II Thực trạng tổ chức hạch toỏn kế toỏn tại cụng ty TNHH Ống thộp Hoà Phỏt
2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của từng phũng ban trong bộ mỏy quản lý
Kế toỏn trưởng toàn cụng ty: Là người kiểm soỏt điều hành tất cả cụng việc kế toỏn của toàn cụng ty, phải chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc về mọi hoạt động của phũng kế toỏn, thường xuyờn bỏo cỏo trực tiếp cho ban giỏm đốc của cụng ty.
Kế toỏn tổng hợp VP cụng ty: Hàng ngày lập phiếu thu phiếu chi của VP cụng ty , đối chiếu cụng nợ nội bộ, khỏch hàng. Làm bỏo cỏo tổng hợp của cỏc Chi nhỏnh Đà Nẵng, Chi Nhỏnh Sài Gũn và lờn Bỏo cỏo của toàn cụng ty.
Kế toỏn trưởng Chi nhỏnh Sài Gũn
Kiểm tra, kiểm soỏt cỏc hoạt động thu chi, lập phiếu thu, chi hằng ngày, theo dừi đối chiếu cụng nợ hàng thỏng với khỏch hang, bỏo cỏo thuế hàng thỏng, bỏo cỏo tài chớnh của chi nhỏnh, cõn đối giỏ đầu vào của chi nhỏnh, kiểm soỏt và điều hành chung cụng việc kế toỏn tại chi nhỏnh Hồ Chớ Minh
Kế toỏn trưởng Chi nhỏnh Đà Nẵng : Kiểm tra chung hoàn thiện chứng từ sổ sỏch, lập chứng từ Chi, Thu hàng ngày làm bỏo cỏo thuế làm bỏo cỏo tài chớnh chi nhỏnh Đà Nẵng; theo dừi BHXH, BHYT.Kiểm soỏt và điều hành chung cụng việc kế toỏn tại chi nhỏnh Đà Nẵng.
Kế toỏn tổng hợp: Hàng ngày lập phiếu chi và tập hợp chi phớ để tớnh giỏ
thành sản phẩm tại chi nhỏnh Hưng Yờn bao gồm cỏc cụng việc như sau: Tập hợp và phõn bổ khấu hao TSCĐ, chi phớ chờ phõn bổ, tiền lương BHXH, BHYT, chi phớ phải trả…
Thủ quỹ: Thu tiền và chi tiền hàng ngày, trực tiếp đi ngõn hàng nộp tiền hoặc nhận tiền. Tiến hành nhập cỏc phiếu nhập, phiếu xuất kho: Vật liệu thộp, Hoỏ chất, Kho dầu, kẽm và đối chiếu với kế toỏn nhà mỏy và thủ kho.
Kế toỏn bỏn hàng: Làm cỏc bỏo cỏo bỏn hàng nhập xuất, cứ 10 ngày lại tiến hành đối chiếu cụng nợ 1 lần và hàng thỏng với tiếp thị, đối chiếu tồn kho 10 ngày 1 lần với kế toỏn kho và hàng ngày phải bỏo cỏo cho kế toỏn trưởng.
Kế toỏn cụng nợ phải trả: Hàng ngày vào hoỏ đơn đầu vào cụng nợ, theo dừi cụng nợ phải trả tại cụng ty và cỏc chi nhỏnh.
Kế toỏn ngõn hàng: Vào sổ tiền gửi, đi ngõn hàng cắt UNC làm việc trực tiếp với ngõn hàng. Làm cỏc thủ tục thanh toỏn mở L/C, theo dừi tớn dụng …..
Kế toỏn thuế: Hàng ngày vào cỏc hoỏ đơn bỏn hàng, nhập kho thành phẩm.
Theo dừi cụng nợ phải thu, đối chiếu kho với nhà mỏy, đối chiếu BHXH, lập phiếu thu tiền hàng ngày, làm cỏc bỏo cỏo thuế.
2.2.Vận dụng chế độ kế toỏn tại cụng ty TNHH ống thộp Hoà Phỏt. 2.2.1.Chế độ chứng từ.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến hoạt động của cụng ty đều phải lập chứng từ kế toỏn. Chứng từ kế toỏn chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh. Và hiện nay cụng ty đó sử dụng hệ thống chứng từ đỳng theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh. Số loại chứng từ sử dụng phự hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh cỏc yếu tố trong chứng từ đầy đủ chớnh xỏc đảm bảo đủ căn cứ cho việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế. Chế độ lập luõn chuyển chứng từ hợp lý, gọn nhẹ trỏnh được sự rườm rà song vẫn khỏ chặt chẽ trong quản lý (Cỏc chứng từ bao giờ cũng phải cú đầy đủ cỏc chỉ tiờu , phải rừ ràng, trung thực, chữ viểt trờn chứng từ rừ ràng khụng tẩy xoỏ khụng viết tắt và phải đầy đủ cỏc chữ ký, những chứng từ đũi hỏi phải cú sự phờ duyệt thỡ phải cú sự phờ duyệt). Tất cả cỏc chứng từ đều được kiểm soỏt chặt chẽ trước khi ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
2.2.2.Chế độ tài khoản .
Hệ thống tài khoản nhỡn chung là sự vận dụng linh hoạt hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh. Bờn cạnh đú cỏc tài khoản cũn được cụng ty mở chi tiết thành cỏc tiểu khoản một cỏch hợp lý, phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỡnh. Cụng ty đó mở rất nhiều tài khoản cấp 6, cấp7 nhằm phản ỏnh đầy đủ chi tiết hơn cỏc nghiệp vụ phỏt sinh. Việc sử dụng đồng thời cỏc tài khoản chi tiết bờn cạnh hệ thống tài khoản tổng hợp đó giỳp cho việc theo dừi cỏc đối tượng được rừ ràng hơn, chớnh xỏc hơn trỏnh được những nhầm lẫn khụng đỏng cú.Trờn cơ sở hệ thống tài khoản này mà trỡnh tự kế toỏm cỏc phần hành được sử dụng khỏ tỏch bạch, từ thụng tin cung cấp cho cỏc nhà quản trị luụn kịp thời chớnh xỏc và cú giỏ trị.
2.2.3.Chế độ sổ sỏch. 2.2.3.1 Hỡnh thức ghi sổ :
Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC). Hiện nay cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn Bravo 6.3 thực hiện cụng tỏc kế toỏn. Màn hỡnh giao diện chớnh của phần mềm đú như sau:
Đõy là phần mềm kế toỏn được thiết kế phự hợp với cụng ty, với đầy đủ cỏc phõn hệ: Vốn bằng tiền, mua hàng – phải trả, bỏn hàng – phải thu, hàng tồn kho, quản lý tài sản, chi phớ giỏ thành, kế toỏn tổng hợp. Trong phũng kế toỏn, mỗi người đều được trang bị mỏy vi tớnh cú ứng dụng phần mềm để thực hiện nhiệm vụ của mỡnh ứng với từng phõn hệ. Hàng ngày nhõn viờn kế toỏn tiến hành phõn loại chứng từ theo loại chứng từ, theo số chứng từ, theo ngày thỏng năm phỏt sinh rồi vào từng phõn hệ tiến hành nhập số liệu. Cuối kỳ, sau khi cỏc nghiệp vụ phỏt sinh đó được phản ỏnh đầy đủ, kế toỏn tổng hợp tiến hành cỏc bỳt toỏn phõn bổ, kết chuyển, tớnh giỏ thành sản phẩm, cuối mỗi quý tiến hành khoỏ sổ, in cỏc bỏo cỏo và sổ kế toỏn.
Việc mó hoỏ cỏc tài khoản được thực hiện cựng với việc cài đặt hệ thống khi mới bắt đầu làm việc với chương trỡnh phần mềm và trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty cú sự thay đổi thỡ cú thể thờm, bớt, sửa cỏc tài khoản chi tiết cho phự hợp với tỡnh hỡnh sản xuất thực tế và thuận tiện cho cụng tỏc tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm.
2.2.3.2 Trỡnh tự ghi sổ :
Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra và sắp xếp theo loại, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy tớnh theo cỏc bảng được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được nhập sẽ tự động được ghi vào sổ kế toỏn tổng hợp (Nhật ký chung, Sổ Cỏi) và cỏc sổ thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan theo đỳng quy trỡnh ghi sổ nhật ký chung.
Cuối thỏng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khoỏ sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với sổ chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đú nhập trong kỳ. Kế toỏn viờn cú thể đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh trước hoặc sau khi đú in ra giấy.
Thực hiện cỏc thao tỏc để in bỏo cỏo tài chớnh theo quy định .
Cuối thỏng, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay.
