế hoạch kinh doanh đề ra.
+ Thực hiện đầy đủ công tác kế toán tài chính theo quy định của Nhà nước; phát hành, luân chuyển, lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán theo quy định. + Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý tài
chính, cơ quản quản lý cấp thẩm quyền theo đúng quy định phục vụ cho việc quản lý, điều hành công ty.
+ Thiết lập và duy trì các mối quan hệ với ngân hàng và các cơ quan hữu quan. 2.1.2.2. Số lượng nhân viên, trình độ
Công ty TNHH TM MTV Lâm Long Hải Dương nhìn chung còn khá non trẻ nên
số lượng cán bộ nhân viên của công ty tương đối ít. Tính đến nay công ty có tổng số cán bộ nhân viên là 25 người với thành phần và trình độ như sau:
Bảng 2. 1 Số lƣợng nhân viên và trình độ năm 2013 Trình độ Phòng ban lao động Số lƣợng (ngƣời) ĐH CĐ Giám đốc 2 2 - Kinh doanh 12 8 4 Kế toán 5 3 2 Hành chính tổng hợp 6 3 3 Tổng 25 16 9 (Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp) 28 Nhận xét:
- Qua 3 năm, số lượng nhân viên của công ty không thay đổi, có sự đào thải những nhân viên không phù hợp nhưng ngay lập tức công ty đã bổ sung nhân lực vào chỗ trống đó.
- Qua bảng trên, ta có thể thấy số lượng nhân viên được phân bổ đều tới các phòng ban, trong đó nhiều nhất là phòng Kinh doanh. Điều này hoàn toàn hợp lý đối với ngành nghề mà công ty đang thực hiện.
- Để thích ứng và chủ động với quá trình kinh doanh, công ty thường xuyên tạo (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
điều kiện thuận lợi (chi phí do công ty đài thọ), khuyến khích cán bộ nhân viên tham gia các khóa học để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Không chỉ đối với những khóa
học trong nước, mà còn có cả những khóa học ở nước ngoài với thời gian ngắn để nâng cao khả năng tự tin cũng như làm việc trong môi trường chuyên nghiệp.
- Công ty luôn chú trọng đến việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động, chính
sách khen thưởng, tăng lương được thực hiện định kỳ, chế độ bảo hiểm y tế, xã hội. Điều này tạo động lực khuyến khích cán bộ nhân viên gắn bó lâu dài với công ty.
2.1.2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM MTV Lâm Long Hải Dương
Ngay từ khi mới thành lập, mặt hàng kinh danh truyền thống chủ yếu của công ty là vỏ ruột xe các loại. Và cho đến nay, công ty đã là đại lý phân phối chính thức và duy nhân của nhà sản xuất vỏ ruột xe lớn nhất trên thế giới như:
- Vỏ xe oto: đại lý cho nhãn hiệu BRIDGESTONE, MICHELIN, TOYO – Nhật Bản. Đây là 3 trong 10 thương hiệu lốp oto lớn nhất thế giới hiện nay.
- Vỏ xe máy: đại lý chính thức cho nhãn hiệu INOUE – Việt Nam
Nhận xét:
Qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2011 – 2012 – 2013 , trang 30 và 31, ta có thể thấy:
Tình hình Doanh thu
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2012 là 50.423.088.294 đồng, giảm 2.389.444.659 đồng, tương ứng giảm 4,52% so với năm 2011. Sự sụt giảm này là do
hoạt động bán hàng của Công ty trong năm 2012 không tốt. Giá của một số mặt hàng tăng
nên số lượng khách hàng giảm so với năm 2011 nên đã ảnh hưởng tới doanh thu bán hàng
của công ty. Đến năm 2013 khoản mục này tăng 375.660.518 đồng, tương ứng tăng 0,75% so với năm 2012. Sự tăng lên của doanh thu là do công ty đã tìm thêm được một lượng khách hàng mới nên đã ảnh hưởng tới doanh thu bán hàng của công ty.
29
Bảng 2. 2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm
(Đơn vị: Đồng) Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Tƣơng đối Tƣơng đối Tuyệt đối Tuyệt đối (%)
(%) 1. Tổng doanh 52.812.532.953 50.423.088.294 50.798.748.812 (2.389.444.659) (4,52) 375.660.518 0,75 thu bán hàng 2. Các khoản giảm trừ doanh 0 0 0 0 0 0 0 thu 3. Doanh thu 52.812.532.953 50.423.088.294 50.798.748.812 (2.389.444.659) (4,52) 375.660.518 0,75 thuần 4. Giá vốn 50.829.014.614 48.702.348.426 48.959.690.912 (2.126.666.188) (4,18) 257.342.486 0,53 hàng bán 5. Lợi nhuận 1.983.518.339 1.720.739.868 1.839.057.900 (262.778.471) (13,25) 118.318.032 6,88 gộp 6. Doanh thu hoạt động tài 7.884.430 4.628.821 1.609.890 (3.255.609) (41,29) (3.018.931) (65,22) chính 30 7. Chi phí tài 0 0 0 0 0 0
0 chính 8. Chi phí bán 424.613.377 246.347.646 230.679.373 (178.265.731) (41,98) (15.668.273) (6,36) hàng 9. Chi phí quản 1.607.936.637 1.703.722.774 1.620.020.039 95.786.137 5,96 (83.702.735) (4,91) lý DN 10. Lợi nhuận thuần từ (41.147.245) (224.701.731) (10.031.622) (183.554.486) (446,09) 214.670.109 95,54 HĐKD 11. Thu nhập 0 309.599.900 8.355 309.599.900 100 (309.591.545) 100 khác 12. Chi phí 10.359.685 0 0 (10.359.685) (100) 0 0 khác 13. Lợi nhuận (10.359.685) 309.599.900 8.355 319.959.585 3088,51 (309.591.545) (100) khác 14. Tổng lợi nhuận trƣớc (51.506.930) 84.898.169 (10.023.267) 136.405.099 264,83 (94.921.436) (111,81) thuế 15. Thuế thu 0 21.224.542 0 0 0 0 0 nhập DN
16. Lợi nhuận (51.506.930) 63.673.627 (10.023.267) 115.180.557 223,62 (73.696.894) (115,74) sau thuế (Nguồn: Phòng kế toán) 31
- Doanh thu thuần năm 2012 có cùng tỷ lệ giảm với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 2.389.444.659 đồng, tương ứng giảm 4,52% so với năm 2011. Doanh thu thuần năm 2013 có cùng tỷ lệ tăng với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 375.660.518 đồng, tương ứng tăng 0,75% so với năm 2012. Nguyên nhân là do Công ty luôn chú trọng nâng cao chất lượng của sản phẩm vì vậy không xảy ra các nghiệp vụ làm giảm trừ doanh thu như: Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại... Vì vậy, chỉ tiêu giảm trừ
doanh thu của Công ty bằng 0 trong cả hai năm.
- Doanh thu hoạt động tài chính năm 2012 là 4.628.821 đồng giảm 41,29% so với năm 2011 (7.884.430 đồng). Mức độ đầu tư vào hoạt động tài chính của công ty vẫn có nhưng có giảm đi gần một nửa so với năm 2011. Sang năm 2013 doanh thu từ hoạt động tài chính là 1.609.890 đồng, tiếp tục giảm 65,22% so với năm 2012 (4.628.821 đồng). Mức độ đầu tư vào hoạt động tài chính của công ty liên tiếp giảm đi hơn một nửa so với năm 2012. Việc sụt giảm này là do công ty không có khả năng thanh toán nhanh để được hưởng chiết khấu thanh toán do tình hình khó khăn. Ngoài ra còn do công ty thu hẹp vốn đầu từ vào chứng khoán để tập trung vào kinh doanh nên đã có sự giảm sút liên tục trong 3 năm. Tuy chênh lệch tương đối trong năm 2013 là lớn (65,22%) nhưng chênh lệch tuyệt đối lại khá nhỏ (3.018.931 đồng) nên không ảnh hưởng nhiều tới tình hình kinh doanh của
công ty.
Tình hình Chi phí
- Giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán năm 2012 giảm 2.126.666.188 đồng tương ứng giảm 4,18% so với năm 2011. Sự suy giảm này là do năm 2012 công ty tìm được một
số nguồn hàng mới với giá thành thấp hơn so với năm 2011. Giá vốn hàng bán năm 2013 tăng 257.342.486 đồng tương ứng tăng 0,53% so với năm 2012. Sự tăng lên này là do năm 2013 các nguồn hàng trở nên khan hiếm, các đối tác của công ty đồng loạt tăng giá do đó đã ảnh hưởng tới giá vốn hàng bán của công ty.
- Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng của năm 2012 là 246.347.646 đồng giảm 41,98% so với năm 2011. Nguyên nhân của việc này là do công ty đã cắt giảm một số nhân viên làm việc không hiệu quả để giảm chi phí cho đội ngũ bán hàng, chính vì vậy đã làm giảm chi phí bán hàng. Ngoài ra, công ty còn giảm bớt ngân sách cho việc quảng cáo vì đã đạt được kết quả như mong muốn đó là quảng bá tới khách hàng mục tiêu tại khu vực lân cận. Chi phí bán hàng của năm 2013 là 230.679.373 đồng giảm 6,36% so với năm
2012. Tiếp nối chính sách cắt giảm chi phí bán hàng của năm 2012, công ty tiếp tục giảm bớt số lượng nhân viên bán hàng cùng những chương trình quảng cáo không hiệu quả (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nhằm giảm bớt chi phí cho công ty. 32
- Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý kinh doanh năm 2012 là
1.703.722.774 đồng, tăng 95.786.137 đồng tương ứng tăng 5,96% so với năm 2011. Sự tăng lên này là do ảnh hưởng từ chính sách điều chỉnh tăng mức lương cơ bản tối thiểu 12,3% của Nhà nước để giúp người lao động đối phó với lạm phát vào đầu năm 2011, làm
mức lương và thưởng của các nhân viên trong bộ phận quản lý của Công ty gia tăng. Bên cạnh đó lạm phát tăng cao kéo theo sự tăng giá của của các thành phần khác như: điện, nước, xăng... dẫn tới chi phí quản lý doanh nghiệp phải tăng theo. Mặt khác, do công ty mở rộng địa bàn nên chi phí quản lí doanh nghiệp tăng theo. So với Doanh thu thuần bị giảm sút (giảm 4,52%) thì Chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng gần gấp 2 lần (5,96%). Điều này cho thấy việc đầu tư thêm ngân sách cho việc quản lý doanh nghiệp của công ty không hiệu quả, Doanh thu thuần không những không tăng mà còn giảm 4,52%.