3. Kế toán chi tiết
3.2. Kế toán thanh toán với người bán
3.2.1. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng.
- Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt, séc chuyển khoản, ủy nhiệm chi, lệnh chi..) - Biên bản bù trừ công nợ
- Phiếu nhập kho, phiếu bảo hành… - Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào. ………
3.2.2. Tài khoản sử dụng
Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331- Phải trả người bán. Tài khoản này có kết cấu và nội dung như sau: Bên Nợ:
-Số chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trừ vào số nợ phải trả.
-Số nợ giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm.
-Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ…).
Bên Có:
-Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán. -Số tiền ứng thừa được người bán trả lại
-Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán (chênh lệch tỷ giá, điều chỉnh giá…)
Tài khoản 331 có thể vừa có số dư bên Nợ lại vừa có số dư bên Có.
Số Dư Nợ: phản ánh số tiền ứng trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa cho người bán. Số Dư Có: phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán.
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán.
3.2.3. Phương pháp hạch toán
Nhà cung cấp của công ty tương đối nhiều do đó kế toán phải theo dõi tình hình thanh toán với người bán theo từng đối tượng. Tùy theo từng đối tượng mà công ty có chính sách thanh toán khác nhau, thường thì bù trừ công nợ, chuyển khoản, phương phức phụ thuộc vào hợp đồng kinh tế.
Khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331 được mở riêng cho từng nhà cung cấp.
Ví dụ 1: Ngày 06/12/2012, công ty mua 05 chiếc máy tiện, máy phay của công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật TM &SX Thành Công theo hóa đơn GTGT số 83651 trị giá 92.500.000 đồng chưa bao gồm thuế GTGT 10%. Công ty chưa thanh toán tiền hàng.
HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT-3L GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu:QQ/2010B
Liên 2: (Giao cho khách hàng) Số: 83651
Ngày 03 tháng 12 năm 2012
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật TM và SX Thành Công Địa chỉ: Ba Đình - Hà Nội
Số TK : 102010000442903 NHCT Thành phố Hà Nội... Điện thoại: ………MS: 4600237174
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Đức Thắng Đơn vị: Công ty TNHH SX và TM Tùng Lâm
Địa chỉ: 156 Trần Phú, P. Phúc Thắng, TX. Phúc Yên, Vĩnh Phúc
Số TK: 0361001805450 - Ngân hàng ngoại thương Việt Nam chi nhánh Phúc Yên Hình thức thanh toán: …Chuyển khoản MS: 2600106234
STT Tên hàng hoá.
dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1×2
1 Máy tiện, máy phay 5 18.500.000 92.500.000
Cộng tiền hàng: 92.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 9.250.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 101.750.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh một nghìn bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký. ghi rõ họ tên) (Ký. ghi rõ họ tên) (Ký.đóng dấu. họ tên)
Quy trình ghi sổ :
Người mua hàng xuất trình giấy đề nghị nhập kho và hóa đơn giá trị gia tăng do bên bán lập → sau khi được bộ phận kiểm tra chất lượng xác nhận, kế toán vật tư lập phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho hàng hóa (sau khi được ký duyệt), kế toán thanh toán nhập dữ liệu vào phần mềm. Ngày 25/12/2012: Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng,
phiếu nhập kho hàng hóa, kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người bán. Công ty đã chưa thanh toán với người mua.
Dựa trên HĐGTGT số 83651, phiếu nhập kho kế toán tiến hành nhập liệu trên phần mềm MISA:
Kế toán vào phân hệ “Mua hàng” trên phần mềm kế toán MISA chọn “Mua hàng kèm hóa đơn” ấn nút “Thêm” trên thanh công cụ, khi đó màn hình hiện lên:
Giao diện 1.5: Màn hình MISA ở phân hệ mua hàng trước khi nhập số liệu
Tiếp đó kế toán tiến hành nhập liệu:
+ Đối tượng: Chọn “THÀNH CÔNG” phần mềm tự động cập nhật tên công ty và địa chỉ.
+ Người giao: Lê Xuân Quang
+ Diễn giải: Mua máy tiện, máy phay
+ Ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ: Phần mềm tự động cập nhật. Nếu ngày giờ trên máy tính không chính xác thì kế toán sẽ phải tự nhập ngày chứng từ là ngày 03/12/2012 và ngày hạch toán là 03/12/2012.
+ Mã hàng: Chọn “Máy tiện, máy phay” + Số lượng: 5 chiếc
+ Đơn giá: 18.500.00
Phần mềm tự động tính chỉ tiêu “Thành tiền:92.500.000”, “Tiền thuế GTGT: 9.250.000”.Khi đó giao diện màn hình sẽ hiện lên:
Giao diện 1.6: Màn hình MISA ở phân hệ mua hàng khi nhập liệu
Cuối cùng chọn “Cất” để lưu. Phần mềm tự động cập nhật số liệu lên Sổ chi tiết tài khoản 331 THANHCONG.
Bảng 1.4. Sổ chi tiết tài khoản 331
Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tùng Lâm
SN 156 Trần Phú, P. Phúc Thắng, TX. Phúc Yên, Vĩnh Phúc