II PHẦN EXCEL – 30 tiết
Chương 6 TỔNG HỢP DỮ LIỆU VÀ PIVOTTABLE
Cụng cụ PivotTable rất tiện lợi trong việc tổng hợp, túm tắt và phõn tớch dữ liệu từ cỏc danh sỏch. Bài này sẽ minh họa cỏch tạo, hiệu chỉnh, định dạng một PivotTable. (Sử dụng tập tin bai3-1.xls)
1. Tạo Pivort Table
Hỡnh 3.1. Danh sỏch dữ liệu
Hỡnh 3.2. PivotTable tổng hợp số liệu lấy Tổng giỏ trị xuất khẩu theo quớ và năm
Cỏc bước tạo PivotTable
B1. Chọn từ thực đơn Data/PivotTable and PivotChart Wizard… để mở trỡnh hướng dẫn từng bước tạo bảng tổng hợp.
B2. Chọn nguồn dữ liệu: cú 4 loại (xem hỡnh 3.3)
Hỡnh 3.3. Chọn nguồn dữ liệu cho PivotTable và chọn loại bỏo cỏo
Microsoft Excel list or database: Nguồn dữ liệu là một danh sỏch trong Excel External data source: Nguồn dữ liệu ở bờn ngoài Excel, thụng thường là cỏc cơ sở dữ liệu chứa trong ODBC của mỏy cục bộ.
Multiple consolidation ranges: Nguồn dữ liệu là nhiều danh sỏch tại một hoặc nhiều worksheet trong Excel.
Chọn nguồn dữ liệu từ một PivotTable hay một PivotChart khỏc
B3. Trong bài này minh họa chọn nguồn dữ liệu là Microsoft Excel list or database. Nhấp nỳt Next
B4. Chọn vựng địa chỉ chứa danh sỏch cần tổng hợp và nhấp nỳt Next
Hỡnh 3.4. Chọn vựng địa chỉ chứa danh sỏch
B5. Chọn nơi chứa PivotTable là New worksheet (tạo worksheet mới chứa kết quả), sau đú nhấp nỳt Finish.
Hỡnh 3.5. Nơi lưu trữ PivotTable
B6. Kộo thả cỏc trường từ danh sỏch PivotTable Field List vào vị trớ phự hợp Kộo thả “Thỏng” vào vựng “Row Fields”
Kộo thả United States, Canada, Australia, Japan và New Zealand vào vựng Data Items.
Hỡnh 3.6. Giao diện của một PivotTable chưa cú thụng tin
B7. Nhúm “Month” thành cỏc quớ và năm: chọn ụ “Month” (A3), vào thực đơn
Data Group and Outline Group… Chọn cả ba loại là Months, Quarters
và Years. Nhấp OK để chấp nhận. (xem hỡnh 3.7)
Hỡnh 3.7. Nhúm cỏc thỏng thành quớ và năm
B8. Chọn định dạng cho PivotTable: chọn PivotTable và chọn Format
AutoFormat từ thanh thực đơn. Chọn kiểu Reprot 4 và nhấp nỳt OK.
(Gọi định dạng từ thanh cụng cụ PivotTable: View Toolbars PivotTable
Format Report)
Hỡnh 3.8. Chọn kiểu định dạng PivotTable
2. Hiệu chỉnh PivotTable
Phần trước đó minh họa cỏc bước tạo một PivotTable. Phần này sẽ trỡnh bày cỏch hiệu chỉnh bảng dữ liệu tổng hợp để cú được cỏc thụng tin theo yờu cầu.
Hỡnh 3.9. PivotTable: Trung bỡnh Tổng giỏ trị xuất khẩu theo quớ và năm B1. Nhấp phải chuột lờn trường “United States” và chọn Field Setting…
Hỡnh 3.10. Hiệu chỉnh cỏch tớnh cho cỏc trường dữ liệu
B2. Chọn Average từ danh sỏch Summarize by. Nhấp OK để chấp nhận
Hỡnh 3.11. Chọn cỏch tớnh toỏn cho một trường
B3. Thực hiện lại hai bước trờn cho cỏc trường cần thay đổi cỏch tớnh.
Thanh cụng cụ PivotTable
Hỡnh 3.12. Thanh cụng cụ PivotTable
3. Điều khiển việc hiển thị thụng tin
Đụi khi chỳng ta khụng cần hiển thị tất cả thụng tin trong bảng bỏo cỏo. PivotTable cũng cú hỗ trợ chức năng che giấu cỏc thụng tin khụng cần hiển thị.
B1. Chọn mũi tờn hướng xuống tại trường “Years”
B2. Bỏ chọn cỏc năm khụng cần hiển thị (Vớ dụ: bỏ chọn năm 2003). Nhấp nỳt OK
để chấp nhận. (xem hỡnh 3.13).
B3. Làm tương tự cho cỏc trường khỏc trong PivotTable
Hỡnh 3.13. Ẩn thụng tin của năm 2003
4. Tạo PivotChart
Cỏc bước tạo PivotChart từ một PivotTable
B1. Chọn một ụ trong PivotTable, sau đú chọn Chart Wizard từ thanh cụng cụ PivotTable (xem hỡnh 3.14).
Hỡnh 3.14. Chọn Chart Wizard từ thanh cụng cụ
B2. Chọn Chart Chart Type. Chọn kiểu đồ thị như hỡnh 3.15 bờn dưới. Sau đú nhấp nỳt OK để chấp nhận.
Hỡnh 3.15. Chọn kiểu đồ thị
B3. Định dạng đồ thị theo yờu cầu như hỡnh 3.16.
Hỡnh 3.16. PivotChart
B4. Ẩn cỏc nỳt lệnh của PivotChart: nhấp phải chuột lờn bất kỳ nỳt lệnh nào (Vớ dụ:
Years) và chọn Hide PivotChart Field Button.
5. Sử dụng subtotals
Chỳng ta đó học cỏch tổng hợp dữ liệu để rỳt ra cỏc thụng tin hữu ớch bằng PivotTable, trong phần này trỡnh bày một cỏch nhanh hơn và dễ hơn trong việc tổng hợp và túm tắt dữ liệu đú là chức năng subtotals của Excel.
Hỡnh 3.17. Danh sỏch cần tổng hợp thành tiền theo người mua
B1. Sắp xếp danh sỏch trước khi dựng Subtotals. Sắp xếp cột “Người mua”
B2. Chọn danh sỏch, sau đú chọn Data SubTotals…
Hỡnh 3.18. Hộp thoại Subtotal
B3. Chọn “Người mua” tại At each change in, chọn Sum tại Use function và chọn“Thành tiền” tại Add subtotal to (xem hỡnh 3.18). B4. Nhấp nỳt OK để chấp nhận.
Để bỏ Subtotals: Data / Subtotals… / Remove All / OK
6. Dựng cỏc hàm dữ liệu
Cỏc hàm dữ liệu thực hiện việc tớnh toỏn cho cỏc dũng thừa điều kiện. Tất cả hàm dữ liệu sử dụng cựng cỳ phỏp: = Function(database, field, criteria)
Trong đú:
Database: là vựng địa chỉ của danh sỏch hoặc cơ sở dữ liệu
Field: Xỏc định cột dựng trong hàm. Ta tham chiếm cỏc cột bằng nhón và đặt trong dấu ngoặc kộp “”. Cũng cú thể tham chiếu đến cột thụng qua số
thứ tự cột của nú trong danh sỏch.
Criteria: Tham khảo đến địa chỉ cỏc ụ xỏc định điều kiện của hàm.
Cỏc hàm dữ liệu:
Hàm Giải thớch
DAVERAGE Trả về trung bỡnh của cỏc giỏ trị trong cột của danh sỏch thoó điều kiện.
DCOUNT Trả về số ụ trong cột của danh sỏch chứa giỏ trị thừa điều kiện. Nếu bỏ trống tham số tại “field” thỡ đếm tất cả ụ củadanh sỏch.
DCOUNTA Trả về số ụ khỏc rỗng trong cột của danh sỏch chứa giỏ trị thừa điều kiện. Nếu bỏ trống tham số tại “field” thỡ đếm tất
cả ụ của danh sỏch.
DGET Trả về giỏ trị của ụ trong cột thuột danh sỏch thừa điều kiện. DMAX Trả về giỏ trị lớn nhất trong cột của danh sỏch thừa điều kiện DMIN Trả về giỏ trị nhỏ nhất trong cột của danh sỏch thừa điều kiện DPRODUCT Nhõn cỏc giỏ trị trong cột của danh sỏch thừa điều kiện
DSTDEV Ước lượng độ lệch chuẩn tổng thể dựa vào mẫu cỏc giỏ trị trong cột của danh sỏch thừa điều kiện.
DSTDEVP Ước lượng độ lệch chuẩn tổng thể dựa vào tập hợp chớnh cỏc giỏ trị trong cột của danh sỏch thừa điều kiện.
DVAR Ước lượng phương sai tổng thể dựa vào mẫu cỏc giỏ trị trong cột của danh sỏch thừa điều kiện.
DVARP Ước lượng phương sai tổng thể dựa vào tập hợp chớnh cỏc giỏ trị trong cột của danh sỏch thừa điều kiện.
GETPIVOTDATA Trả về dữ liệu chứa trong PivotTable
Hỡnh 3.20. Cỏc vớ dụ minh họa
7. Bài tập thực hành
Cỏc bài tập sử dụng tập tin bai3-2.xls kốm theo. Trong tập tin cú sử dụng hàm WEEKNUM(serial_num,return_type) để trả về số thứ tự tuần trong năm của ngày khai bỏo trong serial_num. Return_type= 1: tuần bắt đầu là ngày Chủ nhật, Return_type=2: tuần bắt đầu là ngày Thứ 2.
Cõu