3. Quy trình thực hiện hoạt động thanh toán nhập khẩu 1 Tiếp nhận yêu cầu
3.4. Kiểm tra, soạn điện, hạch toán phát hành/điều chỉnh và hủy thư tín dụng
phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng đã được trưởng đơn vị hoặc người có ủy quyền ký duyệt.
Trường hợp khách hàng được cung cấp hạn mức mở thư tín dụng hoặc trường hợp khách hàng thanh toán bằng vốn vay thì phải yêu cầu khách hàng ký hợp đồng hạn mức hoặc hợp đồng tín dụng tương ứng.
Khi đã hoàn tất các thủ tục nói trên, chuyên viên khách hàng trình cấp có thẩm quyền ký duyệt, đóng dấu tên người có thẩm quyền, dấu của đơn vị đầy đủ và chuyển cho bộ phận thanh toán tại đơn vị hoặc trung tâm thanh toán đề nghị phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng, kèm theo các hồ sơ dưới đây:
- Yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng đã được phê duyệt. - Hợp đồng ngoại thương hoặc giấy tờ tương đương hợp đồng
- Tờ trình về việc phát hành thư tín dụng/điều chỉnh thư tín dụng
- Phê duyệt về việc phát hành/điều chỉnh thư tín dụng của cấp có thẩm quyền phê duyệt tín dụng.
• Hướng dẫn mở tài khoản
Chuyên viên khách hàng đã có tài khoản tại Techcombank chưa, nếu khách hàng chưa có tìa khoản thì hướng dẫn khách hàng mở tài khoản theo quy định.
3.4. Kiểm tra, soạn điện, hạch toán phát hành/điều chỉnh và hủy thư tíndụng dụng
• Kiểm tra yêu cầu phát hành/điều chỉnh thư tín dụng
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Chuyên viên thanh toán quốc tế tại đơn vị (nếu có và được ủy quyền) hoặc chuyên viên thanh toán quốc tế tại trung tâm thanh toán tiếp nhận hồ sơ yêu cầu phát hành/điều chỉnh thư tín dụng từ chuyên viên khách hàng hoặc từ các đơn vị chi nhánh và tiến hành kiểm tra.
- Kiểm tra nội dung yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng. - Đề nghị phát hành, điều chỉnh thư tín dụng phải được cấp có thẩm
quyền phê duyệt.
- Kiểm tra nội dung yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng so sánh với hợp đồng ngoại thương, phụ lục hợp đồng…
Sau khi thực hiện kiểm tra nếu có mâu thuẫn, sai sót thì thông báo cho chuyên viên khách hàng và yêu cầu chuyên viên khách hàng liên hệ với khách hàng để điều chỉnh cho phù hợp.
Đối với yêu cầu phát hành/điều chỉnh thư tín dụng được fax hoặc scan gửi cho trung tâm thanh toán để soạn điện phải có chữ ký của cấp có thẩm quyền của đơn vị xác nhận hồ sơ hợp lệ và đủ tiền thu ký quỹ và tiền phí hoặc mức phí cụ thể; đồng thời phải được gắn Test Key nội bộ theo quy định của Techcombank để xác thực tính chân thực của bản fax hoặc bản scan. Nhân viên bộ phận mã khóa tại trung tâm thanh toán nhận bản fax hoặc bản scan phải kiểm tra xem số Test Key đó có đúng và liên tục hay không, khi xác định số Test Key nội bộ là đúng thì đóng dấu “Test Correct”, ký xác nhận ngày giờ nhận bản fax hoặc scan như vậy mới được coi là hợp lệ. Nếu trống mã khóa thì phải lập tức đối chiếu lại với nơi gửi để tránh bị thất lạc lệnh thanh toán.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Sau đó nhân viên bộ phận mã khóa sẽ chuyển lệnh cho chuyên viên thanh toán quốc tế để xử lý nghiệp vụ.
• Soạn điện phát hành/điều chỉnh thư tín dụng
Chuyên viên thanh toán quốc tế nhập dữ liệu và soạn điện trên T24 theo đúng nội dung yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng của khách hàng.
Điện được soạn trên T24 tương ứng với các phần của SWIFT theo dạng điện như MT700, MT701, MT707, MT799 tùy theo từng trường hợp cụ thể.
• Hạch toán thu phí, ký quỹ
- Chuyên viên thanh toán quốc tế thực hiện hạch toán phát hành/điều chỉnh L/C, thu ký quỹ và thu phí liên quan đến việc phát hành, điều chỉnh thư tín. Trường hợp tài khoản của khách hàng không đủ tiền để ký quỹ và thu phí, chuyên viên thanh toán quốc tế sẽ thông báo cho chuyên viên khách hàng yêu cầu khách hàng nộp tiền, nếu khách hàng yêu cầu nợ phí thì phải được giám đốc chi nhánh phê duyệt, khi đó chuyên viên khách hàng sẽ hạch toán tiền phí vào tài khoản phải thu của chi nhánh thay vì tài khoản của khách hàng và phải ghi rõ các thông tin về công ty, L/C, nợ phí ghi ở mục diễn giải.
- Đối với yêu cầu điều chỉnh thư tín dụng, chuyên viên thanh toán quốc tế xác định phí điều chỉnh do ai chịu, nếu do khách hàng chịu thì sẽ trích tài khoản của khách hàng để thu phí, nếu do người hưởng lợi chịu thì ghi chú lại để khấu trừ vào tài khoản tiền sẽ thanh toán.
• Hủy thư tín dụng
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Chuyên viên thanh toán quốc tế nhập dữ liệu hủy thư tín dụng trong các trường hợp sau:
- Thư tín dụng đang còn hiệu lực nhưng được các bên liên quan (người đề nghị mở L/C, người thụ hưởng L/C, ngân hàng thông báo, xác nhận) đồng ý hủy. Các thao tác để hủy L/C như sau:
Căn cứ vào đơn đề nghị hủy của người mở L/C, chuyên viên thanh toán quốc tế làm điện gửi tới ngân hàng thông báo để nhờ ngân hàng này kiểm tra và lấy xác nhận hủy L/C của người thụ hưởng.
Khi nhận điện trả lời đồng ý hủy từ ngân hàng nước ngoài, chuyên viên thanh toán quốc tế hạch toán hủy L/C, giải tỏa ký quỹ và thu phí có liên quan sau đó chuyển cho cấp trên phê duyệt.
- Thư tín dụng còn số dư nhưng đã hết hạn hiệu lực.
Trong trường hợp L/C quy định xuất trình Cargo Receipt có chữ ký của Techcombank mà Techcombank chư ký chứng từ này hoặc trường hợp L/C quy định hết hạn hiệu lực tại Techcombank, thì theo yêu cầu của người đề nghị mở L/C, chuyên viên thanh toán có thể giải tỏa ngay tại thời điểm hết hiệu lực của L/C.
Căn cứ vào điều 35 UCP600, ngân hàng phát hành phải thanh toán cho ngân hàng chỉ định ngay cả khi chon từ đã bị mất trong quá trình chuyển giao giữa ngân hàng chỉ định và ngân hàng phát hành nếu ngân hàng chỉ định xác nhận bộ chứng từ đó hợp lệ. Vì vậy, để hủy chính thức được bộ L/C mặc dù đã hết hạn hiệu lực trong trường hợp L/C quy định nơi hết hiệu lực tại
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
nước của người thụ hưởng thì Techcombank cần có xác nhận của người thụ hưởng hoặc ngân hàng chỉ định về việc hủy.
Trong trường hợp thư tín dụng hết số dư hoặc sau 3 tháng kể từ ngày hết hiệu lực thư tín dụng sẽ được tự động đóng.