Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, khối lượng hàng hoá cung cấp cho thị trường của công ty hoàn toàn do mua ngoài. Nhiệm vụ của kế toán mua hàng hoá là thực hiện ghi chép trên hệ thống sổ kế toán số lượng, chất lượng và chi phí mua hàng, giá mua, chi phí khác, thuế không được hoàn trả theo chứng từ đã lập.
* Nguồn hàng hoá:
Mặt hàng kinh doanh của công ty là khí gas hoá lỏng (LPG). 75% LPG phục vụ kinh doanh của PVGAS NORTH được cung cấp bởi Nhà máy xử lý khí Dinh Cố thuộc Tổng công ty khí Việt Nam. Từ giữa năm 2009, nguồn hàng này sẽ được cung cấp thêm bởi nhà máy lọc dầu Dung Quất thuộc tập đoàn dầu khí quốc gia Việt Nam.
Ngoài ra, công ty vẫn duy trì quan hệ với các đối tác nước ngoài cung cấp LPG tại thị trường Việt Nam như: Công ty E1 Corporation, Sojitz Petroleum Co. (Singapore) LTD...nhằm đảm bảo tính ổn định của nguồn hàng.
* Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng mua hàng. - Hoá đơn GTGT.
- Phiếu nhập kho, biên bản kiểm định chất lượng. - Giấy báo nợ, phiếu chi (ít dùng).
* TK sử dụng: - Tài khoản 156 - Tài khoản 641. * Quy trình kế toán:
- Nhập dữ liệu vào PMKT:
+ Phân hệ mua hàng - phải trả/ phiếu nhập mua. + Phân hệ mua hàng - phải trả/ chi phí vận chuyển. + Phân hệ mua hàng - phải trả/phiếu chi tiền mặt. + Phân hệ mua hàng - phải trả/Báo nợ ngân hàng.
- Phần mềm sẽ tự động cập nhập số liệu, vào sổ kế toán: sổ chi tiết phải trả người bán, sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết TK tiền mặt, Sổ cái các tài khoản 331, 156,..
Riêng chi phí mua hàng công ty hạch toán trực tiếp vào TK 641 chứ không mở tài khoản 1562 để hạch toán.